APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Atividades SIARQ/RS – Março 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 16, 23 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 03, 14 e 24: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH) localizado na sede complementar do CAFF. A documentação está sendo classificada e avaliada conforme PCD e TTD (IN nº 02/2014).

Dia 07: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS e teve como pauta a apresentação de proposta de corte cronológico para documentos do Poder Executivo serem considerados de guarda permanente. Participantes: Daniela Laitano (Casa Civil), Fernanda Delgado Louzada (PGE), Patrícia E. R. Coser (AHRS), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Viviane Portella de Portella, Nôva Brando (APERS). Para ler o Registro de Reunião clique aqui.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Administrativo da Secretaria de Segurança Pública (SSP) e participaram de reunião sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos de seus arquivos. Participantes: a diretora Luciane Bertoletti e a servidora Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 14: a arquivista Silvia de Freitas Soares participou de reunião com os servidores Laurie Fofonka Cunha e Fernando Dreissig de Moraes, na Divisão de Geografia e Cartografia da Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), onde conversaram sobre a destinação de mapas do acervo cartográfico que o órgão não utiliza mais no desempenho de suas atividades.

Arquivo SEDUC acondicionado na Escola Parobé.

Dias 15 e 29: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria. E visitaram arquivo localizado na Escola Parobé.

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Dia 16: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram reunidos no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) com as servidoras Vanessa Vestena e Isabel Almeida para tratarem sobre a digitalização de livros de contratos enfiteuses.

Dia 21: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares participaram da reunião mensal das Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS) e da Escola de Saúde Pública (ESP), Secretaria da Saúde, onde fizeram uma apresentação sobre gestão documental e a relação com a definição de Assuntos no PROA. Estiveram presentes servidores das CRS de: Alegrete, Cachoeira do Sul, Caxias do Sul, Cruz Alta, Erechim, Lajeado, Osório, Palmeira das Missões, Passo Fundo, Porto Alegre, Santa Maria e Santa Rosa.

Dia 22: conversaram sobre a minuta de Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD do Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul, servidores do APERS e IPERGS. Participantes: Carlos Dinarte de Oliveira Keppler (IPERGS), Cléo Lopes, Iara Machado, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Ana Karina Moreira (APERS).

Dia 23: servidoras da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH) estiveram reunidas no Apoio do Gabinete, onde conversaram sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Participaram: Simone Silva Scheeffer, Stephany Amarante Fagundes, Vitória Oliveira (Apoio GABIN), Iara Gomide, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

   Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dez (10) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

  Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

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Informamos que estão abertas as inscrições para o Curso de Gestão Documental, promovido pela parceria entre o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), através da Escola de Governo.

As inscrições podem ser feitas até 17 de março, na página da Escola de Governo, e o candidato deve seguir as orientações do Edital 01/2017, clique para acessar. Estão disponíveis 30 vagas, sendo 15 restritas aos servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos (SMARH) e 15 vagas aos demais servidores.

O curso visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes. As aulas ocorrem de 27 a 31 de março de 2017, sendo que a primeira aula será no auditório do APERS (Rua Riachuelo, 1031), as demais aulas na sede da Escola de Governo (Av. Praia de Belas, 1595).

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2017

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2015.02.25 SIARQRS

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 06: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos participaram de reunião na Secretaria de Educação. A reunião foi chamada pela servidora Letícia Luiz com a intenção de atualizar as informações referentes a organização do arquivo da SEDUC, bem como retomar o trabalho de orientação sobre classificação e avaliação documental no acervo.

Dias 09, 16 e 23: o arquivista Cléo Belicio participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 13: servidores do APERS estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural, para conversarem sobre a aplicação dos instrumentos de gestão documental e a organização do espaço físico do Arquivo da Secretaria. Participantes: Wagner de Oliveira e Mara Faccini (SDR); Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 14: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes estiveram reunidos com o delegado Daniel Artur Schmitz e com a escrivã Marina Chiele Guerra, na Divisão de Organização e Métodos da Corregedoria Geral da Polícia Civil, com objetivo de iniciar uma discussão a respeito das alterações e ou atualizações necessárias no Provimento COGEPOL Nº 001, 23 de junho 2009.

Dias 15 e 22: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na SEDUC, para realizar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dia 24: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH), onde conversaram sobre necessidades de organização dos documentos da Divisão. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos (APERS), e Caroline Assmann (DIPES).

