Relatórios 2015 – DIPEP: SIARQ/RS e a participação no Sistema PROA

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    Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

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Publicado Decreto sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico do Poder Executivo Estadual

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Decreto    No dia 23 de novembro de 2015, foi publicado no Diário Oficial do Estado, o Decreto nº 52.715 que dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito do Poder Executivo Estadual.

    O SIARQ/RS colaborou na redação do Decreto e, a partir deste documento, se tornou membro oficial do Comitê Gestor do PROA (art. 3º), representado pela Presidente do Comitê Consultivo do SIARQ e Diretora do Arquivo Público do RS, Débora Flores, e o Arquivista Jonas Ferrigolo Melo. O SIARQ levou ao Comitê do PROA assuntos que versavam sobre a gestão arquivística e o principal avanço do Sistema PROA vem explícito em seu artigo 11, onde prevê que o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico deve adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

     Isso significa, dentre outras ações de suma importância para a gestão documental, que os expedientes administrativos eletrônicos serão tratados efetivamente como documentos arquivísticos, classificados e temporalizados desde sua produção.

*Post alterado em 26 de novembro de 2015 – data da publicação.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2015

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Durante o mês de setembro servidores do APERS participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Nas quartas-feiras (02, 09, 16, 23 e 30/09), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram alinhados alguns tópicos referentes as datas do cronograma de implantação, sobre o treinamento e revisão do Decreto que regulamenta o Sistema de Prontuários Eletrônicos.
  • 2015.09.03 FPE Foto de Sergio GarciaNo dia 03/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores e o Chefe de Divisão de Pesquisa e Projetos, Jonas Ferrigolo Melo, reuniram-se nas dependências da Fundação de Proteção Especial (FPE), com o Presidente da Fundação, José Luis Barbosa e com a Chefe do Núcleo de Relações Institucionais, Andréa Palliano para tratar de assuntos referentes ao processo de organização dos arquivos da Fundação. O projeto tem como objetivo organizar os dossiês dos acolhidos, além de implementar a a gestão documental nos arquivos administrativos e de pessoal.
  • Dias 08, 22/09: arquivistas do APERS prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos; além de auxiliar nas definições de continuidade do trabalho. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Rômulo Merida Campos (SEPLAN).
  • Dias 10, 17 e 24/09: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi verificar os requisitos do E-Arq Brasil frente ao Sistema RHE. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonca Colman, Jose Goncalves de Araujo, Kleber da Silva Rocha, Sidemia Kleber e Antonio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 10/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores, visitou o Setor do Protocolo na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), com o objetivo de conhecer seu fluxo de trabalho e analisar os novos procedimentos com a implantação do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Esta mesma análise foi realizada na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH) com os servidores Débora Flores, Flávia Rodrigues Donini Cezar, Fábio Pinheiro dos Santos, Elizete Pereira Antunes e Desirre Machado Pacheco.
  • No dia 15/09: a PROCERGS foi palco para a reunião de alinhamento de questões que serão abordadas em workshop para patrocinadores e administradores do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Participaram deste encontro Débora Flores e Jonas Ferrigolo (APERS); Cynthia Aurora Moura Anzanello, Everton Hagen e Julio Carlos Olijnyk (PROCERGS).
  • Dia 16/09: arquivistas do APERS se reuniram com servidores do Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) para assessorar quanto à gestão documental e recolhimento de dossiês de imóveis baixados. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares, Viviane Portella de Portella (APERS), Isabel Oliveira Perna Almeida, Maiquel Fernando de Souza Povoa, Marcilei Dondoni, Ricardo Menezes (DEAPE).
  • Dia 17/09: Dando continuidade na assessoria do SIARQ para a gestão documental da Fundação de Proteção Especial (FPE), os servidores do APERS visitaram os acervos da Fundação, objetivando conhecer os espaços e a documentação. Esta visita incluiu também conhecer o acervo da Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), sucessora dos documentos da extinta Fundação do Bem-Estar do Menor (FEBEM). Particpantes: Jonas Ferrigolo Melo, Renata de Vasconcellos e Giglioli Rodrigues (APERS), Andréa Palliano e Rossana Ramos (FPE).
  • 2015.09.18 Avaliação BibliotecaNo dia 18/09, servidoras do APERS estiveram no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), realizando avaliação dos documentos da extinta Biblioteca da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos. Participaram desta atividade as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araújo e a agente administrativa Ana Karina U. Moreira.
  • Dia 24/09: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica no Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais (DCHE/SES), com orientações sobre avaliação e eliminação de documentos, verificando em especial uma tipologia que está acondicionada no Hospital Colônia Itapuã (HCI). Participantes: Yara Vargas (DCHE/SES), Maria Cristina Fernandes, Marta de Araújo, Silvia Soares (APERS)
  • Dia 25/09: os servidores do APERS, Jonas Melo, Clarissa Sommer e Nôva Brando, estiveram no Departamento de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul (DETRAN) para analisar algumas tipologias documentais (Habilitação de Condutores e Registro de veículos) visando orientar quanto aos procedimentos de armazenamento, digitalização e eliminação destes documentos.
  • 2015.09.25 FASE fotoDia 25/09: arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para tratar da gestão documental da Fundação, bem como do recolhimento de prontuários da antiga FEBEM ao APERS. Participantes: Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Viviane Portella (APERS), Eliane Mombach, Artur Prati, Idalisa Klug, Bruno Selinger (FASE).
  • Dia 29/09: o Comitê Consultivo do SIARQ/RS esteve reunido no Arquivo Público para avaliar as alterações propostas ao Decreto nº 47.022/2010. A redação da minuta foi finalizada e será encaminhada ao Secretário da SMARH para proceder com a publicação. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Débora Flores, Nôva Marques Brando, Viviane Portella de Portella, Silvia de Freitas Soares, Renata Pacheco de Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Clarissa Sommer Alves e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2015

