APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

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Informamos que estão abertas as inscrições para o Curso de Gestão Documental, promovido pela parceria entre o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), através da Escola de Governo.

As inscrições podem ser feitas até 17 de março, na página da Escola de Governo, e o candidato deve seguir as orientações do Edital 01/2017, clique para acessar. Estão disponíveis 30 vagas, sendo 15 restritas aos servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos (SMARH) e 15 vagas aos demais servidores.

O curso visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes. As aulas ocorrem de 27 a 31 de março de 2017, sendo que a primeira aula será no auditório do APERS (Rua Riachuelo, 1031), as demais aulas na sede da Escola de Governo (Av. Praia de Belas, 1595).

Curso de Gestão Documental para a SMARH: inscrições abertas

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curso-gestao-documental-smarh

    Informamos aos servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos (SMARH) que estão abertas as inscrições para o Curso de Gestão Documental, promovido pela parceria entre o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), através da Escola de Governo.

    As inscrições podem ser feitas até 15 de novembro na página da Escola de Governo e o candidato deve seguir as orientações do Edital de Abertura 24/2016, clique para acessar.

    O curso ocorrerá de 21 e 25 de novembro de 2016, na FDRH e visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes.

APERS ministra Curso de Gestão Documental na FDRH

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     Na semana passada, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH) e Escola de Governo promoveram o Curso de Gestão Documental. As aulas foram realizadas nas manhãs de 26 a 29 de setembro, na FDRH, e ministradas pelos servidores do APERS: Clarissa Sommer Alves, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares.

    Dirigido a servidores públicos estaduais que atuam em setor de arquivo ou correlatos, o curso possibilitou disseminar a importância do patrimônio histórico e memória, da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) aos participantes. O conteúdo teórico foi intercalado com dinâmicas, exemplos do dia a dia do serviço público e, como conclusão do curso, foram realizados exercícios de classificação e avaliação de documentos, proporcionando uma visão prática alinhada às teorias de gestão documental.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estão melhores capacitados a aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente. Sendo que, a efetiva gestão documental proporciona aos órgãos agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

    Neste primeiro curso da parceria, participaram 30 servidores públicos de 17 órgãos estaduais: APERS, CEEE-GT, CORAG, DAER, DETRAN, DPE, EGR, FDRH, FEE, IRGA, SDECT, SECOM, SEDUC, SES, SMARH, SOP, TRENSURB.

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Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

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Curso Gestao Documental

    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), através da Escola de Governo, disponibilizam o Curso de Gestão Documental, que ocorrerá de 26 a 29 de setembro de 2016, na Fundação.

    Visando divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes, o curso é destinado a servidores que atuam em Arquivos.

   As inscrições já estão abertas e podem ser feitas até 14 de setembro, para se inscrever o candidato deve seguir as orientações do Edital de Abertura 18/2016, clique para acessar.

Novidade no blog: aba SIARQ/RS!

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LOGOMARCA DIVULGA APERS    Visando oferecer uma nova opção de acesso aos materiais relativos ao Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, à gestão documental e à preservação do patrimônio documental criamos uma aba em nosso blog: SIARQ/RS.

     Nesta aba estão disponíveis links para acessar o Decreto que institui o SIARQ/RS e os instrumentos que dele derivaram, orientações quanto a preservação e a gestão documental, publicadas tanto pelo APERS quanto por outras instituições arquivísticas, que acreditamos ser pertinente à leitura, além do compilado da legislação disponibilizado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Confira a nova aba aqui.

Relatórios 2015 – DIPEP: Sistema de Arquivos do Estado do RS

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SIARQ RS

     Em 2015, a Divisão de Pesquisas e Projetos – DIPEP esteve focada e dedicada à ações que envolvem o Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, cujo Órgão Gestor é o Arquivo Público do RS. O SIARQ/RS tem como objetivos proteger, preservar, regular o acesso, zelar pelo cumprimentos da legislação referentes à documentação arquivística pública; normatizar o uso de tecnologias que envolvem a gestão documental.

