APERS Entrevista: Analistas PROCERGS

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No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP (para saber mais clique aqui). Hoje entrevistamos Diones Rossetto e Viviane Hekman, analistas da Companhia de Processamento de Dados do RS – PROCERGS que atualmente são responsáveis por assessorar o Arquivo Público do RS nas demandas do sistema AAP.

2016-09-14-apers-entrevista-analistas-procergs FOTO PROCERGS

Diones Francisco Rossetto, 30 anos, é graduado em Ciência da Computação pela PUC/RS e pós-graduado em Engenharia de Software pela UNISC. É analista de Computação na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2011.

Viviane Therezinha Langone Hekman, é graduada em Processamento de Dados pela Unisinos, especialista em Análise de Sistemas pela PUC/RS e em Gestão Empresarial pela ESPM. É analista de Sistemas na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2004, quando iniciou o levantamento de requisitos para informatização do APERS.

Blog do APERS: O sistema AAP foi desenvolvido em sua totalidade pelas equipes do Arquivo Público do RS e da PROCERGS. Qual foi o maior desafio ao receber essa demanda?

Diones: Dentre os inúmeros desafios que este sistema nos apresentou, o principal deles foi desenvolver um sistema que atenda o cliente de forma plenamente satisfatória e atenda os requisitos necessários da área de arquivística.

Viviane: O maior desafio foi a normalização dos processos de indexação dos documentos, isso foi condição sine qua non para viabilizar a informatização do APERS. Para este processo houve uma imersão dos técnicos da PROCERGS e ativa participação colaborativa dos arquivistas do APERS com apoio total da Diretora da instituição, na época a Sra. Rosane Feron. Na normalização dos processos, o APERS aderiu a norma ISAD (G) e posteriormente a Nobrade. Para que fosse possível informatizar os serviços de atendimento ao público, houve normalização também dos processos de atendimento ao cidadão/pesquisador.

Blog do APERS: Para iniciar o trabalho de desenvolvimento do sistema foi necessário se apropriar de alguns conceitos e teorias que fundamentam a arquivística. O que mais chamou a sua atenção sobre essa nova área?

Diones: Toda a parte de terminologia, acervos e organização documental requereu bastante estudo e, como não possuía conhecimento prévio, foi muito interessante essa experiência.

Viviane: Foi o embasamento nos quatro pilares da arquivologia, ou seja, classificação, avaliação, descrição e preservação. Bem como o gerenciamento de políticas e ações arquivísticas, na preservação do patrimônio histórico.

Blog do APERS: Como a experiência em trabalhar com o sistema AAP colabora para que vocês pensem o acesso a informações e documentos no desenvolvimento de novos sistemas?

Diones: A experiência em trabalhar no AAP e em temas de arquivos, certamente trouxe muito mais informações sobre a forma de documentação, sobre a organização dos acervos nos arquivos, sobre história e genealogia.

Viviane: Com os resultados obtidos no uso do sistema AAP introjeta-se a importância de gerenciar e administrar documentos, aplicando os conceitos e teorias utilizados pela Arquivologia. Esses conceitos permitem às empresas públicas ou privadas maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, bem como otimizar a logística dos espaços para a guarda dos documentos, permitindo desta forma, prestarem serviços com mais eficiência e rapidez, atendendo adequadamente aos cidadãos.

Blog do APERS: Hoje em dia é bastante comum acessar serviços por aplicativos. Disponibilizar o acesso ao sistema AAP pelo aplicativo RS Móvel foi uma iniciativa de vocês, como surgiu a ideia?

Diones: A ideia surgiu devido a um trabalho que estava fazendo na disciplina da Pós-Graduação que estava cursando na época, na qual pude ter contato com o desenvolvimento de tecnologia móvel. Como o AAP não possuía tal recurso, decidimos criar essa ferramenta e adicionarmos ela ao RS Móvel, e ao mesmo tempo, permitir uma melhor experiência dos usuários do APERS durante suas pesquisas e atendimento com o uso dessa inovação tecnológica.

Viviane: O Diones teve uma disciplina sobre tecnologia móvel no curso de pós-graduação que cursou em 2015/2016, daí surgiu a oportunidade de aplicar este conhecimento no desenvolvimento da plataforma da Pesquisa de Documentos também para o RS Móvel.

Blog do APERS: Sabemos que muitos programas de gerenciamento de documentos e informações são desenvolvidos por profissionais da área de tecnologia da informação sem o auxílio de arquivistas ou conhecimento da teoria arquivística. A partir da parceria entre profissionais da PROCERGS e do APERS, quais dicas vocês podem dar aos profissionais da tecnologia da informação ao desenvolverem sistemas com essa finalidade?

