Equipe do APERS celebra os 30 anos do SIARQ-RS!

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Comemoração SIARQ 30 anos

Na última sexta-feira, 28 de junho, a equipe de servidores do Arquivo Público comemorou internamente os 30 anos do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ-RS) em uma confraternização com direito a bolo e descontração, celebrando o trabalho feito a tantas mãos ao longo desses anos.

O aniversário do SIARQ ocorreu no mês de junho, mas as ações que marcam seus trinta anos seguirão, tendo como objetivo principal o lançamento de projetos para construção do novo Plano de Classificação de Documentos do Estado e para identificação e inventário de acervos históricos do Poder Executivo Estadual ainda não recolhidos ao APERS. Certamente 2019 ainda trará muitas novidades!

Arquivo Público e Associação dos Arquivistas promovem curso de classificação de documentos

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Esta semana, no auditório do Arquivo Público do Estado, será realizado o curso “Classificação de Documentos de Arquivo”. Como ministrante, o renomado professor da Universidade de Brasília, Renato Tarciso Barbosa de Souza.

Com objetivo de capacitar arquivistas e profissionais atuantes nos arquivos sobre a elaboração de políticas de gestão de documentos, especialmente sobre a necessidade de elaboração de instrumentos de gestão de documentos, tais como o Plano de Classificação.

O curso tem carga horária de 12 horas-aula e tratará os seguintes assuntos: conceito de organização de documentos de arquivo: classificação, ordenação e arquivamento; os princípios de classificação; os princípios arquivísticos envolvidos na classificação de documentos; a estrutura de classificação; os níveis de classificação; as unidades de classificação; a denominação das unidades de classificação; as relações possíveis entre os níveis de classificação; a transformação dos processos e subprocessos em uma estrutura classificatória; a validação do instrumento de classificação.

O curso é promovido através da parceria entre a Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (AARS) e o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

Mais informações sobre a Associação dos Arquivistas e seus eventos acesse a página oficial no Facebook.

 

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique aqui para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

Acervo disponível para pesquisa

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   Está disponível para pesquisa o acervo produzido e recebido em decorrência das atividades do Gabinete do Governador no período de 1994 a 2014. Composto por atas, relatórios, correspondências recebidas pelo Governador, mensagem do Governador, plano plurianual, quadro de orçamento, folhetos de divulgação, manual de identidade visual, propostas de decretos, carta de concertação, termos de cooperação e compromisso e projetos técnicos.

    O fundo encontra-se organizado em dez séries e três subséries de acordo com o Plano de Classificação Documental (PCD), anexo à Instrução Normativa 02/14 da SARH. São as seguintes: desenvolver cenários a partir das linhas políticas propostas e existentes; definir diretrizes para elaboração de políticas públicas através do plano plurianual; desenvolver políticas para atrair recursos e fomentar novos investimentos; implantar e gerenciar programas e projetos; orientar, coordenar e elaborar o orçamento do Estado; acompanhar a execução financeira e operacional do Estado; emitir e analisar atos normativos e ordinatórios; fiscalizar a arrecadação e aplicação dos recursos orçamentários/financeiros; implementar e coordenar campanhas e eventos institucionais; elaborar, distribuir e acompanhar as informações referentes às ações governamentais. Para acessar a descrição do fundo e o resumo do conteúdo dos documentos, clique aqui.

    Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@planejamento.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Relatórios 2015 – DIPEP: Sistema de Arquivos do Estado do RS

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SIARQ RS

     Em 2015, a Divisão de Pesquisas e Projetos – DIPEP esteve focada e dedicada à ações que envolvem o Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, cujo Órgão Gestor é o Arquivo Público do RS. O SIARQ/RS tem como objetivos proteger, preservar, regular o acesso, zelar pelo cumprimentos da legislação referentes à documentação arquivística pública; normatizar o uso de tecnologias que envolvem a gestão documental.

     Durante o ano os servidores desempenharam diversas atividades relacionadas ao Sistema, buscando: a implementação e continuidade da gestão documental do Poder Executivo Estadual, atualização da legislação gaúcha, participação ativa em comitês e grupos de trabalho, em especial sobre o Sistema PROA. Confira a primeira parte do relatório da DIPEP!

  • Assessoria técnica (via expediente administrativo, e-mails e telefone): durante o ano os órgãos contatam o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, análise pelos técnicos e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2015 foram recebidos 63 e-mails de diferentes órgãos do Poder Executivo e também Municipais, como: Brigada Militar (BM), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Polícia Civil (PC), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Fundação Municipal de Arte e Cultura de Gravataí (FUNDARC) e Prefeitura Municipal de Esteio.
  • Reuniões de assessoria técnica: objetivando maior proximidade aos órgãos executivos que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, em 2015 os servidores da DIPEP atuaram amplamente em reuniões de assessoria técnica, sendo que, com alguns destes órgãos, desenvolveram uma agenda periódica de atendimento. Durante o ano foram realizadas 67 reuniões com os órgãos: Brigada Militar, Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS),  Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), Fundação Estadual de Pesquisa Agropecuária (FEPAGRO), Fundação de Proteção Especial (FPE), Instituto Geral de Perícias (IGP), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Ministério da Saúde, Parque Zoológico, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima – DECA), PGE, Prefeitura Municipal de Gravataí, Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Secretaria da Educação (SEDUC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), Secretaria Estadual da Saúde (SES – Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais – DCHE, Hospital Colônia Itapuã – HCI, Farmácia de Medicamentos Especiais – FME, Secretaria-Geral de Governo (SGG), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH – DIPRO, DIVAN, DMEST, DEORG e DEAPE) e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
  • Comitê Consultivo do SIARQ/RS: em 2015 o Comitê Consultivo teve nova composição designada (Portaria nº 101/2015) e a partir de então foram realizadas 4 reuniões no Arquivo Público do RS. Durante os encontros foram pautas de trabalho: a revisão do Decreto nº 47.022/2010 – que reorganiza o SIARQ/RS; inclusive com uma consulta pública, realizada pelo APERS, para receber contribuições; reunião com os arquivistas do Estado para verificar as alterações propostas, que resultaram na minuta de decreto que posteriormente o Comitê Consultivo avaliou e aprovou. Após tramitação do processo administrativo, o novo decreto foi publicado em dezembro no Diário Oficial do Estado: Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015. Também esteve em pauta a metodologia que o SIARQ/RS, enquanto integrante do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, iria adotar para reestruturar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos; o estudo e aprovação de alterações no PCD e TTD demandadas por órgãos do Poder Executivo, como: Secretaria da Fazenda, Procuradoria-Geral do Estado, Polícia Civil e Departamento Estadual de Trânsito. O Comitê Consultivo iniciou as tratativas sobre estudo de corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual e, na última reunião, propuseram pautas e cronograma de reuniões para 2016.
  • Encontros dos Arquivistas: Com a nova direção do APERS foram retomadas as reuniões com os arquivistas do Poder Executivo Estadual, chamado Encontros dos Arquivistas, cujo objetivo é a interação dos servidores, trocas de experiências sobre assuntos relacionados à gestão documental, legislação arquivística e novas tecnologias. Durante o ano de 2015 foram realizados 4 encontros no Arquivo Público, com a participação, em média, de 22 arquivistas por reunião. Os assuntos debatidos foram: Plano de Ação das atividades do SIARQ/RS, atividades desenvolvidas pelos arquivistas em seus locais de trabalho, revisão do Decreto 47.022, Sistema PROA com apresentações sobre: implantação e classificação documental; metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e, acesso ao ambiente de treinamento para navegação no sistema.

    Aos interessados em contatar o SIARQ/RS para tratar sobre gestão documental, implementação dos instrumentos arquivísticos, colocamo-nos à disposição! Nossos contatos: e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

     Na próxima semana publicaremos um relatório específico sobre a participação do Arquivo Público do RS nas atividades do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, que consiste na participação do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, nos treinamentos da Sala de Gestão PROA e classificação de assuntos e tipos de assuntos no sistema.

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Reunião do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

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2015.02.25 SIARQRS

No dia nove (09) de setembro, o Arquivo Público do Estado recebeu os novos representantes do Comitê Consultivo do Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ/RS) nomeados pela Portaria nº 101/2015 (clique para acessar).

