Arquivo Público e Associação dos Arquivistas promovem curso de classificação de documentos

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Esta semana, no auditório do Arquivo Público do Estado, será realizado o curso “Classificação de Documentos de Arquivo”. Como ministrante, o renomado professor da Universidade de Brasília, Renato Tarciso Barbosa de Souza.

Com objetivo de capacitar arquivistas e profissionais atuantes nos arquivos sobre a elaboração de políticas de gestão de documentos, especialmente sobre a necessidade de elaboração de instrumentos de gestão de documentos, tais como o Plano de Classificação.

O curso tem carga horária de 12 horas-aula e tratará os seguintes assuntos: conceito de organização de documentos de arquivo: classificação, ordenação e arquivamento; os princípios de classificação; os princípios arquivísticos envolvidos na classificação de documentos; a estrutura de classificação; os níveis de classificação; as unidades de classificação; a denominação das unidades de classificação; as relações possíveis entre os níveis de classificação; a transformação dos processos e subprocessos em uma estrutura classificatória; a validação do instrumento de classificação.

O curso é promovido através da parceria entre a Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (AARS) e o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

Mais informações sobre a Associação dos Arquivistas e seus eventos acesse a página oficial no Facebook.

 

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

Acervo disponível para pesquisa

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   Está disponível para pesquisa o acervo produzido e recebido em decorrência das atividades do Gabinete do Governador no período de 1994 a 2014. Composto por atas, relatórios, correspondências recebidas pelo Governador, mensagem do Governador, plano plurianual, quadro de orçamento, folhetos de divulgação, manual de identidade visual, propostas de decretos, carta de concertação, termos de cooperação e compromisso e projetos técnicos.

    O fundo encontra-se organizado em dez séries e três subséries de acordo com o Plano de Classificação Documental (PCD), anexo à Instrução Normativa 02/14 da SARH. São as seguintes: desenvolver cenários a partir das linhas políticas propostas e existentes; definir diretrizes para elaboração de políticas públicas através do plano plurianual; desenvolver políticas para atrair recursos e fomentar novos investimentos; implantar e gerenciar programas e projetos; orientar, coordenar e elaborar o orçamento do Estado; acompanhar a execução financeira e operacional do Estado; emitir e analisar atos normativos e ordinatórios; fiscalizar a arrecadação e aplicação dos recursos orçamentários/financeiros; implementar e coordenar campanhas e eventos institucionais; elaborar, distribuir e acompanhar as informações referentes às ações governamentais. Para acessar a descrição do fundo e o resumo do conteúdo dos documentos, clique aqui.

    Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Relatórios 2015 – DIPEP: Sistema de Arquivos do Estado do RS

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SIARQ RS

     Em 2015, a Divisão de Pesquisas e Projetos – DIPEP esteve focada e dedicada à ações que envolvem o Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, cujo Órgão Gestor é o Arquivo Público do RS. O SIARQ/RS tem como objetivos proteger, preservar, regular o acesso, zelar pelo cumprimentos da legislação referentes à documentação arquivística pública; normatizar o uso de tecnologias que envolvem a gestão documental.

     Durante o ano os servidores desempenharam diversas atividades relacionadas ao Sistema, buscando: a implementação e continuidade da gestão documental do Poder Executivo Estadual, atualização da legislação gaúcha, participação ativa em comitês e grupos de trabalho, em especial sobre o Sistema PROA. Confira a primeira parte do relatório da DIPEP!