    Em fevereiro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Relatórios APERS 2016 – DIGED: Gestão Documental e SIARQ/RS

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À Divisão de Gestão Documental – DIGED, antiga Divisão de Pesquisa e Projetos – DIPEP, compete a elaboração de diretrizes e normativas arquivísticas relacionadas ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, bem como a orientação e capacitação dos órgãos do Poder Executivo Estadual, com relação a aplicação das normas de gestão documental e dos instrumentos arquivísticos em qualquer suporte documental – convencional ou digital.

Em 2016, os servidores da DIGED desempenharam atividades relacionadas ao SIARQ/RS, assessorando a implementação da gestão documental no Estado, através das assessorias técnicas, realização de Curso de Gestão Documental, aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos, além de realizar estudos e pesquisas na área, como para a elaboração do novo Plano de Classificação de Documentos; em relação ao Sistema PROA, realizando o atendimento de demandas dos órgãos estaduais para atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos, inclusive permanecendo no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

1. Assessoria Técnica (Reunião presencial)

A equipe da DIGED atuou amplamente em reuniões de assessoria técnica com os órgãos do Poder Executivo e, também de outros poderes, que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, e com aqueles em que se identificou a necessidade de mapeamento de suas atividades, com vistas na composição da lista de Assuntos de processos no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico PROA.

Desta forma, em 2016 foram realizadas 88 reuniões, nos seguintes órgãos: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul – AGERGS, Assembleia Legislativa, Brigada Militar – BM, Casa Civil e Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH, Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas – CORAG, Corpo de Bombeiros Militar – CBM/RS, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem – DAER, Defensoria Pública do Estado – DPE, Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN, Estatuto da Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público do Estado do Rio Grande do Sul – RS-PREV, Fundação de Atendimento Socioeducativo – FASE, Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos – FDRH, Instituto de Previdência do Estado – IPERGS, Instituto Riograndense do Arroz – IRGA, Instituto-Geral de Perícias – IGP/RS, Ministério Público do Rio Grande do Sul – MPRS e Castelo de Pedras Altas, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, Academia da Polícia Civil – ACADEPOL, Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria – 3ª RP, Departamento de Administração Policial – DAP), Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação – SEAPI, Secretaria da Cultura – SEDAC (6ª Coordenadoria Regional de Educação, Coordenação de Serviços e Apoio – CSA Arquivo, Escola Paula Soares), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH (Departamento Administrativo – DEADM, Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador – DMEST, Divisão de Pessoal – DIPES, Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO), Secretaria da Saúde – SES (Hospital Sanatório Partenon / Divisão de Ensino e Pesquisa), Secretaria da Segurança Pública – SSP (Departamento de Inteligência de Segurança Pública – DISP, Divisão de Protocolo e Arquivo), Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação – SOP, Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SEMA (Seção de Protocolo), Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional – SEPLAN (Divisão de Logística – DLOG), Secretaria do Turismo, Fundação Piratini (TVE).

2. Assessoria técnica sobre Gestão Documental (via expediente administrativo, e-mails e telefone)

Durante o ano, diversos órgãos contataram o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; esclarecer questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa e análise, tornando-se, por vezes, propostas de inclusões e alteração para o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2016, foram recebidos e enviados, aproximadamente, quinhentos (500) e-mails na caixa de siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

3. Curso de Gestão Documental (Parceria com FDRH e Escola de Governo)

A partir de uma reunião entre servidores do APERS, FDRH e Escola de Governo, ocorrida em junho de 2016, iniciou-se uma parceria entre os órgãos para a construção de um curso sobre gestão documental a ser ministrado pelo APERS, sendo uma das ações estratégicas previstas em seu Plano Plurianual.

Assim, o Curso de Gestão Documental foi elaborado por servidores da DIPAD e DIGED, com o objetivo de divulgar o SIARQ/RS, a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes, sendo que o edital foi divulgado no início de setembro de 2016 para inscrições de servidores que atuam em Arquivos.

As aulas ocorreram de 26 a 29 de setembro, na FDRH, e possibilitaram disseminar a importância do patrimônio histórico e memória, da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos arquivísticos aos participantes. O conteúdo teórico foi intercalado com dinâmicas, exemplos do dia a dia do serviço público e, como conclusão do curso, foram realizados exercícios de classificação e avaliação de documentos, proporcionando uma visão prática alinhada às teorias de gestão documental.

O primeiro curso foi ministrado pelos servidores: Clarissa Sommer Alves, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares. E participaram 30 servidores públicos de 17 órgãos estaduais: APERS, CEEE-GT, CORAG, DAER, DETRAN, DPE, EGR, FDRH, FEE, IRGA, SDECT, SECOM, SEDUC, SES, SMARH, SOP, TRENSURB.