A primeira reunião contou com a presença de 13 componentes dos diferentes órgãos representados no SIARQ que se apresentaram e após receberam os atos normativos deste Comitê.

A reunião teve como pauta:

  • a revisão do Decreto nº 47.022/2010, o qual o APERS realizou uma consulta pública em julho para receber contribuições, assim como reuniu os arquivistas do Estado em agosto para avaliar as alterações e proposições, resultando numa minuta que o Comitê Consultivo deverá avaliar e aprovar.
  • a metodologia que o APERS, enquanto Órgão Gestor e representante do SIARQ no Comitê do PROA (Processo Administrativo Eletrônico), vai adotar para a reestruturação do Plano de Classificação de Documentos, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos.

As reuniões do Comitê Consultivo serão mensais, sendo que a próxima está agendada para o dia 29 de setembro de 2015.

Conheça os atos legais que normatizam o Comitê Consultivo (clique para acessar):

Decreto 47.022/2010 – Reorganiza o SIARQ/RS

Regimento Interno do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

SIARQ/RS atuando na SMARH

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     Na tarde de sexta-feira, dia 12, arquivistas da Divisão de Pesquisas e Projetos (DIPEP/APERS) e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM) estiveram reunidos na SMARH, enquanto órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

     A visita técnica serviu para dirimir dúvidas quanto à classificação, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, de expedientes administrativos gerados pela Secretaria, que puderam ser manuseados, lidos e debatidos pelos servidores.

     A atividade faz parte da atuação do SIARQ/RS junto aos órgãos do Poder Executivo, visando o cumprimento da legislação estadual referente à gestão de documentos.

     Recordando que, para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, os órgãos podem entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

2015.06.17 SIARQRS atuando na SMARH

Arquivistas: Maria Cristina, Jonas, Daniele, Iara, Marta, Renata e Silvia

Relatórios 2014 – DIPEP: SIARQ/RS

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2015.02.25 SIARQRS

O Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, reorganizado pelo Decreto 47.022/10, objetiva a preservação, proteção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos órgão da administração pública estadual e tem como órgão gestor do Arquivo Público do RS. Assim, o APERS assessora os órgãos que compõem o Sistema nas atividades de implementação dos instrumentos de gestão documental e coordena as reuniões do seu Comitê Consultivo. Dentre as atividades que realizamos enquanto órgão gestor, destacamos:

  • apresentações sobre o SIARQ/RS: foram realizadas 2 apresentações na Secretaria de Meio Ambiente, sendo que uma delas se referia à nova instrução normativa, IN 02/2014, para os servidores do Protocolo e na outra oportunidade foi na Semana do Servidor Público da secretaria, sobre o SIARQ/RS.
  • respostas a questionamentos via expediente administrativo, e-mails e telefone: durante o ano de 2014 teve trâmite para o APERS se manifestar, com relação à gestão documental, 1 expediente administrativo oriundo da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), foram retornados 42 e-mails, recebidos em sua maioria pelo e-mail do SIARQ/RS, sendo aproximadamente 50 questões com conteúdos trataram de diferentes assuntos relacionados à gestão documental; questões mais simples de interpretação dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, discussão interna e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD, levadas ao Comitê Consultivo do SIARQ/RS, demandados pela: Casa Civil, Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), Companhia Rio-Grandense de Saneamento (CORSAN), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Procuradoria-Geral do Estado (PGE), Polícia Civil, Prefeitura Cachoeirinha, Prefeitura de Canoas, Prefeitura Quaraí, Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SARH), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria de Agricultura, Pecuária e Agronegócio (SEAPA), Secretaria de Segurança Pública (SSP), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
  • reuniões Comitê Consultivo: durante o ano de 2014 o Comitê Consultivo do SIARQ/RS se reuniu por quatro vezes, nos meses de maio, junho, julho e agosto. No primeiro encontro os servidores do APERS apresentaram a proposta de trabalho para o ano, aprovada pelos integrantes do Comitê Consultivo, sendo os assuntos: prazos condicionados da TTD; instruções para a Administração Indireta elaborar seus instrumentos de gestão documental; amostragem de documentos; Série 1.1.4; manual de redação/tipologia para o Estado. Nas reuniões seguintes o Comitê Consultivo elaborou e finalizou uma minuta de instrução normativa para a Administração Indireta, referente à estrutura básica para a elaboração de seus instrumentos de gestão documental, que gerou um processo administrativo. Este processo teve trâmites mas não chegou a ser finalizado, ficando pendente para análise da próxima gestão. No momento da criação da minuta, foi realizada uma reunião com arquivistas / documentalista servidores de órgãos da Administração Indireta para que pudessem se manifestar sobre o assunto. Também foram iniciados os estudos para alteração dos prazos condicionados da Subfunção 2.5 Gestão de Recursos Humanos da TTD e foi analisada a questão da Lei 9.504/1997 (que estabelece normas para as eleições) no que se refere a doação, muito comum nos órgãos que realizam a eliminação de documentos que doam o papel para instituições.
  • reuniões de assessoria técnica: foram realizadas 20 reuniões de assessoria técnica em diferentes órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado, assim como algumas prefeituras gaúchas. Os órgãos assessorados foram: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), Apoio do Gabinete (SARH), Arquivo Público Municipal de Canoas, Brigada Militar, Departamento de Administração do Patrimônio (DEAPE/SARH), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Divisão de Pessoal (DIPES/SARH), Divisão de Planejamento de Recursos Humanos (DIRHU/DEARH/SARH), Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luiz Roessler (FEPAM), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Prefeitura Municipal de Quaraí, Prefeitura Municipal de Cachoeirinha, Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), Sistema Pró-Cultura (SEDAC), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS), e Universidade Federal do Rio Grande (FURG) sobre a Superintendência do Porto do Rio Grande (SUPRG).

Colocamo-nos a disposição dos interessados em fazer parte do SIARQ/RS e implementar os instrumentos de gestão documental. Sempre que desejar, contate-nos pelo e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 04

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Explorando o SIARQRS

     Após as postagens sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, dispostos na Instrução Normativa nº 02/2014, hoje apresentamos outra normativa que instrui sobre a destinação dos documentos de valor permanente.

     Trata-se da Instrução Normativa nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS).

     A Instrução Normativa nº 04 está dividida em seis capítulos apresentando: definições de termos técnicos; responsabilidades do órgão ou entidade produtor dos documentos e do APERS; preparação dos documentos; encaminhamento ao APERS e quanto a órgãos ou entidades extintos.

     Em seu capítulo I, parágrafo único, a normativa estabelece que será entendido como recolhimento a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal estabelecida.

     Nesse sentido, Heloísa Bellotto, renomada estudiosa na área de arquivos, faz uma observação interessante acerca do enlace entre as características administrativas e permanentes dos documentos de arquivo: “[…] os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo guardados orgânica e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmos que se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao passado, já no recinto dos arquivos permanentes”. (BELLOTTO 2004, p. 23).

    Desse modo, devem ser recolhidos ao APERS os documentos classificados, avaliados e com destinação recolhimento, conforme o PCD e a TTD para a Administração Direta do Estado do Rio Grande do Sul.

     Entre as responsabilidades do órgão ou entidade produtor, destaca-se a preparação do acervo, que engloba a higienização dos documentos, e o acondicionamento, que exige um modelo de caixa específico, criado especialmente para se adequar às estantes do APERS, além de garantir a preservação dos documentos.

     Quanto ao APERS, que ao receber os acervos torna-se seu custeador definitivo; cabe preservar os documentos (através do controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, manuseio higienização e acondicionamento); descrever os documentos (conforme as Normas Nacionais de Descrição Arquivística); disponibilizar a documentação (obedecendo à legislação vigente) e desenvolver ações educativas e culturais.

     Além disso o APERS, através do núcleo de Gerenciamento de Acervos, realiza orientações ao órgão ou entidade, faz o acompanhamento das etapas e conferência dos acervos arquivísticos recolhidos.

