Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado

Deixe um comentário

     No dia 06 de julho de 2017, foi realizada a primeira reunião do Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado do Rio Grande do Sul, no Arquivo Público do Estado.

    O grupo foi criado pela Portaria SMARH 52/2017 (D.O.E. 24/04/2017) e tem como objetivo promover o debate sobre a elaboração de um manual de redação oficial do Estado visando a padronização da produção textual oficial, sua divulgação nos órgãos estaduais, bem como discutir aspectos da gestão documental por meio das novas tecnologias da informação.

    Além disso, é competência do GT contribuir com a expertise de seus órgãos para o desenvolvimento do trabalho, atuando como um grupo consultivo no que diz respeito à estrutura do manual e sua divulgação. A pauta desta reunião foi a apresentação do grupo e do projeto do manual. Participaram da primeira reunião representantes do seguintes órgãos: Arquivo Público, Departamento Organizacional da SMARH, Contadoria e Auditoria-Geral do Estado, Polícia Civil, Redação Oficial do Gabinete do Governador, Secretaria da Comunicação, Procuradoria-Geral do Estado e Companhia de Processamento de Dados do Estado.

Pesquisando no Arquivo: Secretaria de Coordenação e Planejamento II

Deixe um comentário

No “Pesquisando no Arquivo” deste mês voltaremos a explorar as possibilidades de pesquisa no acervo da Secretaria da Coordenação e Planejamento (SCP). Ainda com foco na série mencionada anteriormente, “Elaboração de atos normativos”, hoje apresentamos projetos de lei que envolvem a criação de instituições com grande papel social e que são parte da administração pública. Como vimos, atos administrativos contém um comando do Executivo, visando a aplicação da lei: possuem conteúdo, matéria e normatividade de lei, entretanto, não se tratam de leis em sentido formal. Assim, dentre as tipologias classificadas na série, temos os projetos de lei e decretos que, entre outras funções, organizam o funcionamento de órgãos e instituições do Estado, como também autorizam sua criação. Apresentamos, então, três processos administrativos cuja finalidade trata da organização e criação de três diferentes instituições.

O primeiro projeto de lei que trata da criação da PROCERGS (Companhia de Processamento Eletrônico de Dados, à época, “Centro”), aberto em 08 de outubro de 1971, um ano antes do início de suas atividades. Sua criação, bem como a opção pela formação de sociedade de economia mista, se dá no contexto de desenvolvimento de diversas outras fundações de processamento de dados no Brasil, ocorrendo simultaneamente em outros estados do país, durante a ditadura civil-militar. A centralização dos dados e da informação, bem como seu domínio, faz parte das diretrizes que moldam o pensamento institucional do período, relacionando o tratamento da informação a práticas de soberania e de doutrina de segurança nacional, características do período. O processo inclui as justificativas de criação da PROCERGS, levando em conta reflexos e impactos dos avanços tecnológicos que estavam acontecendo, dando ênfase ao papel do computador na administração pública. Também estão presentes no processo as informações da composição e atribuições da Companhia, bem como seu capital social inicial.

O segundo projeto de lei que apresentaremos é o da criação da Fundação Zoobotânica do Rio Grande do Sul (FZB), que teve início em 26 de setembro de 1972, parte da reforma administrativa realizada pelo governo do Estado no início da década de 1970. No que concerne à FZB, o processo administrativo trata da absorção e ampliação das atividades ligadas a diversos parques estaduais e que se integraram à FZB naquele momento. O processo, posto às manifestações das instâncias competentes, trata da definição da área do Parque Zoobotânico, do seu capital inicial e dos bens pertencentes à Fundação. Constam nas justificativas em favor da criação da instituição a “posição do homem em primeiro plano”, considerado um “marco na administração do estado”, e a centralização das pesquisas das áreas competentes à FZB. Dentre suas finalidades, o desenvolvimento de estudos e pesquisas de fauna e flora regionais, abrindo espaço também para outras áreas de interesse, bem como incentivar o interesse da população pelo local, incluindo um local de lazer para a sociedade.

O outro projeto de lei verificado é o que trata da instituição da FEE (Fundação de Economia e Estatística), aberto em 14 de janeiro de 1974. O processo é acompanhado pelas justificativas de sua criação, e assim como as razões presentes no processo da PROCERGS, a criação se baseia nas “exigências de uma sociedade dinâmica”, e na precisão dos dados estatísticos para lhe fazer frente. Incluído no projeto de lei temos suas finalidades básicas, a receita inicial e a especificação de seus bens: por isso, o formato jurídico de uma fundação é escolhido, pela flexibilidade e agilidade na relação com o Estado. Outra atribuição da Fundação trata de embasar a sistematização e a centralização dos projetos em andamento, e assim, no mesmo contexto de criação da PROCERGS, a FEE se dá com efeito simultâneo em outros estados, num viés de controle e centralização da informação pelo Poder Executivo.

Todas as instituições tratadas hoje possuem inúmeras atribuições e competências, sendo sofisticadas e ampliadas ao longo das décadas, se beneficiando das mudanças que orientaram o controle da informação, análises estatísticas e dos avanços das pesquisas em zoobotânica, mas também sofreram e sofrem os efeitos da recessão econômica, como as atuais propostas de extinção de fundações. Esses projetos de lei são grandes fontes de informação e fazem parte do acervo da SCP, disponível na Sala de Pesquisa do APERS, e se você estiver interessado, envie um e-mail solicitando seu atendimento para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br.

