Atividades SIARQ/RS – Outubro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de três (03) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 08: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram visita de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 15: a arquivista Maria Cristina Fernandes esteve reunida com a arquivista da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações do Departamento Administrativo da Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPRO/DA/SEPLAG, Samantha Signor, para prestar orientações sobre classificação de documentos de arquivo.

Dia 16: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio receberam nas dependências do APERS, em reunião para prestarem orientações sobre gestão documental, o servidor da Secretaria de Obras Ítalo Dalpoas Silva.

Dia 22: os arquivistas que fazem parte do Comitê do SIARQ/RS foram à PGE, mais especificamente na Comissão Permanente de Defesa dos Direitos Humanos para obter informações sobre acesso e difusão de documentos armazenados no APERS. Participaram do encontro a diretora do Arquivo Aerta Moscon, os arquivistas Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Cleo Belicio Lopes, as historiadoras Clarissa Sommer Alves e Nova Brando, e os procuradores Flavia Faermann e Jorge Luis Terra da Silva.

Dias 16 e 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio receberam, na dependências do Arquivo Público, a arquivista da Secretaria da Casa Civil Sandra Marques, para reunião de assessoria em gestão documental, a fim de organizar o acervo daquele órgão.

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, dezoito (18) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram cinco (05) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de seis (06) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 03: Aconteceu nas dependências do Arquivo Público, a reunião do CGSIARQ – Comitê Gestor do SIARQ/RS para definições sobre documentos da Secretaria de Cultura e suas classificações, como também retorno do GT de Extinções do estado sobre documentação das empresas extintas.

Dias 09 e 11: a historiadora Nôva Brando e os estagiários Christian Roque e Marie France estiveram no Campus Cachoeirinha da Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), para tentativas de prestarem orientações sobre higienização de documentos.

Dia 17: o arquivista Jonas Melo esteve reunido com a equipe do Protocolo da Secretaria da Casa Civil, para prestar orientações sobre classificação, avaliação e acondicionamento de documentos de arquivo.

Dia 18: Os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram nas dependências da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luiz Roessler – FEPAM, em reunião para prestarem orientações aos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Fundação.

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram nove (09) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 06 e 20: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pauta a definição de prazos de guarda de documentos da CORAG e FDRH. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio, Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Juliano Balbon, Nôva Brando e Clarissa Sommer Alves (APERS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes e Carine Melo Cogo Bastos (SSP); José Marcos Carvalho (TCE); Flávia Faermonn e Alexsandro Witkowski (PGE); Patrícia E. R. Coser e Vanessa Becker Souza (AHRS) e Eneida Michel da Silva (SEDAC).

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, em reunião para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participantes pela CIENTEC: Rodrigo Saraiva, Júlio Endres, Leandro Souza, Ricardo Girardi e Roberto Vanacor.

Em julho, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e oito (28) mensagens de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 14: os arquivistas Marta Helena de Araújo e Cléo Belicio estiveram na sede do Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul – TJM/RS, para prestarem esclarecimentos sobre eliminação de processos administrativos cadastrados no Sistema de Protocolo Integrado (SPI). Participantes pelo TJM/RS: Juiz Militar Sérgio Antonio Berni de Brum (Coordenador do Projeto Memória do TJM/RS), Dirnei Vieira de Vieira (Diretor-Geral), Margarete Simon (Coordenadora Administrativa), Lisiane da Silveira Daniel e Alceu Bosi (Setor de RH).
  • Dias 19 e 27: funcionários do IPE-Saúde estiveram no APERS para revisão e alinhamento dos assuntos, tipos e subtipos de assuntos de classificação do sistema PROA – Processos Administrativos e-Gov. Participantes: Cléo Belicio, Denise Hogetop, Iara Gomide, Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos (APERS); Renato José Delazeri, Djuliana Cappellari e Elisetto Fogaça Bortolozzo (IPE-Saúde).
  • Dia 20: os arquivistas do APERS, Cléo Belicio, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para realizarem atividades de organização do acervo da SEDUC.
  • Dia 22: os arquivistas Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização dos acervos da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA, da Caixa Econômica Estadual – CEE e da Divisão de Pessoal e Desenvolvimento de Recursos Humanos do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPES/DEADM/SEPLAG.
  • Dia 28: arquivistas do APERS estiveram na sede do Departamento de Economia e Estatística da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DEE/SEPLAG, para prestarem orientações sobre avaliação de documentos. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Rodrigo Weimer (APERS); e Katia Midori Hiwatashi (DEE).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de vinte (20) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em fevereiro, o Arquivo Público analisou oito (08) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 07: os servidores Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA.
  • Dia 09: o arquivista do APERS Cléo Belicio Lopes estive na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para orientações e esclarecimentos sobre a classificação de processos administrativos. Participantes pela SPGG: Ângela Maria Gades Silva e Zeni Borges de Almeida.
  • Dias 10 e 16: os arquivistas Juliano Balbon e Cléo Belicio estiveram na Companhia Riograndense de Saneamento – CORSAN, para prestarem orientações e esclarecimentos sobre terceirização de serviços de gestão documental.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de dezenove (19) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com os estagiários.

