Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04 e 06: arquivistas do APERS estiveram na FAPERGS, participando de reunião para definição das etapas do projeto de revisão da TTD da FAPERGS e análise de documentos no Arquivo para verificação da aplicabilidade da TTD do SIARQ/RS aos documentos do setor Financeiro. Participantes: Adonai José Eggert Zorz, Jeanine Balboni Lacerda, Jéferson dos Santos Pereira, Joannes Paulus Pinto Soares, José Szwec, Rafael Monte Maior de Oliveira (FAPERGS), Ana Karina Uberti Moreira, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04, 06 e 20: os arquivistas estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC sobre trâmites e assinaturas. Participantes: Bonifácio Brobio, Flávia Cézar (Comitê PROA), Daniel Pinto, Vivian Tessari, Letícia Luiz, Deisi Celuppi, João Carlos Silveira, Pâmela Rodrigues, Marisa Fabiane Xavier (SEDUC), Cléo Lopes, Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira (APERS).

Dias 06 e 15: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dias 07 e 21: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08, 15 e 21: as servidoras do APERS, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira, estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: os arquivistas do APERS estiveram no Arquivo e Protocolo da Casa Civil, para verificação de dúvidas e esclarecimentos sobre classificação e avaliação de processos administrativos. Participantes: Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Soares Pereira e estagiários Tiago Soares Marques, Ana Paula dos Santos, Verônica Vieira Martinelli e Felipe Luckei Rodrigues (Casa Civil).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião sobre as atividades de gestão documental visando a transferência de documentos para a Secretaria à qual a Fundação é vinculada. Participantes: Aerte Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Ednilson Mambac, Tamini Nicoletti e Susana Kerschner (FEE).

Dia 28: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participaram Denise Lima e Alexandre Santos (CAU/RS).

    Em dezembro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Novembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01, 09 e 16: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 08, 14 e 29: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo na SEDUC e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC, trataram sobre a elaboração de minuta de normativa o uso do Sistema PROA.

Dias 09 e 30: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 10: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 13 e 17: os arquivistas Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram Virgínia, Flávio Caetano e Márcia Sena (CORAG), Flávia Cezar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).

Dia 14: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião para prestarem orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participarem Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Angela Costa, Anelise Rubleski e Grazziela Castro (FEE).

Dia 21: os arquivistas Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APÈRS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participou Denise Lima (CAU/RS).

Dia 23: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS) estiveram no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre recolhimento de documentos e continuidade das atividades de classificação de documentos para realizar nova eliminação. Participaram Leocádia Nunes Jung e estagiário Guilherme Sumariva (SPGG).

Dia 24: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dia 28: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Pereira e os estagiários Felipe e Verônica (CC).

Em novembro, o Arquivo Público analisou três (03) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e um (21) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Departamento de Administração de Patrimônio do Estado (DEAPE), para prestar orientações sobre avaliação e eliminação de documentos.

Dias 06, 16 e 27: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 18 e 25: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 20: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), participando de reunião para orientações sobre gestão documental, a fim de o TCE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dia 31: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS); e, Vicentina Pereira, Felipe e Ana Paula Rodrigues (CC).

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

SIARQ/RS disponibiliza a cartilha “Uso do PROA para Diárias”

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Foi disponibilizado no site do PROA  mais uma cartilha produzida pela equipe do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se da cartilha “Uso do PROA para Diárias”, clique aqui para acessar.

As cartilhas são produzidas com a intenção de padronizar os procedimentos para utilização do Sistema PROA e para melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental.

Para mais informações acesse: http://www.proa.rs.gov.br/siarq-rs ou entre em contato através do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 13: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE), para prestar orientações sobre levantamento documental, a fim de a DPE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dias 06, 13, 18, 22 e 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 06 e 18 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 12 e 25: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 14 e 28: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 21: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), participando de reunião para orientações sobre gestão documental. Participaram pela SPGG: Irma Macolmes e Fernando Moraes.

Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 28: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares, estiveram em reunião na Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), com o objetivo de orientar sobre eliminação de processos administrativos da área financeira, prescrição dos prazos. Representando a SEMA: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna.

Em setembro, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, nove (09) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

Pedidos de documentos Sala de Pesquisa

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     Informamos aos pesquisadores do Arquivo Público do RS que durante o período em que a central telefônica estiver parcialmente funcionando, pedidos de documentos para consulta em nossa Sala de Pesquisa deverão ser feitos somente presencialmente ou por e-mail. A Sala de Pesquisa do APERS abre de segunda a sexta, das 8h30 às 17h sem fechar ao meio-dia e nosso e-mail para contato é saladepesquisa@smarh.rs.gov.br

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Contato com o APERS por telefone

Informamos que o problema foi solucionado.

Atualizado em 09.11.2016

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