Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

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      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição) Classificação    Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado. 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento.
O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas. 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”.
A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
Prazo de guarda: 02 anos.
Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba. 1.2.2 Executar as ações orçamentárias A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapaObtenção de créditos adicionais”.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria. 2.5.7.4 Conceder a inatividade O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividadeRevisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos.
Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário. 3.3.1 Cumprir a execução penal A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”.
Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial. 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”.
Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
Prazo de guarda: 05 anos.
Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado). 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor. 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”.
Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

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Explorando o SIARQ/RS: Tabela de Temporalidade de Documentos

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Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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Explorando o SIARQ/RS: Classificando documentos com o PCD

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Explorando o SIARQRS

     No Explorando o SIARQ/RS anterior nossa postagem trouxe explicações sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado. Hoje a proposta é apresentar alguns exemplos de classificação utilizando o PCD.

     Esclarecemos que os exemplos apresentados foram classificados de acordo com o novo Plano de Classificação, anexo da Instrução Normativa nº 02, publicada em 22/05/2014. (Saiba mais sobre a IN nº 02 clicando aqui).

Documento (Descrição)

Entendimento / Classificação

Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado.

O documento faz o controle de materiais de almoxarifado. Neste caso, a Função a ser verificada é a 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Parte-se então para a Subfunção, neste caso 2.7 Adquirir e gerir insumos, material permanente, de consumo e serviços. Como se refere a controle de material de consumo, a Série é 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo.

Classificação: 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo

Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas.

Esta tipologia se insere na Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Sendo um documento referente a veículos, trata-se da Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Das séries existentes se inclui em 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado.

Classificação: 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado

Processo Administrativo que solicita suplementação de verba.

O assunto deste processo refere-se a verba, ou seja, orçamento. Desta forma, a função correspondente é a 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. Como se trata de uma suplementação e pode alterar um orçamento já previsto, insere-se na Série 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Classificação: 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria.

O assunto deste processo se refere a atividades administrativas e, assim, faz parte da Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública.

Além disso, está relacionado com a área de recursos humanos, ou seja, a subfunção que abrange este assunto é 2.5 Gestão de recursos humanos. Para o Estado, de acordo com o Estatuto do servidor público, a aposentadoria é um direito e vantagem do servidor, inserindo-se assim na Série 2.5.7 Conceder direitos e vantagens. Dentro desta série o processo relativo a aposentadoria faz parte da subsérie 2.5.7.4 Conceder a inatividade.

Classificação: 2.5.7.4 Conceder a inatividade

Prontuário do apenado: dossiê com informações do apeado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário.

Documentos referentes à segurança estão inseridos na Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. Já a subfunção que abrange questões do sistema penitenciário é 3.3 Administrar e executar a política penitenciária do Estado. E a série que classifica o prontuário do apenado é 3.3.1 Cumprir a execução penal.

Classificação: 3.3.1 Cumprir a execução penal

Registro de ocorrência policial.

Esta tipologia pertence à Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. O documento registra atividades exercidas por órgãos da segurança pública, assim faz parte da Subfunção 3.2 Exercer as atividades de Polícia Judiciária e Polícia Ostensiva.Também tem relação com as infrações cometidas ou sofridas pelo cidadão, inserindo-se na Série 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis.

Classificação: 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis

Relatório geral anual (dos órgãos do Estado).

Este documento visa consolidar as ações desenvolvidas pelo órgão. Assim faz parte da Função 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. A subfunção que abrange a atividade de acompanhar as atividades é a 1.2 Promover e acompanhar, com recursos financeiros, as ações do Estado. Como apresenta as ações realizadas ou operacionalizadas, insere-se na Série 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado.

Classificação: 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado

Termo de Responsabilidade por número de Bem Patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor.

 

Neste caso, trata-se de bens mobiliários. Verifica-se a Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Dentre as subfunções, existe uma especifica para patrimônio: 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Analisando que se tratam de móveis, este documento pertence a série 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário.

Classificação: 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário

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     Com estes exemplos, demonstramos como realizar a classificação utilizando o PCD, um dos principais instrumentos arquivísticos. Agora convidamos os arquivistas e servidores da Administração Direta a interagirem com o APERS, órgão gestor do SIARQ/RS, enviando suas dúvidas, questionamentos e contribuições para que possamos formar um canal de diálogo e maior proximidade, debatendo sobre a aplicação deste instrumento.