Em janeiro, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta e seis (36) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 06, 13 e 22: os servidores Ana Karina Uberti Moreira, Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA.
  • Dias 08 e 22: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dias 12, 14, 21 e 28: os arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dia 13: os arquivistas do APERS, Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares, estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), para orientar quanto aos procedimentos para organização de acervo do Departamento de Recursos Hídricos (DRH). Participaram pela SEMA: Gladis de Mello Bento, Ellen Bassan Beneduzzi, João Bat Klein, Amanda Brito Bordin, Maria Patricia Mollmann e Vera Figueiró.
  • Dia 14: servidoras da Companhia Riograndense de Saneamento – CORSAN estiveram no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental (Instruções normativas 01/2016 e 04/2009) para organização e eliminação de processos administrativos de forma terceirizada. Participaram: Adriana dos Santos e Alessandra Weinert (CORSAN) e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 14: a policial civil Rejane esteve no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre a IN 04/2009, sobre recolhimento de acervo. Participaram: Rejane Wolfle Ribeiro (PC) e Silvia Soares (APERS).

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de nove (09) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com a servidora Márcia Senna e estagiários.

Em outubro, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e um (31) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 03, 10, 17, 24 e 31: arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dias 05, 09, 16 e 30: as servidoras Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras (CINTEA).
  • Dia 05: as arquivistas do APERS, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares, estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para orientar quanto aos procedimentos e normativas de gestão documental à servidora Angela Maria Gades Silva (SPGG).
  • Dia 23: arquivistas da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental (Instruções normativas 01/2016 e 04/2009) para organização e eliminação de processos administrativos. Participaram: Carlos Henrique Armani Nery e Lisiane Maurello (SES); Cléo Belicio Lopes, Marta Araujo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).
  • Dia 24: a arquivista Silvia Soares participou de reunião de assessoria técnica com a servidora Deborah Eunice Pilar Steyer, na Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH) sobre as atividades de gestão documental e orientações sobre os procedimentos para eliminação dos processos administrativos no SPI.
  • Dia 31: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental, para realizar eliminação de documentos conforme normativa vigente. Participantes: Emanuelle Cavazini Magiero, João Alberto Rocha e Evandro Dürr (SDR). Marta Helena de Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de nove (09) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com a servidora Márcia Sena e estagiários.

Em outubro, o Arquivo Público analisou nove (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e quatro (34) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos sete (07) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 04, 06, 10, 18, 27 e 28: as servidoras Ana Karina Uberti Moreira, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 06: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), em visita ao novo local do Arquivo e para esclarecimentos sobre a Listagem de Eliminação de Documentos. Participaram: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Bárbara Moraes dos Santos, Andreo Souza Naynayer, Vitória Müller Ferreira (SEMA), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dias 06 e 27: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 11: arquivistas do APERS estiveram na Escola Estadual Paula Soares, em reunião de assessoria técnica em gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme as IN 01/2016 e 04/2009. Participaram: Helena Cancela Cattani e Luana Oliveira Mello (E.E. Paula Soares), Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dias 11, 19 e 26: arquivistas do APERS, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dia 12: arquivistas do APERS estiveram na Delegacia de Roubo de Veículos, do Departamento Estadual de Investigações Criminais da Polícia Civil (DRV/DEIC/PC), em reunião de assessoria técnica em gestão documental, visando realizar eliminação de documentos, conforme a IN 01/2016. Participaram: Fernanda Severo (PC), Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 18: representantes do APERS no Comitê Gestor do SIARQ/RS receberam equipe da Secretaria da Cultura, Turismo, Esporte e Lazer (SEDACTEL), no Arquivo Público, em reunião para análise relativa aos projetos de fomento à cultura, realizados através de renúncia fiscal, por meio da lei nº 13.490, de 21 de julho de 2010, para verificar a possibilidade de redução do passivo documental acumulado, por meio de descarte ou reformulação do dossiê documental, visando qualificar sua organização. Participaram: Alexandre Veiga e Caroline Montagnier Eskenazi (SEDACTEL), Aerta Moscon, Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Caroline Baseggio (APERS).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de oito (08) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em setembro, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e cinco (25) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 01, 15, 22 e 29: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 02 e 09: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 07: as arquivistas do APERS Marta Araújo e Iara Machado prestaram assessoria técnica aos servidores do Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH), sobre procedimentos e normativa para eliminação de documentos.
  • Dias 07 e 21: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pauta análise e aprovação de propostas de prazos de guarda de documentos da Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas (CORAG), empresa em extinção. Participantes: Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Renata Pacheco Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Viviane Portella de Portella, Caroline Baseggio e Clarissa Sommer Alves (APERS); Patrícia E. R. Coser (AHRS); Márcia Sena, Vinícius Emer Sartori, Renata Mendes Cidade e Marcos Evangelista (CORAG); Jussara Gabbi e Cristiano De Leon (IGP); Fernanda Delgado Louzada (PGE); Celso Aramis Garcia (PROCERGS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes (SSP); e Luiz Carlos Larratéa (TCE). Para ler os registros das reuniões clique nos links: Registro de Reunião 07/08/2018; Registro de Reunião 21/08/2018.
  • Dias 23, 24 e 28: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, incluindo esclarecimentos sobre prazos de guarda de documentos. Participaram pela CORAG: Sideni Junior, Vinícius Sartori, Renata Cidade, Márcia Sena e Marcos Evangelista e estagiários.