Com o êxito da parceria e boa avaliação do curso, em outubro de 2016, foi divulgado um segundo Curso de Gestão Documental, com novo edital destinado especificamente a servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos – SMARH. Ao final das inscrições, houve poucos interessados e o curso foi cancelado após reunião entre os servidores do APERS e, posterior reunião com FDRH e Escola de Governo.

4. Apreciação de Listagem de Eliminação de Documentos

Enquanto Órgão Gestor do SIARQ/RS, é competência do APERS aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V. Desta forma, em 2016, esta atividade foi incluída nas rotinas de trabalho dos arquivistas da DIGED, sendo elaborado um Parecer Técnico padrão para preenchimento com a aprovação ou reprovação e treinamentos internos de nivelamento sobre a atividade e uso do Sistema PROA.

Durante o ano, foram recebidas e apreciadas cinquenta e nove (59) Listagens de Eliminação de Documentos, remetidas por expedientes administrativos, sendo que, vinte e quatro (24) listagens foram inicialmente reprovadas e, após verificados os apontamentos do APERS, a maioria dos expedientes retornou com nova Listagem, que foram aprovadas.

Analisando os dados dos órgãos que realizaram os procedimentos para eliminação documental, enviando Listagem de Eliminação ao APERS, verificamos que pertencem à quatro secretarias: Secretaria da Fazenda (1 Listagem), Secretaria dos Transportes (2 Listagens pelo DAER), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (8 Listagens por DETRAN; FDRH; IPERGS; DIPRO/DEADM e DTERS) e Secretaria da Segurança Pública (48 Listagens por Brigada Militar, Polícia Civil e SUSEPE).

5. Atuação na Sala de Gestão e Comitê Gestor do Sistema PROA

Com a publicação do Decreto 52.715, de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do Sistema PROA em 2016. Nas reuniões do Comitê, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo “e-Arq Brasil” e pelo “RDC-Arq”, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Em conjunto com a PROCERGS, nos meses de fevereiro e março de 2016, o Arquivo Público participou de 02 treinamentos com servidores estaduais de vários órgãos, trabalho que iniciou em 2015, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nesses treinamentos, o APERS apresentou a metodologia desenvolvida para a atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema PROA e informações sobre documentos digitais e gestão de documentos híbridos.

Em 2016, o espaço atribuído ao SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, na implantação e manutenção deste Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, foi consolidado e permanece em ressaltar a importância da gestão documental para documentos digitais. O SIARQ/RS, representado por arquivistas do APERS, esteve presente em 29 reuniões do Comitê Gestor do PROA.

6. Assessoria técnica sobre Sistema PROA (via e-mails e telefone)

No começo de 2016, alguns servidores da DIGED trabalharam exclusivamente com o Sistema PROA na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Governo do Estado. Hoje a atividade está consolidada e, atualmente, todos os servidores do quadro técnico-científico atuam com as demandas de atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema.

Em 21 de junho de 2016, foi realizada a palestra intitulada Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA, no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari, que contou com a participação de, aproximadamente, 140 servidores públicos estaduais.

Durante o ano, foram recebidos e enviados mais de dois mil (2.000) e-mails na caixa de assuntos-proa@smarh.rs.gov.br. E, até dezembro, foram criados e estavam ativos no Sistema PROA 155 Assuntos e 822 Tipos de Assunto, porém a atividade é contínua, em razão de necessidades futuras de criação de assuntos ainda não existentes no Sistema.

7. Atuação no Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

Em 2015, o então Comitê Consultivo do SIARQ trabalhou na atualização do Decreto do Sistema de Arquivos, publicado em 18 de dezembro de 2015, sob o número 52.808, que dispõe sobre a reorganização o Sistema e dá nova estrutura administrativa: excluindo os Comitês Consultivo e Deliberativo, e criando o Comitê Gestor do SIARQ/RS. Ao mesmo tempo, o Arquivo Público teve mudança em sua administração, ocasionando uma lacuna sem que houvesse portaria de indicação de representantes válida para o funcionamento do Comitê. Por esta razão, e considerando o artigo 3º do Decreto 52.808, foi solicitada nova indicação de representantes (titular e suplente) para o Comitê Gestor do SIARQ/RS, sendo publicada a Portaria SMARH 117/2016, em 27 de setembro de 2016, no D.O.E.

Sendo assim, somente em setembro as atividades do Comitê Gestor do SIARQ iniciaram, efetivamente. Mas, mesmo sem realizar as reuniões com o Comitê, a equipe do Arquivo Público trabalhou com as pautas de futuras reuniões, tentando agilizar ao máximo as demandas, com a tentativa de tornar as reuniões ágeis na tomada de decisões.