Diones: A área de arquivística é uma área muito rica e o desenvolvimento de soluções para a mesma e requer muito suporte, informações e ajuda de profissionais dessa área, a fim de entregarmos um sistema de suporte eficiente aos conceitos de arquivologia, tão importante para a manutenção da história da sociedade.

Viviane: No processo de informatização de toda atividade/negócio é essencial a parceria entre profissionais de informática e de quem detém o conhecimento, para a excelência no resultado final.

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Sistema AAP: há 10 anos facilitando o gerenciamento do patrimônio documental do RS

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AAP logo

    No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP! O Sistema AAP foi concebido a partir de uma parceria entre as equipes do Arquivo Público do RS e da Companhia de Processamento de Dados do RS – Procergs, para atender a necessidade de gerenciamento do patrimônio documental custodiado pelo Arquivo.

    Para tanto, as equipes iniciaram o trabalho de planejamento e implementação do sistema anos antes, uma vez que tanto o APERS precisava sistematizar seus procedimentos, quanto a equipe da Procergs tinha de compreender conceitos e necessidades específicas do campo da Arquivologia. Por não existir no mercado um sistema que atendessem às funcionalidades demandadas, o sistema AAP foi desenvolvido na sua totalidade tendo por base a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G). Para saber mais sobre as características técnicas do sistema clique aqui.

    Em 16 de maio de 2005 começaram a ser cadastrados no sistema os primeiros dados básicos dos itens documentais custodiados pelo APERS, com isso podemos localizar rapidamente os documentos para sua disponibilização aos usuários. Atualmente possuímos cadastrados no sistema dados de 620.315 itens documentais, sendo que temos os dados e a disponibilização das imagens de 30 mil documentos. Estes referem-se as Cartas de Liberdade do período da escravidão no RS, 1763 a 1888, que foram contempladas pelo projeto “Documentos da Escravidão no Rio Grande do Sul” (para saber mais clique aqui).

    No último dia 16 completou 10 anos do primeiro atendimento registrado via sistema AAP, isso significa maior controle e confiabilidade na disponibilização dos documentos custodiados pelo Arquivo Público do RS. O sistema possibilita identificar a localização dos documentos, os usuários e os atendimentos realizados e contribui significativamente para a preservação dos acervos, uma vez que reduz a quantidade de manuseio dos mesmos.

    A inserção dos dados dos itens documentais permanentes no sistema AAP requer um preparo anterior, que demanda recursos humanos, financeiros e tempo. Assim, nossas equipes trabalham continuamente para que os dados dos acervos custodiados pelo APERS sejam disponibilizados via sistema.

Participação em curso de Descrição arquivística

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Renata e Profª Drª Dunia

Renata e Profª Drª Dunia

   A arquivista do APERS Renata Pacheco de Vasconcellos participou, nos dias 15 e 16 deste mês, do curso “Las nuevas tendencias de la descripción archivística y su normalización”, promovido pelo Curso de Arquivologia, na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).

  O curso teve como ministrante a Professora Dra. Dunia Llanes Padrón, da Universidad de la Habana/Cuba, que explanou sobre a normalização da descrição arquivística – conceitos e evolução; os processos nacionais e internacionais de descrição e sobre as normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) seus princípios, finalidades, estruturas e aplicação nos acervos.

   O conhecimento das normas de descrição arquivística é importante para que o APERS prossiga com as atividades de descrição em seus acervos.

    Para acessar a apresentação do curso clique aqui.

Mês do Arquivista: Aerta Grazzioli Moscon

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Aerta Grazzioli Moscon, 47 anos, natural de Santa Maria/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1987 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora ela nos contará um pouco de sua experiência, confira!

     Quando estava no 3° ano de Ensino Médio fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado para a área de Ciências Humanas, então prestei vestibular para Arquivologia na UFSM e História em uma universidade privada de Santa Maria. Fui aprovada nos dois e optei por Arquivologia. Minha primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Izabel Schirmer Richter), ela era bem empolgada, eu adorei! Deslumbrei-me pelo Curso, identifiquei-me, nunca pensei em desistir! Sempre participava das viagens para congressos, visitas… A primeira vez que vim ao Arquivo Público lembro que fiquei fascinada pelas escadarias, pelo piso, pela quantidade de documentos, tirei fotos… e pensei: “Eu quero trabalhar aqui!”.

    Minha formatura foi em 1987 e no ano seguinte fiz especialização em arquivos médicos, também pela UFSM. Enquanto acadêmica fiz estágios em arquivos médicos e meu estágio curricular foi no Hospital Regional de Chapecó. Foi bem legal porque o Hospital era novo, fomos eu e minha colega que estruturamos o arquivo! Fiz alguns concursos, mas não cheguei a ser chamada… Trabalhei em um censo do IBGE, ia às casas aplicar os questionários, eu gostava! Em 1991 prestei o concurso para o Estado, meu único concurso na área de arquivo, fui nomeada em maio de 1992, logo entrei em licença gestante, retornando em setembro.