Notícias relacionadas:
Divulga APERS – Novidades
Acervo disponível para pesquisa: Secretaria de Coordenação e Planejamento
Pesquisando no Arquivo: Secretaria de Coordenação e Planejamento I 

APERS Entrevista: Analistas PROCERGS

Deixe um comentário

No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP (para saber mais clique aqui). Hoje entrevistamos Diones Rossetto e Viviane Hekman, analistas da Companhia de Processamento de Dados do RS – PROCERGS que atualmente são responsáveis por assessorar o Arquivo Público do RS nas demandas do sistema AAP.

2016-09-14-apers-entrevista-analistas-procergs FOTO PROCERGS

Diones Francisco Rossetto, 30 anos, é graduado em Ciência da Computação pela PUC/RS e pós-graduado em Engenharia de Software pela UNISC. É analista de Computação na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2011.

Viviane Therezinha Langone Hekman, é graduada em Processamento de Dados pela Unisinos, especialista em Análise de Sistemas pela PUC/RS e em Gestão Empresarial pela ESPM. É analista de Sistemas na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2004, quando iniciou o levantamento de requisitos para informatização do APERS.

Blog do APERS: O sistema AAP foi desenvolvido em sua totalidade pelas equipes do Arquivo Público do RS e da PROCERGS. Qual foi o maior desafio ao receber essa demanda?

Diones: Dentre os inúmeros desafios que este sistema nos apresentou, o principal deles foi desenvolver um sistema que atenda o cliente de forma plenamente satisfatória e atenda os requisitos necessários da área de arquivística.

Viviane: O maior desafio foi a normalização dos processos de indexação dos documentos, isso foi condição sine qua non para viabilizar a informatização do APERS. Para este processo houve uma imersão dos técnicos da PROCERGS e ativa participação colaborativa dos arquivistas do APERS com apoio total da Diretora da instituição, na época a Sra. Rosane Feron. Na normalização dos processos, o APERS aderiu a norma ISAD (G) e posteriormente a Nobrade. Para que fosse possível informatizar os serviços de atendimento ao público, houve normalização também dos processos de atendimento ao cidadão/pesquisador.

Blog do APERS: Para iniciar o trabalho de desenvolvimento do sistema foi necessário se apropriar de alguns conceitos e teorias que fundamentam a arquivística. O que mais chamou a sua atenção sobre essa nova área?

Diones: Toda a parte de terminologia, acervos e organização documental requereu bastante estudo e, como não possuía conhecimento prévio, foi muito interessante essa experiência.

Viviane: Foi o embasamento nos quatro pilares da arquivologia, ou seja, classificação, avaliação, descrição e preservação. Bem como o gerenciamento de políticas e ações arquivísticas, na preservação do patrimônio histórico.

Blog do APERS: Como a experiência em trabalhar com o sistema AAP colabora para que vocês pensem o acesso a informações e documentos no desenvolvimento de novos sistemas?

Diones: A experiência em trabalhar no AAP e em temas de arquivos, certamente trouxe muito mais informações sobre a forma de documentação, sobre a organização dos acervos nos arquivos, sobre história e genealogia.

Viviane: Com os resultados obtidos no uso do sistema AAP introjeta-se a importância de gerenciar e administrar documentos, aplicando os conceitos e teorias utilizados pela Arquivologia. Esses conceitos permitem às empresas públicas ou privadas maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, bem como otimizar a logística dos espaços para a guarda dos documentos, permitindo desta forma, prestarem serviços com mais eficiência e rapidez, atendendo adequadamente aos cidadãos.

Blog do APERS: Hoje em dia é bastante comum acessar serviços por aplicativos. Disponibilizar o acesso ao sistema AAP pelo aplicativo RS Móvel foi uma iniciativa de vocês, como surgiu a ideia?

Diones: A ideia surgiu devido a um trabalho que estava fazendo na disciplina da Pós-Graduação que estava cursando na época, na qual pude ter contato com o desenvolvimento de tecnologia móvel. Como o AAP não possuía tal recurso, decidimos criar essa ferramenta e adicionarmos ela ao RS Móvel, e ao mesmo tempo, permitir uma melhor experiência dos usuários do APERS durante suas pesquisas e atendimento com o uso dessa inovação tecnológica.

Viviane: O Diones teve uma disciplina sobre tecnologia móvel no curso de pós-graduação que cursou em 2015/2016, daí surgiu a oportunidade de aplicar este conhecimento no desenvolvimento da plataforma da Pesquisa de Documentos também para o RS Móvel.

Blog do APERS: Sabemos que muitos programas de gerenciamento de documentos e informações são desenvolvidos por profissionais da área de tecnologia da informação sem o auxílio de arquivistas ou conhecimento da teoria arquivística. A partir da parceria entre profissionais da PROCERGS e do APERS, quais dicas vocês podem dar aos profissionais da tecnologia da informação ao desenvolverem sistemas com essa finalidade?

Diones: A área de arquivística é uma área muito rica e o desenvolvimento de soluções para a mesma e requer muito suporte, informações e ajuda de profissionais dessa área, a fim de entregarmos um sistema de suporte eficiente aos conceitos de arquivologia, tão importante para a manutenção da história da sociedade.

Viviane: No processo de informatização de toda atividade/negócio é essencial a parceria entre profissionais de informática e de quem detém o conhecimento, para a excelência no resultado final.

