Publicada nova Instrução Normativa sobre eliminação de documentos: IN nº 01/2016

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2015.02.25 SIARQRS

     O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada, no Diário Oficial do Estado do dia 16 de dezembro, páginas 10 e 11, a nova Instrução Normativa que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual: Instrução Normativa nº 01, de 16/12/2016, clique para acessar.

     Esta nova normativa resultou do trabalho do APERS e Comitê Gestor do SIARQ/RS, e buscou especificar e atualizar a legislação estadual referente à eliminação de documentos arquivísticos, adequando-se ao Decreto 52.808/2015, que reorganizou o SIARQ/RS, e ajustar-se ao sistema de Processos Administrativos e-GOV – PROA.

Relatórios 2015 – DIPEP: SIARQ/RS e a participação no Sistema PROA

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    Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

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SIARQ RS

     Em 2015, a Divisão de Pesquisas e Projetos – DIPEP esteve focada e dedicada à ações que envolvem o Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, cujo Órgão Gestor é o Arquivo Público do RS. O SIARQ/RS tem como objetivos proteger, preservar, regular o acesso, zelar pelo cumprimentos da legislação referentes à documentação arquivística pública; normatizar o uso de tecnologias que envolvem a gestão documental.

     Durante o ano os servidores desempenharam diversas atividades relacionadas ao Sistema, buscando: a implementação e continuidade da gestão documental do Poder Executivo Estadual, atualização da legislação gaúcha, participação ativa em comitês e grupos de trabalho, em especial sobre o Sistema PROA. Confira a primeira parte do relatório da DIPEP!

  • Assessoria técnica (via expediente administrativo, e-mails e telefone): durante o ano os órgãos contatam o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, análise pelos técnicos e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2015 foram recebidos 63 e-mails de diferentes órgãos do Poder Executivo e também Municipais, como: Brigada Militar (BM), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Polícia Civil (PC), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Fundação Municipal de Arte e Cultura de Gravataí (FUNDARC) e Prefeitura Municipal de Esteio.
  • Reuniões de assessoria técnica: objetivando maior proximidade aos órgãos executivos que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, em 2015 os servidores da DIPEP atuaram amplamente em reuniões de assessoria técnica, sendo que, com alguns destes órgãos, desenvolveram uma agenda periódica de atendimento. Durante o ano foram realizadas 67 reuniões com os órgãos: Brigada Militar, Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS),  Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), Fundação Estadual de Pesquisa Agropecuária (FEPAGRO), Fundação de Proteção Especial (FPE), Instituto Geral de Perícias (IGP), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Ministério da Saúde, Parque Zoológico, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima – DECA), PGE, Prefeitura Municipal de Gravataí, Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Secretaria da Educação (SEDUC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), Secretaria Estadual da Saúde (SES – Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais – DCHE, Hospital Colônia Itapuã – HCI, Farmácia de Medicamentos Especiais – FME, Secretaria-Geral de Governo (SGG), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH – DIPRO, DIVAN, DMEST, DEORG e DEAPE) e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
  • Comitê Consultivo do SIARQ/RS: em 2015 o Comitê Consultivo teve nova composição designada (Portaria nº 101/2015) e a partir de então foram realizadas 4 reuniões no Arquivo Público do RS. Durante os encontros foram pautas de trabalho: a revisão do Decreto nº 47.022/2010 – que reorganiza o SIARQ/RS; inclusive com uma consulta pública, realizada pelo APERS, para receber contribuições; reunião com os arquivistas do Estado para verificar as alterações propostas, que resultaram na minuta de decreto que posteriormente o Comitê Consultivo avaliou e aprovou. Após tramitação do processo administrativo, o novo decreto foi publicado em dezembro no Diário Oficial do Estado: Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015. Também esteve em pauta a metodologia que o SIARQ/RS, enquanto integrante do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, iria adotar para reestruturar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos; o estudo e aprovação de alterações no PCD e TTD demandadas por órgãos do Poder Executivo, como: Secretaria da Fazenda, Procuradoria-Geral do Estado, Polícia Civil e Departamento Estadual de Trânsito. O Comitê Consultivo iniciou as tratativas sobre estudo de corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual e, na última reunião, propuseram pautas e cronograma de reuniões para 2016.
  • Encontros dos Arquivistas: Com a nova direção do APERS foram retomadas as reuniões com os arquivistas do Poder Executivo Estadual, chamado Encontros dos Arquivistas, cujo objetivo é a interação dos servidores, trocas de experiências sobre assuntos relacionados à gestão documental, legislação arquivística e novas tecnologias. Durante o ano de 2015 foram realizados 4 encontros no Arquivo Público, com a participação, em média, de 22 arquivistas por reunião. Os assuntos debatidos foram: Plano de Ação das atividades do SIARQ/RS, atividades desenvolvidas pelos arquivistas em seus locais de trabalho, revisão do Decreto 47.022, Sistema PROA com apresentações sobre: implantação e classificação documental; metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e, acesso ao ambiente de treinamento para navegação no sistema.

