Pesquisando no Arquivo: Sugestões para o Historiador IV

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    Neste mês, a temática do Pesquisando no Arquivo é o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS). A repartição de Arquivo Público, Estatística e Biblioteca foi criada pelo decreto 876 de 8 de março de 1906, pelo então presidente do estado, Antônio Augusto Borges de Medeiros. Sua função era “adquirir e conservar, sob a classificação sistemática, todos os documentos concernentes a legislação, a administração, a história, a geografia, as artes e indústrias do Rio Grande do Sul”. Com o passar dos anos e o esgotamento de capacidade de recolhimento, o APERS passou a receber somente documentos oriundos do Poder Executivo.

   Fruto da filosofia preservacionista e do momento político do fim do XIX e início do século XX, a criação do Arquivo Público demonstrava preocupação com a guarda e conservação de documentos públicos oficiais, sob organização metódica, impedindo extravio ou perda de documentos. Para os positivistas, era também através destes documentos que se poderia escrever a história.

    Hoje, o APERS conta com um acervo de memória institucional disponível para pesquisadores que procurem saber um pouco mais da história da nossa instituição. O fundo documental do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS conta com documentos diversos, como decretos, regulamentos, processos administrativos, relatórios, pareceres, cartas, projetos técnicos, entre mais de oitenta tipologias.

Referências:

MERLO, Carmen Moreira. O palácio de papel: cem anos do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (1906-2006). Dissertação de Mestrado. Passo Fundo, 2010. Disponível em: https://arquivopublicors.files.wordpress.com/2013/04/2013-04-24-o-palacio-de-papel-cem-anos-do-apers-1906-2006-carmen-moreira-merlo.pdf. Acesso em: outubro/2016

Servidoras do APERS participam de capacitação

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2016.05.18 Servidoras do APERS participam capacitacaoNos dias 11 e 12 as servidoras do Arquivo Público do RS Clarissa Alves, Iara Machado e Viviane Portella participaram das aulas presenciais do curso para Implantação de Centro de Documentação e/ou Memória oferecido pela Escola de Governo (EG), através da Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), ministradas pela professora dra. Eliana Almeira de Souza Rezende.

O curso foi oferecido aos diversos órgãos do Poder Executivo do Estado, na modalidade semipresencial, a partir do entendimento de que centros de documentação e memória são uma das ferramentas para a preservação da memória institucional e do fortalecimento da identidade e da cultura organizacional. Além dos encontros presenciais, nesta e na próxima semana as servidoras seguirão acompanhando os encontros via web, culminando a participação com a entrega de um projeto de memória institucional, no mês de junho.

Enquanto servidoras do Arquivo Público do Estado, órgão custodiador dos documentos considerados permanentes através dos instrumentos derivados do Decreto nº 52.808/15, que reorganiza o Sistema de Arquivos do RS (SIARQ/RS), esta participação está sendo importante para qualificação, conhecimento e revisão de conceitos, e contato com a realidade da gestão documental em outros órgãos. Entendemos ser fundamental que a memória institucional do Estado do RS, retratada a partir de conjuntos documentais, seja preservada e pensada a partir da efetivação da gestão documental.

Acervo da Justiça e Pesquisa Histórica I

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Em 2014, uma equipe coordenada pela Arquivista Viviane Portella, com a participação da Historiadora Nôva Brando, iniciou os trabalhos previstos no Projeto de Organização dos Acervos da Secretaria do Interior e Exterior (1891-1947), da Secretaria do Interior e Justiça (1947-1975) e da Secretaria da Justiça (1975-1991)*.

Esses acervos foram recolhidos ao Arquivo Público do RS antes da promulgação da Instrução Normativa n° 04/09 que estabeleceu os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. Disso resultou a custódia de um acervo ainda não organizado. O Projeto de Organização desses acervos foi elaborado, portanto, com o objetivo de “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual” (Decreto n° 47.020/10). Para isso, o projeto previu a execução das seguintes etapas: (a) classificação, avaliação e ordenação do acervo – atividades em etapa de finalização; (b) indexação do acervo permanente no sistema Administração de Arquivos Públicos – AAP; e (c) Difusão do Acervo Permanente.

Para um primeiro momento, a equipe optou por trabalhar com o acervo da Secretaria da Justiça, composto aproximadamente por 123 caixas. Decidiu também que a difusão do acervo ocorreria simultaneamente ao processo de classificação e avaliação, antes mesmo de sua indexação no AAP. Isso ocorrerá por meio de quatro postagens bimestrais no Blog do APERS nos meses de maio, julho, setembro e novembro. Para saber mais, acesse o Relatório 2014 – Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça aqui.

