Atividades SIARQ/RS – Maio 2017

Deixe um comentário

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 02: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Wagner Coradine, Thaise Mazzei, para tratarem sobre o início das atividades de gestão documental a serem realizadas na SDR.

Dia 04: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) em reunião com a servidora Lívia Job Benvegnu, onde conversaram sobre classificação e avaliação de documentos utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo e visitaram o Núcleo Administrativo (NAD) onde servidoras mostraram o acervo em avaliação. Participantes: Lívia Job Benvegnu, Jaqueline Lucas da Silva, Maria Helena de Carvalho Lima Cardoso (DAER), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04 e 18: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 09, 19 e 26: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 09: os arquivistas do APERS, Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes, estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), reunidos com Luiz Carlos Martins Larretea, para esclarecerem dúvidas sobre ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios.

Dias 10, 17, 24 e 31: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 16: servidores da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com arquivistas do APERS para dar continuidade à definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: da SES, Bruna Pachla Altiere (1ª CRS – Porto Alegre), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Dinara Monteiro Cezar (19ª CRS – Frederico Westphalen), Eloísa Azambuja Simão (7ª CRS – Bagé), Glauber Costa de Oliveira (4ª CRS – Santa Maria), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marcos Costa (ESP), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Rejane de Carvalho (ESP), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Rosane Teresinha Fontana (1ª CRS – Santo Ângelo) e do APERS Jonas Melo e Silvia Soares.

Dia 22: servidores estiveram reunidos no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) para verificar dúvidas de classificação de documentos: processos referentes a convênios (prestação de contas), documentos de consulta popular, caixas de documentos avulsos transferidas pelos Departamentos. Participantes: Leocádia Nunes Jung e Guilherme Sumariva (SPGG), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

Deixe um comentário

    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2017

Deixe um comentário

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10 e 26: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH), localizado na sede complementar do CAFF.

Dia 04: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e a Diretora do APERS Aerta Moscon participaram de reunião na Fundação de Desenvolvimento para os Recursos Humanos (FDRH), para alinharem medidas visando o recolhimento de acervos com guarda permanente para o Arquivo Público. Representando a FDRH participaram as servidoras Odete Maria Rama e Clarissa Garcia Correa Sehnem.

Dias 05, 19 e 26: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria e prestar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dias 06 e 20: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: teve reunião na Divisão de Controle Legal (DCL), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), sobre recolhimento de dossiês de presos e necessidade de aditamento do Termo de Recolhimento para correção de informações. Participantes: Juliana Kiefer Madrid, Sérgio Roberto Silva da Costa (DCL), Aerta Grazzioli Moscon e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 10: arquivistas do APERS estiveram no Arquivo da Seção de Protocolo, da Secretaria de Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e participaram de reunião, com servidores de diferentes setores, sobre melhorias das atividades, recursos e condições de espaço físico. Participantes: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna, Diego Melo Pereira, Ana Léa Dornelles Mendes (SEMA), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 11: na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS, Renata Vasconcellos e Silvia Soares, participaram de reunião com Stephany Amarante Fagundes, do Apoio do Gabinete, para acompanhar as atividades realizadas e prosseguir com os procedimentos de eliminação de documentos, explicando o preenchimento dos formulários e abertura do processo administrativo no Sistema PROA.

Dia 18: servidoras da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com os arquivistas Jonas Melo e Silvia Soares, para definir os Assuntos para uso no Sistema PROA. Da SES estiveram presente: Cenyra Sanchotene Martini (8ª CRS – Cachoeira do Sul), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Nilce Maria Ferrari (ESP), Patricia Benites (1ª CRS – Porto Alegre), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Silvana Matos Amaro (ESP).

Reunião com servidoras da SES

    Em abril, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos um (01) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

Deixe um comentário

    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Atividades SIARQ/RS – Março 2017

Deixe um comentário

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 16, 23 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 03, 14 e 24: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH) localizado na sede complementar do CAFF. A documentação está sendo classificada e avaliada conforme PCD e TTD (IN nº 02/2014).