Em agosto, o Arquivo Público analisou treze (13) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta e sete (37) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2018

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   O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 04, 18 e 25: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 05 e 11: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 10: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares estiveram na Secretaria dos Transportes (ST), em reunião de assessoria técnica para esclarecimento de dúvidas oriundas do trabalho de aplicação da TTD. Participantes: Mário Levin, Rosane Mello e Bruno Cardozo (ST).
  • Dia 12: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 18: arquivistas do APERS estiveram em reunião no Protocolo da Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), para acompanhamento das atividades realizadas de classificação/avaliação e orientação sobre os procedimentos de eliminação de documentos, conforme a IN 01/2016. Participantes: Deborah Eunice Pilar Steyer (SDSTJDH), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dia 27: funcionários da Companhia Riograndense de Saneamento (CORSAN) estiveram nas dependências do Arquivo Público, em reunião de assessoria sobre gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme a IN 01/2016.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

    Em julho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e três (33) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos nove (09) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13 e 20: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 12: o arquivista Cléo Belicio Lopes esteve no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), em reunião de assessoria técnica para gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada, em conformidade com a IN 01/2016. Participantes: Fábio Ballejo e Élvio Pitroski (DAER).

Dia 13: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes estiveram na Secretaria da Segurança Pública (SSP), em reunião de apresentação e orientações sobre o SIARQ/RS à Comissão Setorial da Secretaria de Segurança Pública. Participantes: Barbara Dreher, Marcela Garigan, Daniela Kich, Daniele Silveira, Cristiane Reitter e Caroline Alexandre (SSP).

Dia 15: a arquivista Maria Cristina Fernandes esteve na Secretaria dos Transportes (ST), em reunião de assessoria técnica para esclarecimento de dúvidas oriundas do trabalho de aplicação da TTD. Participantes: Rosane Mello e Bruno Cardozo (ST).

Dia 21: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 25: o arquivista Anderson Kleger, da Defensoria Pública do Estado (DPE), esteve no APERS, em reunião com o arquivista Cléo Belicio Lopes sobre as atividades desenvolvidas com a DEFEN, antes de sua nomeação.

Dia 26: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Marta Helena de Araújo estiveram da 2ª Delegacia de Polícia do Adolescente Infrator – 2DPAI/DECA/PC, em reunião de assessoria técnica para gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme a IN 01/2016. Participantes: Luciana Saadi (PC).

Dia 28: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA (CGPROA), realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foi apresentado o PROA ao recém-nomeado arquivista da Defensoria Pública do Estado (DPE). Participantes: Anderson Kleger (DPE) e Flávia Donini, Lauro Cesar (CGPROA).

    Com a declaração de encerramento das atividades da Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH) foi realizado o recolhimento do acervo documental ao APERS, como prevê o art. 9º da IN 04/09 SARH. Foram recolhidos 1.390,2 metros lineares de documentos. Desde o dia 21 de junho a equipe, então orientada sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, passou a integrar a equipe do APERS visando a organização e disponibilização do acervo supervisionada pelas arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Viviane Portella de Portella.

Arquivistas e estagiários na CORAG.

  Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

    Em junho, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 03 e 17: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dias 11 e 29: arquivistas do APERS participaram de uma reunião de assessoria técnica na Secretaria dos Transportes (ST), onde explanaram sobre as normativas estaduais para gestão documental a fim de realizarem a classificação e avaliação de processos administrativos conforme a TTD, visando realizar a eliminação de documentos. Participantes: Mario Levin, Rosane Mello, Claudia Teixeira, Bruno Cardozo (ST); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).
  • Dias 15 e 22: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 25, 28 e 30: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dia 29: estiveram reunidas na Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS e da Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO) para verificar dúvidas sobre classificação de processos administrativos. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), a arquivista Viviane Portella de Portella participou de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em maio, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e seis (46) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Cartilha PROA sobre o uso do sistema para processos de Pagamento

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O Comitê Gestor do PROA aprovou a publicação de mais uma Cartilha PROA: uso do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico para processos de Pagamento (clique aqui para acessar).