Para a elaboração das postagens, foram selecionados conjuntos de documentos cujo potencial de pesquisa saltou aos olhos dos envolvidos no projeto. E para essa primeira postagem, selecionamos processos de solicitação de utilidades pública e prestação de contas (relatório) de entidades que já haviam sido decretadas como de utilidade pública.

Dentre eles, encontramos um Relatório de Balanço, de 1975, das atividades da Sociedade Caritativo São José, que já possuía o título de utilidade pública. Associação civil, de caráter filantrópico e beneficente, foi fundada na cidade de Garibaldi no ano de 1904. Na década de setenta sua sede e foro estavam localizados na cidade de Caxias do Sul e estava registrada no Conselho Nacional de Serviço Social e possuía declaração de utilidade pública no âmbito federal, estadual e municipal. Conforme consta no estatuto da entidade, anexo ao processo, suas finalidades eram: promover a educação e assistência social; fundar e manter estabelecimentos de ensino, assistência social e hospitalar; incumbir-se da direção de colégios, asilos, creches, patronatos, hospitais, dispensários; cooperar na formação e na manutenção de obras de educação, hospitalares e de assistência social; fundar associações, de que participe, para alcançar os mesmos fins; mantendo para tanto uma percentagem mínima de quinze por cento de suas receitas em gratuidades a alunos, ou auxílio a pessoas carentes de recursos e na formação e especialização de professores ou enfermeiras sem distinção de cor, nacionalidade, raça, credo religioso, ideologia política ou condição social. Na declaração de seu patrimônio, constavam as seguintes informações: Casa Provincial São José (Caxias do Sul); Escola Normal São José (Caxias do Sul); Hospital Nossa Senhora da Saúde (Caxias do Sul); Colégio São José (Pelotas); Colégio São José (Garibaldi); Ginásio São José (Antonio Prado); Ambulatório São José (Pinto Bandeira); Escola São José (Flores da Cunha); Escola Santa Inês (Garibaldi); Casa Provincial São José (Lagoa Vermelha); Colégio São José (Vacaria); Hospital Nossa Senhora da Oliveira (Vacaria); Escola Santa Teresinha (Sananduva); Hospital São Francisco (Concórdia). O processo, formado por um total de 588 páginas, traz informações a respeito de cada uma das instituições que compõem a Sociedade. Para cada uma delas, muitas fotos, documentação organizacional interna, documentações sobre despesas e receitas e as atividades desenvolvidas ao longo do ano.

Localizamos também um processo de Solicitação de Declaração de Utilidade Pública, do ano de 1978, da Fundação de Educação e Cultura Sport Club Internacional. Para fundamentar a solicitação, foram anexados documentos, o histórico da instituição, as atividades que por ela estavam sendo desenvolvidas. Possuía como principal atividade a Biblioteca Zeferino Brasil, que conforme a documentação, contava com um acervo de 40 mil volumes, classificados e catalogados, acessível ao público indistintamente. Localizada no parque esportivo do Sport Club Internacional, atendia, principalmente, a zona sul da capital. No momento da solicitação, tinham como propósito reeditar todas as obras de Zeferino Brazil, além da construção de um auditório e da criação de um museu histórico. Apenso ao processo, encontramos Atestado da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Certidão do Cartório Especial e Estatutos da FECI; Ata do Conselho de Administração da FECI; Atestado de Gratuidade de Cargo; Certificado do Conselho Estadual de Cultura, Regimento Interno da Biblioteca Zeferino Brazil; Movimento de consultas; doações de livros pela FECI; crônicas e notícias sobre a biblioteca; fotos da biblioteca e da oficina de encadernação; registros das novas instalações da biblioteca; conferências, lançamentos de livros editados e visitas; projeto do museu histórico.

Assim como no primeiro caso, também identificamos o Processo de Utilidade Pública – Relatório e Balanço – da Sociedade Caritativo São José enviado à Secretária de Justiça no ano de 1979. Localizada em Porto Alegre, a Sociedade São José foi criada por desmembramento da Sociedade Caritativo-Literária São José de Caxias do Sul. Com as mesmas finalidades registradas, identificamos a informação de que era mantenedora de seis escolas, dentre elas o Colégio Sevigne em Porto Alegre, além de um hospital em Veranópolis. Encontramos diversas outras informações no relatório composto por 320 páginas de documentos, dentre eles, muitas fotografias. Também mantenedora de uma escola bastante tradicional do estado, o Colégio Farroupilha, encontramos a documentação, recebida pela Secretaria no ano de 1981, da Associação Beneficente e Educacional de 1858. Fundada nesse ano por um grupo de alemães emigrados, teve como finalidade inicial prestar assistência social moral e econômica aos integrantes recém-chegados. Em 1883 iniciou suas atividades no campo da educação (ensino), sem finalidade econômica.