Em 2016 foram realizadas 03 reuniões, com as seguintes pautas de trabalho: apresentação da nova composição do Comitê Gestor e atualização do Regimento Interno; aprovação da Instrução Normativa de Eliminação de Documentos de Arquivo, e apresentação do Projeto de Manual de Redação de Documentos Oficiais.

8. Publicação de normativas no Diário Oficial do Estado

A partir do Decreto nº 52.808, de 18/12/2015 – que reorganiza o SIARQ/RS, em 2016, os servidores iniciaram estudos e elaboraram duas minutas de normativas, que posteriormente, tiveram aprovação pelo Comitê Gestor do SIARQ/RS e foram publicadas no Diário Oficial do Estado – DOE.

São elas: Instrução Normativa nº 01/2016 – estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, publicada no DOE em 16/12/2016; e Resolução Nº 01/2016 e retificação em Resolução Nº 02/2016 – dispõe sobre o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; publicadas no DOE, respectivamente, em 28/12 e 30/12/2016.

9. Encontro dos Arquivistas do Estado do RS

Em 2016, foi realizado um Encontro de Arquivistas, no dia 19 de abril, e contou com a presença de nove servidores. Após a reprodução do filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” os arquivistas debateram sobre sistemas de arquivos.

11. Novo Plano de Classificação de Documentos

A partir da inclusão do SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, responsabilizando-se pela classificação dos processos administrativos, os servidores dessa Divisão passaram a receber uma grande quantidade de solicitações para inclusão de novas funções, séries e atividades no Plano de Classificação de Documentos. Para o atendimento de demanda, a equipe da DIGED, com a colaboração de demais técnicos do APERS, iniciou a elaboração de um novo instrumento que atenda não só às atividades-meio mas também às atividades-fim, estendido aos órgãos da Administração Indireta.

12. Cartilha de Orientação para Tratamento de Sinistros Ocorridos com Documentos de Arquivo

Em razão da publicação da Instrução Normativa 01/2016-SMARH, que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, servidores da Divisão iniciaram a elaboração de uma cartilha com orientações a serem adotadas em caso de sinistros com documentos de arquivo.

13. Cartilhas de Orientação para uso do PROA

Sendo a equipe da Divisão responsável pela classificação dos processos administrativos eletrônicos do Estado, servidores dessa Divisão iniciaram a desenvolver uma série de cartilhas com orientações para a classificação de assuntos do PROA, e a gestão de documentos físicos e híbridos, a partir das dúvidas encaminhadas à DIGED em maior quantidade. Foram temas das cartilhas: empregado e servidor público, pagamentos, documento natodigital, cedência e disposição, diárias; permissão, cessão e concessão de uso, e assinatura eletrônica.

14. Fio de Memória do APERS

Em continuidade aos esforços empreendidos para a conservação da memória institucional do APERS, ao longo do ano de 2016, foram realizadas pesquisas sobre fatos, servidores e atividades desenvolvidas no Arquivo Público, em complemento ao levantamento realizado para a comemoração dos cem anos da instituição.

15. Estudo da Estrutura Administrativa do Estado

Durante o ano, a equipe da Divisão retomou a pesquisa sobre a estrutura administrativa do Estado, a partir de 2006, realizada anteriormente, de 1890 até 2005, para materializar a publicação “Fontes para a História Administrativa do Rio Grande do Sul”.

Integram a Divisão de Gestão Documental: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, a agente administrativa Ana Karina Uberti Moreira e a técnica em assuntos culturais Denise Nauderer Hogetop.

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APERS recebe a visita do Diretor do Arquivo Nacional

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    Na manhã desta quarta-feira, dia 25 de janeiro, José Ricardo Marques, Diretor do Arquivo Nacional (AN), esteve no Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS), acompanhado por integrantes da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos (CTCRH) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), professores Sérgio Guedes de Souza e Adriana Cox Hollos, presidente da CTCRH.

   Em reunião com arquivistas da Divisão de Gestão Documental, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Cléo Belicio Lopes; foi manifestado o interesse em constituir uma parceria do Arquivo Nacional com o APERS visando realizar a capacitação, na área arquivística, de mulheres em situação de vulnerabilidade social e um projeto de gestão dos prontuários do Sistema Penitenciário, ambos inseridos no Plano Nacional de Segurança Pública, do qual o AN participa.

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Servidores do Arquivo Nacional e Arquivo Público do RS: Caroline, Sérgio, Adriana, Silvia, Iara, Marta, Maria Cristina, José Ricardo e Cléo.