     Por fim é importante ressaltar que através da utilização das normativas do SIARQ/RS e seus instrumentos arquivísticos, PCD e TTD, garante-se a efetivação da gestão documental na Administração Pública e, através do recolhimento, a guarda dos documentos de valor histórico e permanente.

     Para conferir outras postagens do Explorando o SIARQ/RS, clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Eliminação de Documentos

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     Nas postagens anteriores foram explicados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos arquivísticos integrantes da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014. A utilização destes instrumentos possibilita a realização de outra atividade fundamental para a gestão documental: a eliminação de documentos. Assim, na postagem de hoje, falaremos sobre os procedimentos, previstos no capítulo 3 da referida normativa, para realizar a eliminação de documentos.

     Concluídas a classificação e a avaliação documental, teremos os documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e podem ser eliminados. A partir disso pode-se dizer que existem quatro etapas para realizar a eliminação. Para ilustrar as atividades foi criado um exemplo fictício de eliminação que apresentamos no decorrer destas etapas.

     A primeira etapa consiste em registrar o que será eliminado, preenchendo a listagem no formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, Anexo III da IN 02. No cabeçalho do formulário devem ser completados os campos que servem para identificar o órgão, o ano corrente e, também, para numerar a folha. A seguir, na Listagem, consta uma tabela onde devem ser inseridas as informações sobre os documentos passíveis de eliminação. Os campos “Função”, “Subfunção”, “Série/Subsérie” e “Etapa do desenvolvimento da atividade” são os mesmos existentes na TTD, assim devem ser preenchidos com os dados resultantes da classificação e avaliação dos documentos elimináveis.

     O campo “Quantidade (em metros lineares)” serve para inserir a mensuração de cada “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade” dos documentos que serão eliminados (Para saber como mensurar em metros lineares clique aqui.). Em “Datas-limite” identifica-se o período ou o ano a que correspondem a documentação de acordo com “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade”, ressalta-se que esse dado deve ser coerente com o prazo de guarda previsto para a documentação. O campo “Dados complementares” serve para inserir observações ou informações pertinentes aos documentos. Confira o exemplo abaixo:2014.09.03 1 Listagem eliminacao

     Já a segunda etapa consiste em publicizar que o órgão está realizando a eliminação de documentos e isso ocorre com a publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, Anexo IV da IN 02, no Diário Oficial do Estado (DOE). É importante ressaltar que cada órgão deve providenciar a sua publicação.

     O texto do edital também deve ser preenchido com as informações sobre: a secretaria e órgão responsável; a(s) série(s) que constam na listagem de eliminação; e o órgão onde o interessado pode se dirigir em casos de interesse pela documentação. Ao final deve-se completar com a data atual, assim como constar o nome, e o cargo do responsável e o órgão ao qual pertencem os documentos. Após a divulgação no DOE, aguarda-se 45 dias para que a comunidade possa manifestar o seu interesse nos documentos a serem eliminados. Abaixo exemplificamos o texto do edital preenchido e ilustramos a sua publicação no DOE.

2014.09.03 3 Edital preenchido     2014.09.03 2 Edital publicacao DOE

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     Passados os 45 dias, pode-se realizar a terceira etapa que é a eliminação efetiva dos documentos. Hoje a maioria dos órgãos ou fazem a doação do papel para instituições ou vendem para empresas de reciclagem, pois os documentos precisam ser fragmentados.

     Para registrar esta etapa é necessário completar as informações na parte final do formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”. Neste termo deve-se preencher a data em que saiu a publicação do edital no DOE, identifica-se e assinam o responsável pelo órgão setorial, o servidor que realizou os procedimentos de eliminação e o servidor que acompanhou a fragmentação dos documentos, além de indicarem as respectivas datas. Veja o exemplo abaixo:2014.09.03 3 Termo eliminacao

     Para finalizar, como quarta etapa, os órgãos devem encaminhar ao Arquivo Público do RS (APERS) uma via do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e uma via da “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, conforme previsto na IN 02.

   Efetuadas todas as atividades descritas, o procedimento de eliminação de documentos está completo, de forma sistemática e transparente e, claro, de acordo com a legislação vigente. Assim ficou fácil, não é mesmo? Em casos de dúvidas o APERS está à disposição para ajudar os órgãos, o contato pode ser feito através do e-mail do SIARQ/RS: siarq-apers@sarh.rs.gov.br . Até a próxima postagem!

     Confira outras postagens sobre o SIARQ/RS clicando aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

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      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição) Classificação    Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado. 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento.
O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas. 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”.
A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
Prazo de guarda: 02 anos.
Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba. 1.2.2 Executar as ações orçamentárias A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapaObtenção de créditos adicionais”.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria. 2.5.7.4 Conceder a inatividade O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividadeRevisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos.
Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário. 3.3.1 Cumprir a execução penal A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”.
Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial. 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”.
Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
Prazo de guarda: 05 anos.
Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado). 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor. 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”.
Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

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Explorando o SIARQ/RS: Classificando documentos com o PCD

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Explorando o SIARQRS

     No Explorando o SIARQ/RS anterior nossa postagem trouxe explicações sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado. Hoje a proposta é apresentar alguns exemplos de classificação utilizando o PCD.

     Esclarecemos que os exemplos apresentados foram classificados de acordo com o novo Plano de Classificação, anexo da Instrução Normativa nº 02, publicada em 22/05/2014. (Saiba mais sobre a IN nº 02 clicando aqui).

Documento (Descrição)

Entendimento / Classificação

Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado.

O documento faz o controle de materiais de almoxarifado. Neste caso, a Função a ser verificada é a 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Parte-se então para a Subfunção, neste caso 2.7 Adquirir e gerir insumos, material permanente, de consumo e serviços. Como se refere a controle de material de consumo, a Série é 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo.

Classificação: 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo

Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas.

Esta tipologia se insere na Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Sendo um documento referente a veículos, trata-se da Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Das séries existentes se inclui em 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado.

Classificação: 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado

Processo Administrativo que solicita suplementação de verba.

O assunto deste processo refere-se a verba, ou seja, orçamento. Desta forma, a função correspondente é a 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. Como se trata de uma suplementação e pode alterar um orçamento já previsto, insere-se na Série 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Classificação: 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria.

O assunto deste processo se refere a atividades administrativas e, assim, faz parte da Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública.

Além disso, está relacionado com a área de recursos humanos, ou seja, a subfunção que abrange este assunto é 2.5 Gestão de recursos humanos. Para o Estado, de acordo com o Estatuto do servidor público, a aposentadoria é um direito e vantagem do servidor, inserindo-se assim na Série 2.5.7 Conceder direitos e vantagens. Dentro desta série o processo relativo a aposentadoria faz parte da subsérie 2.5.7.4 Conceder a inatividade.

Classificação: 2.5.7.4 Conceder a inatividade

Prontuário do apenado: dossiê com informações do apeado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário.

Documentos referentes à segurança estão inseridos na Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. Já a subfunção que abrange questões do sistema penitenciário é 3.3 Administrar e executar a política penitenciária do Estado. E a série que classifica o prontuário do apenado é 3.3.1 Cumprir a execução penal.

Classificação: 3.3.1 Cumprir a execução penal

Registro de ocorrência policial.

Esta tipologia pertence à Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. O documento registra atividades exercidas por órgãos da segurança pública, assim faz parte da Subfunção 3.2 Exercer as atividades de Polícia Judiciária e Polícia Ostensiva.Também tem relação com as infrações cometidas ou sofridas pelo cidadão, inserindo-se na Série 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis.

Classificação: 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis

Relatório geral anual (dos órgãos do Estado).

Este documento visa consolidar as ações desenvolvidas pelo órgão. Assim faz parte da Função 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. A subfunção que abrange a atividade de acompanhar as atividades é a 1.2 Promover e acompanhar, com recursos financeiros, as ações do Estado. Como apresenta as ações realizadas ou operacionalizadas, insere-se na Série 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado.

Classificação: 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado

Termo de Responsabilidade por número de Bem Patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor.

 

Neste caso, trata-se de bens mobiliários. Verifica-se a Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Dentre as subfunções, existe uma especifica para patrimônio: 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Analisando que se tratam de móveis, este documento pertence a série 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário.