A cartilha explica a necessidade de guarda das notas fiscais originais e busca padronizar o uso dos assuntos referentes a esta temática.

As cartilhas são produzidas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis. Estas publicações buscam disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos, e padronização de nomenclaturas e procedimentos.

Na página do Sistema PROA também estão disponíveis as outras cartilhas já publicadas, sobre (clique nos links para acessar):

Produção de Documento Natodigital,

Assinatura Eletrônica,

Uso do PROA para: Diárias.

Cedência, Disposição e Disponibilidade

Para facilitar a compreensão de questões relacionadas entre gestão documental e Sistema PROA, novas produções poderão ser elaboradas conforme a identificação e solicitação por usuários ou Comitê. Nossos contatos, para envio de dúvidas ou sugestões, são: e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 03: arquivistas do APERS estiveram em visita técnica às salas onde estão armazenados os acervos da Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), para avaliarem as condições em que se encontra a documentação, para o tratamento adequado. Participaram: Deborah Eunice Pilar Steyer, Felipe Bittencourt de Mourada (SDSTJDH), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dias 04, 09 e 11: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 05 e 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 13: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 20: a arquivista Silvia Soares esteve na Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), participando de reunião de assessoria técnica, para esclarecimento de dúvidas e orientações sobre classificação e avaliação de processos administrativos, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada no Hospital Psiquiátrico São Pedro. Participantes: Deborah Eunice Pilar Steyer (SDSTJDH).
  • Dia 27: os arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre a definição de assuntos para processos que solicitam acesso e compartilhamento de dados provenientes de sistemas eletrônicos de órgãos do Governo Estadual. Participaram: Júlio Carlos Olijnyk (PROCERGS), Diônifer Alan da Silveira (SPGG), Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 12 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em abril, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e nove (29) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 02, 06, 09, 13 e 23: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 05, 09, 12, 15, 19, 22, 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), em reuniões para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna, Bruno Gomes Dill e estagiários.
  • Dia 06: arquivistas do APERS estiveram na Ouvidoria da Segurança Pública prestando assessoria técnica sobre eliminação de documentos. Participantes: Daniela Maroñas Bandeira (Ouvidoria). Cléo Lopes e Maria Cristina Fernandes (APERS).
  • Dia 08: o arquivista Cléo Belicio Lopes esteve no MP/RS, participando de reunião para retomada dos trabalhos que pretendem salvaguardar o conjunto documental que integra o tombamento do Complexo do Castelo de Pedras Altas, objeto de Inquérito civil que tramita, por designação especial, na Promotoria de Bagé. Também participaram: Dr. Everton Luís Resmini de Meneses (Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé), Dra. Anelise Grehs (Coordenadora do Núcleo de Resolução de conflitos Ambientais – NUCAM); Juliana Erpen (Superintendente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN); Alice Cardoso e Estela Galmarino (Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico do Estado do RS – IPHAE); Cintia Souto (Memorial do MPRS) e Rovena Zanchet (Assessora Jurídica do CAOMA/MPRS).
  • Dia 21: o Diretor Administrativo, Felipe Bittencourt de Mourada, da Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), esteve reunido com arquivistas do APERS, conversando sobre gestão documental a fim de tratar massa documental acondicionada em local inadequado e possibilidade de digitalização. Participantes: Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares.
  • Dia 21: arquivistas do APERS participaram de reunião, na Casa Civil, de assessoria técnica para esclarecimentos de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos com servidores e estagiários do Protocolo da Casa Civil. Participantes: Vicentina Soares Pereira, Miguelângelo Ferreira, Verônica Vieira Martinelli, Camila Barboza e Tiago Soares Marques (Casa Civil), Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dia 22: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 26: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na DIPRO/DEADM/SMARH, em reunião sobre atividade de avaliação da documentação do SEMUN, que envolvem o sistema SPI. Também participaram: Flávia Cézar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 17 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

    Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e um (41) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Cartilha PROA sobre Cedência, Disposição e Disponibilidade

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   O Comitê Gestor do PROA aprovou a publicação de mais uma Cartilha PROA. Desta vez, o assunto tratado no material é a diferença entre os termos Cedência, Disposição e Disponibilidade, clique aqui para acessar. Além da cartilha, foi elaborado material extra que resume o Parecer da PGE que trata sobre o assunto, acesse aqui.