  • Assessoria técnica (via expediente administrativo, e-mails e telefone): durante o ano os órgãos contatam o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, análise pelos técnicos e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2015 foram recebidos 63 e-mails de diferentes órgãos do Poder Executivo e também Municipais, como: Brigada Militar (BM), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Polícia Civil (PC), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Fundação Municipal de Arte e Cultura de Gravataí (FUNDARC) e Prefeitura Municipal de Esteio.
  • Reuniões de assessoria técnica: objetivando maior proximidade aos órgãos executivos que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, em 2015 os servidores da DIPEP atuaram amplamente em reuniões de assessoria técnica, sendo que, com alguns destes órgãos, desenvolveram uma agenda periódica de atendimento. Durante o ano foram realizadas 67 reuniões com os órgãos: Brigada Militar, Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS),  Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), Fundação Estadual de Pesquisa Agropecuária (FEPAGRO), Fundação de Proteção Especial (FPE), Instituto Geral de Perícias (IGP), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Ministério da Saúde, Parque Zoológico, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima – DECA), PGE, Prefeitura Municipal de Gravataí, Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Secretaria da Educação (SEDUC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), Secretaria Estadual da Saúde (SES – Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais – DCHE, Hospital Colônia Itapuã – HCI, Farmácia de Medicamentos Especiais – FME, Secretaria-Geral de Governo (SGG), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH – DIPRO, DIVAN, DMEST, DEORG e DEAPE) e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
  • Comitê Consultivo do SIARQ/RS: em 2015 o Comitê Consultivo teve nova composição designada (Portaria nº 101/2015) e a partir de então foram realizadas 4 reuniões no Arquivo Público do RS. Durante os encontros foram pautas de trabalho: a revisão do Decreto nº 47.022/2010 – que reorganiza o SIARQ/RS; inclusive com uma consulta pública, realizada pelo APERS, para receber contribuições; reunião com os arquivistas do Estado para verificar as alterações propostas, que resultaram na minuta de decreto que posteriormente o Comitê Consultivo avaliou e aprovou. Após tramitação do processo administrativo, o novo decreto foi publicado em dezembro no Diário Oficial do Estado: Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015. Também esteve em pauta a metodologia que o SIARQ/RS, enquanto integrante do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, iria adotar para reestruturar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos; o estudo e aprovação de alterações no PCD e TTD demandadas por órgãos do Poder Executivo, como: Secretaria da Fazenda, Procuradoria-Geral do Estado, Polícia Civil e Departamento Estadual de Trânsito. O Comitê Consultivo iniciou as tratativas sobre estudo de corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual e, na última reunião, propuseram pautas e cronograma de reuniões para 2016.
  • Encontros dos Arquivistas: Com a nova direção do APERS foram retomadas as reuniões com os arquivistas do Poder Executivo Estadual, chamado Encontros dos Arquivistas, cujo objetivo é a interação dos servidores, trocas de experiências sobre assuntos relacionados à gestão documental, legislação arquivística e novas tecnologias. Durante o ano de 2015 foram realizados 4 encontros no Arquivo Público, com a participação, em média, de 22 arquivistas por reunião. Os assuntos debatidos foram: Plano de Ação das atividades do SIARQ/RS, atividades desenvolvidas pelos arquivistas em seus locais de trabalho, revisão do Decreto 47.022, Sistema PROA com apresentações sobre: implantação e classificação documental; metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e, acesso ao ambiente de treinamento para navegação no sistema.

    Aos interessados em contatar o SIARQ/RS para tratar sobre gestão documental, implementação dos instrumentos arquivísticos, colocamo-nos à disposição! Nossos contatos: e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

     Na próxima semana publicaremos um relatório específico sobre a participação do Arquivo Público do RS nas atividades do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, que consiste na participação do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, nos treinamentos da Sala de Gestão PROA e classificação de assuntos e tipos de assuntos no sistema.

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Reunião do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

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2015.02.25 SIARQRS

No dia nove (09) de setembro, o Arquivo Público do Estado recebeu os novos representantes do Comitê Consultivo do Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ/RS) nomeados pela Portaria nº 101/2015 (clique para acessar).

A primeira reunião contou com a presença de 13 componentes dos diferentes órgãos representados no SIARQ que se apresentaram e após receberam os atos normativos deste Comitê.

A reunião teve como pauta:

  • a revisão do Decreto nº 47.022/2010, o qual o APERS realizou uma consulta pública em julho para receber contribuições, assim como reuniu os arquivistas do Estado em agosto para avaliar as alterações e proposições, resultando numa minuta que o Comitê Consultivo deverá avaliar e aprovar.
  • a metodologia que o APERS, enquanto Órgão Gestor e representante do SIARQ no Comitê do PROA (Processo Administrativo Eletrônico), vai adotar para a reestruturação do Plano de Classificação de Documentos, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos.

As reuniões do Comitê Consultivo serão mensais, sendo que a próxima está agendada para o dia 29 de setembro de 2015.

Conheça os atos legais que normatizam o Comitê Consultivo (clique para acessar):

Decreto 47.022/2010 – Reorganiza o SIARQ/RS

Regimento Interno do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

SIARQ/RS atuando na SMARH

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     Na tarde de sexta-feira, dia 12, arquivistas da Divisão de Pesquisas e Projetos (DIPEP/APERS) e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM) estiveram reunidos na SMARH, enquanto órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

     A visita técnica serviu para dirimir dúvidas quanto à classificação, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, de expedientes administrativos gerados pela Secretaria, que puderam ser manuseados, lidos e debatidos pelos servidores.