Por fim, deslocando um pouco da cultura e da educação para a área da saúde, localizamos um Relatório de Utilidade Pública do Hospital Moinhos de Vento protocolado na Secretaria no ano de 1980, referente as atividades do ano anterior. Nele encontramos informações sobre construção do ambulatório, sobre a escola de 2º grau e os cursos técnicos que eram oferecidos, atividades científicas, treinamento e aperfeiçoamento, aquisição de máquinas, equipamentos e aparelhos, balanço de resultados.

Esses foram apenas alguns exemplos dos vários processos que dizem respeito à concessão da Declaração de Utilidade Pública, que compõem o Acervo da Secretaria da Justiça. Manuseando a documentação, composta por diversas tipos e formatos de registros, podemos perceber o forte potencial que possui para pesquisas tais como a educação (projetos pedagógicos, organização escolar, currículo) relação público-privado na oferta de serviços e garantias de direitos à população (filantropia, isenções fiscais, gratuidades, bolsas) no decorrer das últimas décadas.

Essa é apenas uma pequena amostra do potencial de uma parcela de toda a documentação que compõe o Acervo da Secretária da Justiça. Em julho, mais novidades por aqui.

*Acervo em tratamento técnico.

Relatórios 2014 – DIPEP: Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça

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O projeto de organização dos acervos das Secretarias da Justiça compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual.

Doc em processamento tecnico (2)

Documentos sendo higienizados antes do manuseio

Com isso, este projeto tem por objetivo o cumprimento do Decreto n° 47.020/10, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado, o qual possui entre seus objetivos “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual”. Com vistas a alcançar este objetivo, serão executados os seguintes objetivos específicos: classificação, avaliação e ordenação do acervo, indexação do acervo permanente no sistema AAP, difusão do acervo permanente visando o estimulo a pesquisa.

O projeto teve início em abril de 2014 com a pesquisa sobre a evolução administrativa das Secretarias para a elaboração do quadro de arranjo de cada fundo que foi responsável pelas atribuições da “Justiça” do Poder Executivo, de acordo com a período abrangido pelos acervos recolhidos ao APERS (Código 08 do QA PE). Para tanto, foi realizado o mapeamento nos Diários Oficiais do Estado (DOE) do período abrangido pelas Secretarias com o intuito de localizar os atos normativos que estabelecem suas atribuições e estrutura organizacional. Porém, poucos registros foram encontrados, o que dificulta a definição do quadro de arranjo destes fundos, o qual encontra-se em fase de estudo.

Concomitante a esta pesquisa foi realizada a mudança de 2.498 caixas e maços de documentos do andar térreo do Prédio 2 para o 2º andar do Prédio 3. Também foram realocadas 1.236 caixas e maços do período de 1947 a 1960, que estavam dispersos no andar térreo do Prédio 2. Ressalta-se que a mudança exigiu o planejamento técnico e muito esforço físico da equipe, na época composta por uma historiadora, uma arquivista e um estagiário. A mudança ocorreu durante 4 dias e contou com a participação de 8 terceirizados lotados no setor de mudanças da SARH. No Prédio 2, os acervos foram divididos conforme o fundo e ordenados de acordo com o ano de identificação das caixas.

Doc em processamento tecnico (3)

Processo de classificação e avaliação

O acervo da Secretaria da Justiça, do período de 1975 – 1991, é o primeiro que está sendo trabalhado. Optou-se por este acervo, a partir da análise de seu volume documental e por ser o mais recente. Atualmente está em implementação as etapas de classificação e avaliação, contabilizando, aproximadamente 123 caixas, separadas em: guarda permanente, guarda intermediária, eliminação e interessantes. Os “interessantes” constituem-se de processos que foram classificados, mas que durante a leitura percebeu-se determinadas curiosidades e/ou características e por isso foram selecionados para apreciação da historiadora que compõe a equipe, a qual determinará o potencial histórico do documento e seu uso para a difusão do acervo.

Com a classificação e avaliação de parte deste acervo já é possível identificar as contribuições deste projeto para o desenvolvimento da gestão documental, uma vez que foram realizados diversos questionamentos quanto a classificação e a temporalidade de várias séries e subséries documentais. A partir das observações e discussões que estão surgindo com a aplicação dos instrumentos de gestão documental será possível apontar revisões e readequações necessárias para qualificação nos mesmos.

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Relatórios 2014 – DIPEP: Projeto Memória Institucional do APERS

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Proj memoria 005O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS é o departamento responsável por preservar a memória da administração estadual, detendo sob sua custódia documentos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo. Entre suas funções, é responsável por estabelecer diretrizes para a gestão, preservação e acesso aos documentos de aquivos no âmbito da administração direta estadual.