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    Com a finalidade de divulgar as ações realizadas pelo APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS optamos por publicar postagens mensais listando as principais atividades, como as reuniões de assessoria técnica, participação em comitês e grupos de trabalho.

    Durante o mês de agosto os arquivistas participaram das seguintes atividades:

  • Dia 05/08: participaram de uma reunião de assessoria técnica no Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS). Participantes: Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Carlos Dinarte de Oliveira Keppler, Jacir Pereira.
  • Dias 05, 12, 19, 27/08: o SIARQ/RS enquanto integrante do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, representado por Débora Flores e Jonas Ferrigolo Melo participou das reuniões semanais que visaram à revisão do Decreto nº 51.566 / 2014, que dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico (PROA) no âmbito do Poder Executivo Estadual.
  • Dias 06 e 24/08: arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Participantes: Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung (SEPLAN)
  • Dias 14, 25, 27/08: o SIARQ/RS, representado por Débora Flores e Jonas Ferrigolo Melo, integra o Grupo de Trabalho do Prontuário Eletrônico com o Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). Nas reuniões deste mês, os servidores verificaram os requisitos do e-ARQ Brasil e se estes estão contemplados no Sistema RHE. Participantes DMEST: Antonio Henrique Abrahao Ribeiro, Carmen Renina Mendonca Colman, Fabio Nobre Zimmer, Kleber da Silva Rocha, Sidemia Kleber.
  • Dia 17/08: foi realizado o Encontro dos Arquivistas do RS 2015/02, onde participam arquivistas do Poder Executivo Estadual e teve como pauta a revisão do Decreto 47.022/2010, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Carlos Alberto Lucena dos Santos, Cristiele Alpi, Daniele Rodrigues Xarão, Débora Flores, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Juliana Junges Subtil Perotoni, Lidiane da Silva Machado, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Samantha Signor, Silvia de Freitas Soares, Vivian Eiko Nunes Fujisawa.
  • Dia 19/08: os arquivistas estiveram reunidos com servidores da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para verificarem os fluxos de trabalho para cadastro de assuntos no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico (PROA).
  • Dia 25/08: os arquivistas participaram de uma reunião de assessoria técnica na Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS) sobre gestão documental. Participantes: Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Joannes Paulus Pinto Soares, Jose Szwec (FAPERGS).
  • Dia 28/08: os arquivistas estiveram em uma reunião de assessoria técnica na Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT) sobre gestão documental visto que esta absorveu as atribuições e as funções das secretarias SDPI, SESAMPE e SCIT. Participantes: Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Alfredo Ribeiro Estima, Gustavo Klein, Luciane Mancuso (SDECT).

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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