     A forma como os arquivistas do concurso de 1991 e os do concurso de 2010 entraram foi bem semelhante. Em ambos foram vários nomeados para o Arquivo e quando entramos em exercício não tinha muito direcionamento do que fazer, não havia preparação para receber tantos servidores novos. O decreto do SIARQ/RS é de 1989 e foi em função disso que os arquivistas ingressaram no Estado através de concurso. Anterior ao concurso tinha algumas arquivistas nomeadas como Cargo em Comissão na gestão do Rossato (Carlos Aléssio Rossato). Foi essa equipe a responsável pela elaboração das bases do SIARQ/RS e dentro da conjuntura da época fizeram um bom trabalho.

     Quando entrei em exercício já estavam fazendo o levantamento documental nas Secretarias, a partir deste levantamento seria feito a tabela de temporalidade do Estado. Ao retornar da licença maternidade o levantamento documental já estava em fase final, fui designada para montar a tabela de temporalidade. Naquela época o Arquivo tinha dois computadores, dois! Então eu ficava na sala de informática montando a tabela. Hoje refletindo sobre isso penso: “Uma pessoa que de experiência profissional só tinha estágios em arquivos médicos, ficou responsável por montar a tabela de temporalidade do Estado. Que insanidade!” A ideia de criar uma tabela única foi concretizada em 2008.

     Depois disso os técnicos científicos, que não estavam em função de chefia, foram divididos em três equipes: uma responsável por pesquisar a história administrativa do Estado, outra responsável pela preservação do acervo e outra por elaborar um instrumento para o acervo do Poder Judiciário, eu fiquei nessa. Para isso nós líamos os processos e elaborávamos um resumo. Esse trabalho resultou num catálogo, Cadastro de Processos, que é consultado até hoje. Eu penso que estes trabalhos foram válidos, são úteis até hoje.

     Concluídos esses trabalhos as equipes foram novamente divididas, mas agora em consonância com algumas funções arquivísticas: avaliação, descrição e preservação. Eu compunha a equipe de descrição, a qual produziu o Mapeamento do Judiciário por Município (conhecido como “Mapeamento Azul”). Para isto realizamos um levantamento no acervo, olhávamos nas estantes as Varas e o que tinha nos maços, as tipologias. Não olhamos o que tinha documento a documento porque na época optamos por proceder dessa forma para termos um instrumento em menos tempo, assim esse mapeamento apresenta algumas falhas. Depois disso fiquei afastada por dois anos em licença interesse.

     Ao retornar passei a integrar a equipe de avaliação por quatro anos. Participei da elaboração de alguns planos de classificação e tabela de temporalidade de algumas Secretarias, mas tudo demanda. Nesse período também participei da organização do acervo dos Tabelionatos, que foi um trabalho bastante exaustivo que se estendeu por alguns anos. Esse trabalho foi demandado em decorrência da reforma dos prédios I e II. Para a elaboração do índice dos tabelionatos foi realizado o levantamento por unidade documental, foi um trabalho interessante, um desafio. Tivemos que estudar toda a estrutura dos Tabelionatos, seu funcionamento, para organizá-los respeitando o princípio da proveniência. Isso foi bom, pois da forma como estava antes, classificado por municípios, os Tabelionatos foram emancipados junto com os municípios, um exemplo disso é que em determinadas ocasiões tínhamos um documento do município de Agudo, mas que na verdade ele era de Cachoeira do Sul, antes da emancipação.

   Para execução deste trabalho, pela primeira vez arquivistas e historiadores desenvolveram um projeto em conjunto no APERS. O estudo administrativo dos municípios resultou no índice e na ISAD(G) dos Tabelionatos. Outro acervo que eu gostei de trabalhar, que ficou de acordo com a teoria arquivística, foi o da Supervisão de Ordem Política e Social – SOPS/RS, que infelizmente depois de organizado, por meio do Decreto 39.680/99, foi transferido para o Memorial do RS.

     Depois disso, em 2003, assumi a chefia da DIDOC. Foi um desafio! Eu já estava aqui há 12 anos, tinha ficado afastada por dois, e pouco conhecia do Arquivo. Quando fui convidada eu disse que iria tentar, mas não sabia se ia conseguir. A diretora disse que eu podia contar com ela sempre “Tudo que tu precisares venha falar comigo porque eu conheço o acervo, o Arquivo”. E realmente conhecia. Ela fazia busca, guardava a documentação no acervo…, trabalhou em todas as estâncias do Arquivo, tem uma bagagem. Hoje eu posso dizer que conheço também, mas no momento que assumi não tinha muita noção. O meu maior medo era que um servidor ou pesquisador me solicitasse algo e eu não soubesse… Eu penso que para ser um coordenador tu tens que conhecer, ter domínio para saber orientar tua equipe e os usuários. Tive dificuldade, mas consegui, acho que me sai bem!