Sistema AAP: há 10 anos facilitando o gerenciamento do patrimônio documental do RS

Deixe um comentário

AAP logo

    No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP! O Sistema AAP foi concebido a partir de uma parceria entre as equipes do Arquivo Público do RS e da Companhia de Processamento de Dados do RS – Procergs, para atender a necessidade de gerenciamento do patrimônio documental custodiado pelo Arquivo.

    Para tanto, as equipes iniciaram o trabalho de planejamento e implementação do sistema anos antes, uma vez que tanto o APERS precisava sistematizar seus procedimentos, quanto a equipe da Procergs tinha de compreender conceitos e necessidades específicas do campo da Arquivologia. Por não existir no mercado um sistema que atendessem às funcionalidades demandadas, o sistema AAP foi desenvolvido na sua totalidade tendo por base a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G). Para saber mais sobre as características técnicas do sistema clique aqui.

    Em 16 de maio de 2005 começaram a ser cadastrados no sistema os primeiros dados básicos dos itens documentais custodiados pelo APERS, com isso podemos localizar rapidamente os documentos para sua disponibilização aos usuários. Atualmente possuímos cadastrados no sistema dados de 620.315 itens documentais, sendo que temos os dados e a disponibilização das imagens de 30 mil documentos. Estes referem-se as Cartas de Liberdade do período da escravidão no RS, 1763 a 1888, que foram contempladas pelo projeto “Documentos da Escravidão no Rio Grande do Sul” (para saber mais clique aqui).

    No último dia 16 completou 10 anos do primeiro atendimento registrado via sistema AAP, isso significa maior controle e confiabilidade na disponibilização dos documentos custodiados pelo Arquivo Público do RS. O sistema possibilita identificar a localização dos documentos, os usuários e os atendimentos realizados e contribui significativamente para a preservação dos acervos, uma vez que reduz a quantidade de manuseio dos mesmos.

    A inserção dos dados dos itens documentais permanentes no sistema AAP requer um preparo anterior, que demanda recursos humanos, financeiros e tempo. Assim, nossas equipes trabalham continuamente para que os dados dos acervos custodiados pelo APERS sejam disponibilizados via sistema.

Relatórios 2015 – DIPEP: SIARQ/RS e a participação no Sistema PROA

Deixe um comentário

    Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

.

Notícias relacionadas:

Balanço 2015 do APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Divulga APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Atendimento aos usuários

Relatórios 2015 – DIDOC: Ações educativas e culturais

Relatórios 2015 – DIDOC: Exposições e eventos

Relatórios 2015 – DIDOC: Gerenciamento de Acervos

Relatórios 2015 – DIPEP: Sistema de Arquivos do Estado do RS

Atividades SIARQ/RS – Dezembro/2015

Deixe um comentário

Durante o mês de dezembro os arquivistas e servidores participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas:

Dia 01: A Secretaria Geral de Governo recebeu assessoria quanto a gestão documental e esclarecimentos sobre o Sistema PROA. Participantes: Gabriele Lopes Meireles da Rocha, Paulo Cesar Pedro Nunes, Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo.

Dia 02: Débora Flores, Jonas Ferrigolo, Denise Hogetop e servidores da Secretaria da Fazenda se reuniram para discutir assuntos referentes ao Sistema PROA.

Dias 03, 11 e 16: O Departamento Autônomo de Estradas e Rodagem recebeu treinamento quanto a atribuição de assuntos de sua área fim no Sistema PROA. A reunião foi agendada pela servidora Lívia Job e contou com a participação de vários funcionários do DAER.

Dias 03, 10 e 17: Reuniram-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foi debatida a redação da resolução que tratará do cronograma de implantação do Sistema PROA.

Dia 04: Os arquivistas Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Débora Flores, se reuniram com o arquivista do IPERGS, Carlos Dinarte, para que fossem apresentadas as alterações propostas para a TTD do IPERGS.

Dia 07: As arquivistas do APERS prestaram assessoria para a Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, bem como verificaram o preenchimento dos instrumentos normativos para proceder com a eliminação dos documentos avaliados. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 08, 10, 15, 17 e 22: Os servidores do Arquivo Público, Débora Flores, Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Denise Nauderer Hogetop, participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos administradores do Sistema PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no sistema e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.

Dia 09: Mapeamento de atividades fins da Secretaria da Educação para elaboração do PCD no Sistema PROA, participaram Denise Hogetop, Jonas Ferrigolo e servidores da SEDUC.

Dia 15: Foi realizado o Encontro dos Arquivistas do RS 2015/04, no Arquivo Público, onde participam servidores do Poder Executivo Estadual e teve como pauta o Sistema PROA, com apresentação da metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e navegação no ambiente de treinamento do sistema. Como último encontro do ano, os servidores participaram de uma confraternização. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Alfredo Ribeiro Estima, Anderson Bandeira, Carlos Alberto Lucena dos Santos, Carmen Colman de Morais, Cléo Belício Lopes, Cristiele Alpi, Daniele Rodrigues Xarão, Débora Flores, Fatima Roselaine Rodrigues Leal, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, José Gonçalves de Araújo, Juliana Junges Subtil Perotoni, Juliana Ribeiro Lopes, Lidiane da Silva Machado, Lívia Oliveira Job, Maria Candida da Silveira Skrebsky, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Maria Jucinara Medeiros Boni, Marta Maria Sica da Rocha, Nova Marques Brando, Priscila Garcia Nunes, Renata Vasconcellos, Samantha Signor, Silvia de Freitas Soares, Viviane de Portella, Carlos Henrique Armani Nery, Roberta Capelão Valença Scholz, Clarissa Sommer Alves, Endrigo Vanzella.