     Durante o ano os servidores desempenharam diversas atividades relacionadas ao Sistema, buscando: a implementação e continuidade da gestão documental do Poder Executivo Estadual, atualização da legislação gaúcha, participação ativa em comitês e grupos de trabalho, em especial sobre o Sistema PROA. Confira a primeira parte do relatório da DIPEP!

  • Assessoria técnica (via expediente administrativo, e-mails e telefone): durante o ano os órgãos contatam o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, análise pelos técnicos e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2015 foram recebidos 63 e-mails de diferentes órgãos do Poder Executivo e também Municipais, como: Brigada Militar (BM), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Polícia Civil (PC), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Fundação Municipal de Arte e Cultura de Gravataí (FUNDARC) e Prefeitura Municipal de Esteio.
  • Reuniões de assessoria técnica: objetivando maior proximidade aos órgãos executivos que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, em 2015 os servidores da DIPEP atuaram amplamente em reuniões de assessoria técnica, sendo que, com alguns destes órgãos, desenvolveram uma agenda periódica de atendimento. Durante o ano foram realizadas 67 reuniões com os órgãos: Brigada Militar, Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS),  Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), Fundação Estadual de Pesquisa Agropecuária (FEPAGRO), Fundação de Proteção Especial (FPE), Instituto Geral de Perícias (IGP), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Ministério da Saúde, Parque Zoológico, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima – DECA), PGE, Prefeitura Municipal de Gravataí, Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Secretaria da Educação (SEDUC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), Secretaria Estadual da Saúde (SES – Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais – DCHE, Hospital Colônia Itapuã – HCI, Farmácia de Medicamentos Especiais – FME, Secretaria-Geral de Governo (SGG), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH – DIPRO, DIVAN, DMEST, DEORG e DEAPE) e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
  • Comitê Consultivo do SIARQ/RS: em 2015 o Comitê Consultivo teve nova composição designada (Portaria nº 101/2015) e a partir de então foram realizadas 4 reuniões no Arquivo Público do RS. Durante os encontros foram pautas de trabalho: a revisão do Decreto nº 47.022/2010 – que reorganiza o SIARQ/RS; inclusive com uma consulta pública, realizada pelo APERS, para receber contribuições; reunião com os arquivistas do Estado para verificar as alterações propostas, que resultaram na minuta de decreto que posteriormente o Comitê Consultivo avaliou e aprovou. Após tramitação do processo administrativo, o novo decreto foi publicado em dezembro no Diário Oficial do Estado: Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015. Também esteve em pauta a metodologia que o SIARQ/RS, enquanto integrante do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, iria adotar para reestruturar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos; o estudo e aprovação de alterações no PCD e TTD demandadas por órgãos do Poder Executivo, como: Secretaria da Fazenda, Procuradoria-Geral do Estado, Polícia Civil e Departamento Estadual de Trânsito. O Comitê Consultivo iniciou as tratativas sobre estudo de corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual e, na última reunião, propuseram pautas e cronograma de reuniões para 2016.
  • Encontros dos Arquivistas: Com a nova direção do APERS foram retomadas as reuniões com os arquivistas do Poder Executivo Estadual, chamado Encontros dos Arquivistas, cujo objetivo é a interação dos servidores, trocas de experiências sobre assuntos relacionados à gestão documental, legislação arquivística e novas tecnologias. Durante o ano de 2015 foram realizados 4 encontros no Arquivo Público, com a participação, em média, de 22 arquivistas por reunião. Os assuntos debatidos foram: Plano de Ação das atividades do SIARQ/RS, atividades desenvolvidas pelos arquivistas em seus locais de trabalho, revisão do Decreto 47.022, Sistema PROA com apresentações sobre: implantação e classificação documental; metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e, acesso ao ambiente de treinamento para navegação no sistema.

    Aos interessados em contatar o SIARQ/RS para tratar sobre gestão documental, implementação dos instrumentos arquivísticos, colocamo-nos à disposição! Nossos contatos: e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

     Na próxima semana publicaremos um relatório específico sobre a participação do Arquivo Público do RS nas atividades do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, que consiste na participação do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, nos treinamentos da Sala de Gestão PROA e classificação de assuntos e tipos de assuntos no sistema.

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