   Durante o período que fiquei na DIDOC tivemos conquistas: implantamos o teleatendimento, iniciamos a informatização do acervo e mudamos a forma de atendimento ao pesquisador. Nessa época estávamos reorganizando o acervo então eu procurava entrevistar os pesquisadores para ajudá-los a filtrar suas demandas. Assim auxiliava a identificar quais documentos deveria pesquisar e eu já tinha um levantamento do que ele iria pedir, antevendo as suas solicitações e os possíveis problemas de localização.

     O teleatendimento foi entre 2004 e 2005… Necessitávamos normatizar, qualificar e padronizar o nosso atendimento, e reduzir o prazo para entrega dos documentos. Para isso contamos com o apoio da equipe do DEORG para estruturar o fluxo das atividades da Divisão de Documentação. Também fizemos uma ampla campanha de divulgação nos ônibus de Porto Alegre e região metropolitana, TRENSURB, Tudo Fácil, SINE, e outros órgãos que faziam solicitações de documentos do Registro Civil. A aceitação foi boa. Teve um ano que participamos do “Ação Global” na Restinga. Foi muito gratificante, pois das solicitações de certidões mil foram localizadas e atendidas.

     Começamos a planejar a informatização do acervo em 2003, sendo a implantação do Sistema AAP em 2005. Diria que foi o projeto com o qual mais me identifiquei. Sempre falo que o pesquisador não tem que chegar aqui e dizer a localização do documento, e sim nós darmos o documento para ele. E com a informatização eu acredito que estamos conseguindo isso; hoje pela internet é possível realizar uma consulta e ver que documentos têm, para então solicitá-lo. O sistema AAP é um grande banco de dados onde é possível descrever a documentação e também anexá-la. Penso que esse foi um dos grandes projetos desenvolvidos pela equipe do Arquivo, foi um grande ganho. Até pensamos em colocar as referências de acordo com as fichas para ser mais rápidos, porém percebemos que isso seria impraticável, que era necessário checar os itens documentais antes. Elaboramos o sistema com base na ISAD(G), que era referência na época, em conjunto com a PROCERGS. O sistema foi pensado para servir aos usuários, então quando fomos decidir que acervos inserir primeiro, optamos pelos que eram mais consultados e que ainda não tinham instrumento de busca. Começamos pelos processos de habilitação para casamento.

   Claro que a mudança para o sistema causou alguns problemas, pois alguns pesquisadores possuem índices próprios e tem por costume solicitar o documento já com suas referências. Mas tem que ficar claro que o pesquisador tem que solicitar a informação e nós temos que localizar o documento que a contem, é nossa obrigação. Além disso, tínhamos problemas com os processos de habilitação para casamento, eles estavam organizados por municípios, emancipados e não por proveniência. E os pesquisadores são pessoas esclarecidas, então eles questionavam “como tem um documento de Agudo, se nesse período ela pertencia a Cachoeira do Sul?”. Tudo isso foi reorganizado no processo de informatização.

     Atualmente desenvolvo um trabalho muito legal! Coordeno o projeto “Documentos da escravidão: preservação das cartas de liberdade”, patrocinado pela Petrobrás através da Associação dos Amigos – AAAP. Eu acompanho esse projeto desde o início e é gratificante quando participamos de algo desde o início! O projeto tem duração de um ano, e a contra partida do Estado é a disponibilização dos documentos para o trabalho, infraestrutura, coordenação do projeto, acesso ao sistema AAP e a disponibilização no portal do Arquivo após a conclusão. Estamos com um bom andamento, o trabalho é executado por uma equipe de estagiários.

     Eu me sinto realizada enquanto arquivista, gosto da Instituição em que trabalho, apesar de discordar de algumas atitudes. Questiono-me bastante sobre o andamento das coisas, se poderia ter feito mais… A estrutura do serviço público é complicada, muitas vezes dependemos de outras pessoas, é preciso ser persistente, questionar… O difícil me fascina, mas nem todos pensam assim, por isso que na esfera pública tudo é lento ou estagnado.

     Enquanto servidora do Arquivo muitos acontecimentos me marcaram: a reforma do Arquivo, participei das comemorações aos 100 anos, organização da SOPS e Tabelionatos… Sinto orgulho de trabalhar aqui, foi um sonho realizado. Quando não estou no Arquivo, gosto de ler bons livros, assistir filmes, fazer tricô, compras… adoro sapatos, bolsas e relógios! Curto cuidar da minha casa, sou super família!

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