Dia 17: Foi realizada reunião de assessoria técnica na Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT) para tratar sobre a gestão documental no Arquivo; na ocasião as arquivistas apresentaram a legislação existente, explicaram o uso dos instrumentos arquivísticos e sugeriram atividades para o início do trabalho. Participantes: Sandra Ana Marques Ribeiro, Paulo de Oliveira Hailliot (SDECT), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 17: As arquivistas Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS) estiveram reunidas com a arquivista Samantha Signor (DIPRO) da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações, da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (DIPRO/SMARH) para conversarem sobre algumas dúvidas de classificação de documentos, onde sugeriu-se que sejam indicadas como sugestões para melhorias no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

Dia 21: Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Giglioli Rodrigues apresentaram à Secretaria da Comunicação, por meio da servidora Tati Sause, a proposta de exposição sobre o Processo Administrativo Eletrônico no Governo do Estado.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro/2015

Deixe um comentário

Durante o mês de novembro os servidores participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas do SIARQ/RS:

  • No dia 03/11 o arquivista Jonas Ferrigolo Melo realizou visita técnica ao arquivo da Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG). A servidora Márcia Senna apresentou as atividades do arquivo e iniciativas para Gestão Documental na empresa foram estabelecidas.
  • Dias 04 e 17/11: os servidores do Arquivo Público, Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Denise Nauderer Hogetop, participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos Administradores do PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no Sistema de Processo Eletrônico – PROA e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.
  • Nos dias 04 e 24/11 ocorreram reuniões do Comitê Consultivo do Sistema de Arquivos do Estado – SIARQ/RS. Nas pautas estiveram em discussão: verificação das modificações sugeridas ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos; cujas demandas vieram da Receita Estadual/SEFAZ, PGE, COGEPOL/Polícia Civil e DETRAN. Além disso, teve início o estudo para tratativas sobre o corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual; foram propostas pautas e elaboração de um cronograma de trabalho do Comitê para o ano de 2016. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Clarissa Sommer Alves, Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Nôva Marques Brando, Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares e Viviane Portella de Portella (APERS).
  • Dias 05 e 25/11: servidores do Arquivo Público estiveram prestando assessoria na Secretaria de Educação (SEDUC). Primeiramente reuniram-se para tratar de metodologia para mapeamento de assuntos para o Sistema de Processo Eletrônico – PROA; e dia 25, a Diretora Débora Flores e o arquivista Jonas Ferrigolo participaram do treinamento PROA aos servidores, sendo os temas abordados: atribuição de assuntos no PROA e Gestão Documental.
  • Nos dias 05, 12, 19 e 26/11, reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foi debatida a metodologia e a redação das resoluções que serão emanadas pelo Comitê Gestor do Processo Eletrônico.
  • 2015.11.06 SIARQ Parque Jardim Zoo (FZB) (1)Dia 06/11: o SIARQ/RS se reuniu com os servidores da Parque Jardim Zoológico (FZB), no município de Sapucaia do Sul, para tratar de questões da gestão de documentos, estudo para criação do Plano de Classificação (atividade-fim) e Tabela de Temporalidade Documental. Na reunião estavam presentes: Inês de Oliveira, Márcia Weber, Maria Teresa, Marco Antonio Squeff, Paulo Roberto Salerno (FZB), as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araujo (APERS).
  • Dia 10/11: Foi realizada uma reunião com a Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para propor a implementação da gestão documental, com assessoria do SIARQ/RS. Participantes: Artur Neto, Bruno Xavier Selinger, Eliane Mombach, Idalisa Klug, José Reus (FASE), Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • Dia 12/11: a arquivista do APERS esteve na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN) dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Na oportunidade, também, conversou com a Diretora do Departamento Administrativo, que expôs a necessidade de organizar os documentos referentes às pastas funcionais de servidores inativos. Participantes: Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Vânia Caetano. (SEPLAN).
  • Dia 13/11: as arquivistas estiveram reunidas, primeiramente na Farmácia de Medicamentos Especiais/SES e, após, foram acompanhadas até o Ministério da Saúde para verificar informações quanto à custódia de documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS), acumulados em um pavilhão no Hospital Colônia de Itapuã (HCI). Participantes: Maria Carmen Remia Mikoleiczak (Farmácia de Medicamentos Especiais/SES), Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS), Nistely Luiza Grellmann Pacheco, Oswaldo Silvino Filho (Ministério da Saúde).
  • Dia 17/11: foi realizada assessoria técnica, sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, na 1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima (DECA/PC). Participantes: Augusta Höehr (DECA/PC), Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).
  • No dia 17/11 o Arquivo Público recebeu os servidores da Fundação de Amparo à Pesquisa do Rio Grande do Sul (FAPERGS) para tratar da continuidade do projeto de gestão documental da instituição. Ficou encaminhado que a Fundação fará um estudo, com seus servidores, para propor a atualização da Tabela de Temporalidade Documental – TTD do órgão, existente desde 2005. Em concomitância ao estudo, os servidores promoverão a eliminação de documentos segundos os prazos já estabelecidos pela TTD em vigor. Estiveram presentes na reunião: Joannes Paulus Pinto Soares, Daniela Schuller Barcellos, Rafael Monte Maior de Oliveira, Renato Santiago (FAPERGS), Jonas Ferrigolo (APERS).
  • Dia 19/11 os arquivistas Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Viviane Portela de Portela, visitaram um dos acervos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE) para compreender a documentação com vista na atualização da temporalidade daquela tipologia produzida pela PGE. A procuradora Natalia Morsch, representante da PGE no Comitê Consultivo e o servidor Renato Abech, recepcionaram a equipe.
  • Dia 19 e 24/11: o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial (FPE) para tratar sobre gestão documental. Os assuntos tratados nas reuniões foram a análise tipológica dos documentos encontrados nos Prontuários Sociais, e o treinamento dos servidores da Fundação para a organização física dos prontuários. Participantes: Andréa Palliano, Clarisse Hossen, Daniela Fernandes, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  • No dia 20/11 as arquivistas do APERS, Iara Gomide Machado, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, se deslocaram até o Hospital Colônia de Itapuã (HCI) para verificar a massa documental acumulada (tipologias, condições de preservação e acesso), a fim de esclarecer sobre a custódia destes documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS).2015.11.20 HCI Iara, Renata, Silvia
  • No dia 30/11, foi publicado no Diário Oficial do Estado, página 21, a Portaria nº 139/2015 da SMARH, que institui o Grupo de Trabalho de Prontuário Eletrônico vinculado ao Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) e coordenado pelo seu Diretor. Tem o objetivo de promover o debate sobre o uso do prontuário eletrônico visando aumentar a eficiência da gestão pública por meio das novas tecnologias da informação, sendo de competência do GT contribuir no processo de modernização, informatização e digitalização dos processos administrativos. O Grupo de Trabalho é composto pelos seguintes servidores: Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (SIARQ/RS); Antonio Henrique Abrahão Ribeiro, Fabio Nobre Zimmer, Carmem Colman, Kleber Rocha, José Gonçalves de Araujo e Sidêmia Kleber (DMEST); Alexandre Rovinski Almoarqueg (SGG) e, como convidado, Everton Hagen (PROCERGS – Analista de Negócios da SMARH).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2015