     No próximo mês trataremos sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, até lá!

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Explorando o SIARQ/RS: Plano de Classificação de Documentos

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Explorando o SIARQRS

      No texto anterior falamos sobre a Instrução Normativa nº 01, de 12 de janeiro de 2008, e agora postaremos conteúdos sobre os seus anexos. Neste mês versaremos sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado, destacando alguns conceitos, estruturação e aplicação.

     Para entender a classificação em arquivos, cabe apreciarmos o ponto de vista de Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2012, pág. 85) acerca de alguns conceitos relacionados ao processo classificatório, onde o termo classificação é utilizado para “[…] identificar a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos”; o termo ordenação como “[…] forma de disposição dos tipos documentais dentro das divisões estabelecidas no esquema de classificação” e o termo arquivamento como “[…] ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida”.

     Segundo o autor (pág. 85-86), é possível dividir o processo classificatório em duas partes: uma física e outra intelectual. “A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes estabelecidas). A codificação entra como último elemento dessa parte intelectual. A parte física é representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela classificação e disposto segundo uma ordem definida”.

     É importante lembrar que um plano de classificação de documentos pode ser considerado um instrumento técnico, auxiliar da atividade de Gestão Documental, pois é elaborado a partir do estudo das estruturas e atribuições das instituições, tanto as públicas quanto as privadas; bem como da análise dos documentos por eles produzidos.

     A partir destes entendimentos, passamos a verificar a estruturação do Anexo I, da Instrução Normativa nº 01. O PCD da Administração Direta do Estado apresenta os códigos de classificação das funções, subfunções, séries e subséries, responsáveis pela produção ou acumulação de documentos. Dessa maneira, Função é o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, independentemente da unidade administrativa; Subfunção é o agrupamento das atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função; Série é a sequência de documentos relativos à mesma função/atividade e Subsérie é subdivisão da série, podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade.

     O plano de classificação de documentos, segundo Sousa (2012, pág. 86) deve ser: simples, “para facilitar a sua compreensão”; flexível, “para permitir agregar ou suprimir níveis de classificação” e “não pode ser um fator limitador do esquema de classificação”.

     Nesse sentido, o estabelecimento das classes do PCD da Administração Direta do Estado seguiu um critério funcional, ou seja, as classes correspondem às funções desenvolvidas pela Administração Direta do Estado, dessa forma, caso haja uma alteração na estrutura da Administração Estadual, não será preciso reformular o PCD porque o nexo com o plano será mantido pelas funções e atividades exercidas, e não a estrutura.

     Com relação à aplicação do PCD, no universo do Poder Executivo da Administração Direta Estadual, a atividade de classificação de documentos deve ser entendida como o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e relacioná-los ao esquema de classificação criado pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS: o Arquivo Público do Estado do RS. Ou seja, primeiramente deve-se fazer a classificação intelectual, saber e entender as atividades e funções que geraram o documento, atribuindo a ele o código correspondente; e, após, proceder com a classificação física, arquivando e acondicionando de forma adequada.

     Na próxima postagem continuaremos com o tópico Plano de Classificação de Documentos, fazendo uma abordagem mais dinâmica quanto a sua aplicabilidade, descrevendo exemplos e dúvidas de classificação.

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Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

APERS conta histórias: Relatórios de instituições prisionais do interior do Estado

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     Nesta edição do APERS Conta Histórias descreveremos alguns relatórios, inclusos em processos administrativos produzidos pela Secretaria de Justiça, mais precisamente por delegados responsáveis pelas instituições prisionais nas cidades gaúchas no início do século passado. Procuramos analisar documentos de décadas e localidades diferentes para que assim possamos ter um panorama mais amplo acerca da situação das casas prisionais no Rio Grande do sul naquele período. A partir desta documentação podemos destacar alguns aspectos que são frequentemente mencionados como, estrutura dos prédios, condições sanitárias e de segurança e alimentação oferecida aos presos, por exemplo.