Classificação: 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário

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     Com estes exemplos, demonstramos como realizar a classificação utilizando o PCD, um dos principais instrumentos arquivísticos. Agora convidamos os arquivistas e servidores da Administração Direta a interagirem com o APERS, órgão gestor do SIARQ/RS, enviando suas dúvidas, questionamentos e contribuições para que possamos formar um canal de diálogo e maior proximidade, debatendo sobre a aplicação deste instrumento.

     No próximo mês trataremos sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, até lá!

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Comitê Consultivo SIARQ/RS: definições para 2014

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siarqrs1

O Comitê Consultivo do SIARQ/RS, formado por servidores de diversos órgãos, teve nova portaria publicada em 10 de abril de 2014 (Portaria nº 49/2014), onde houve algumas alterações de seus componentes.

No dia 21 de maio, foi realizada no APERS a primeira reunião do ano do Comitê Consultivo, onde foram apresentados os novos componentes e as atribuições do Comitê de acordo com o Decreto 47.022/2010.

A pauta principal foi a definição das ações que se pretende desenvolver durante 2014, a partir das sugestões propostas pelo APERS enquanto órgão gestor do Sistema, que são:

– continuidade da revisão do Plano de Classificação (PCD) e da Tabela de Temporalidade (TTD), em especial os prazos condicionados de guarda;
– normativa sobre gestão documental para a Administração Indireta do Estado do RS;
– proposta sobre amostragem para preservação de documentos cuja destinação final é a eliminação;
– definir padronização de tipologias documentais para o Estado do RS.

As reuniões do Comitê Consultivo são mensais, sendo que a próxima está agendada para 10 de junho.

Nova publicação de Instrução Normativa para a gestão documental da Administração Direta do RS: IN nº 02/2014

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siarqrs

     O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), vem informar que foi publicada hoje, 22 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 18 a 32).

     Trata-se da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014 (clique aqui para acessá-la), que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Estado.

     Esta Instrução Normativa nº 02/2014 revoga as instruções anteriores, sendo que a partir de agora é a normativa vigente e deve ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de gestão documental.

   Ressalta-se que esta normativa é resultado de atividades do SIARQ/RS, desempenhadas no decorrer de 2012 e 2013, pelos órgãos que o compõe: Órgãos Executivos, Órgão Gestor, Comitê Consultivo e Comitê Deliberativo, que a partir de diferentes formas de atuações possibilitaram a revisão e alteração dos instrumentos arquivísticos. Veja a compilação das alterações neste link.

     O SIARQ/RS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul, o que somente será possível a partir da contribuição de todos os órgãos integrantes do sistema. Estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br .

Explorando o SIARQ/RS: Plano de Classificação de Documentos

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Explorando o SIARQRS

      No texto anterior falamos sobre a Instrução Normativa nº 01, de 12 de janeiro de 2008, e agora postaremos conteúdos sobre os seus anexos. Neste mês versaremos sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado, destacando alguns conceitos, estruturação e aplicação.

     Para entender a classificação em arquivos, cabe apreciarmos o ponto de vista de Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2012, pág. 85) acerca de alguns conceitos relacionados ao processo classificatório, onde o termo classificação é utilizado para “[…] identificar a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos”; o termo ordenação como “[…] forma de disposição dos tipos documentais dentro das divisões estabelecidas no esquema de classificação” e o termo arquivamento como “[…] ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida”.

     Segundo o autor (pág. 85-86), é possível dividir o processo classificatório em duas partes: uma física e outra intelectual. “A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes estabelecidas). A codificação entra como último elemento dessa parte intelectual. A parte física é representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela classificação e disposto segundo uma ordem definida”.

     É importante lembrar que um plano de classificação de documentos pode ser considerado um instrumento técnico, auxiliar da atividade de Gestão Documental, pois é elaborado a partir do estudo das estruturas e atribuições das instituições, tanto as públicas quanto as privadas; bem como da análise dos documentos por eles produzidos.

     A partir destes entendimentos, passamos a verificar a estruturação do Anexo I, da Instrução Normativa nº 01. O PCD da Administração Direta do Estado apresenta os códigos de classificação das funções, subfunções, séries e subséries, responsáveis pela produção ou acumulação de documentos. Dessa maneira, Função é o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, independentemente da unidade administrativa; Subfunção é o agrupamento das atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função; Série é a sequência de documentos relativos à mesma função/atividade e Subsérie é subdivisão da série, podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade.

     O plano de classificação de documentos, segundo Sousa (2012, pág. 86) deve ser: simples, “para facilitar a sua compreensão”; flexível, “para permitir agregar ou suprimir níveis de classificação” e “não pode ser um fator limitador do esquema de classificação”.

     Nesse sentido, o estabelecimento das classes do PCD da Administração Direta do Estado seguiu um critério funcional, ou seja, as classes correspondem às funções desenvolvidas pela Administração Direta do Estado, dessa forma, caso haja uma alteração na estrutura da Administração Estadual, não será preciso reformular o PCD porque o nexo com o plano será mantido pelas funções e atividades exercidas, e não a estrutura.

     Com relação à aplicação do PCD, no universo do Poder Executivo da Administração Direta Estadual, a atividade de classificação de documentos deve ser entendida como o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e relacioná-los ao esquema de classificação criado pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS: o Arquivo Público do Estado do RS. Ou seja, primeiramente deve-se fazer a classificação intelectual, saber e entender as atividades e funções que geraram o documento, atribuindo a ele o código correspondente; e, após, proceder com a classificação física, arquivando e acondicionando de forma adequada.

     Na próxima postagem continuaremos com o tópico Plano de Classificação de Documentos, fazendo uma abordagem mais dinâmica quanto a sua aplicabilidade, descrevendo exemplos e dúvidas de classificação.

     Clique aqui para ler outras postagens sobre o SIARQ/RS.

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 01

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Explorando o SIARQRS

     Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou na última postagem a composição do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008.

     Através das atividades realizadas pelo Arquivo Público do Estado do RS (APERS), órgão gestor do SIARQ/RS, foram construídos diferentes Planos de Classificação de Documentos (PCD) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) em várias Secretarias de Estado. A partir da reunião destes PCD’s e TTD’s, acrescidos de estudos das funções e atividades dos órgãos, foram elaborados instrumentos arquivísticos únicos para a Administração Pública Direta, tornando a sua publicação a mais importante instrução normativa para a gestão documental do Estado.

     Entende-se a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

     O objetivo da gestão documental é assegurar que, de modo eficiente e eficaz, seja garantida a realização dos procedimentos e operações acima referidos, tendo em vista a destinação de documentos.

     Assim, para que os órgãos da Administração Direta coloquem em prática a gestão documental, de acordo com a Instrução Normativa nº 01, os servidores devem fazer uso do PCD e da TTD, classificando e identificando os prazos de guarda dos documentos sob sua custódia, eliminando os documentos que não possuírem valor permanente e recolhendo aqueles que possuírem valor histórico ou permanente ao APERS.

     É importante ressaltar que, utilizando a Instrução Normativa nº 01, os órgãos garantirão acesso às informações, espaço físico para o acondicionamento e, principalmente, uma melhor preservação dos documentos de valor intermediário e permanente, que futuramente contarão a história de nosso Estado.

     Tais instrumentos e procedimentos são apresentados mais detalhadamente na Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008, que tem, como anexos, cada um dos elementos citados nesta postagem.

     Nos próximos posts, explanaremos acerca destes anexos da Instrução Normativa nº 01. Até a próxima!

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Composição

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Explorando o SIARQRS    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

  • Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

  • Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

  • Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

  • Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

Explorando o SIARQ/RS: instituição e reorganização

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     Aqui no blog divulgamos matérias com o objetivo de dar visibilidade as nossas ações. Nesse sentido, você já deve ter lido em alguma postagem sobre o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, do qual o APERS atua como órgão gestor. Mas, o que exatamente é o Sistema de Arquivos? De que modo o APERS está inserido nele? E os outros órgãos do Estado do RS? Quais são os seus objetivos? Qual é a sua finalidade?