Deixe um comentário

Durante o mês de outubro os arquivistas participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas:

  • 2015.10.20 Reuniao FPEDias 01, 16 e 29/10 o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial para tratar da gestão documental da FPE. Os assuntos tratados nas reuniões foram a organização dos Prontuários Sociais, a metodologia do treinamento dos servidores da Fundação e a formalização do Grupo de Trabalho. Participantes: Andréa Palliano, Daniela Fernandes, Maira de Faria Neves, Rossana Ramos, Soraia Naibert, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  • Dias 01 e 23/10: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi o alinhamento de solicitações à PROCERGS. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonça Colman, José Gonçalves de Araújo, Kleber da Silva Rocha, Sidêmia Kleber e Antônio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 05/10: o SIARQ/RS, representado pela arquivista Iara Gomide, participou da reunião da Comissão Interdisciplinar de Processos Aptos a Descarte (COMINTER), que teve como pauta a apreciação de processos judiciais aptos à eliminação.
  • Durante as quartas-feiras (dias 07, 14, e 21/10), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram debatidos os treinamentos presenciais e a flexibilização da data final de implantação do Sistema.
  • Dia 08/10: realizado o Encontro dos Arquivistas do RS 2015/03, que teve como pauta o Sistema PROA: com apresentações sobre a implantação do sistema, feita por Fábio Pinheiro dos Santos – Presidente Comitê Gestor PROA, e sobre classificação documental por Débora Flores – Diretora do APERS. Estiveram presentes as arquivistas do Tribunal de Justiça do RS: Luciane Adolfo, Tárcia Possebon, os arquivistas do Poder Executivo Estadual: Aerta Grazzioli Moscon, Alfredo Ribeiro Estima, Ana Karina Uberti, Anabel Schmidt, Anderson Bandeira, Carlos Alberto Lucena dos Santos, Carlos Dinarte de Oliveira Keppler, Carmen Colman de Morais, Cléo Belício Lopes, Débora Flores, Fabio Nobre Zimmer, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Juliana Junges Subtil Perotoni, Lívia Oliveira Job, Mari Menezes, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Priscila Garcia Nunes, Renata Vasconcellos, Samantha Signor, Silvia de Freitas Soares, Viviane de Portella, e os servidores da SMARH: Michel Cury e Rosilane Conceição.
  • Dia 23/10: as arquivistas prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung (SEPLAN).

Acesse as normativas e instrumentos arquivístico do Sistema de Arquivos clicando aqui. E para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar a gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2015

