Gestão Documental é tema do 4º Fórum de Diretores Administrativos do Estado 

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O quarto encontro do Fórum de Diretores Administrativos do governo do Estado foi realizado na manhã do dia 06/11, quando foram discutidos os temas mobilidade, compras e gestão documental. Em uma iniciativa da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag), reuniram-se cerca de 70 participantes no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), sob a coordenação do secretário-adjunto de Gestão, Marcelo Alves, com o objetivo de fortalecer os mecanismos de colaboração entre os diretores administrativos e também ampliar o conhecimento dos servidores sobre o trabalho em cada órgão do Estado.

O arquivista Jonas Ferrigolo Melo, do Arquivo Público, em sua apresentação, valorizou a necessidade de uma gestão documental eficiente no Estado a partir dos instrumentos norteadores elaborados pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul, a fim de que os servidores desempenhem suas funções observando as normas arquivísticas, possibilitando a melhoria da gestão de documentos em meio convencional e digital. Também foi apresentado o projeto de ampliação dos instrumentos atualmente em vigor – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – assim como os resultados alcançados pelo SIARQ-RS nos últimos anos, através das assessorias técnicas realizadas.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de três (03) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 08: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram visita de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 15: a arquivista Maria Cristina Fernandes esteve reunida com a arquivista da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações do Departamento Administrativo da Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPRO/DA/SEPLAG, Samantha Signor, para prestar orientações sobre classificação de documentos de arquivo.

Dia 16: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio receberam nas dependências do APERS, em reunião para prestarem orientações sobre gestão documental, o servidor da Secretaria de Obras Ítalo Dalpoas Silva.

Dia 22: os arquivistas que fazem parte do Comitê do SIARQ/RS foram à PGE, mais especificamente na Comissão Permanente de Defesa dos Direitos Humanos para obter informações sobre acesso e difusão de documentos armazenados no APERS. Participaram do encontro a diretora do Arquivo Aerta Moscon, os arquivistas Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Cleo Belicio Lopes, as historiadoras Clarissa Sommer Alves e Nova Brando, e os procuradores Flavia Faermann e Jorge Luis Terra da Silva.

Dias 16 e 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio receberam, na dependências do Arquivo Público, a arquivista da Secretaria da Casa Civil Sandra Marques, para reunião de assessoria em gestão documental, a fim de organizar o acervo daquele órgão.

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, dezoito (18) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram cinco (05) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de seis (06) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 03: Aconteceu nas dependências do Arquivo Público, a reunião do CGSIARQ – Comitê Gestor do SIARQ/RS para definições sobre documentos da Secretaria de Cultura e suas classificações, como também retorno do GT de Extinções do estado sobre documentação das empresas extintas.

Dias 09 e 11: a historiadora Nôva Brando e os estagiários Christian Roque e Marie France estiveram no Campus Cachoeirinha da Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), para tentativas de prestarem orientações sobre higienização de documentos.

Dia 17: o arquivista Jonas Melo esteve reunido com a equipe do Protocolo da Secretaria da Casa Civil, para prestar orientações sobre classificação, avaliação e acondicionamento de documentos de arquivo.

Dia 18: Os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram nas dependências da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luiz Roessler – FEPAM, em reunião para prestarem orientações aos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Fundação.

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Servidores do APERS participaram do Curso Gestão e Preservação de Documentos Digitais

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Palestrante Cláudia Lacombe / Arquivo Nacional

Entre os dias 10 e 12 de setembro, as servidoras e servidores do Arquivo Público Aerta Moscon, Ana Karina Uberti, Cléo Lopes, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos participaram do curso “Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais”, que foi realizado no auditório da Justiça Federal do Rio Grande do Sul, em uma parceria do Arquivo Nacional (AN) com o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

As aulas foram ministradas por técnicos da área de gestão de documentos, da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (COGED) do AN e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conarq, voltadas para servidores dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. O curso teve como objetivo a identificação dos documentos arquivísticos digitais produzidos na sua instituição, bem como apresentar noções básicas de como realizar a gestão arquivística e a preservação destes documentos.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram nove (09) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 06 e 20: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pauta a definição de prazos de guarda de documentos da CORAG e FDRH. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio, Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Juliano Balbon, Nôva Brando e Clarissa Sommer Alves (APERS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes e Carine Melo Cogo Bastos (SSP); José Marcos Carvalho (TCE); Flávia Faermonn e Alexsandro Witkowski (PGE); Patrícia E. R. Coser e Vanessa Becker Souza (AHRS) e Eneida Michel da Silva (SEDAC).

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, em reunião para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participantes pela CIENTEC: Rodrigo Saraiva, Júlio Endres, Leandro Souza, Ricardo Girardi e Roberto Vanacor.