     Nessa perspectiva, visando disseminar as informações, anular possíveis dúvidas, possibilitar maior conhecimento e aplicação das normativas e instrumentos arquivísticos existentes, estamos preparando uma série de postagens mensais que tratarão sobre o SIARQ/RS. Desta forma como primeiro post decidimos abordar sobre a sua instituição e reorganização.

Explorando o SIARQRS

     O SIARQ/RS foi criado a partir do Decreto nº 33.200, de 05 de junho de 1989 e sua assinatura aconteceu durante um evento nacional da área de Arquivologia em Porto Alegre, a II Conferência de Arquivos do Brasil.

     De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, conceitua-se Sistema de Arquivos como: “conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns”.

     Pelo decreto percebe-se que havia a preocupação com a normatização e modernização das atividades de arquivo e preservação do patrimônio documental do Estado. Sua estruturação era composta por diferentes órgãos e profissionais, que formavam a Coordenação do SIARQ/RS, além de definir o Órgão Central (Arquivo Público do RS), Órgão Especial (Arquivo Histórico do RS), Órgãos Regionais (Arquivos Intermediários) e Órgãos Setoriais (Arquivos Correntes das Secretarias e Administração Indireta do Estado).

     Ressalta-se ainda que esta iniciativa abriu os caminhos para a entrada de profissionais arquivistas no Estado e iniciaram-se as atividades referentes a construção de instrumentos arquivísticos, como o Plano de Classificação (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) individuais para os órgãos que aderiram ao Sistema.

     Nas duas décadas que se sucederam, o SIARQ/RS desenvolveu as atividades arquivísticas propostas, se disseminou em várias Secretarias, onde foram formadas comissões setoriais de arquivos, realizados levantamentos documentais, elaborados e aplicados PCD e TTD, realizados treinamentos e eventos, foi criada uma página do Sistema no site do APERS, publicadas a Instrução Normativa SARH nº 01 com PCD e TTD para a Administração Pública Direta do Estado e Instrução Normativa SARH nº 04 sobre Recolhimento de acervos ao APERS.

     Mesmo com a progressão do SIARQ/RS, para dar continuidade às ações de gestão documental, verificou-se a necessidade de atualizar sua legislação. Assim, em 25 de fevereiro de 2010 foi publicado o Decreto 47.022 dispondo sobre a reorganização do SIARQ/RS.

     Dentre as alterações da nova normativa podemos destacar seus objetivos, desta vez englobando, além da preservação do acervo documental do Estado, o acesso à informação e o uso de novas tecnologias; o SIARQ/RS passou a ter uma nova estrutura e competências definidas para todo os órgãos componentes. Estes pontos do Decreto 47.022 destacaremos na próxima postagem sobre o SIARQ/RS, fique atento!

Aproveite para ver outras postagens sobre o SIARQ/RS:

Exposição Virtual: SIARQ/RS 23 anos

APERS conta histórias: SIARQ/RS

SIARQ/RS: Dados referentes a 2013

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SiarqRS     O Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, reorganizado pelo Decreto 47.022/10, objetiva a preservação, proteção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos órgão da administração pública estadual e tem como órgão gestor do Arquivo Público do RS. Assim, o APERS assessora os órgãos que compõe o Sistema nas atividades de implementação dos instrumentos de gestão documental e coordena as reuniões do seu Comitê Consultivo. Dentre as atividades que realizamos enquanto órgão gestor, destacamos:

– apresentações sobre o SIARQ/RS: a equipe técnica realizou duas apresentações sobre o SIARQ/RS nas dependências do APERS para os servidores do Arquivo, Protocolo e Divisão de Controle Legal da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE) e da Casa Civil.

– respostas a questionamentos via expediente administrativo, e-mails e telefone: foram respondidos três experientes administrativos, 44 e-mails que somaram, aproximadamente, 90 questões referentes a: aplicação dos instrumentos de gestão documental (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos), Comissão de Avaliação de Documentos, Comissão Permanente de Gestão de Documentos, espaço físico adequado a guarda de acervos, estrutura SIARQ/RS, formulário de levantamento documental, instrumentos normativos, microfilmagem, organização do acervo do Poder Judiciário, procedimentos para publicização de eliminação no D.O.E, recolhimento de acervo ao APERS, registro de atividades em documentos, seleção de amostragem, SPI (expedientes não cadastrados, eliminação, classificação, juntada de expedientes), e sobre Termo de Adesão ao Sistema. Foram requerentes: Academia de Polícia da Polícia Civil (ACADEPOL), Agência Gaúcha de Desenvolvimento e Promoção do Investimento (AGDI), Biblioteca Pública – SEDAC, Brigada Militar, Centro de Memória Regional do Judiciário de Caxias do Sul, Corregedoria Geral de Polícia da PC, Departamento Administrativo da SEPLAG, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Setor de Microfilmagem da SEDUC, Departamento de Cooperativismo da SDR, Diretoria de Economia e Cultura da SEDAC, Divisão de Protocolo da SARH, Divisão de Protocolo e Arquivo da AL/RS, Fundação de Atendimento Sócio-Educativo do Rio Grande do Sul (FASE), Gabinete do Vice-Governador, Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico – SEDAC, Instituto Estadual do Livro – SEDAC, 12ª Delegacia de Polícia Civil Regional de Santana Livramento, Pró-Cultura – SEDAC, Secretaria da Fazenda, SEHABS, SUSEPE.

– reuniões Comitê Consultivo: coordenamos a realização de três reuniões, nos meses de setembro, outubro e novembro, as quais tiveram como pauta a definição de novos integrantes, discussão sobre os prazos condicionados e alterações na TTD. Além das tratativas para a publicação da nova versão da TTD com as alteração já aprovadas.

– reuniões de assessoria técnica: realizamos treze reunião com órgãos do Estado, tanto administração direta como indireta, as quais tiveram como pauta: assessoria quanto a elaboração e implementação dos instrumentos de gestão documental (PCD e TTD), orientações quanto a: criação de Comissão Setorial de Arquivo (CSA), elaboração de regimento interno e plano de trabalho da CSA, estrutura organizacional do Setor de Arquivo, informações para a realização de treinamento sobre SIARQ/RS, restrições de acesso a acervos e a indexação de documentos permanentes no sistema AAP e sobre o uso de digitalização e/ou microfilmagem. Assim, foram requerentes os seguintes órgãos: ACADEPOL, AGDI, Casa Civil, DAER, Setor de Microfilmagem da SEDUC, Departamento de Cooperativismo da SDR, Divisão de Pessoal da SARH, Divisão de Serviços Complementares da SEAPA, Gabinete de Inteligência e Assuntos Estratégicos da Polícia Civil, e SUSEPE.

     Equipe envolvida com essa atividade: Aerta Moscon, Clarissa Alves, Isabel Almeida, José Araújo, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares, Vanessa Menezes.

    Colocamo-nos a disposição dos interessados em fazer parte do SIARQ/RS e implementar os instrumentos de gestão documental. Sempre que desejar, contate-nos pelo e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

 

Participação do SIARQ/RS na COMINTER

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   A partir da Resolução 37/11 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que permitiu aos Tribunais Superiores de Justiça, os Tribunais de Justiça, o Conselho da Justiça Federal e o Conselho Superior da Justiça do Trabalho estabelecer prazos de guarda dos documentos e processos superiores à temporalidade registrada no Sistema Gestor de Tabelas Processuais do CNJ, de forma a adequá-los às peculiaridades locais e regionais, reuniram-se no Estado do Rio Grande do Sul integrantes do Tribunal de Justiça e outros interessados no tema a fim de deliberarem sobre a temporalidade de processos judiciais arquivados no Tribunal de Justiça do Estado e verificar interesse de preservação de processos passíveis de eliminação de acordo com peculiaridades regionais.

   O SIARQ/RS foi convidado a participar das reuniões devido à experiência que o Sistema possui na elaboração de instrumentos que norteiam gestão documental, tais como Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos e pelo fato do APERS, órgão gestor do SIARQ/RS, possuir sob custódia acervo proveniente do Poder Judiciário no período em que o recolhimento desse acervo era premissa do APERS, tendo, dessa forma, propriedade para tratar da matéria, pois mesmo que não aplicando Tabela de Temporalidade no acervo do Poder Judiciário, sendo todo de caráter permanente, conhece tipologias jurídicas e poderá auxiliar em questões pertinentes.