   As cartilhas são produzidas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis. Estas publicações buscam disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos, e padronização de nomenclaturas e procedimentos.

   Na página do Sistema PROA também estão disponíveis as outras cartilhas já publicadas, sobre (clique nos links para acessar):

    Para facilitar a compreensão de questões relacionadas entre gestão documental e Sistema PROA, novas produções poderão ser elaboradas conforme a identificação e solicitação por usuários ou Comitê. Nossos contatos, para envio de dúvidas ou sugestões, são: e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou telefone 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 07 e 28: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 07, 21, 27: os arquivistas Jonas Melo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, junto com Márcia Senna e estagiários.
  • Dia 08, 15: foram realizadas reuniões na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC) para orientação sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participantes: Rodrigo Saraiva e Marc Richter, Vanderlei Paz Munhoz e Lourdes Lorena Leuze (CIENTEC), Lucy Oliveira e Carina Hentges (UERGS), Alfredo Ribeiro Estima (SDECT), Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 08 e 22: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 21: arquivistas do APERS participaram de reunião de assessoria técnica para esclarecimentos de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos com servidores e estagiários do Protocolo da Casa Civil. Participantes: Vicentina Soares Pereira, Miguelângelo Ferreira, Verônica Vieira Martinelli, Camila Barboza e Tiago Soares Marques (Casa Civil), Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 22: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua segunda eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 124 metros lineares de documentação, referentes a atividades de controle interno administrativo, controle de frequência, operacionalização de ingresso cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 78 do DOE de 29/12/2017. A equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.
  • Dia 26: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) prestando orientações sobre a destinação aos documentos acumulados referentes aos recursos hídricos. Participaram: Carolina Menegaz, Karolina Turcato e Fernando Scotta (SEMA).
  • Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria de Estado da Cultura, Turismo, Esporte e Lazer (Sedactel) prestando assessoria técnica para a definição e adequação de Assuntos para uso no Sistema PROA referentes às funções específicas do órgão. Participantes: Caroline Eskenazi, Gabriela Konrath, Janaína de Souza, Mateus Dalla Rosa, Saul Piccoli (Sedactel), Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella participaram de 16 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

Em fevereiro, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, seis (06) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 05 e 10: a arquivista Renata Vasconcellos esteve na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 08, 10, 16 e 30: os arquivistas Aerta Moscon, Jonas Mello e Silvia Soares  estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participantes: Márcia Sena, Diogo Luiz Burille (CORAG).
  • Dia 22: estiveram no Arquivo Público a equipe da Casa Civil (CC) para esclarecimento de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos. Participantes: Jonas Melo e Silvia Soares (APERS); Vicentina Soares Pereira e estagiário Tiago Soares Marques (CC).
  • Dia 23: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), participando de reunião para esclarecimento de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos. Participantes: Gladis de Mello Bento, estagiária Bárbara Moraes dos Santos (SEMA), Marta Helena de Araújo e Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • Dia 25: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Ao longo do mês, os arquivistas Aerta Grazzioli, Cléo Belicio Lopes e Viviane de Portella estiveram na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), prestando assessoria, aos estagiários, sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Foram realizadas 18 reuniões de assessorias.

Em janeiro, o Arquivo Público analisou doze (12) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, oito (08) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04 e 06: arquivistas do APERS estiveram na FAPERGS, participando de reunião para definição das etapas do projeto de revisão da TTD da FAPERGS e análise de documentos no Arquivo para verificação da aplicabilidade da TTD do SIARQ/RS aos documentos do setor Financeiro. Participantes: Adonai José Eggert Zorz, Jeanine Balboni Lacerda, Jéferson dos Santos Pereira, Joannes Paulus Pinto Soares, José Szwec, Rafael Monte Maior de Oliveira (FAPERGS), Ana Karina Uberti Moreira, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04, 06 e 20: os arquivistas estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC sobre trâmites e assinaturas. Participantes: Bonifácio Brobio, Flávia Cézar (Comitê PROA), Daniel Pinto, Vivian Tessari, Letícia Luiz, Deisi Celuppi, João Carlos Silveira, Pâmela Rodrigues, Marisa Fabiane Xavier (SEDUC), Cléo Lopes, Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira (APERS).

Dias 06 e 15: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dias 07 e 21: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08, 15 e 21: as servidoras do APERS, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira, estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: os arquivistas do APERS estiveram no Arquivo e Protocolo da Casa Civil, para verificação de dúvidas e esclarecimentos sobre classificação e avaliação de processos administrativos. Participantes: Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Soares Pereira e estagiários Tiago Soares Marques, Ana Paula dos Santos, Verônica Vieira Martinelli e Felipe Luckei Rodrigues (Casa Civil).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião sobre as atividades de gestão documental visando a transferência de documentos para a Secretaria à qual a Fundação é vinculada. Participantes: Aerte Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Ednilson Mambac, Tamini Nicoletti e Susana Kerschner (FEE).