    Aos interessados em contatar o SIARQ/RS para tratar sobre gestão documental, implementação dos instrumentos arquivísticos, colocamo-nos à disposição! Nossos contatos: e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

     Na próxima semana publicaremos um relatório específico sobre a participação do Arquivo Público do RS nas atividades do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, que consiste na participação do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, nos treinamentos da Sala de Gestão PROA e classificação de assuntos e tipos de assuntos no sistema.

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APERS conta histórias: Comissão de Reaparelhamento Penitenciário – CRP

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     Começa neste mês de março a edição 2013 do “APERS Conta Histórias” e, como divulgado, este ano será explorado o acervo do Poder Executivo Estadual salvaguardado no APERS. Fazem parte desta documentação registros da Comissão de Reaparelhamento Penitenciário – CRP*, instituída pela Lei nº 2.161 de 19 de novembro de 1953, durante o mandato de Ernesto Dornelles.

     A Comissão estava subordinada à Secretaria do Interior e Justiça e era responsável por dar andamento ao Plano de Cadeias e Fôros elaborado no ano de 1951. Tinha como objetivos principais elaborar e executar um Plano de Reaparelhamento Penitenciário que abrangesse os estabelecimentos de todo Estado. O Plano incluía também aqueles locais destinados à observação e tratamento bem como as prisões provisórias e as instituições de internação de menores infratores.

    Durante o ano de 1954 foram regulamentadas as atribuições dos membros e elaborado o cronograma para realizações da CRP. Neste mesmo ano foram realizados os estudos preparatórios para o Plano de Reaparelhamento Penitenciário, que foi finalizado em fevereiro do ano seguinte.  Na aprovação legislativa do Plano, no mês de novembro de 1955, foram definidas as diretrizes gerais bem como os recursos financeiros disponíveis para o início dos trabalhos.

     Um dos primeiros estabelecimentos onde medidas do Plano de Reaparelhamento Penitenciário foram implantadas foi a Colônia Penal Agrícola General Daltro Filho localizada na cidade de São Jerônimo. Em 1956 a instituição recebeu equipamentos que auxiliaram na recuperação do local. A etapa de obras básicas do programa de recuperação da Colônia, incluindo um sistema de abastecimento de energia elétrica ligado à Usina de São Jerônimo, a instalação de cozinha, lavanderia, padaria e a construção parcial de uma vila residencial para funcionários e guardas, foi concluída em julho de 1958.

     Os estudos e a elaboração do projeto do edifício Casa de Prisão Provisória de Porto Alegre iniciaram em 1956 e no final do mesmo ano foi instaurada a licitação para a construção do prédio e a celebração do contrato. As obras da “Casa de Prisão Provisória” começaram em fevereiro de 1957.

     A instalação e organização da estrutura da Penitenciária Estadual em prédio próprio no bairro Partenon, em Porto Alegre, no ano de 1959, foi outra medida adotada pela Comissão de Reaparelhamento Penitenciário. No mesmo ano, os primeiros prédios do conjunto arquitetônico foram entregues (Ata especial de entrega), foi aprovada da demarcação do terreno destinado à construção dos edifícios do presídio e a criação da Guarda penitenciária.