   Auxiliou na elaboração, junto a outros profissionais da área, do regimento da Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais aptos a Descarte – COMINTER, que foi formalizada pelo Ato Nº 021/2011 da Presidência do TJRS, em dezembro de 2011.

   Em 2012, a Comissão passou a agir em complemento à atuação da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos e em momento distinto da classificação e cadastramento de processos em base de dados. O Ato também formalizou a participação do SIARQ/RS, representado pela arquivista Aline Nascimento Maciel Comasseto, titular, e pela historiadora Clarissa de Lourdes Sommer Alves, suplente, ambas com direito a voto e representando as áreas de Arquivologia e História, respectivamente.

  Com atividade essencialmente deliberativa, a Comissão tem como principais atribuições: receber e analisar sugestões e proposições de representantes de instituições públicas e privadas, órgãos não governamentais, centros de ensino e pesquisa e demais interessados na matéria envolvendo preservação de processos passíveis de descarte; definir critérios e procedimentos para a seleção de documentos a serem preservados; e, indicar critérios e procedimentos para a preservação de processos judiciais aptos a descarte.

   Ao longo de 2012, a Comissão se solidificou e foi possível deliberar sobre a temporalidade de processos referentes, principalmente, à área cível, tais como alienação fiduciária, despejo, e inventários. Para acessar as atas com as principais decisões das reuniões clique aqui.

Comitê Consultivo do SIARQ/RS – Balanço anual

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Na tarde de ontem, 20 de novembro, ocorreu a última reunião deste ano do Comitê Consultivo do SIARQ/RS. Durante as nove reuniões realizadas entre os meses de março e novembro, foram pautados os seguintes assuntos:

– Competências do SIARQ/RS e Comitê Consultivo.

– Atividades de gestão arquivística realizadas pelo APERS.

– Histórico de construção e estrutura dos instrumentos arquivísticos vigentes: PCD e TTD.

– A Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) e a gestão documental.

– Curso de capacitação para servidores da Administração Direta estadual.

– Relação entre o servidor e compreensão do PCD e TTD para aplicação.

Projeto de Lei 124/2012 do Poder Executivo: os integrantes concordaram em informar ao Comitê Deliberativo para manifestar-se contra o Projeto e para isso formalizaram um Ofício. Atualmente este projeto encontra-se arquivado.

– Exame da Lei 12.682/2012 para conhecimento, ressaltando-se o Artigo 6º sobre a preservação dos documentos originais mesmo que digitalizados.

– Desmaterialização do processo administrativo: representante do DEORG apresentou o projeto que está em construção, sobre a importância da definição de processos de trabalho e criação de macroprocessos.

– Relato de participação do SIARQ/RS na Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais aptos à Descarte (COMINTER) do Poder Judiciário: explanação sobre as atividades feitas pela comissão, criação de critérios para preservação de documentos passíveis de eliminação. Questionamento do interesse da preservação de processos de interesse do Poder Executivo pelo APERS. Questão em deliberação.

– Análise do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): através das demandas recebidas pelo Núcleo de assessoria ao SIARQ/RS foram discutidas as necessidades de inclusão e alteração das séries, subséries, etapas de desenvolvimento da atividade, prazos de guarda e destinação. Os pontos trabalhados foram:

  • Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado: necessidade de inclusão sobre o patrimônio imaterial, demandada pelo IPHAE. Após discussão sobre o tema, integrantes do Comitê Consultivo visitaram o Instituto para debater a questão. Nesta oportunidade foi solicitada a definição do fluxo das atividades, ficando combinado que o órgão irá estruturar as etapas que envolvem a gestão do patrimônio imaterial, para que o Comitê possa dar continuidade.
  • Série 1.1.4 Implantar e gerenciar programas e projetos: sugestão de inclusão de uma subsérie sobre Registro da vida escolar do aluno (Secretaria da Educação), com prazo de vinte anos e destinação eliminação. Após debate verificou-se a complexidade desta série, não sendo oportuno inserir uma atividade específica. Questão em deliberação.
  • Série 3.3.1 Cumprir a execução penal: inclusão das atividades relacionadas ao Pecúlio, sobre pagamento da remuneração do apenado, demandada pela SUSEPE. Após reuniões do Comitê e da participação da arquivista do órgão, definiu-se pela inclusão de uma nova Etapa de desenvolvimento da atividade nesta série.
  • Subfunção 3.1 Desenvolver políticas de inteligência e ações preventivas de segurança pública: solicitação da Corregedoria-Geral da Polícia Civil, a partir de processo administrativo, pela inclusão da Série 3.1.4 Controlar e fiscalizar a fabricação, armazenamento, transporte, comércio e emprego de armas, munição, explosivos e produtos químicos agressivos e corrosivos. Após reuniões e visita do Comitê à Divisão de Armas, Munições e Explosivos (DAME) foi possível entender melhor estas atividades e dar andamento para a definição da série, subsérie, etapas de desenvolvimento da atividade, prazos de guarda e destinação para aprovação, faltando apenas o parecer final.
  •  Série 2.5.8 Apurar infrações e irregularidades cometidas pelo servidor: necessidade de alterar a série para incluir a atividade referente ao registro das declarações de bens e o controle da variação patrimonial por agente público (Decreto 48.706/2011). Fez-se estudo da legislação existente, discutiu-se a questão do tempo de guarda, controle de acesso a estes documentos e contatou-se o DEARH/SARH para esclarecer dúvidas. O assunto foi definido na última reunião com a alteração da série e inclusão de uma nova etapa de desenvolvimento da atividade.

Acreditamos que os resultados alcançados foram positivos, tendo em vista que as reuniões são mensais para que os integrantes tenham tempo hábil de analisar as demandas propostas em meio as suas outras atividades.

Para 2013 o Núcleo de assessoria ao SIARQ/RS elaborará um planejamento de ações a serem discutidas junto ao Comitê Consultivo. Desta forma os órgãos da Administração Direta do Poder Executivo do RS podem encaminhar suas demandas e sugestões ao Núcleo de assessoria ao SIARQ/RS (siarq-apers@sarh.rs.gov.br).

Saiba mais.

Francelle da Silva Neves, Rita de Cássia Oliveira Coelho, Clarissa de Lourdes Sommer Alves, Vanessa Tavares Menzes, Maria Cristina Kneipp Fernandes, João Ribeiro da Cunha Neto, José Gonçalves de Araújo, Silvia de Freitas Soares, Aline Nascimento Maciel Comasseto, Daniel Martins Ingrácio

Mês do Arquivista: Maria Cristina Kneipp Fernandes

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Maria Cristina Kneipp Fernandes, ou a “Kithy”, 44 anos, natural de Uruguaiana/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1988 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora Maria Cristina, contará um pouco de sua experiência, confira!

     Na época que estava no 2° grau tinha vontade de cursar história, mas em 1984 teve a greve dos professores estaduais, como filha e irmã de professores me diziam: “quem sabe vê outro Curso…”. Então ao analisar o ementário dos Cursos da UFSM gostei de Arquivologia e me inscrevi no vestibular! A primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Isabel Schirmer Richter), de início eu não gostei porque ela ficava falando as características do profissional e eu não me enquadrava… Tinha que ser organizado, metódico, cuidadoso… Bah, quase levantei e fui embora, mas já estava lá… Fiquei!

     No primeiro semestre de 1988 teve o Congresso Brasileiro de Arquivologia, então o pessoal do Curso organizou um ônibus e fomos à Brasília. Lá uma das professoras nos apresentou para uma conceituada consultora de arquivos daquela cidade. No segundo semestre, na época do estágio de final de Curso, essa consultora estava iniciando um projeto de arquivo em uma fábrica de um grupo empresarial e nos convidou, eu e uma colega para fazer o estágio neste projeto. Moramos por três meses em Brasília! No retorno, essa colega considerou que tínhamos que fazer um curso de dicção e oratória antes da defesa do relatório de estágio! Procuramos um curso e ficamos uns quinze dias em Porto Alegre. Os promotores do curso eram a dona Sônia e seu João Brunet, hoje membros da diretoria da AAAP!