Deixe um comentário

Durante o mês de setembro servidores do APERS participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Nas quartas-feiras (02, 09, 16, 23 e 30/09), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram alinhados alguns tópicos referentes as datas do cronograma de implantação, sobre o treinamento e revisão do Decreto que regulamenta o Sistema de Prontuários Eletrônicos.
  • 2015.09.03 FPE Foto de Sergio GarciaNo dia 03/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores e o Chefe de Divisão de Pesquisa e Projetos, Jonas Ferrigolo Melo, reuniram-se nas dependências da Fundação de Proteção Especial (FPE), com o Presidente da Fundação, José Luis Barbosa e com a Chefe do Núcleo de Relações Institucionais, Andréa Palliano para tratar de assuntos referentes ao processo de organização dos arquivos da Fundação. O projeto tem como objetivo organizar os dossiês dos acolhidos, além de implementar a a gestão documental nos arquivos administrativos e de pessoal.
  • Dias 08, 22/09: arquivistas do APERS prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos; além de auxiliar nas definições de continuidade do trabalho. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Rômulo Merida Campos (SEPLAN).
  • Dias 10, 17 e 24/09: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi verificar os requisitos do E-Arq Brasil frente ao Sistema RHE. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonca Colman, Jose Goncalves de Araujo, Kleber da Silva Rocha, Sidemia Kleber e Antonio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 10/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores, visitou o Setor do Protocolo na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), com o objetivo de conhecer seu fluxo de trabalho e analisar os novos procedimentos com a implantação do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Esta mesma análise foi realizada na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH) com os servidores Débora Flores, Flávia Rodrigues Donini Cezar, Fábio Pinheiro dos Santos, Elizete Pereira Antunes e Desirre Machado Pacheco.
  • No dia 15/09: a PROCERGS foi palco para a reunião de alinhamento de questões que serão abordadas em workshop para patrocinadores e administradores do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Participaram deste encontro Débora Flores e Jonas Ferrigolo (APERS); Cynthia Aurora Moura Anzanello, Everton Hagen e Julio Carlos Olijnyk (PROCERGS).
  • Dia 16/09: arquivistas do APERS se reuniram com servidores do Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) para assessorar quanto à gestão documental e recolhimento de dossiês de imóveis baixados. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares, Viviane Portella de Portella (APERS), Isabel Oliveira Perna Almeida, Maiquel Fernando de Souza Povoa, Marcilei Dondoni, Ricardo Menezes (DEAPE).
  • Dia 17/09: Dando continuidade na assessoria do SIARQ para a gestão documental da Fundação de Proteção Especial (FPE), os servidores do APERS visitaram os acervos da Fundação, objetivando conhecer os espaços e a documentação. Esta visita incluiu também conhecer o acervo da Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), sucessora dos documentos da extinta Fundação do Bem-Estar do Menor (FEBEM). Particpantes: Jonas Ferrigolo Melo, Renata de Vasconcellos e Giglioli Rodrigues (APERS), Andréa Palliano e Rossana Ramos (FPE).
  • 2015.09.18 Avaliação BibliotecaNo dia 18/09, servidoras do APERS estiveram no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), realizando avaliação dos documentos da extinta Biblioteca da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos. Participaram desta atividade as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araújo e a agente administrativa Ana Karina U. Moreira.
  • Dia 24/09: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica no Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais (DCHE/SES), com orientações sobre avaliação e eliminação de documentos, verificando em especial uma tipologia que está acondicionada no Hospital Colônia Itapuã (HCI). Participantes: Yara Vargas (DCHE/SES), Maria Cristina Fernandes, Marta de Araújo, Silvia Soares (APERS)
  • Dia 25/09: os servidores do APERS, Jonas Melo, Clarissa Sommer e Nôva Brando, estiveram no Departamento de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul (DETRAN) para analisar algumas tipologias documentais (Habilitação de Condutores e Registro de veículos) visando orientar quanto aos procedimentos de armazenamento, digitalização e eliminação destes documentos.
  • 2015.09.25 FASE fotoDia 25/09: arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para tratar da gestão documental da Fundação, bem como do recolhimento de prontuários da antiga FEBEM ao APERS. Participantes: Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Viviane Portella (APERS), Eliane Mombach, Artur Prati, Idalisa Klug, Bruno Selinger (FASE).
  • Dia 29/09: o Comitê Consultivo do SIARQ/RS esteve reunido no Arquivo Público para avaliar as alterações propostas ao Decreto nº 47.022/2010. A redação da minuta foi finalizada e será encaminhada ao Secretário da SMARH para proceder com a publicação. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Débora Flores, Nôva Marques Brando, Viviane Portella de Portella, Silvia de Freitas Soares, Renata Pacheco de Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Clarissa Sommer Alves e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Consulta online aos documentos do APERS via RS Móvel

Deixe um comentário

1Está disponível via RS Móvel a pesquisa online aos documentos do Arquivo Público do RS indexados no sistema AAP. O RS Móvel é um aplicativo, desenvolvido pela PROCERGS, para celular (IOS ou Android) que disponibiliza informações referentes a transporte público, saúde, trânsito, segurança, educação, entre outras áreas. Além do acesso rápido às informações gerais do governo estadual, é possível, por exemplo, o cidadão fazer uma denúncia na área de segurança pública, consultar matrículas nas escolas da rede estadual, acessar os serviços da CEEE, Corsan, agendar consultas junto ao Instituto de Previdência do Estado do RS (IPERGS), entre outros. O aplicativo apresenta uma interface atrativa e dinâmica, voltada para a localização rápida dos serviços na web, através de tablets e smartphones, e possui o código de software livre.

Para utilizar o aplicativo é necessário instalá-lo em seu aparelho, veja como realizar a consulta aos documentos do APERS e solicitar sua pesquisa:

1. Abra o aplicativo, na aba “Administração” selecione “APERS Móvel – Pesquisa de documentos” (Figuras 1)

Figura 1Figura 1.1

.

2. Vai abrir o formulário de pesquisa, onde você pode realizar a pesquisa como em nosso site, por nome ou período (Figuras 2)

Figura 2Figura 2.2

.

3. Selecione a tipologia que deseja pesquisar (Figura 3)

Figura 3.

4. Selecione o documento que deseja visualizar os dados cadastrados (Figura 4)

Figura 4.

