Arquivo Público do RS é pauta do programa Momento do Patrimônio

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Ontem à noite foi ao ar a primeira parte do programa Momento do Patrimônio, da Rádio da Universidade (UFRGS), que teve como pauta o Arquivo Público do Estado do RS, clique aqui para ouvir.

O Programa, produzido por Diego Devincenzi, servidor do Setor de Patrimônio Histórico da UFRGS e doutorando em História, trouxe entrevista com a servidora Clarissa Sommer, que falou do APERS enquanto patrimônio cultural, espaço de produção de conhecimento e de gestão da documentação pública produzida pelo estado do RS.

Este diálogo seguirá na próxima edição do Momento do Patrimônio, que irá ao ar na terça-feira, 04 de julho, às 20:30h. Para ouvir, basta sintonizar na faixa 1080 AM, ou acompanhar pelo site da Rádio. O foco da conversa será o Programa de Educação Patrimonial desenvolvido em parceria entre o APERS e a UFRGS, por meio de seu Departamento de História.

Parabenizamos à Rádio da UFRGS pelo espaço criado, que valoriza e difunde o patrimônio em diversas perspectivas, e agradecemos pelo convite e pela oportunidade de falar sobre nossa instituição. Estamos sempre abertos à comunidade!

Arquivos & conceitos: Avaliação documental

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2014.09.24 Arquivos e conceitosEm se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

  • redução, ao essencial, da massa documental;
  • maior agilidade na recuperação da informação;
  • racionalização e economia de custos e espaço;
  • melhor aproveitamento dos recursos humanos;
  • garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.

Arquivos & conceitos: Classificação documental

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2014.08.27 Arquivos e conceitos - Classificação

Para organizarmos um arquivo de maneira padronizada e inteligível aos seus usuários é preciso estabelecer métodos. Em se tratando da organização arquivística de documentos de arquivos, a classificação é o principal procedimento, pois dá suporte a realização dos demais. Basicamente este consiste em uma atividade intelectual, que visa agrupar os documentos de acordo com as funções e atividades do seu produtor.

Gonçalves (1998, p. 12) explica no manual “Como classificar e ordenar documentos de arquivo” que o principal objetivo da classificação é “dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos” e para tanto, identifica e articula os tipos documentais entre si intelectualmente, levando em conta as razões que foram determinantes para a sua elaboração.

Na arquivística alguns autores distinguem os conceitos de classificação e arranjo, sendo o primeiro utilizado para arquivos correntes e o segundo para os procedimentos referentes a documentos de caráter permanente. A materialização da classificação e do arranjo se dá, respectivamente, no plano de classificação e no quadro de arranjo, mas ambos têm por finalidade traduzir de maneira visual as relações orgânicas da documentação e servem como instrumentos de busca ao usuário. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, estes instrumentos devem ser elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do acervo por ela produzido.

Ao pensar a classificação, a primeira tarefa a ser realizada pelo arquivista é o estudo minucioso da instituição produtora, o conhecimento profundo das atividades e funções da mesma para ter a compreensão do contexto de produção dos documentos, visando a construção de um plano de classificação objetivo e estável. De acordo com Gonçalves (1998), um plano de classificação deve ter três qualidades: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Para a autora é fundamental que o plano seja claro e coerente, sem ambiguidades ou sobreposições, devendo ser continuamente aperfeiçoado e atualizado.

Como já comentamos aqui, a intenção do “Arquivos & conceitos” é informar os conceitos básicos das atividades arquivísticas ao público leigo. Mas claro, fica o convite para os arquivistas e demais interessados para debater tais conceitos. Até!

Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

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2014.07.30 Arquivos e conceito - Gestão

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

  • Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
  • Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
  • Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!

ATIVIDADES APERS: Assessoria ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

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     O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS foi criado pelo Decreto 33.200, de 05/06/1989, com a finalidade de implementar  as  políticas  de Gestão Documental. No ano de 2010, através do Decreto 47.022, o SIARQ/RS passou por uma reorganização devido à necessidade de adequar a legislação existente às novas políticas de preservação da informação arquivística pública.

  O Arquivo Público do RS atua de forma influente, planejando e desenvolvendo atividades de acordo com as suas competências como Órgão Gestor do SIARQ/RS, que são:

I – estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da Gestão Documental;

III – orientar e capacitar os Órgãos Executivos para a implantação dos instrumentos de Gestão Documental;

IV – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais / eletrônicos aplicados à documentação arquivística;

V – elaborar diretrizes de preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VI – elaborar atos normativos, informações técnicas, diagnósticos e submetendo-os à aprovação do Comitê Consultivo;

VII – estimular e auxiliar os municípios na implantação de políticas de gestão documental;

VIII – recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda;

IX – promover eventos culturais com objetivo de divulgar o patrimônio documental do Estado;

X – disponibilizar os documentos cadastrados no AAP, para pesquisa, via portal eletrônico do APERS;

XI – participar da elaboração de projetos que proponham alterações de suportes de documentos como microfilmagem e digitalização;

XII – definir padrões de tipologias documentais.

     Para a realização destas atividades, o APERS conta com o envolvimento de seu corpo técnico, formado por arquivistas e historiadores. Mais informações sobre o SIARQ/RS podem ser acessadas no Portal do APERS e também solicitadas pelo email siarq-apers@sarh.rs.gov.br.

ATIVIDADES APERS: Avaliação de Documentos

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   As atividades que envolvem Avaliação de Documentos são realizadas por arquivistas e tem como objetivo avaliar os documentos produzidos e recebidos pelo APERS, assim como os transferidos sem critérios de avaliação.

    São atividades desempenhadas pela equipe:

  • Verificação no Acervo do Poder Executivo do órgão a ser avaliado;
  • Pesquisa e contextualização administrativa e histórica do órgão;
  • Aplicação do Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD;
  • Reacondicionamento dos documentos
  • Contribuição ao SIARQ/RS com sugestões para melhoria e atualização dos instrumentos arquivísticos;
  • Conferência de acervos recolhidos quanto à aplicabilidade da TTD.

    Com a aplicação dos instrumentos arquivísticos, o APERS garante liberação do espaço físico que atualmente está ocupado por acervos passíveis de avaliação, para futuros recolhimentos de acervos permanentes. Garante-se, assim, a preservação da documentação da história do Estado e assegura maior acessibilidade à informação.

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