     Depois da defesa do relatório, uma consultoria de São Paulo abriu seleção, pois tinha fechado um contrato com uma empresa em Guaíba. Veio um ônibus da UFSM com os candidatos! Eu e outros colegas fomos selecionados, fiquei nesse trabalho por um ano e três meses, após fui trabalhar em outra consultoria em Porto Alegre! Fiquei por um ano e meio trabalhando em uma organização social voltada à indústria, fazia levantamento da produção documental na sede e nas unidades da região metropolitana.

     Neste período prestei o concurso para o Arquivo Público. Contei que havia passado e claro, fui demitida! Lembro que cheguei em casa e choraaaava! Passei os próximos seis meses trabalhando com um colega arquivista em sua consultoria em arquivos. Em janeiro de 1992, a arquivista Lenir Fernandes, então diretora do Arquivo, convidou-me e comecei a trabalhar aqui em Cargo em Comissão! Trabalhava de manhã na consultoria e a tarde atendia na sala de pesquisa do Arquivo. No início de abril fui nomeada! Nós não sabíamos muito bem quantos iam ser chamados, iam nomeando… Nada muito planejado.

    Entrei em exercício, o SIARQ/RS tinha sido criado… Então os arquivistas que já trabalhavam aqui criaram um formulário para fazer um diagnóstico da situação dos arquivos nas Secretarias para saber o volume, áreas destinadas, documentos… Era bem descritivo, para desenvolver a atividade fomos divididos em duplas. Isso foi bom porque conhecemos a estrutura do Estado. Algumas pessoas nos recebiam bem, outras não… Em cada lugar tínhamos que explicar o que era arquivista, o que íamos fazer… Apesar de ter sido encaminhado ofício antes, informando sobre o diagnóstico, nem todos tiveram conhecimento.

     Nessa época nem mesa de trabalho tínhamos, utilizávamos uma sala de reunião para debater com os colegas o andamento do trabalho… Ao concluirmos o levantamento, voltamos para o Arquivo e aí, o que fazer? Não havia muito planejamento… Houve relotações e alguns arquivistas foram para o interior… Pensou-se em elaborar uma tabela de temporalidade única, mas o levantamento não tinha informações suficientes, depois de um tempo abortamos essa ideia. De qualquer forma ele teve resultado porque os órgãos passaram a ter conhecimento de que no Arquivo Público havia arquivistas e nós conhecemos a estrutura do Estado.

    Observamos que a organização do acervo tinha falhas e concluímos que talvez fosse necessário “trabalhar” o Arquivo, precisávamos organizar a casa antes de vender trabalho externo. Fomos divididos em equipes de acordo com o perfil, como precisávamos de local de trabalho, passamos a ter salas dentro do acervo! Fazíamos o levantamento dos acervos para qualificar os instrumentos de pesquisa e atendíamos as Secretarias de acordo com a demanda, com a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade individuais. Percebemos que não era porque tinha um Decreto instituindo o SIARQ/RS que ele iria ser implementado.

    Elaboramos um estudo administrativo da história das Secretarias que resultou em uma publicação interna nomeada “Os sete governos”, a qual originou o livro “Fontes para a história administrativa do Rio Grande do Sul” publicado em 2006. Foi um trabalho de bastante pesquisa, a ideia era que contribuísse para a elaboração de instrumentos futuros.

     O período da reforma dos prédios do Arquivo e a saída da Junta Comercial agitou um pouco o dia a dia… Tomamos posse do prédio III. Bah, isso foi uma qualidade para nosso trabalho! Porque era um problema de identidade, trabalhávamos no Arquivo Público, endereço Riachuelo “2° portão”, em referência ao portão da garagem!

    Outro fato foi delimitar o espaço entre o Arquivo e os usuários. Eles iam ao acervo, faziam buscas, pegavam o que queriam, atendiam aos usuários no lugar dos atendentes, tínhamos que pedir licença… Era tudo muito amador. Tinha-se o entendimento de que o Arquivo era um arquivo intermediário, um cartório em decorrência do fornecimento de certidões. Essa mudança de imagem é fruto do nosso trabalho enquanto arquivistas. Por isso o receio de retrocesso quando notamos algumas atitudes.

    Considero que a criação do Sistema AAP, em termos de conhecimento da teoria arquivística, foi um dos projetos que mais me exigiu. Esse projeto consistiu em uma tratativa da direção do Arquivo com a PROCERGS. Tínhamos reuniões quase semanais, precisávamos delimitar o que queríamos e eles entenderem isso. O sistema foi planejado, tem falhas, mas atende as nossas necessidades e permite melhorias. Senti muita satisfação em ver o resultado!

     Também criamos a tabela de temporalidade única. Um divisor de águas! Elaboramos um levantamento através das competências dos órgãos direcionado para as funções, constituindo-se em um trabalho bem consistente com a Comissão de Avaliação. Ao concluirmos, queríamos publicar por Decreto, mas a proposta não foi bem aceita e ficou um ano parado até ser publicado por Instrução Normativa pela SARH em 2008.

    Desde 2004 estou na chefia da DIPEP, aceitei o cargo porque julgo que tinha legitimidade e sou dedicada. Não tive preparação para ser gestora, minha formação acadêmica foi bastante tecnicista e enquanto servidora participei de algumas capacitações isoladas. Considero-me boa servidora pública, não boa gestora. Conheço o Arquivo, tenho minimamente uma noção do que é ser servidor público, do que é bom ou não para o Arquivo… Sou responsável, sei que tenho de cumprir as tarefas e trabalhar.

     Até 2004 a DIPEP era dividida por funções, tínhamos equipe de descrição, avaliação, preservação e quem trabalhava com avaliação também acompanhava o SIARQ/RS. Depois disto houve a divisão por atividades e todos atendiam as demandas do SIARQ/RS. Hoje não há tanta definição, por isso eu digo que não sou uma boa gestora… Tem momentos que todos nos concentramos nas mesmas atividades, estagnando outras… Não tem muito planejamento… Nesse sentido podemos dizer que as atividades de rotina do Arquivo muitas vezes não recebem incentivo, mas projetos eventuais sim, e de certa forma o Arquivo ganha!

     Por um tempo criou-se o mito que eu tinha de falar em público, mas isso é porque nunca me neguei, sou participativa, quando tem que ir a reuniões sempre vou… Isso fez com que ficasse mais conhecida, quando trabalhávamos nos grupos setoriais do SIARQ/RS o pessoal me via e já falava “Tu de novo!”, mas era numa boa! E quando dizem que tenho boa memória é porque participo, contextualizo as situações, retendo as informações…

     Sou satisfeita enquanto arquivista. Tenho mais satisfação de fazer, por isso digo que sou boa servidora pública… Não é a função que me leva a ser o que eu sou. Dos meus 20 anos de Casa destaco a elaboração e implantação do sistema AAP como momento marcante. Foi quando me senti mais arquivista, fui exigida teoricamente… Os mínimos avanços do SIARQ/RS também são uma satisfação.

     Paralelo ao Arquivo, desde a segunda diretoria da AARS sempre ocupei algum cargo. Nunca quis ser presidente nem vice, mas já passei por todos os outros! No meu tempo livre gosto de sair, me divertir! Vou ao cinema, teatro, shows… Beber com os amigos… Gosto de caminhar… Sou colorada, gosto de ir ao Beira Rio!

Atividade prática no Curso de Gestão Pública e Organização Arquivística

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     Ontem, 07 de agosto, realizou-se o quinto encontro do Curso de Gestão Pública e Organização Arquivística, e assim, concluiu-se a metade do curso com êxito. Os temas já abordados trataram de assuntos como a relação entre o Estado e a Sociedade Civil, os Princípios da Administração Pública aplicados à Gestão Documental, Noções de Planejamento, Finanças e Orçamento Público, Noções de Arquivologia e Sistemas de Arquivo.

