Atividades SIARQ/RS – Agosto 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 09: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pagamento de Pessoal Secretaria da Fazenda, prestando assessoria em gestão documental, sobre guarda, prazos e destinação de documentos. Estiveram reunidos Maurício Almeida da Silveira e Carmen Karina Garcia Paiva (SEFAZ); Iara Gomide, Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dias 09, 16 e 23: os arquivistas Jonas Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 09 e 16 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 10, 18, 25 e 31: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio Lopes estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dias 10 e 24: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 15: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) participando de reunião, orientando quanto a definições de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Aline Druzina, Mario Sérgio Alves, Yasmine Trindade, Livia Job, Bianka Maduell (DAER), Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Kneipp Fernandes, estiveram em reunião no Tribunal de Contas do Estado (TCE), com o objetivo de orientar Grupo de Trabalho formado por servidores do TCE que estão elaborando os instrumentos de gestão documental. Representando o TCE André Dietrich, Denise Wilhelms Ventura, José Luís Riegel de Brito, Fabiola Ferreira Oliveira, Giovana Villanova Maciel, Michael Abreu Ribeiro, Luiz Carlos Martins Larratéa.

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE) para retomarem as assessorias à implantação da gestão documental na DPE. Reuniram-se Ana Cristina Wachter (DPE), Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dia 28: os arquivistas do APERS estiveram em reunião no Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul (DETRAN/RS) para tratarem sobre a definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Elissa Schweitzer, Karina de Aguiar Barreda, Nina Paula Margarites Lima, Rosana Herminia Della Pace (DETRAN/RS), Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 31: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua primeira eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 41,89 metros lineares de documentação, referente a documentos de controle de frequência e exames de seleção, cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 07 do DOE de 26 de junho de 2017. O total do acervo em que está sendo feita a gestão documental é de aproximadamente 300 metros lineares e a equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.

 

    Em agosto, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

APERS na 1ª Semana Nacional de Arquivos

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Entre 5 e 10 de junho aconteceu a I Semana Nacional de Arquivos, promovido pelo Arquivo Nacional e a Fundação Casa de Rui Barbosa.

A Semana Nacional de Arquivos, inspirada na Noite dos Museus teve como finalidade abrir os arquivos para a cultura e divulgar o trabalho desenvolvido nas instituições arquivísticas e centros de memória e documentação de todo país. O evento ocorreu na Semana em que se celebra o Dia Internacional dos Arquivos, 9 de junho e reuniu mais de 100 instituições culturais em todo país, com programação diversa.

A Semana foi movimentada no APERS – Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, com o relançamento do Guia Arquitetônico de Porto Alegre, de autoria de Rodrigo Poltosi e Vlademir Roman, na noite do dia 08 de junho. A sessão de autógrafos foi precedida de palestra sobre o contexto histórico e a concepção que norteou a construção do Prédio I, resgatando aspectos importantes do entorno urbanístico, como a Praça da Matriz, Catedral e Capela do Divino, Palácio do Governo e Auditório Araújo Viana.

A seguir foi apresentado o Guia, publicado pela Editora Escritos, que reúne 100 fotos e apresenta uma visão geral do patrimônio arquitetônico, paisagístico e urbano da nossa Capital com um registro dos exemplos mais representativos que ilustram a evolução da cidade desde suas origens até a atualidade.

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Na sexta-feira, dia 09 à tarde houve o Encontro dos Arquivistas, onde os servidores se reuniram para conversar sobre as atividades em andamento do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) desenvolvidas no APERS..

Após, a apresentação de Quarteto de Violoncelo de alunas da Escola de Música da OSPA. As jovens, entre 11 e 25 anos, encantaram os presentes com interpretações de Piazzolla e Mahler entre outros.

O Conservatório Pablo Komlós – Escola de Música da OSPA é referência de qualidade no ensino musical no RS. A Escola é gratuita e tem como público alvo crianças e jovens entre 8 e 25 anos. Trata-se da única instituição de ensino voltada a formação de músicos de orquestra no Estado, oferecendo a estudantes de baixa renda a oportunidade de profissionalização na área.

O atual Diretor do Conservatório é o clarinetista Diego Grendene de Souza, músico da OSPA. Os contatos com a Escola podem ser feitos através do telefone: (51) 3228-6737 ou escolademusica.ospa@gmail.com.

Também na Semana houve diversas visitas guiadas que oportunizaram o conhecimento do acervo, bem como as particularidades relativas a salvaguarda de documentos e história do conjunto arquitetônico do APERS tombado pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico do Estado (IPHAE) em 1991. As visitas guiadas são realizadas semanalmente e podem ser agendadas através do e-mail visitas@smarh.rs.gov.br.

Os eventos realizados no APERS afirmaram esta Instituição como uma das mais importantes de nosso Estado na divulgação da memória, influindo diretamente na formação de uma consciência cidadã voltada à preservação documental e cultural. Clique aqui para ver as fotos dos eventos.

APERS participará da 1ª Semana Nacional de Arquivos

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    Vem aí a 1ª Semana Nacional de Arquivos, evento organizado pelo Arquivo Nacional e a Fundação Casa de Rui Barbosa, que acontecerá entre os dias 5 a 10 de junho de 2017, semana escolhida em comemoração ao Dia Internacional dos Arquivos: 9 de junho.

    Conforme divulgado, através dessa iniciativa, as instituições arquivísticas, centros de memória e documentação e demais entidades que abrigam serviços de arquivos do Brasil, podem participar promovendo eventos a fim de atrair público variado. A ideia dos organizadores é abrir os arquivos para a sociedade e divulgar o trabalho de salvaguarda do patrimônio documental desenvolvido no país.

    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) também participará da 1ª Semana Nacional de Arquivos com eventos diversificados, oferecendo visitas guiadas, relançamento do Guia de arquitetura de Porto Alegre com exposição fotográfica e palestra, Encontro de arquivistas e apresentação da escola da Orquestra Sinfônica de Porto Alegre (OSPA). Confira a nossa programação e participe:

    Para acompanhar todos os participantes e eventos da 1ª Semana Nacional de Arquivos, clique aqui.

Realizado evento de lançamento do livro “Primitivos Digitais: uma abordagem arquivística” no APERS

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     O Arquivo Público do Estado, em parceria com a Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, promoveu na última quinta-feira, dia 03, o lançamento do livro “Primitivos Digitais: uma abordagem arquivística” de Charlley Luz.

   O evento iniciou com uma palestra de Charlley, que contou com a participação do professor do Curso de Arquivologia da UFRGS Moisés Rockembach, onde abordaram conteúdos do livro, reflexões sobre teorias arquivísticas, as novas tecnologias do mundo da informação e as plataformas digitais.

     Ao final, o autor autografou exemplares do livro e o público presente pode desfrutar de um coquetel no jardim do APERS. Confira abaixo algumas imagens!

Lançamento do livro “Primitivos Digitais: uma abordagem arquivística” no APERS

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Lancamento Livro Primitivos Digitais

     No dia 03 de dezembro, quinta-feira, o Arquivo Público do Estado, em parceria com a Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, realizará o lançamento do livro “Primitivos Digitais: uma abordagem arquivística”, de Charlley Luz.

    O lançamento será composto de uma palestra sobre o tema, às 16 horas e sessão de autógrafos, às 18 horas. O APERS fica localizado na Rua Riachuelo, 1031, no Centro de Porto Alegre. Compareça!

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