2 Imagem Relatorio Rio Grande

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     De acordo com o relatório da cidade de Rio Grande, elaborado no ano de 1939, as dependências da delegacia se encontravam em boas condições. A instituição ficava num prédio de propriedade da prefeitura municipal com dois pavimentos feito de alvenaria, com água, esgoto e energia elétrica. Havia banheiros com chuveiros e latrinas, porém as instalações estavam em estado precário de conservação tornando as condições de higiene no ambiente, também precárias. A delegacia possuía dez celas, sendo oito consideradas de grande porte, podendo abrigar até vinte presos, e outras duas menores com capacidade para abrigar somente dois detentos. Segundo o relatório, a disposição dos prédios prejudicava a vigilância, fator que impedia os dez presos detidos naquele momento saíssem das celas. A alimentação era fornecida pelo poder público e estava dividida em três refeições diárias: pela manhã café com leite e pão, no almoço verduras, carnes e cereais e o mesmo cardápio era servido no jantar. A higiene dos detentos era feita através de banhos com água fria e o corte de cabelo e barba era de responsabilidade dos próprios presos. Não havia qualquer assistência médica ou odontológica. Quando era preciso arrancar um dente de um detento, por exemplo, o Controle de Saúde prestava auxílio e caso um preso ficasse doente, era necessário muito empenho para que um médico atendesse o chamado.

     No que se refere às informações do relatório de Rio Pardo em 1941, verificamos que a instituição tinha capacidade para abrigar dez presos, porém, quando este documento foi produzido havia somente quatro, todos do sexo masculino. A delegacia possuía três celas e todos os condenados recebiam, no momento de sua chegada, uma cama e roupa de cama completa e esta seria de responsabilidade de cada preso. As refeições, fornecidas pela prefeitura da cidade, eram consideradas de qualidade mediana. Era oferecido aos presos, pela manhã, café preto com “pão seco” e no almoço e jantar, arroz, feijão e carne.

3 Imagem Sao Francisco de Paula novo

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     Municípios da serra gaúcha também elaboraram seus relatórios, temos como exemplo o de São Francisco de Paula. De uma forma geral as condições das instalações foram consideradas boas. O prédio era de alvenaria e coberto com telhas de zinco, possuía duas celas onde estavam detidos onze presos, todos do sexo masculino. As condições sanitárias eram satisfatórias, havia nos fundos do pátio uma “latrina turca” e um chuveiro com água encanada. A alimentação dos detentos era composta, pela manhã, de café com leite e pão, no almoço e jantar de feijão, arroz e carne de gado. Em alguns dias serviam também batatas e legumes. As refeições eram preparadas na cozinha do destacamento da Brigada Militar que ficava ao lado da delegacia. A higiene corporal dos reclusos era feita através de banhos semanais e, extraordinariamente, tomavam mais banhos quando assim desejassem, principalmente no verão. Instalações sanitárias não existiam, somente um “buraco” no canto aos fundos do pátio. Os detentos possuíam assistência médica através do posto de saúde municipal e não possuíam assistência odontológica. Todos os presos recebiam aulas de religião, ministradas por um pastor protestante da cidade e tinham horário destinado à recreação onde jogavam futebol no pátio da instituição. No processo, onde encontramos esse relatório, há outro documento com orientações de um promotor de justiça que destaca alguns pontos que deveriam ser melhorados. Segundo ele, a falta de espaço fazia com que os presos ficassem amontoados, quase sem espaço entre si. As celas eram pouco ventiladas e somente uma delas possuía grades, que realmente ofereceriam resistência em caso de uma tentativa de fuga.

1 Imagem Inspecao Sanitaria presidio de Itaqui

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     Por fim, analisamos o relatório da cidade de Itaqui do ano de 1962. A partir de um levantamento sanitário do presídio local constatou-se o péssimo estado de conservação das dependências destinadas aos presos. As três celas disponíveis estavam com as paredes danificadas, grande parte do reboco caído, assoalho úmido e estragado o que dificultava a limpeza. O local era pouco ventilado, com janelas de 40 x 40 centímetros e abrigava um número maior de presos que a capacidade e isso, segundo o relatório, era “um atentado à saúde pública”. No processo há uma ficha de inspeção sanitária onde foi recomendada a interdição do referido presídio.

     Após uma breve pesquisa neste acervo constatamos que medidas para a melhoria das condições de vida de presidiários, bem como alternativas que visem a preservação e a segurança das instalações prisionais, são adotadas desde o século passado. Porém, é possível verificar que as más condições de sobrevivência nestes ambientes, de uma maneira geral, permanecem as mesmas e em alguns casos esta situação se agravou.

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