     A CRP atuou até o final da década de 1960 e neste período estava vinculada à Secretaria de Negócios e Obras Públicas. Fazem parte da documentação registros fotográficos que ilustram presídios, prédios de foros reformados do interior do estado e imagens das instalações que comparam o antes e depois das reformas de estabelecimentos prisionais do Rio Grande do Sul durante os trabalhos da CRP. Um gráfico comparativo da proporção entre sentenciados e guardas em alguns estabelecimentos penais, plantas e esboços que expõem o andamento das obras na Penitenciária Estadual e na Colônia Penal Agrícola General Daltro Filho bem como a previsão de investimentos financeiros, planta da Ilha do Presídio com estimativas de custos das obras a construir e gráfico sobre o programa de terapêutica ocupacional para a população carcerária, são exemplos de documentos encontrados.

     Nos processos administrativos encontram-se solicitações de reformas e manutenção dos prédios, plantas de estabelecimentos prisionais do estado e o Estatuto do Funcionário Penitenciário da década de 1960. O acervo é constituído por uma documentação que possibilita ao pesquisador analisar, por perspectivas variadas, a estrutura prisional do Estado durante a atuação da CRP.

* Documentação ainda não trabalhada arquivisticamente.
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    Confira abaixo algumas imagens do acervo da CRP. (Para ampliar clique na imagem).

APERS conta histórias: Coleção 7 Governos

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     Em 1997 o Arquivo Público do RS, no momento em que projetava o quadro de arranjo da sua documentação, a definição dos Fundos da instituição e a partir de uma demanda instituída pelo Sistema de Arquivos do RS (SIARQ/RS), produziu uma série de estudos sobre a Organização Estrutural do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul.

     A proposta do trabalho era investigar o porquê da criação de cada tipo de documento oficial, bem como a função que ele desempenha, conhecendo as competências da cada unidade ou órgão administrativo e consequentemente a estrutura administrativa do Estado.

     Para tanto a equipe do APERS descreveu a Organização Administrativa do Poder Executivo gaúcho a partir do Governo de Walter Peracchi Barcelos (1967 a 1971), o primeiro a buscar uma padronização dos mecanismos de planejamento, coordenação e controle, estendendo-se até o Governo de Alceu Collares (1991 a 1994).

    O estudo está dividido em sete livros que foram elaborados proporcionando informações detalhadas sobre estrutura administrativa de cada gestão e apresentam uma introdução que descreve a conjuntura destes governos relacionando-os com o contexto da política nacional, com o período marcado pelo golpe executado por militares em 1964 quando se instaurou a ditadura no país.

     A partir de 1966 novos padrões foram estabelecidos através do Ato Institucional nº 3, que dentre outras alterações, determinou-se a eleição indireta dos Governadores. Foi neste período que se instauraram no Estado os mandatos de Walter Perachi (1967-1971), Euclides Triches (1971-1975), Synval Guazelli (1975-1979) e José Augusto Amaral de Souza (1979-1982).  Jair de Oliveira Soares foi o primeiro governador eleito pelo voto popular e governou de 1983 a 1987. Seu sucessor foi Pedro Jorge Simon que comandou o Estado de 1987 a 1991. Numa eleição realizada em dois turnos, Alceu de Deus Collares foi vitorioso permanecendo no comando do Estado de 1991 a 1994. Em cada volume são fornecidos dados bibliográficos do governador bem como sua trajetória política.

APERS - Colecao 7 governos     Por fim é descrita a Estrutura Organizacional do Poder Executivo de cada gestão incluindo a Administração Direta, composta pela governadoria do Estado e Secretarias de Estado, a Administração Indireta suas autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista, de forma a apresentar suas particularidades. Completa o trabalho um organograma que demonstra a estrutura organizacional do governo em questão.

NOTA: Ressalta-se que, em 2006, o APERS publicou um livro com informações mais amplas sobre o assunto: “Fontes para a História Administrativa do Rio Grande do Sul: a trajetória das Secretarias 1890 – 2005”.