5. Se desejar pesquisar o documento na íntegra em nossa Sala de Pesquisa, clique em “Solicitar Documento” (Figura 5)

Figura 5.

6. Forneça seus dados, clique em “Enviar” e aguarde nosso contato.

.

     Para acessar o RS Móvel pela internet o endereço é: http://m.rs.gov.br/

     Clique aqui e veja o vídeo de divulgação do aplicativo.

APERS propõe melhorias no atendimento ao cidadão

1 Comentário

O Arquivo Público do RS presta atendimentos aos cidadãos que vêm requerer cópias de certidão de nascimento, casamento ou óbito para fins comprobatórios. Para se ter uma ideia, em 2013 atendemos a 10.285 cidadãos, o que representou 98% do público atendido e em 2014 atendemos a 7.617 cidadãos, que representaram 97% dos usuários.

Assim, pensando em facilitar o acesso aos documentos comprobatórios por este público, no decorrer do ano de 2014, nossa Divisão de Documentação – DIDOC, propôs um estudo em conjunto com o IGP, Procergs e Tudo Fácil para o fornecimento de certidões digitalizadas. As tratativas têm avançado no sentido da criação de uma certificação digital para o Arquivo, o que resultará em uma qualificação no serviço prestado ao público, uma vez que possibilitará o acesso remoto à certidão com a mesma garantia do documento atualmente disponibilizado fisicamente.

Explorando o SIARQ/RS: Composição

Deixe um comentário

Explorando o SIARQRS    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

  • Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

  • Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

  • Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

  • Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

Mês do Arquivista: Maria Cristina Kneipp Fernandes

5 Comentários

Maria Cristina Kneipp Fernandes, ou a “Kithy”, 44 anos, natural de Uruguaiana/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1988 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora Maria Cristina, contará um pouco de sua experiência, confira!

     Na época que estava no 2° grau tinha vontade de cursar história, mas em 1984 teve a greve dos professores estaduais, como filha e irmã de professores me diziam: “quem sabe vê outro Curso…”. Então ao analisar o ementário dos Cursos da UFSM gostei de Arquivologia e me inscrevi no vestibular! A primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Isabel Schirmer Richter), de início eu não gostei porque ela ficava falando as características do profissional e eu não me enquadrava… Tinha que ser organizado, metódico, cuidadoso… Bah, quase levantei e fui embora, mas já estava lá… Fiquei!

     No primeiro semestre de 1988 teve o Congresso Brasileiro de Arquivologia, então o pessoal do Curso organizou um ônibus e fomos à Brasília. Lá uma das professoras nos apresentou para uma conceituada consultora de arquivos daquela cidade. No segundo semestre, na época do estágio de final de Curso, essa consultora estava iniciando um projeto de arquivo em uma fábrica de um grupo empresarial e nos convidou, eu e uma colega para fazer o estágio neste projeto. Moramos por três meses em Brasília! No retorno, essa colega considerou que tínhamos que fazer um curso de dicção e oratória antes da defesa do relatório de estágio! Procuramos um curso e ficamos uns quinze dias em Porto Alegre. Os promotores do curso eram a dona Sônia e seu João Brunet, hoje membros da diretoria da AAAP!

     Depois da defesa do relatório, uma consultoria de São Paulo abriu seleção, pois tinha fechado um contrato com uma empresa em Guaíba. Veio um ônibus da UFSM com os candidatos! Eu e outros colegas fomos selecionados, fiquei nesse trabalho por um ano e três meses, após fui trabalhar em outra consultoria em Porto Alegre! Fiquei por um ano e meio trabalhando em uma organização social voltada à indústria, fazia levantamento da produção documental na sede e nas unidades da região metropolitana.

     Neste período prestei o concurso para o Arquivo Público. Contei que havia passado e claro, fui demitida! Lembro que cheguei em casa e choraaaava! Passei os próximos seis meses trabalhando com um colega arquivista em sua consultoria em arquivos. Em janeiro de 1992, a arquivista Lenir Fernandes, então diretora do Arquivo, convidou-me e comecei a trabalhar aqui em Cargo em Comissão! Trabalhava de manhã na consultoria e a tarde atendia na sala de pesquisa do Arquivo. No início de abril fui nomeada! Nós não sabíamos muito bem quantos iam ser chamados, iam nomeando… Nada muito planejado.

    Entrei em exercício, o SIARQ/RS tinha sido criado… Então os arquivistas que já trabalhavam aqui criaram um formulário para fazer um diagnóstico da situação dos arquivos nas Secretarias para saber o volume, áreas destinadas, documentos… Era bem descritivo, para desenvolver a atividade fomos divididos em duplas. Isso foi bom porque conhecemos a estrutura do Estado. Algumas pessoas nos recebiam bem, outras não… Em cada lugar tínhamos que explicar o que era arquivista, o que íamos fazer… Apesar de ter sido encaminhado ofício antes, informando sobre o diagnóstico, nem todos tiveram conhecimento.

     Nessa época nem mesa de trabalho tínhamos, utilizávamos uma sala de reunião para debater com os colegas o andamento do trabalho… Ao concluirmos o levantamento, voltamos para o Arquivo e aí, o que fazer? Não havia muito planejamento… Houve relotações e alguns arquivistas foram para o interior… Pensou-se em elaborar uma tabela de temporalidade única, mas o levantamento não tinha informações suficientes, depois de um tempo abortamos essa ideia. De qualquer forma ele teve resultado porque os órgãos passaram a ter conhecimento de que no Arquivo Público havia arquivistas e nós conhecemos a estrutura do Estado.