Em julho, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e oito (28) mensagens de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Conhecendo Arquivos Públicos Estaduais pelo Brasil: região Nordeste, parte I.

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Retomando nossa série de postagens sobre os arquivos públicos estaduais do Brasil, iniciamos o compartilhamento de informações que contribuem para refletir sobre a realidade encontrada nos estados da região Nordeste, composta por nove unidades federativas, todas elas com arquivos legalmente criados porém em diferentes estágios de institucionalização ou com diferentes dinâmicas de funcionamento. Para evitar uma leitura extenuante, trazemos dados gerais e em seguida mais detalhes a respeito dos  arquivos nos estados, o que será feito em duas partes – com sequência do texto na próxima semana.

A tabela a seguir traz um panorama das nove instituições, com seu ano de fundação, vinculação administrativa, endereço e contatos:

Tabela Arquivos Nordeste

Clique na imagem para ampliar.

Observa-se que a região agrega instituições arquivísticas criadas em distintos contextos históricos, desde o Arquivo Público do Estado da Bahia (1890), segundo arquivo estadual criado no país, atrás apenas do Arquivo Público do Paraná (1855), passando por instituições criadas ao longo de todo o século XX até chegarmos ao Arquivo mais recente, criado em dezembro de 2018 no estado da Paraíba, que ainda está em fase de implementação.

Cinco dos nove arquivos estão vinculados à área da Cultura (BA, CE, MA, PI e SE), sendo o Arquivo baiano um departamento da Fundação Pedro Calmon, e não um equipamento cultural diretamente vinculado à estrutura do Poder Executivo. Três deles são vinculados à esfera de Governo/Casa Civil (AL, PB e PE), e um à Administração (RN). Se na área de arquivos costuma-se defender que a vinculação a esfera de Governo é a mais adequada por uma questão de hierarquia dentro da Administração Pública, a partir da observação que foi possível realizar à distância, por meio de sites, redes sociais, trocas de e-mails, reportagens, entre outros conteúdos na internet, é complexo afirmar que isso determine diretamente as condições estruturais, a visibilidade social ou a inserção estratégica de tais instituições junto ao Estado, especialmente quando se trata de tentar entender o enraizamento dos processos de gestão documental.

Com exceção do estado do Piauí, para o qual não foi possível obter informação a respeito, todos os Arquivos dos demais estados em questão são oficialmente reconhecidos como órgãos centrais dos respectivos Sistemas de Arquivo estaduais. No caso do estado de Pernambuco, o Arquivo Público é identificado como responsável pela “Política Estadual de Gestão Documental”. Porém, existe pouca e esparsa produção identificada via internet que nos permita dimensionar o impacto da atuação na área, transparecendo que em alguns casos há dificuldades para a consecução dos objetivos traçados a partir da legislação.

A pesquisa que embasou essa série de postagens – realizada pela servidora Clarissa Sommer para sua dissertação de mestrado – contou com a resposta a mapeamentos e questionários enviados para os Arquivos Estaduais de todo o país, retornos esses que não foram obtidos em todos os estados da região Nordeste, dificultando a construção de uma análise mais precisa. Entretanto, alguns apontamentos podem ser compartilhados, começando hoje pelos cinco primeiros estados da região em ordem alfabética:

Fotos arquivos Nordeste

Arquivo Público de Alagoas – mesmo contato com uma equipe pequena, nove pessoas entre servidores e bolsistas, o APA busca manter um perfil de instituição cultural atuante por meio das redes sociais e da realizando exposições e eventos periódicos, como os promovidos por meio do projeto “Chá de Memória”, que objetiva socializar o acervo do APA a partir de atividades mensais como palestras e mesas redondas sobre os mais variados temas. Possui um moderno laboratório de conservação e restauração de documentos considerado referência no Nordeste (para notícia a respeito, clique aqui), assim como salas climatizadas com controle de temperatura e umidade. Também promovem visitas técnicas e cursos com orientações quanto à gestão e preservação de documentos nos órgãos do estado. Clique aqui para saber mais.

Arquivo Público da Bahia – espaço tradicional de pesquisas, possui acervo riquíssimo que remete ao período inicial de colonização do Brasil, o que coloca o APEB entre as principais instituições arquivísticas do país. Ao que foi possível levantar, conta com equipe de cerca de 30 pessoas. Seu acervo começou a ser descrito por meio do ICAAtoM, que pode ser acessado aqui. Embora não tenha sido possível um contato mais próximo com servidores por meio da resposta aos questionários, percebe-se que sua equipe mantém-se atuante junto aos fóruns da área de arquivos, participando de eventos e publicações. A instituição lutou ao longo de anos pela reforça de sua sede, o Solar da Quinta do Tanque, conquistada que vem sendo alcançada por etapas desde 2012. Atualmente o espaço está em obras que visam sua requalificação – para a notícia a respeito, clique aqui.