      Neste encontro tratou-se sobre os Instrumentos de Gestão Documental, foi explicado o processo de elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos vigentes, assim como sua aplicabilidade nos órgãos públicos, ressaltando os procedimentos de recolhimento de documentação permanente ao APERS, bem como sobre o processo de eliminação de documentos.

     O diferencial deste encontro foi uma atividade prática onde os participantes foram divididos em grupos menores e receberam cópias de documentos do acervo do APERS.  A proposta era classificar e avaliar esta documentação de acordo com o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos. Foi um exercício muito produtivo, onde todos se envolveram, e trouxe os participantes à realidade daqueles que buscam implantar uma gestão documental adequada.

Saiba mais sobre o SIARQ/RS.

APERS Entrevista: Joana Peregrina Hernandes

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 Joana Peregrina

Joana Peregrina Hernandes é arquivista formada pela UFRGS em 2011/2. Trabalha no arquivo de um escritório de advocacia há três anos. Pesquisou sobre os “Sistemas de arquivos públicos: implantação dos instrumentos arquivísticos pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul”, em seu Trabalho de Conclusão de Curso. Confira a entrevista de Joana:

Blog do APERS: Joana, você poderia comentar um pouco sobre como surgiu a ideia de pesquisar sobre a implementação dos instrumentos arquivísticas o elaborados pela equipe do APERS?

Joana: no começo do sétimo semestre, quando tive de elaborar o meu projeto, ainda tinha muitas dúvidas. Queria pesquisar sobre documentação açoriana, mas é muito limitada a pesquisa. Aqui no APERS não tinha muitas fontes, e no Arquivo Histórico também não. Então esta ideia foi se fechando e eu comecei a pensar sobre o que eu poderia fazer. E a professora Marlise, da Universidade, começou a me dar dicas, e disse para eu trabalhar com o Arquivo Público. Depois de muito pensar no que eu faria, pensei em trabalhar com os dois lados profissionais: do arquivista e do não arquivista. Então, desenvolvi todo o meu trabalho tendo por base os questionamentos que envolvem o papel do arquivista, e como o não arquivista vê este profissional. Achei importante, porque praticamente não achei bibliografia que falasse. Foi bem difícil para mim. Eu tive que ler até livros de Biblioteconomia, de marketing, porque na Arquivologia as publicações sobre esta temática são poucas. Além de referenciais sobre como podemos abordar para as pessoas que não são do meio da Arquivologia, como devemos pensar em elaborar perguntas, não pensando só na parte técnica, mas pensando nos usuários. Foi pensando nisto que comecei a elaborar este projeto. Entrevistei três pessoas que não são arquivistas, e foi ótimo, porque são pessoas abertas, que me deram todo o apoio para a entrevista. E ainda consegui identificar que tem pessoas que são interessadas e que não são da Arquivologia. Foi bem interessante e bem importante para mim, que vou trabalhar como profissional da Arquivologia.

Blog do APERS: como se deu a sua aproximação com este tema?

Joana: trabalhei com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da UFRGS, então já tinha contato com os instrumentos. Só que, claro, cada instituição funciona diferente. Então na época pensei que era importante mostrar esta visão do Arquivo Público, porque é uma instituição sobre a qual sabia pouco. Depois que pesquisei sobre a parte do histórico, comecei a entender como tudo isto começou. E esta questão dos instrumentos arquivísticos, aprendemos de uma maneira muito superficial na Universidade. Quando comecei a conversar com as pessoas, inclusive os não arquivistas, eles disseram que para eles o processo foi demorado, até que pudessem entender.

Blog do APERS: qual a importância desta vivência para tua atuação enquanto profissional?

Joana: eu queria analisar o entendimento dos não arquivistas sobre o nosso trabalho. Queria aprender a melhor forma de trabalhar com as pessoas que não são da área, os nossos clientes. Fiquei impressionada com o interesse e comprometimento dos servidores não arquivistas que entrevistei. Mesmo não sendo da área, eles têm interesse em aprender e implementar as políticas de gestão documental. Este trabalho me ensinou que eles têm dificuldade, mas que existem pessoas que gostam, que entendem a importância de preservar a documentação, que não é apenas separar por cinco anos e descartar, que não é só rasgar os papéis. Esse trabalho foi além daquilo que eu esperava.

Blog do APERS: qual a sua dica para os pesquisadores que estão começando agora a lidar com fontes primárias?

Joana: A primeira coisa é “tenha persistência”, porque às vezes temos que ter uma dose de paciência. Tu não podes desistir! Porque acaba ficando um trabalho tão legal! E a outra dica é tentar interagir com os profissionais da tua área. Não querer competir com eles, ser amigo deles, agregar. Se eu quisesse ficar competindo com alguém talvez ninguém quisesse me dar a entrevista. Ser amistoso com as pessoas, porque no final o que sobra é a tua relação profissional com aquela pessoa. Eu tive dificuldade em achar literatura, mas as pessoas com quem falei sempre me davam uma dica. Até pessoas que não estavam fazendo parte do meu trabalho me ajudaram. Então é isto: tem que ser persistente, perseverante, e tem que ter paciência, ainda mais com as pessoas que já estão há muitos anos trabalhando. Para elas muitas vezes aquele trabalho já virou uma rotina, e queremos que elas se aprofundem mais, mas elas têm medo de fazer isso, porque não te conhecem, não sabem quanto do teu trabalho aquilo vai afetar, ou vai parecer que “estou falando mal da instituição em que eu trabalho”, e não é isso. Todos os lugares têm defeitos.

Blog do APERS: nas suas horas vagas, quando não estás pesquisando, quais são os teus hobbies ou tuas atividades preferidas de lazer?

Joana: Eu gosto muito de ler, de ir ao cinema, de escutar música, coisas variadas. Não gosto de ficar muito parada dentro de casa. Acho que temos que desopilar um pouco, porque ficar só em casa ou pensando no trabalho não dá! A leitura é algo que sempre foi bom pra mim, gosto de romance policial. Sou fã da Agatha Christie, leio todos que eu posso. Sempre tive dificuldade para escrever, mas a leitura me ajudou. Até na questão do vocabulário, que vamos aperfeiçoando com a leitura. Aprender a ler é importante, porque aprendemos a interpretar.

Reunião do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

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     Na tarde desta terça-feira realizou-se, no Arquivo Público do RS, a segunda reunião da atual composição do Comitê Consultivo do SIARQ/RS, com a participação de 14 membros. Este Comitê Consultivo é formado por servidores de diferentes órgãos, sendo que a atual composição foi designada pela Portaria 096/2011.

     Esta reunião teve como pauta os instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos. Foram apresentadas pelos representantes do APERS as definições, histórico da elaboração, atual estrutura, forma de utilização dos instrumentos e, a partir disto, iniciaram-se as discussões que visam sua atualização e aprimoramento. Assim na próxima reunião, 15 de maio, será discutido o Plano de Classificação de Documentos.

     Conheça os atos legais que normatizam o Comitê Consultivo:

Decreto nº 47.022 / 2010 – Reorganiza o SIARQ/RS

Regimento Interno do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

ATIVIDADES APERS: Avaliação de Documentos

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   As atividades que envolvem Avaliação de Documentos são realizadas por arquivistas e tem como objetivo avaliar os documentos produzidos e recebidos pelo APERS, assim como os transferidos sem critérios de avaliação.

    São atividades desempenhadas pela equipe:

  • Verificação no Acervo do Poder Executivo do órgão a ser avaliado;
  • Pesquisa e contextualização administrativa e histórica do órgão;
  • Aplicação do Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD;
  • Reacondicionamento dos documentos
  • Contribuição ao SIARQ/RS com sugestões para melhoria e atualização dos instrumentos arquivísticos;
  • Conferência de acervos recolhidos quanto à aplicabilidade da TTD.

    Com a aplicação dos instrumentos arquivísticos, o APERS garante liberação do espaço físico que atualmente está ocupado por acervos passíveis de avaliação, para futuros recolhimentos de acervos permanentes. Garante-se, assim, a preservação da documentação da história do Estado e assegura maior acessibilidade à informação.

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