Dia 07: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS e teve como pauta a apresentação de proposta de corte cronológico para documentos do Poder Executivo serem considerados de guarda permanente. Participantes: Daniela Laitano (Casa Civil), Fernanda Delgado Louzada (PGE), Patrícia E. R. Coser (AHRS), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Viviane Portella de Portella, Nôva Brando (APERS). Para ler o Registro de Reunião clique aqui.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Administrativo da Secretaria de Segurança Pública (SSP) e participaram de reunião sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos de seus arquivos. Participantes: a diretora Luciane Bertoletti e a servidora Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 14: a arquivista Silvia de Freitas Soares participou de reunião com os servidores Laurie Fofonka Cunha e Fernando Dreissig de Moraes, na Divisão de Geografia e Cartografia da Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), onde conversaram sobre a destinação de mapas do acervo cartográfico que o órgão não utiliza mais no desempenho de suas atividades.

Arquivo SEDUC acondicionado na Escola Parobé.

Dias 15 e 29: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria. E visitaram arquivo localizado na Escola Parobé.

.

Dia 16: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram reunidos no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) com as servidoras Vanessa Vestena e Isabel Almeida para tratarem sobre a digitalização de livros de contratos enfiteuses.

Dia 21: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares participaram da reunião mensal das Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS) e da Escola de Saúde Pública (ESP), Secretaria da Saúde, onde fizeram uma apresentação sobre gestão documental e a relação com a definição de Assuntos no PROA. Estiveram presentes servidores das CRS de: Alegrete, Cachoeira do Sul, Caxias do Sul, Cruz Alta, Erechim, Lajeado, Osório, Palmeira das Missões, Passo Fundo, Porto Alegre, Santa Maria e Santa Rosa.

Dia 22: conversaram sobre a minuta de Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD do Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul, servidores do APERS e IPERGS. Participantes: Carlos Dinarte de Oliveira Keppler (IPERGS), Cléo Lopes, Iara Machado, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Ana Karina Moreira (APERS).

Dia 23: servidoras da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH) estiveram reunidas no Apoio do Gabinete, onde conversaram sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Participaram: Simone Silva Scheeffer, Stephany Amarante Fagundes, Vitória Oliveira (Apoio GABIN), Iara Gomide, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

   Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dez (10) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

  Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

Deixe um comentário

Informamos que estão abertas as inscrições para o Curso de Gestão Documental, promovido pela parceria entre o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), através da Escola de Governo.

As inscrições podem ser feitas até 17 de março, na página da Escola de Governo, e o candidato deve seguir as orientações do Edital 01/2017, clique para acessar. Estão disponíveis 30 vagas, sendo 15 restritas aos servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos (SMARH) e 15 vagas aos demais servidores.

O curso visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes. As aulas ocorrem de 27 a 31 de março de 2017, sendo que a primeira aula será no auditório do APERS (Rua Riachuelo, 1031), as demais aulas na sede da Escola de Governo (Av. Praia de Belas, 1595).

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2017

Deixe um comentário

2015.02.25 SIARQRS

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 06: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos participaram de reunião na Secretaria de Educação. A reunião foi chamada pela servidora Letícia Luiz com a intenção de atualizar as informações referentes a organização do arquivo da SEDUC, bem como retomar o trabalho de orientação sobre classificação e avaliação documental no acervo.

Dias 09, 16 e 23: o arquivista Cléo Belicio participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 13: servidores do APERS estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural, para conversarem sobre a aplicação dos instrumentos de gestão documental e a organização do espaço físico do Arquivo da Secretaria. Participantes: Wagner de Oliveira e Mara Faccini (SDR); Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 14: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes estiveram reunidos com o delegado Daniel Artur Schmitz e com a escrivã Marina Chiele Guerra, na Divisão de Organização e Métodos da Corregedoria Geral da Polícia Civil, com objetivo de iniciar uma discussão a respeito das alterações e ou atualizações necessárias no Provimento COGEPOL Nº 001, 23 de junho 2009.

Dias 15 e 22: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na SEDUC, para realizar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dia 24: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH), onde conversaram sobre necessidades de organização dos documentos da Divisão. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos (APERS), e Caroline Assmann (DIPES).

    Em fevereiro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Older Entries

%d blogueiros gostam disto: