Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

Pedidos de documentos Sala de Pesquisa

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     Informamos aos pesquisadores do Arquivo Público do RS que durante o período em que a central telefônica estiver parcialmente funcionando, pedidos de documentos para consulta em nossa Sala de Pesquisa deverão ser feitos somente presencialmente ou por e-mail. A Sala de Pesquisa do APERS abre de segunda a sexta, das 8h30 às 17h sem fechar ao meio-dia e nosso e-mail para contato é saladepesquisa@smarh.rs.gov.br

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Contato com o APERS por telefone

Informamos que o problema foi solucionado.

Atualizado em 09.11.2016

Contato com o APERS por telefone

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atendimento-por-telefoneInformamos que a Central Telefônica do Arquivo Público do RS está parcialmente inoperante. Enquanto as equipes de nossa Secretaria trabalham para a resolução deste problema, solicitamos que, caso seja necessário, entrem em contato com o APERS pelos telefones:

– 3288 9118: para solicitação de documentos

– 3288 9134: para assessorias ao SIARQ e PROA

Informamos que o problema foi solucionado.

Atualizado em 09.11.2016

Relatórios 2015 – DIPEP: SIARQ/RS e a participação no Sistema PROA

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    Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

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Atividades SIARQ/RS – Novembro/2015

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Durante o mês de novembro os servidores participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas do SIARQ/RS:

  • No dia 03/11 o arquivista Jonas Ferrigolo Melo realizou visita técnica ao arquivo da Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG). A servidora Márcia Senna apresentou as atividades do arquivo e iniciativas para Gestão Documental na empresa foram estabelecidas.
  • Dias 04 e 17/11: os servidores do Arquivo Público, Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Denise Nauderer Hogetop, participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos Administradores do PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no Sistema de Processo Eletrônico – PROA e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.
  • Nos dias 04 e 24/11 ocorreram reuniões do Comitê Consultivo do Sistema de Arquivos do Estado – SIARQ/RS. Nas pautas estiveram em discussão: verificação das modificações sugeridas ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos; cujas demandas vieram da Receita Estadual/SEFAZ, PGE, COGEPOL/Polícia Civil e DETRAN. Além disso, teve início o estudo para tratativas sobre o corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual; foram propostas pautas e elaboração de um cronograma de trabalho do Comitê para o ano de 2016. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Clarissa Sommer Alves, Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Nôva Marques Brando, Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares e Viviane Portella de Portella (APERS).
  • Dias 05 e 25/11: servidores do Arquivo Público estiveram prestando assessoria na Secretaria de Educação (SEDUC). Primeiramente reuniram-se para tratar de metodologia para mapeamento de assuntos para o Sistema de Processo Eletrônico – PROA; e dia 25, a Diretora Débora Flores e o arquivista Jonas Ferrigolo participaram do treinamento PROA aos servidores, sendo os temas abordados: atribuição de assuntos no PROA e Gestão Documental.
  • Nos dias 05, 12, 19 e 26/11, reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foi debatida a metodologia e a redação das resoluções que serão emanadas pelo Comitê Gestor do Processo Eletrônico.
  • 2015.11.06 SIARQ Parque Jardim Zoo (FZB) (1)Dia 06/11: o SIARQ/RS se reuniu com os servidores da Parque Jardim Zoológico (FZB), no município de Sapucaia do Sul, para tratar de questões da gestão de documentos, estudo para criação do Plano de Classificação (atividade-fim) e Tabela de Temporalidade Documental. Na reunião estavam presentes: Inês de Oliveira, Márcia Weber, Maria Teresa, Marco Antonio Squeff, Paulo Roberto Salerno (FZB), as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araujo (APERS).
  • Dia 10/11: Foi realizada uma reunião com a Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para propor a implementação da gestão documental, com assessoria do SIARQ/RS. Participantes: Artur Neto, Bruno Xavier Selinger, Eliane Mombach, Idalisa Klug, José Reus (FASE), Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • Dia 12/11: a arquivista do APERS esteve na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN) dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Na oportunidade, também, conversou com a Diretora do Departamento Administrativo, que expôs a necessidade de organizar os documentos referentes às pastas funcionais de servidores inativos. Participantes: Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Vânia Caetano. (SEPLAN).
  • Dia 13/11: as arquivistas estiveram reunidas, primeiramente na Farmácia de Medicamentos Especiais/SES e, após, foram acompanhadas até o Ministério da Saúde para verificar informações quanto à custódia de documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS), acumulados em um pavilhão no Hospital Colônia de Itapuã (HCI). Participantes: Maria Carmen Remia Mikoleiczak (Farmácia de Medicamentos Especiais/SES), Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS), Nistely Luiza Grellmann Pacheco, Oswaldo Silvino Filho (Ministério da Saúde).
  • Dia 17/11: foi realizada assessoria técnica, sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, na 1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima (DECA/PC). Participantes: Augusta Höehr (DECA/PC), Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • No dia 17/11 o Arquivo Público recebeu os servidores da Fundação de Amparo à Pesquisa do Rio Grande do Sul (FAPERGS) para tratar da continuidade do projeto de gestão documental da instituição. Ficou encaminhado que a Fundação fará um estudo, com seus servidores, para propor a atualização da Tabela de Temporalidade Documental – TTD do órgão, existente desde 2005. Em concomitância ao estudo, os servidores promoverão a eliminação de documentos segundos os prazos já estabelecidos pela TTD em vigor. Estiveram presentes na reunião: Joannes Paulus Pinto Soares, Daniela Schuller Barcellos, Rafael Monte Maior de Oliveira, Renato Santiago (FAPERGS), Jonas Ferrigolo (APERS).
  • Dia 19/11 os arquivistas Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Viviane Portela de Portela, visitaram um dos acervos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE) para compreender a documentação com vista na atualização da temporalidade daquela tipologia produzida pela PGE. A procuradora Natalia Morsch, representante da PGE no Comitê Consultivo e o servidor Renato Abech, recepcionaram a equipe.
  • Dia 19 e 24/11: o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial (FPE) para tratar sobre gestão documental. Os assuntos tratados nas reuniões foram a análise tipológica dos documentos encontrados nos Prontuários Sociais, e o treinamento dos servidores da Fundação para a organização física dos prontuários. Participantes: Andréa Palliano, Clarisse Hossen, Daniela Fernandes, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  • No dia 20/11 as arquivistas do APERS, Iara Gomide Machado, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, se deslocaram até o Hospital Colônia de Itapuã (HCI) para verificar a massa documental acumulada (tipologias, condições de preservação e acesso), a fim de esclarecer sobre a custódia destes documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS).2015.11.20 HCI Iara, Renata, Silvia
  • No dia 30/11, foi publicado no Diário Oficial do Estado, página 21, a Portaria nº 139/2015 da SMARH, que institui o Grupo de Trabalho de Prontuário Eletrônico vinculado ao Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) e coordenado pelo seu Diretor. Tem o objetivo de promover o debate sobre o uso do prontuário eletrônico visando aumentar a eficiência da gestão pública por meio das novas tecnologias da informação, sendo de competência do GT contribuir no processo de modernização, informatização e digitalização dos processos administrativos. O Grupo de Trabalho é composto pelos seguintes servidores: Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (SIARQ/RS); Antonio Henrique Abrahão Ribeiro, Fabio Nobre Zimmer, Carmem Colman, Kleber Rocha, José Gonçalves de Araujo e Sidêmia Kleber (DMEST); Alexandre Rovinski Almoarqueg (SGG) e, como convidado, Everton Hagen (PROCERGS – Analista de Negócios da SMARH).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Publicado Decreto sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico do Poder Executivo Estadual

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Decreto    No dia 23 de novembro de 2015, foi publicado no Diário Oficial do Estado, o Decreto nº 52.715 que dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito do Poder Executivo Estadual.

    O SIARQ/RS colaborou na redação do Decreto e, a partir deste documento, se tornou membro oficial do Comitê Gestor do PROA (art. 3º), representado pela Presidente do Comitê Consultivo do SIARQ e Diretora do Arquivo Público do RS, Débora Flores, e o Arquivista Jonas Ferrigolo Melo. O SIARQ levou ao Comitê do PROA assuntos que versavam sobre a gestão arquivística e o principal avanço do Sistema PROA vem explícito em seu artigo 11, onde prevê que o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico deve adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

     Isso significa, dentre outras ações de suma importância para a gestão documental, que os expedientes administrativos eletrônicos serão tratados efetivamente como documentos arquivísticos, classificados e temporalizados desde sua produção.

*Post alterado em 26 de novembro de 2015 – data da publicação.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2015

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Durante o mês de outubro os arquivistas participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas:

  • 2015.10.20 Reuniao FPEDias 01, 16 e 29/10 o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial para tratar da gestão documental da FPE. Os assuntos tratados nas reuniões foram a organização dos Prontuários Sociais, a metodologia do treinamento dos servidores da Fundação e a formalização do Grupo de Trabalho. Participantes: Andréa Palliano, Daniela Fernandes, Maira de Faria Neves, Rossana Ramos, Soraia Naibert, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  • Dias 01 e 23/10: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi o alinhamento de solicitações à PROCERGS. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonça Colman, José Gonçalves de Araújo, Kleber da Silva Rocha, Sidêmia Kleber e Antônio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 05/10: o SIARQ/RS, representado pela arquivista Iara Gomide, participou da reunião da Comissão Interdisciplinar de Processos Aptos a Descarte (COMINTER), que teve como pauta a apreciação de processos judiciais aptos à eliminação.
  • Durante as quartas-feiras (dias 07, 14, e 21/10), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram debatidos os treinamentos presenciais e a flexibilização da data final de implantação do Sistema.
  • Dia 08/10: realizado o Encontro dos Arquivistas do RS 2015/03, que teve como pauta o Sistema PROA: com apresentações sobre a implantação do sistema, feita por Fábio Pinheiro dos Santos – Presidente Comitê Gestor PROA, e sobre classificação documental por Débora Flores – Diretora do APERS. Estiveram presentes as arquivistas do Tribunal de Justiça do RS: Luciane Adolfo, Tárcia Possebon, os arquivistas do Poder Executivo Estadual: Aerta Grazzioli Moscon, Alfredo Ribeiro Estima, Ana Karina Uberti, Anabel Schmidt, Anderson Bandeira, Carlos Alberto Lucena dos Santos, Carlos Dinarte de Oliveira Keppler, Carmen Colman de Morais, Cléo Belício Lopes, Débora Flores, Fabio Nobre Zimmer, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Juliana Junges Subtil Perotoni, Lívia Oliveira Job, Mari Menezes, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Priscila Garcia Nunes, Renata Vasconcellos, Samantha Signor, Silvia de Freitas Soares, Viviane de Portella, e os servidores da SMARH: Michel Cury e Rosilane Conceição.
  • Dia 23/10: as arquivistas prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung (SEPLAN).

Acesse as normativas e instrumentos arquivístico do Sistema de Arquivos clicando aqui. E para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar a gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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