Dia 28: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participaram Denise Lima e Alexandre Santos (CAU/RS).

    Em dezembro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01, 09 e 16: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 08, 14 e 29: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo na SEDUC e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC, trataram sobre a elaboração de minuta de normativa o uso do Sistema PROA.

Dias 09 e 30: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 10: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 13 e 17: os arquivistas Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram Virgínia, Flávio Caetano e Márcia Sena (CORAG), Flávia Cezar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).

Dia 14: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião para prestarem orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participarem Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Angela Costa, Anelise Rubleski e Grazziela Castro (FEE).

Dia 21: os arquivistas Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APÈRS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participou Denise Lima (CAU/RS).

Dia 23: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS) estiveram no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre recolhimento de documentos e continuidade das atividades de classificação de documentos para realizar nova eliminação. Participaram Leocádia Nunes Jung e estagiário Guilherme Sumariva (SPGG).

Dia 24: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dia 28: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Pereira e os estagiários Felipe e Verônica (CC).

Em novembro, o Arquivo Público analisou três (03) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e um (21) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Departamento de Administração de Patrimônio do Estado (DEAPE), para prestar orientações sobre avaliação e eliminação de documentos.

Dias 06, 16 e 27: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 18 e 25: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 20: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), participando de reunião para orientações sobre gestão documental, a fim de o TCE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dia 31: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS); e, Vicentina Pereira, Felipe e Ana Paula Rodrigues (CC).

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

SIARQ/RS disponibiliza a cartilha “Uso do PROA para Diárias”

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Foi disponibilizado no site do PROA  mais uma cartilha produzida pela equipe do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se da cartilha “Uso do PROA para Diárias”, clique aqui para acessar.

As cartilhas são produzidas com a intenção de padronizar os procedimentos para utilização do Sistema PROA e para melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental.

Para mais informações acesse: http://www.proa.rs.gov.br/siarq-rs ou entre em contato através do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 13: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE), para prestar orientações sobre levantamento documental, a fim de a DPE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dias 06, 13, 18, 22 e 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 06 e 18 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 12 e 25: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 14 e 28: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 21: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), participando de reunião para orientações sobre gestão documental. Participaram pela SPGG: Irma Macolmes e Fernando Moraes.

Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 28: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares, estiveram em reunião na Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), com o objetivo de orientar sobre eliminação de processos administrativos da área financeira, prescrição dos prazos. Representando a SEMA: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna.

Em setembro, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, nove (09) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

Pedidos de documentos Sala de Pesquisa

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     Informamos aos pesquisadores do Arquivo Público do RS que durante o período em que a central telefônica estiver parcialmente funcionando, pedidos de documentos para consulta em nossa Sala de Pesquisa deverão ser feitos somente presencialmente ou por e-mail. A Sala de Pesquisa do APERS abre de segunda a sexta, das 8h30 às 17h sem fechar ao meio-dia e nosso e-mail para contato é saladepesquisa@smarh.rs.gov.br

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Contato com o APERS por telefone

Informamos que o problema foi solucionado.

Atualizado em 09.11.2016

Contato com o APERS por telefone

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atendimento-por-telefoneInformamos que a Central Telefônica do Arquivo Público do RS está parcialmente inoperante. Enquanto as equipes de nossa Secretaria trabalham para a resolução deste problema, solicitamos que, caso seja necessário, entrem em contato com o APERS pelos telefones:

– 3288 9118: para solicitação de documentos

– 3288 9134: para assessorias ao SIARQ e PROA

Informamos que o problema foi solucionado.

Atualizado em 09.11.2016

Relatórios 2015 – DIPEP: SIARQ/RS e a participação no Sistema PROA

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    Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

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Balanço 2015 do APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Divulga APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Atendimento aos usuários

Relatórios 2015 – DIDOC: Ações educativas e culturais

Relatórios 2015 – DIDOC: Exposições e eventos

Relatórios 2015 – DIDOC: Gerenciamento de Acervos

Relatórios 2015 – DIPEP: Sistema de Arquivos do Estado do RS

Atividades SIARQ/RS – Novembro/2015

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Durante o mês de novembro os servidores participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas do SIARQ/RS:

  • No dia 03/11 o arquivista Jonas Ferrigolo Melo realizou visita técnica ao arquivo da Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG). A servidora Márcia Senna apresentou as atividades do arquivo e iniciativas para Gestão Documental na empresa foram estabelecidas.
  • Dias 04 e 17/11: os servidores do Arquivo Público, Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Denise Nauderer Hogetop, participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos Administradores do PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no Sistema de Processo Eletrônico – PROA e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.
  • Nos dias 04 e 24/11 ocorreram reuniões do Comitê Consultivo do Sistema de Arquivos do Estado – SIARQ/RS. Nas pautas estiveram em discussão: verificação das modificações sugeridas ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos; cujas demandas vieram da Receita Estadual/SEFAZ, PGE, COGEPOL/Polícia Civil e DETRAN. Além disso, teve início o estudo para tratativas sobre o corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual; foram propostas pautas e elaboração de um cronograma de trabalho do Comitê para o ano de 2016. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Clarissa Sommer Alves, Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Nôva Marques Brando, Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares e Viviane Portella de Portella (APERS).
  • Dias 05 e 25/11: servidores do Arquivo Público estiveram prestando assessoria na Secretaria de Educação (SEDUC). Primeiramente reuniram-se para tratar de metodologia para mapeamento de assuntos para o Sistema de Processo Eletrônico – PROA; e dia 25, a Diretora Débora Flores e o arquivista Jonas Ferrigolo participaram do treinamento PROA aos servidores, sendo os temas abordados: atribuição de assuntos no PROA e Gestão Documental.
  • Nos dias 05, 12, 19 e 26/11, reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foi debatida a metodologia e a redação das resoluções que serão emanadas pelo Comitê Gestor do Processo Eletrônico.
  • 2015.11.06 SIARQ Parque Jardim Zoo (FZB) (1)Dia 06/11: o SIARQ/RS se reuniu com os servidores da Parque Jardim Zoológico (FZB), no município de Sapucaia do Sul, para tratar de questões da gestão de documentos, estudo para criação do Plano de Classificação (atividade-fim) e Tabela de Temporalidade Documental. Na reunião estavam presentes: Inês de Oliveira, Márcia Weber, Maria Teresa, Marco Antonio Squeff, Paulo Roberto Salerno (FZB), as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araujo (APERS).
  • Dia 10/11: Foi realizada uma reunião com a Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para propor a implementação da gestão documental, com assessoria do SIARQ/RS. Participantes: Artur Neto, Bruno Xavier Selinger, Eliane Mombach, Idalisa Klug, José Reus (FASE), Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • Dia 12/11: a arquivista do APERS esteve na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN) dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Na oportunidade, também, conversou com a Diretora do Departamento Administrativo, que expôs a necessidade de organizar os documentos referentes às pastas funcionais de servidores inativos. Participantes: Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Vânia Caetano. (SEPLAN).
  • Dia 13/11: as arquivistas estiveram reunidas, primeiramente na Farmácia de Medicamentos Especiais/SES e, após, foram acompanhadas até o Ministério da Saúde para verificar informações quanto à custódia de documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS), acumulados em um pavilhão no Hospital Colônia de Itapuã (HCI). Participantes: Maria Carmen Remia Mikoleiczak (Farmácia de Medicamentos Especiais/SES), Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS), Nistely Luiza Grellmann Pacheco, Oswaldo Silvino Filho (Ministério da Saúde).
  • Dia 17/11: foi realizada assessoria técnica, sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, na 1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima (DECA/PC). Participantes: Augusta Höehr (DECA/PC), Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • No dia 17/11 o Arquivo Público recebeu os servidores da Fundação de Amparo à Pesquisa do Rio Grande do Sul (FAPERGS) para tratar da continuidade do projeto de gestão documental da instituição. Ficou encaminhado que a Fundação fará um estudo, com seus servidores, para propor a atualização da Tabela de Temporalidade Documental – TTD do órgão, existente desde 2005. Em concomitância ao estudo, os servidores promoverão a eliminação de documentos segundos os prazos já estabelecidos pela TTD em vigor. Estiveram presentes na reunião: Joannes Paulus Pinto Soares, Daniela Schuller Barcellos, Rafael Monte Maior de Oliveira, Renato Santiago (FAPERGS), Jonas Ferrigolo (APERS).
  • Dia 19/11 os arquivistas Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Viviane Portela de Portela, visitaram um dos acervos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE) para compreender a documentação com vista na atualização da temporalidade daquela tipologia produzida pela PGE. A procuradora Natalia Morsch, representante da PGE no Comitê Consultivo e o servidor Renato Abech, recepcionaram a equipe.
  • Dia 19 e 24/11: o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial (FPE) para tratar sobre gestão documental. Os assuntos tratados nas reuniões foram a análise tipológica dos documentos encontrados nos Prontuários Sociais, e o treinamento dos servidores da Fundação para a organização física dos prontuários. Participantes: Andréa Palliano, Clarisse Hossen, Daniela Fernandes, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  • No dia 20/11 as arquivistas do APERS, Iara Gomide Machado, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, se deslocaram até o Hospital Colônia de Itapuã (HCI) para verificar a massa documental acumulada (tipologias, condições de preservação e acesso), a fim de esclarecer sobre a custódia destes documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS).2015.11.20 HCI Iara, Renata, Silvia
  • No dia 30/11, foi publicado no Diário Oficial do Estado, página 21, a Portaria nº 139/2015 da SMARH, que institui o Grupo de Trabalho de Prontuário Eletrônico vinculado ao Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) e coordenado pelo seu Diretor. Tem o objetivo de promover o debate sobre o uso do prontuário eletrônico visando aumentar a eficiência da gestão pública por meio das novas tecnologias da informação, sendo de competência do GT contribuir no processo de modernização, informatização e digitalização dos processos administrativos. O Grupo de Trabalho é composto pelos seguintes servidores: Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (SIARQ/RS); Antonio Henrique Abrahão Ribeiro, Fabio Nobre Zimmer, Carmem Colman, Kleber Rocha, José Gonçalves de Araujo e Sidêmia Kleber (DMEST); Alexandre Rovinski Almoarqueg (SGG) e, como convidado, Everton Hagen (PROCERGS – Analista de Negócios da SMARH).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Publicado Decreto sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico do Poder Executivo Estadual