Balanço 2016 do APERS

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   Hoje apresentamos um relatório sucinto com o balanço das principais atividades que demandaram nossa atenção no ano que passou, e nas próximas semanas detalharemos alguns resultados em posts específicos, confira!

– Continuidade das atividades de atendimento ao público com a disponibilização do acervo documental custodiado, sendo atendidos 4.983 usuários, os quais geraram 12.397 solicitações de atendimentos.

– Foram realizadas 73 visitas guiadas para 1.118 pessoas.

– Conclusão dos projetos Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história e APERS? Presente, professor!, continuidade dos projetos Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça, Estágio Curricular para o Curso de História e Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade, e início do projeto Organização do Acervo da Secretaria da Coordenação e Planejamento.

– Em 2016 os servidores do APERS seguiram atuando para a implementação da gestão documental no Estado através do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; participaram de 88 reuniões de assessorias técnicas, ministraram um Curso de Gestão Documental (parceria com FDRH/Escola de Governo), apreciaram 59 Listagens de Eliminação de Documentos. Foram recebidos e enviados cerca de 500 e-mails com questões referentes à gestão documental, realizaram 03 reuniões do Comitê Gestor do SIARQ/RS e 01 Encontro dos Arquivistas RS. Foram publicadas no Diário Oficial a Instrução Normativa que estabelece procedimentos para a eliminação de documentos (IN nº 01/2016) e o Regimento Interno do Comitê Gestor do SIARQ/RS (Resolução Nº 01/2016 e retificação na Resolução Nº 02/2016).

– Em relação ao Sistema PROA, foram realizados 02 treinamentos Sala de Gestão do PROA para servidores de vários órgãos (parceria com PROCERGS), participaram de 29 reuniões no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, foram recebidos e enviados mais de 2.000 e-mails relacionados à atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos e foi ministrada a palestra Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA.

– Revisão e preparação para indexação no sistema AAP de processos proveniente das Comarcas de Arroio Grande, Bagé, Bento Gonçalves, Caçapava do Sul, Canguçu, Dom Pedrito, Jaguarão, Júlio de Castilhos, Passo Fundo, Piratini, Porto Alegre, Quaraí, Rio Grande, Rio Pardo, Rosário do Sul, Santo Antônio da Patrulha, e Vacaria. Foram disponibilizados para consulta em nosso portal os dados dos acervos das Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini.

– Realização dos eventos em comemoração aos 110 anos do APERS: Lançamento “PEP em Revista” e concerto Orquestra Villa-Lobos, pré-estreia do vídeo institucional do APERS, mesa de debate e lançamento da exposição Porto Alegre Imaginada, e lançamento do Catálogo História das Mulheres & Relações Familiares. Também realizamos o Seminário Políticas Públicas e Acervos Documentais, a XIII Mostra de Pesquisa, o Seminário Políticas Públicas e Gestão do Estado: preservação de bens e acervos culturais em instituições de memória, e a I Mostra de Educação Patrimonial.

Publicação do nosso vídeo institucional, do selo comemorativo aos 110 anos do APERS utilizado durante o ano como nossa logomarca, da Coletânea da IIª Edição do Projeto APERS? Presente, professor! – Eixo Temático História e Educação em Direitos Humanos, do Catálogo História das Mulheres & Relações Familiares, da Descrição das tipologias da espécie documental “Processo Judicial” do acervo do Poder Judiciário, custodiado pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul e dos Anais da XIII Mostra de Pesquisa do APERS.

– Realização de 84 oficinas de educação patrimonial com 1.650 alunos das diversas redes de ensino do RS, realização de 02 cursos de capacitação de oficineiros e 01 de curso de formação para professores, disponibilização do fôlder de divulgação do Programa de Educação Patrimonial UFRGS | APERS, publicação do livro PEP em Revista: O Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS e participação em eventos científicos para divulgação das atividades de educação patrimonial.

– Realização da higienização, desmetalização e pequenos reparos em 690 processos administrativos do acervo da Secretaria da Justiça e feituras de lombadas, costuras e pastas para documentos armazenados em 24 caixas, a totalidade do acervo, da Comissão Estadual da Verdade.

– Continuidade das atividades de difusão virtual do Arquivo através do Divulga APERS, compreendendo este blog, os perfis no Twitter, Facebook e You Tube.

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em 2016.

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em 2016.

   Lembre-se: nas próximas semanas, durante os meses de janeiro e fevereiro, publicaremos relatórios detalhando as principais atividades realizadas. Aguarde!

Leia os balanços de anos anteriores:

Balanço 2012 e diretrizes 2013 do APERS

Balanço 2013 do APERS

Balanço 2014 do APERS

Balanço 2015 do APERS

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