Arquivo Público do Ceará – sua sede passou por restauração recente: pintura externa e interna, reforma de banheiros, recuperação e pintura de esquadrias em madeira e vidro, reforma da coberta, duplicação da estrutura do mezanino para acondicionamento dos documentos que compõem o acervo. Vem desenvolvendo projetos de digitalização de documentos (notícia aqui) para ampliar o acesso ao acervo, assim como atividades na área de gestão documental, como o Encontro de Arquivos Públicos e Privados do Ceará, realizado em outubro de 2018 (para saber mais, clique aqui) e uma série de audiências públicas no intuito de sensibilizar para a criação de arquivos municipais.

Arquivo Público do Maranhão – além da direção, a equipe de cerca de 30 pessoas, entre elas seis estagiários e três vigias, distribui-se entre os serviços de Apoio Técnico, Processamento e Informática, Gestão do Sistema de Arquivo, Apoio Administrativo, Biblioteca de Apoio, Laboratório de Conservação e Restauração de Papéis e Laboratório de Digitalização. Vem promovendo uma série de exposições para difusão do acervo (como esta aqui), oficinas na área de conservação preventiva e preservação de documentos (como esta aqui), além de reuniões com órgãos setoriais para promover a implantação de uma política de arquivos.

Arquivo Público da Paraíba – como já referido, a instituição está em fase de implementação, mas ao que tudo indica nasceu de um processo de mobilização e diálogo entre instituições culturais, universidades e poder público. Até o momento, não havia um Sistema de Arquivos e a documentação produzida na esfera estadual estava segmentada em três arquivos desarticulados e não institucionalizados: Arquivo Histórico Waldemar Duarte (Secretaria de Cultura do Estado), Gerência Operacional de Arquivo e Documentação (Secretaria de Administração do Estado), e Arquivo dos Governadores (Diretora do Departamento de Documentação e Arquivo da Fundação Casa de José Américo – FCJA, também subordinada à Cultura). A Lei 11.263/2018 cria o Arquivo Público, o Sistema Estadual de Arquivos e define as diretrizes da política estadual de arquivos. Talvez por ter sido promulgada tão contemporaneamente, e em um contexto de debate com múltiplos agentes da área de arquivos, apresenta-se como uma legislação bastante atual e completa. A última informação a que tivemos acesso (aqui) refere a nomeação do quadro diretivo do APEPB.

Até a próxima quarta-feira!

Atividades SIARQ/RS – Julho 2019

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SIARQ 30 Anos para Notícia Mensal

O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 01 a 31: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram onze (11) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 02: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon receberam no APERS o funcionário da Fundação Gaúcha de Trabalho e Assistência Social – FGTAS, Evandro Pires, em reunião sobre orientações para fins de criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e demais informações sobre o SIARQ/RS.

Dias 04, 11, 18 e 25: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SEPLAG, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 05: os arquivistas Juliano Balbon e Cléo Belicio receberam, no APERS, os funcionários do IPE-Saúde, em reunião sobre atualização e alterações no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos do Instituto. Participaram: Bárbara Veleda, Carlos Dinarte Keppler, Thais Silva e Thiago Gomes.

Dia 09: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano estiveram na Secretaria da Fazenda – SEFAZ, em reunião para prestarem orientações sobre eliminação de documentos, conforme as normativas do SIARQ/RS. Participaram pela SEFAZ: Luís Carlos Brundo, Luis Antônio Medina Gomez, Cristiane Costa da Rosa e Diego da Silveira Perecchi de Barcellos.

Dia 17: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pautas a recomposição do grupo, a partir da publicação da Portaria 124/2019/SEPLAG, de 14 de junho de 2019, e a definição de prazos de guarda de documentos da CORAG e FDRH. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio, Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Juliano Balbon, Nôva Brando e Clarissa Sommer Alves (APERS); Celso Aramis Garcia (PROCERGS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes (SSP); Luiz Carlos Larratéa e José Marcos Carvalho (TCE); Ernesto José Toniolo e Maria Carla Garcia (PGE); e Miguelângelo Ferreira (SCC).

Dias 19 e 30: os arquivistas Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon e a historiadora Nôva Brando estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, em reuniões para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participante pela CIENTEC: Rodrigo Saraiva.

Dia 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Secretaria de Logísticas e Transportes – SLT, em reunião para prestarem orientações sobre eliminação de documentos, conforme as normativas do SIARQ/RS. Participaram pela SLT: Mauro Rogério Jardins Flores, Rosane Mello dos Santos e Lucas Rocha de Lima.

Dia 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPRO/DA/SEPLAG, em reunião com a arquivista Samantha Signor, para esclarecimentos sobre classificação.

Em julho, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) mensagens de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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