     A atividade faz parte da atuação do SIARQ/RS junto aos órgãos do Poder Executivo, visando o cumprimento da legislação estadual referente à gestão de documentos.

     Recordando que, para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, os órgãos podem entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

2015.06.17 SIARQRS atuando na SMARH

Arquivistas: Maria Cristina, Jonas, Daniele, Iara, Marta, Renata e Silvia

Relatórios 2014 – DIPEP: SIARQ/RS

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2015.02.25 SIARQRS

O Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, reorganizado pelo Decreto 47.022/10, objetiva a preservação, proteção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos órgão da administração pública estadual e tem como órgão gestor do Arquivo Público do RS. Assim, o APERS assessora os órgãos que compõem o Sistema nas atividades de implementação dos instrumentos de gestão documental e coordena as reuniões do seu Comitê Consultivo. Dentre as atividades que realizamos enquanto órgão gestor, destacamos:

  • apresentações sobre o SIARQ/RS: foram realizadas 2 apresentações na Secretaria de Meio Ambiente, sendo que uma delas se referia à nova instrução normativa, IN 02/2014, para os servidores do Protocolo e na outra oportunidade foi na Semana do Servidor Público da secretaria, sobre o SIARQ/RS.
  • respostas a questionamentos via expediente administrativo, e-mails e telefone: durante o ano de 2014 teve trâmite para o APERS se manifestar, com relação à gestão documental, 1 expediente administrativo oriundo da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), foram retornados 42 e-mails, recebidos em sua maioria pelo e-mail do SIARQ/RS, sendo aproximadamente 50 questões com conteúdos trataram de diferentes assuntos relacionados à gestão documental; questões mais simples de interpretação dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, discussão interna e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD, levadas ao Comitê Consultivo do SIARQ/RS, demandados pela: Casa Civil, Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), Companhia Rio-Grandense de Saneamento (CORSAN), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Procuradoria-Geral do Estado (PGE), Polícia Civil, Prefeitura Cachoeirinha, Prefeitura de Canoas, Prefeitura Quaraí, Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SARH), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria de Agricultura, Pecuária e Agronegócio (SEAPA), Secretaria de Segurança Pública (SSP), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
  • reuniões Comitê Consultivo: durante o ano de 2014 o Comitê Consultivo do SIARQ/RS se reuniu por quatro vezes, nos meses de maio, junho, julho e agosto. No primeiro encontro os servidores do APERS apresentaram a proposta de trabalho para o ano, aprovada pelos integrantes do Comitê Consultivo, sendo os assuntos: prazos condicionados da TTD; instruções para a Administração Indireta elaborar seus instrumentos de gestão documental; amostragem de documentos; Série 1.1.4; manual de redação/tipologia para o Estado. Nas reuniões seguintes o Comitê Consultivo elaborou e finalizou uma minuta de instrução normativa para a Administração Indireta, referente à estrutura básica para a elaboração de seus instrumentos de gestão documental, que gerou um processo administrativo. Este processo teve trâmites mas não chegou a ser finalizado, ficando pendente para análise da próxima gestão. No momento da criação da minuta, foi realizada uma reunião com arquivistas / documentalista servidores de órgãos da Administração Indireta para que pudessem se manifestar sobre o assunto. Também foram iniciados os estudos para alteração dos prazos condicionados da Subfunção 2.5 Gestão de Recursos Humanos da TTD e foi analisada a questão da Lei 9.504/1997 (que estabelece normas para as eleições) no que se refere a doação, muito comum nos órgãos que realizam a eliminação de documentos que doam o papel para instituições.
  • reuniões de assessoria técnica: foram realizadas 20 reuniões de assessoria técnica em diferentes órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado, assim como algumas prefeituras gaúchas. Os órgãos assessorados foram: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), Apoio do Gabinete (SARH), Arquivo Público Municipal de Canoas, Brigada Militar, Departamento de Administração do Patrimônio (DEAPE/SARH), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Divisão de Pessoal (DIPES/SARH), Divisão de Planejamento de Recursos Humanos (DIRHU/DEARH/SARH), Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luiz Roessler (FEPAM), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Prefeitura Municipal de Quaraí, Prefeitura Municipal de Cachoeirinha, Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), Sistema Pró-Cultura (SEDAC), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS), e Universidade Federal do Rio Grande (FURG) sobre a Superintendência do Porto do Rio Grande (SUPRG).

Colocamo-nos a disposição dos interessados em fazer parte do SIARQ/RS e implementar os instrumentos de gestão documental. Sempre que desejar, contate-nos pelo e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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