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Decreto    No dia 23 de novembro de 2015, foi publicado no Diário Oficial do Estado, o Decreto nº 52.715 que dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito do Poder Executivo Estadual.

    O SIARQ/RS colaborou na redação do Decreto e, a partir deste documento, se tornou membro oficial do Comitê Gestor do PROA (art. 3º), representado pela Presidente do Comitê Consultivo do SIARQ e Diretora do Arquivo Público do RS, Débora Flores, e o Arquivista Jonas Ferrigolo Melo. O SIARQ levou ao Comitê do PROA assuntos que versavam sobre a gestão arquivística e o principal avanço do Sistema PROA vem explícito em seu artigo 11, onde prevê que o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico deve adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

     Isso significa, dentre outras ações de suma importância para a gestão documental, que os expedientes administrativos eletrônicos serão tratados efetivamente como documentos arquivísticos, classificados e temporalizados desde sua produção.

*Post alterado em 26 de novembro de 2015 – data da publicação.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2015

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Durante o mês de outubro os arquivistas participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas:

  • 2015.10.20 Reuniao FPEDias 01, 16 e 29/10 o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial para tratar da gestão documental da FPE. Os assuntos tratados nas reuniões foram a organização dos Prontuários Sociais, a metodologia do treinamento dos servidores da Fundação e a formalização do Grupo de Trabalho. Participantes: Andréa Palliano, Daniela Fernandes, Maira de Faria Neves, Rossana Ramos, Soraia Naibert, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  • Dias 01 e 23/10: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi o alinhamento de solicitações à PROCERGS. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonça Colman, José Gonçalves de Araújo, Kleber da Silva Rocha, Sidêmia Kleber e Antônio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 05/10: o SIARQ/RS, representado pela arquivista Iara Gomide, participou da reunião da Comissão Interdisciplinar de Processos Aptos a Descarte (COMINTER), que teve como pauta a apreciação de processos judiciais aptos à eliminação.
  • Durante as quartas-feiras (dias 07, 14, e 21/10), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram debatidos os treinamentos presenciais e a flexibilização da data final de implantação do Sistema.
  • Dia 08/10: realizado o Encontro dos Arquivistas do RS 2015/03, que teve como pauta o Sistema PROA: com apresentações sobre a implantação do sistema, feita por Fábio Pinheiro dos Santos – Presidente Comitê Gestor PROA, e sobre classificação documental por Débora Flores – Diretora do APERS. Estiveram presentes as arquivistas do Tribunal de Justiça do RS: Luciane Adolfo, Tárcia Possebon, os arquivistas do Poder Executivo Estadual: Aerta Grazzioli Moscon, Alfredo Ribeiro Estima, Ana Karina Uberti, Anabel Schmidt, Anderson Bandeira, Carlos Alberto Lucena dos Santos, Carlos Dinarte de Oliveira Keppler, Carmen Colman de Morais, Cléo Belício Lopes, Débora Flores, Fabio Nobre Zimmer, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Juliana Junges Subtil Perotoni, Lívia Oliveira Job, Mari Menezes, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Priscila Garcia Nunes, Renata Vasconcellos, Samantha Signor, Silvia de Freitas Soares, Viviane de Portella, e os servidores da SMARH: Michel Cury e Rosilane Conceição.
  • Dia 23/10: as arquivistas prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung (SEPLAN).

Acesse as normativas e instrumentos arquivístico do Sistema de Arquivos clicando aqui. E para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar a gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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