Nomeada nova chefia da Divisão de Gestão Documental

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2016-09-21-cleo-chefia-diged     Hoje, dia 21 de setembro, foi publicada no Diário Oficial do Estado a nomeação do arquivista Cléo Belício Lopes como chefia da Divisão de Gestão Documental do Arquivo Público do RS.

    Cléo, 34 anos, é graduado em Arquivologia desde 2009 (UFRGS) e integra o quadro de servidores do Governo do Estado do RS desde 2010.

Nomeada nova diretora do APERS

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Arquivista APERS Aerta Grazzioli Moscon    Na última quinta-feira, dia 02 de junho, foi publicada, no Diário Oficial do Estado, a nomeação da arquivista Aerta Grazzioli Moscon como diretora do Arquivo Público do RS.

   Aerta, 50 anos, integra o quadro de servidores do APERS desde 1992, e em 2012 participou do “APERS Entrevista” especial “Mês do Arquivista”, clique aqui para ler o relato sobre sua experiência profissional.

Nova chefia Seção de Apoio Administrativo do APERS

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2015.07.08 Chefia Seaad

      Foi publicada no Diário Oficial do Estado a nomeação do administrador Endrigo Vanzella como chefia da Seção de Apoio Administrativo do Arquivo Público do RS.

    Endrigo, 32 anos, integra o quadro de servidores do APERS desde 2013. É graduado em Administração desde 2009 (IESP), e especialista em Gestão Pública (UNOPAR).

Nomeada nova chefia da Divisão de Pesquisa e Projetos do APERS

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2015.06.17 Jonas Ferrigolo Melo     Na última quarta-feira, dia 10 de junho, foi publicada no Diário Oficial do Estado a nomeação do arquivista Jonas Ferrigolo Melo como chefia da Divisão de Pesquisa e Projetos do Arquivo Público do RS.

   Jonas, 27 anos, integra o quadro de servidores do Governo do Estado do RS desde 2010, com lotação no Instituto Estadual do Livro (IEL) da Secretaria da Cultura. É graduado em Arquivologia desde 2009 (UFSM) e especialista em História, Patrimônio Cultural e Identidades (ULBRA).

Nomeada nova chefia da Divisão de Documentação do APERS

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2015.05.27 DidocNa última sexta-feira, dia 22 de maio, foi publicada no Diário Oficial do Estado a nomeação da arquivista Aerta Grazzioli Moscon como chefia da Divisão de Documentação do Arquivo Público do RS.

Aerta, 49 anos, integra o quadro de servidores do APERS desde 1992, e em 2012 participou do “APERS Entrevista” especial “Mês do Arquivista”, clique aqui para ler o relato sobre sua experiência profissional.

Explorando o SIARQ/RS: Eliminação de Documentos

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explorando-o-siarqrs

     Nas postagens anteriores foram explicados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos arquivísticos integrantes da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014. A utilização destes instrumentos possibilita a realização de outra atividade fundamental para a gestão documental: a eliminação de documentos. Assim, na postagem de hoje, falaremos sobre os procedimentos, previstos no capítulo 3 da referida normativa, para realizar a eliminação de documentos.

     Concluídas a classificação e a avaliação documental, teremos os documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e podem ser eliminados. A partir disso pode-se dizer que existem quatro etapas para realizar a eliminação. Para ilustrar as atividades foi criado um exemplo fictício de eliminação que apresentamos no decorrer destas etapas.

     A primeira etapa consiste em registrar o que será eliminado, preenchendo a listagem no formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, Anexo III da IN 02. No cabeçalho do formulário devem ser completados os campos que servem para identificar o órgão, o ano corrente e, também, para numerar a folha. A seguir, na Listagem, consta uma tabela onde devem ser inseridas as informações sobre os documentos passíveis de eliminação. Os campos “Função”, “Subfunção”, “Série/Subsérie” e “Etapa do desenvolvimento da atividade” são os mesmos existentes na TTD, assim devem ser preenchidos com os dados resultantes da classificação e avaliação dos documentos elimináveis.

     O campo “Quantidade (em metros lineares)” serve para inserir a mensuração de cada “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade” dos documentos que serão eliminados (Para saber como mensurar em metros lineares clique aqui.). Em “Datas-limite” identifica-se o período ou o ano a que correspondem a documentação de acordo com “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade”, ressalta-se que esse dado deve ser coerente com o prazo de guarda previsto para a documentação. O campo “Dados complementares” serve para inserir observações ou informações pertinentes aos documentos. Confira o exemplo abaixo:2014.09.03 1 Listagem eliminacao

     Já a segunda etapa consiste em publicizar que o órgão está realizando a eliminação de documentos e isso ocorre com a publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, Anexo IV da IN 02, no Diário Oficial do Estado (DOE). É importante ressaltar que cada órgão deve providenciar a sua publicação.

     O texto do edital também deve ser preenchido com as informações sobre: a secretaria e órgão responsável; a(s) série(s) que constam na listagem de eliminação; e o órgão onde o interessado pode se dirigir em casos de interesse pela documentação. Ao final deve-se completar com a data atual, assim como constar o nome, e o cargo do responsável e o órgão ao qual pertencem os documentos. Após a divulgação no DOE, aguarda-se 45 dias para que a comunidade possa manifestar o seu interesse nos documentos a serem eliminados. Abaixo exemplificamos o texto do edital preenchido e ilustramos a sua publicação no DOE.

2014.09.03 3 Edital preenchido     2014.09.03 2 Edital publicacao DOE

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     Passados os 45 dias, pode-se realizar a terceira etapa que é a eliminação efetiva dos documentos. Hoje a maioria dos órgãos ou fazem a doação do papel para instituições ou vendem para empresas de reciclagem, pois os documentos precisam ser fragmentados.

     Para registrar esta etapa é necessário completar as informações na parte final do formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”. Neste termo deve-se preencher a data em que saiu a publicação do edital no DOE, identifica-se e assinam o responsável pelo órgão setorial, o servidor que realizou os procedimentos de eliminação e o servidor que acompanhou a fragmentação dos documentos, além de indicarem as respectivas datas. Veja o exemplo abaixo:2014.09.03 3 Termo eliminacao

     Para finalizar, como quarta etapa, os órgãos devem encaminhar ao Arquivo Público do RS (APERS) uma via do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e uma via da “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, conforme previsto na IN 02.

   Efetuadas todas as atividades descritas, o procedimento de eliminação de documentos está completo, de forma sistemática e transparente e, claro, de acordo com a legislação vigente. Assim ficou fácil, não é mesmo? Em casos de dúvidas o APERS está à disposição para ajudar os órgãos, o contato pode ser feito através do e-mail do SIARQ/RS: siarq-apers@sarh.rs.gov.br . Até a próxima postagem!

     Confira outras postagens sobre o SIARQ/RS clicando aqui.

EDITAL APERS Nº 01/2013

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2013.09.17 Publicado no DOE de 17.09.2013 - Pág 31

  Publicada hoje no Diário Oficial do Estado a retificação ao Edital APERS 01/13, publicado em 16 de agosto último, sobre a restrição de acesso a documentos de ex-presos políticos. Os titulares dos processos da Comissão Especial de Indenização a Ex-Presos Políticos têm mais 30 dias para requerer a restrição do acesso aos documentos. Desta forma, caso não haja solicitações de restrição até dia 17 de outubro de 2013, os documentos pertencentes a este acervo sob custódia do Apers ficarão disponíveis para a consulta de qualquer cidadão.

   Para acessar a retificação clique aqui e aqui para acessar o edital.

   Outras notícias clique aqui.

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