APERS Entrevista: Analistas PROCERGS

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No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP (para saber mais clique aqui). Hoje entrevistamos Diones Rossetto e Viviane Hekman, analistas da Companhia de Processamento de Dados do RS – PROCERGS que atualmente são responsáveis por assessorar o Arquivo Público do RS nas demandas do sistema AAP.

2016-09-14-apers-entrevista-analistas-procergs FOTO PROCERGS

Diones Francisco Rossetto, 30 anos, é graduado em Ciência da Computação pela PUC/RS e pós-graduado em Engenharia de Software pela UNISC. É analista de Computação na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2011.

Viviane Therezinha Langone Hekman, é graduada em Processamento de Dados pela Unisinos, especialista em Análise de Sistemas pela PUC/RS e em Gestão Empresarial pela ESPM. É analista de Sistemas na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2004, quando iniciou o levantamento de requisitos para informatização do APERS.

Blog do APERS: O sistema AAP foi desenvolvido em sua totalidade pelas equipes do Arquivo Público do RS e da PROCERGS. Qual foi o maior desafio ao receber essa demanda?

Diones: Dentre os inúmeros desafios que este sistema nos apresentou, o principal deles foi desenvolver um sistema que atenda o cliente de forma plenamente satisfatória e atenda os requisitos necessários da área de arquivística.

Viviane: O maior desafio foi a normalização dos processos de indexação dos documentos, isso foi condição sine qua non para viabilizar a informatização do APERS. Para este processo houve uma imersão dos técnicos da PROCERGS e ativa participação colaborativa dos arquivistas do APERS com apoio total da Diretora da instituição, na época a Sra. Rosane Feron. Na normalização dos processos, o APERS aderiu a norma ISAD (G) e posteriormente a Nobrade. Para que fosse possível informatizar os serviços de atendimento ao público, houve normalização também dos processos de atendimento ao cidadão/pesquisador.

Blog do APERS: Para iniciar o trabalho de desenvolvimento do sistema foi necessário se apropriar de alguns conceitos e teorias que fundamentam a arquivística. O que mais chamou a sua atenção sobre essa nova área?

Diones: Toda a parte de terminologia, acervos e organização documental requereu bastante estudo e, como não possuía conhecimento prévio, foi muito interessante essa experiência.

Viviane: Foi o embasamento nos quatro pilares da arquivologia, ou seja, classificação, avaliação, descrição e preservação. Bem como o gerenciamento de políticas e ações arquivísticas, na preservação do patrimônio histórico.

Blog do APERS: Como a experiência em trabalhar com o sistema AAP colabora para que vocês pensem o acesso a informações e documentos no desenvolvimento de novos sistemas?

Diones: A experiência em trabalhar no AAP e em temas de arquivos, certamente trouxe muito mais informações sobre a forma de documentação, sobre a organização dos acervos nos arquivos, sobre história e genealogia.

Viviane: Com os resultados obtidos no uso do sistema AAP introjeta-se a importância de gerenciar e administrar documentos, aplicando os conceitos e teorias utilizados pela Arquivologia. Esses conceitos permitem às empresas públicas ou privadas maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, bem como otimizar a logística dos espaços para a guarda dos documentos, permitindo desta forma, prestarem serviços com mais eficiência e rapidez, atendendo adequadamente aos cidadãos.

Blog do APERS: Hoje em dia é bastante comum acessar serviços por aplicativos. Disponibilizar o acesso ao sistema AAP pelo aplicativo RS Móvel foi uma iniciativa de vocês, como surgiu a ideia?

Diones: A ideia surgiu devido a um trabalho que estava fazendo na disciplina da Pós-Graduação que estava cursando na época, na qual pude ter contato com o desenvolvimento de tecnologia móvel. Como o AAP não possuía tal recurso, decidimos criar essa ferramenta e adicionarmos ela ao RS Móvel, e ao mesmo tempo, permitir uma melhor experiência dos usuários do APERS durante suas pesquisas e atendimento com o uso dessa inovação tecnológica.

Viviane: O Diones teve uma disciplina sobre tecnologia móvel no curso de pós-graduação que cursou em 2015/2016, daí surgiu a oportunidade de aplicar este conhecimento no desenvolvimento da plataforma da Pesquisa de Documentos também para o RS Móvel.

Blog do APERS: Sabemos que muitos programas de gerenciamento de documentos e informações são desenvolvidos por profissionais da área de tecnologia da informação sem o auxílio de arquivistas ou conhecimento da teoria arquivística. A partir da parceria entre profissionais da PROCERGS e do APERS, quais dicas vocês podem dar aos profissionais da tecnologia da informação ao desenvolverem sistemas com essa finalidade?

Diones: A área de arquivística é uma área muito rica e o desenvolvimento de soluções para a mesma e requer muito suporte, informações e ajuda de profissionais dessa área, a fim de entregarmos um sistema de suporte eficiente aos conceitos de arquivologia, tão importante para a manutenção da história da sociedade.

Viviane: No processo de informatização de toda atividade/negócio é essencial a parceria entre profissionais de informática e de quem detém o conhecimento, para a excelência no resultado final.

Relatórios 2014 – DIPEP: Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça

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O projeto de organização dos acervos das Secretarias da Justiça compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual.