APERS conta histórias: Padronização do acondicionamento do Acervo

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Modelos do acondicionador padrão

     A equipe do Arquivo Público do RS, no ano de 2004, constatou a necessidade de remodelar o acondicionamento dos documentos uma vez que o modelo de caixas utilizadas não atendia suficientemente às questões de preservação e conservação documental. Os agentes externos como, a umidade, a luz que resseca a fibra do papel e os micro-organismos aceleram o processo de deterioração da documentação. O manuseio do acervo, em decorrência da higienização, é outro fator que contribui para o desgaste do documento tornando-o suscetível a rasgos.

    Buscando implementar melhorias no acondicionamento do acervo, a equipe do APERS desenvolveu um modelo específico de caixa, adequada ao tamanho dos documentos e ao espaço físico das prateleiras. Além de dimensões específicas, a caixa foi elaborada de forma que sua estrutura fosse resistente e suportasse o peso dos documentos, uma vez que as caixas são sobrepostas.

Acondicionador

     As medidas internas da caixa devem ser de 380 x 115 (mm), o estilo C. C. V. (Caixa corte vinco), qualidade SK5-B, caixa sem impressão e com impermeabilizante interno. O papelão que constitui a caixa também deve obedecer algumas normas. A composição dos papéis deverá ser Kraft-186/g/m², miolo-150g/m², Kraft-186g/m², gramatura 597g/m² (+/-30), coluna 6,6 kgf/cm (+/- 0,6), esmagamento 2,0 kgf/cm³ (+/- 0,5), mullen 9,0 kgf/cm³ (+/-0,5), espessura 3,0 mm (+/- 0,5).

     A partir da publicação da Instrução Normativa SARH nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos ao Departamento de Arquivo Público da Secretaria da Administração e dos Recursos do Estado do Rio Grande do Sul, as caixas que acondicionam a documentação pertencente ao acervo do APERS devem obedecer a este padrão específico.

Acervo do APERS já padronizado

     Somente será recolhida ao APERS a documentação de caráter permanente produzida pelo Poder Executivo que estiver classificada, higienizada, organizada e acondicionada de acordo com os padrões estipulados na Instrução Normativa. O acondicionamento em caixas padrão aumenta a vida útil do papel, reduz custos com a recuperação, restauração, oferece ao pesquisador uma documentação em condições de manuseio e leitura, além de garantir a preservação da história administrativa do Estado.

Encerramento do Curso de Gestão Pública e Organização Arquivística

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     No último dia 23 encerrou-se o primeiro Curso do Programa de Gestão Pública e Organização Arquivística promovido pelo Arquivo Público do RS. Estiveram presentes servidores que trabalham em protocolos e arquivos setoriais das Secretarias de Obras Públicas, Irrigação e Desenvolvimento Urbano; da Cultura; de Segurança Pública; do Turismo; Políticas para as Mulheres; da Ciência, Inovação e Desenvolvimento Tecnológico; da Justiça e dos Direitos Humanos; assim como a Procuradoria-Geral do Estado, Junta Comercial, Conselho Estadual de Educação, Conselho Estadual de Desenvolvimento Econômico e Social. O Curso teve duração de 40 horas distribuídas em dez encontros realizados entre 24 de julho a 23 de agosto de 2012.

      Este último encontro foi reservado para que os participantes expusessem a realidade de seus setores. Todos apresentaram trabalhos bem elaborados, esclareceram as dúvidas dos demais colegas, apontaram as dificuldades e possíveis soluções para os problemas encontrados.

     Através das fichas de avaliação preenchidas pelos participantes do Curso, podemos constatar sua satisfação em relação aos conteúdos abordados e seu comprometimento com implementação da gestão documental em seus locais de trabalho. A proposta é que os servidores que fizeram parte deste Curso sejam multiplicadores dos conceitos repassados durante os encontros.

     Acreditamos que a partir da capacitação de servidores para implementar a gestão documental em seus locais de trabalho, contribuímos para que estes sejam atuantes na preservação das informações de valor histórico e na perpetuação da memória do Poder Executivo Estadual. Assim agradecemos a todos que se envolveram neste projeto.

     Ressaltamos que este Curso é parte do Programa de Gestão Pública e Organização Arquivística do APERS, assim os servidores do Poder Executivo Estadual interessados em participar devem ficar atentos a publicação dos novos editais em nosso sítio e blogue institucional.

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