Criado em 1906, acumula documentos decorrentes de suas funções administrativas internas, de atendimento ao público e de elaboração e acompanhamento de projetos. Partindo do princípio que a finalidade do APERS é prover seus usuários de informações fidedignas, facilitando seu acesso, pensou-se em dar a seu acervo administrativo, gerado em decorrência do cumprimento de suas funções, o correto tratamento, viabilizando, a partir da execução deste projeto, meios de preservação e difusão de seu acervo institucional.

Este projeto está em andamento desde 2011, e compreende a organização de 11,04 metros lineares de documentos permanentes, 3,42 metros lineares de documentos intermediários, sendo executado em quatro etapas: classificação e avaliação, no período de janeiro a março de 2011, higienização e pequenos reparos de abril de 2011 a outubro de 2012, mapeamento do acervo de janeiro de 2012 a março de 2014, e início da indexação no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP em abril de 2014.

No ano de 2014 as atividades de mapeamento e indexação do acervo foram priorizadas, bem como a elaboração e finalização dos instrumentos de descrição do acervo. Com isto em janeiro foi publicado no site e blog institucional a descrição do fundo Arquivo Público do RS, de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, com o intuito de publicizar o acervo e despertar nos usuários o interesse em pesquisá-lo (para acessar clique aqui).

Em fevereiro, no dia 28, o edital de eliminação dos documentos deste acervo foi publicado no Diário Oficial do Estado. Como não ocorreram recursos, a documentação foi eliminada no mês de abril. No mês de abril foi concluída a revisão da primeira parte do mapeamento do acervo e iniciada a sua indexação no sistema AAP, a qual foi concluída no mês de maio e liberada para pesquisa interna no mês de junho, foram indexados 1.566 itens documentais. Tão logo o formulário de pesquisa de nosso site seja reformulado, o mesmo estará disponível para pesquisa online. Neste ano pretendemos publicar o catálogo sobre o acervo, com a descrição das unidades documentais, e concluir o projeto, disponibilizando a documentação administrativa do Arquivo Público para a pesquisa.

Relatórios 2014 – DIPEP: Descrição de acervos

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O ano de 2014 foi bastante produtivo quanto as nossas atividades de descrição de acervos, visando ampliar o acesso às informações salvaguardadas no Arquivo Público do RS. Foi dada continuidade a organização, indexação e disponibilização dos acervos do Poder Judiciário via portal institucional e a outros projetos em desenvolvimento.

No que se refere aos acervos do Poder Judiciário foram indexados no sistema AAP os fundos – Comarcas de: Bagé, Jaguari, São Martinho, Júlio de Castilhos, Porto Alegre, Santa Maria, Santana do Livramento, São Francisco de Assis, São Gabriel e Tupanciretã, totalizando 23.169 itens documentais. As Comarcas de São Gabriel, Bagé, Santana do Livramento, Júlio de Castilhos, Santa Maria, São Francisco de Assis, Jaguari, São Martinho, Tupanciretã e Porto Alegre foram disponibilizadas para consulta via portal institucional.

Quanto ao acervo do Registro Civil – Habilitações de Casamentos, em 2014, continuamos com a revisão dos dados dos itens já indexados no sistema AAP e iniciamos o processo de preparação das imagens dos documentos para indexação. A meta é indexar as imagens de 134. 806 mil processos de habilitação de casamento.

Quanto aos projetos destacamos:

  • Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil”: este projeto visa a elaboração de um catálogo seletivo sobre o acervo da Comissão Especial de Indenização, a partir da qual o Estado do RS reconheceu a responsabilidade por maus-tratos que acarretaram danos físicos e psicológicos às pessoas presas por agentes ou em órgãos públicos estaduais por motivos políticos entre os anos de 1961 a 1979. Sobre este projeto trataremos em um artigo específico.
  • Memória Institucional do APERS”: em desenvolvimento desde 2011, tem por objetivo a organização e difusão do acervo institucional do Arquivo Público do RS, está em fase de conclusão de sua etapa de indexação no sistema AAP. Sobre este projeto trataremos em um artigo específico.
  • Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história”: em desenvolvimento desde 2011, este projeto visa, inicialmente, destacar no acervo da Vara de Família e Sucessão processos que possam ser úteis à pesquisa histórica na área de história das mulheres e de gênero, a partir da elaboração de um catálogo seletivo sobre os processos que compõe tal acervo. Devido a outras ações com as quais a equipe se envolveu, em 2014 foi necessário fazer uma pausa no desenvolvimento do projeto. Entretanto, retomamos em dezembro e atualmente estamos em fase de revisão do instrumento de descrição, com previsão de publicação para março deste ano.

As atividades de descrição são morosas e requerem muito empenho de nossa equipe, muitas vezes reduzida e deslocada para outras atividades, porém acreditamos que os projetos, ora foco de atenção, são de representativa importância para que nossos usuários tenham acesso às informações aqui custodiadas.

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