Doc em processamento tecnico (2)

Documentos sendo higienizados antes do manuseio

Com isso, este projeto tem por objetivo o cumprimento do Decreto n° 47.020/10, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado, o qual possui entre seus objetivos “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual”. Com vistas a alcançar este objetivo, serão executados os seguintes objetivos específicos: classificação, avaliação e ordenação do acervo, indexação do acervo permanente no sistema AAP, difusão do acervo permanente visando o estimulo a pesquisa.

O projeto teve início em abril de 2014 com a pesquisa sobre a evolução administrativa das Secretarias para a elaboração do quadro de arranjo de cada fundo que foi responsável pelas atribuições da “Justiça” do Poder Executivo, de acordo com a período abrangido pelos acervos recolhidos ao APERS (Código 08 do QA PE). Para tanto, foi realizado o mapeamento nos Diários Oficiais do Estado (DOE) do período abrangido pelas Secretarias com o intuito de localizar os atos normativos que estabelecem suas atribuições e estrutura organizacional. Porém, poucos registros foram encontrados, o que dificulta a definição do quadro de arranjo destes fundos, o qual encontra-se em fase de estudo.

Concomitante a esta pesquisa foi realizada a mudança de 2.498 caixas e maços de documentos do andar térreo do Prédio 2 para o 2º andar do Prédio 3. Também foram realocadas 1.236 caixas e maços do período de 1947 a 1960, que estavam dispersos no andar térreo do Prédio 2. Ressalta-se que a mudança exigiu o planejamento técnico e muito esforço físico da equipe, na época composta por uma historiadora, uma arquivista e um estagiário. A mudança ocorreu durante 4 dias e contou com a participação de 8 terceirizados lotados no setor de mudanças da SARH. No Prédio 2, os acervos foram divididos conforme o fundo e ordenados de acordo com o ano de identificação das caixas.

Doc em processamento tecnico (3)

Processo de classificação e avaliação

O acervo da Secretaria da Justiça, do período de 1975 – 1991, é o primeiro que está sendo trabalhado. Optou-se por este acervo, a partir da análise de seu volume documental e por ser o mais recente. Atualmente está em implementação as etapas de classificação e avaliação, contabilizando, aproximadamente 123 caixas, separadas em: guarda permanente, guarda intermediária, eliminação e interessantes. Os “interessantes” constituem-se de processos que foram classificados, mas que durante a leitura percebeu-se determinadas curiosidades e/ou características e por isso foram selecionados para apreciação da historiadora que compõe a equipe, a qual determinará o potencial histórico do documento e seu uso para a difusão do acervo.

Com a classificação e avaliação de parte deste acervo já é possível identificar as contribuições deste projeto para o desenvolvimento da gestão documental, uma vez que foram realizados diversos questionamentos quanto a classificação e a temporalidade de várias séries e subséries documentais. A partir das observações e discussões que estão surgindo com a aplicação dos instrumentos de gestão documental será possível apontar revisões e readequações necessárias para qualificação nos mesmos.

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Relatórios 2014 – DIPEP: Projeto Memória Institucional do APERS

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Proj memoria 005O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS é o departamento responsável por preservar a memória da administração estadual, detendo sob sua custódia documentos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo. Entre suas funções, é responsável por estabelecer diretrizes para a gestão, preservação e acesso aos documentos de aquivos no âmbito da administração direta estadual.

Criado em 1906, acumula documentos decorrentes de suas funções administrativas internas, de atendimento ao público e de elaboração e acompanhamento de projetos. Partindo do princípio que a finalidade do APERS é prover seus usuários de informações fidedignas, facilitando seu acesso, pensou-se em dar a seu acervo administrativo, gerado em decorrência do cumprimento de suas funções, o correto tratamento, viabilizando, a partir da execução deste projeto, meios de preservação e difusão de seu acervo institucional.

Este projeto está em andamento desde 2011, e compreende a organização de 11,04 metros lineares de documentos permanentes, 3,42 metros lineares de documentos intermediários, sendo executado em quatro etapas: classificação e avaliação, no período de janeiro a março de 2011, higienização e pequenos reparos de abril de 2011 a outubro de 2012, mapeamento do acervo de janeiro de 2012 a março de 2014, e início da indexação no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP em abril de 2014.

No ano de 2014 as atividades de mapeamento e indexação do acervo foram priorizadas, bem como a elaboração e finalização dos instrumentos de descrição do acervo. Com isto em janeiro foi publicado no site e blog institucional a descrição do fundo Arquivo Público do RS, de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, com o intuito de publicizar o acervo e despertar nos usuários o interesse em pesquisá-lo (para acessar clique aqui).

Em fevereiro, no dia 28, o edital de eliminação dos documentos deste acervo foi publicado no Diário Oficial do Estado. Como não ocorreram recursos, a documentação foi eliminada no mês de abril. No mês de abril foi concluída a revisão da primeira parte do mapeamento do acervo e iniciada a sua indexação no sistema AAP, a qual foi concluída no mês de maio e liberada para pesquisa interna no mês de junho, foram indexados 1.566 itens documentais. Tão logo o formulário de pesquisa de nosso site seja reformulado, o mesmo estará disponível para pesquisa online. Neste ano pretendemos publicar o catálogo sobre o acervo, com a descrição das unidades documentais, e concluir o projeto, disponibilizando a documentação administrativa do Arquivo Público para a pesquisa.

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