    Observamos que a organização do acervo tinha falhas e concluímos que talvez fosse necessário “trabalhar” o Arquivo, precisávamos organizar a casa antes de vender trabalho externo. Fomos divididos em equipes de acordo com o perfil, como precisávamos de local de trabalho, passamos a ter salas dentro do acervo! Fazíamos o levantamento dos acervos para qualificar os instrumentos de pesquisa e atendíamos as Secretarias de acordo com a demanda, com a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade individuais. Percebemos que não era porque tinha um Decreto instituindo o SIARQ/RS que ele iria ser implementado.

    Elaboramos um estudo administrativo da história das Secretarias que resultou em uma publicação interna nomeada “Os sete governos”, a qual originou o livro “Fontes para a história administrativa do Rio Grande do Sul” publicado em 2006. Foi um trabalho de bastante pesquisa, a ideia era que contribuísse para a elaboração de instrumentos futuros.

     O período da reforma dos prédios do Arquivo e a saída da Junta Comercial agitou um pouco o dia a dia… Tomamos posse do prédio III. Bah, isso foi uma qualidade para nosso trabalho! Porque era um problema de identidade, trabalhávamos no Arquivo Público, endereço Riachuelo “2° portão”, em referência ao portão da garagem!

    Outro fato foi delimitar o espaço entre o Arquivo e os usuários. Eles iam ao acervo, faziam buscas, pegavam o que queriam, atendiam aos usuários no lugar dos atendentes, tínhamos que pedir licença… Era tudo muito amador. Tinha-se o entendimento de que o Arquivo era um arquivo intermediário, um cartório em decorrência do fornecimento de certidões. Essa mudança de imagem é fruto do nosso trabalho enquanto arquivistas. Por isso o receio de retrocesso quando notamos algumas atitudes.

    Considero que a criação do Sistema AAP, em termos de conhecimento da teoria arquivística, foi um dos projetos que mais me exigiu. Esse projeto consistiu em uma tratativa da direção do Arquivo com a PROCERGS. Tínhamos reuniões quase semanais, precisávamos delimitar o que queríamos e eles entenderem isso. O sistema foi planejado, tem falhas, mas atende as nossas necessidades e permite melhorias. Senti muita satisfação em ver o resultado!

     Também criamos a tabela de temporalidade única. Um divisor de águas! Elaboramos um levantamento através das competências dos órgãos direcionado para as funções, constituindo-se em um trabalho bem consistente com a Comissão de Avaliação. Ao concluirmos, queríamos publicar por Decreto, mas a proposta não foi bem aceita e ficou um ano parado até ser publicado por Instrução Normativa pela SARH em 2008.

    Desde 2004 estou na chefia da DIPEP, aceitei o cargo porque julgo que tinha legitimidade e sou dedicada. Não tive preparação para ser gestora, minha formação acadêmica foi bastante tecnicista e enquanto servidora participei de algumas capacitações isoladas. Considero-me boa servidora pública, não boa gestora. Conheço o Arquivo, tenho minimamente uma noção do que é ser servidor público, do que é bom ou não para o Arquivo… Sou responsável, sei que tenho de cumprir as tarefas e trabalhar.

     Até 2004 a DIPEP era dividida por funções, tínhamos equipe de descrição, avaliação, preservação e quem trabalhava com avaliação também acompanhava o SIARQ/RS. Depois disto houve a divisão por atividades e todos atendiam as demandas do SIARQ/RS. Hoje não há tanta definição, por isso eu digo que não sou uma boa gestora… Tem momentos que todos nos concentramos nas mesmas atividades, estagnando outras… Não tem muito planejamento… Nesse sentido podemos dizer que as atividades de rotina do Arquivo muitas vezes não recebem incentivo, mas projetos eventuais sim, e de certa forma o Arquivo ganha!

     Por um tempo criou-se o mito que eu tinha de falar em público, mas isso é porque nunca me neguei, sou participativa, quando tem que ir a reuniões sempre vou… Isso fez com que ficasse mais conhecida, quando trabalhávamos nos grupos setoriais do SIARQ/RS o pessoal me via e já falava “Tu de novo!”, mas era numa boa! E quando dizem que tenho boa memória é porque participo, contextualizo as situações, retendo as informações…

     Sou satisfeita enquanto arquivista. Tenho mais satisfação de fazer, por isso digo que sou boa servidora pública… Não é a função que me leva a ser o que eu sou. Dos meus 20 anos de Casa destaco a elaboração e implantação do sistema AAP como momento marcante. Foi quando me senti mais arquivista, fui exigida teoricamente… Os mínimos avanços do SIARQ/RS também são uma satisfação.

     Paralelo ao Arquivo, desde a segunda diretoria da AARS sempre ocupei algum cargo. Nunca quis ser presidente nem vice, mas já passei por todos os outros! No meu tempo livre gosto de sair, me divertir! Vou ao cinema, teatro, shows… Beber com os amigos… Gosto de caminhar… Sou colorada, gosto de ir ao Beira Rio!

Mês do Arquivista: Carine Melo Cogo Bastos

4 Comentários

Carine Melo Cogo Bastos, 32 anos, natural de Santiago/RS, é formada pelo Curso de Arquivologia (UFSM – 2001), especialista em Gestão Estratégica de Tecnologia da Informação (PUC/RS – 2008), especialista em Gestão em Arquivos (UAB/UFSM – 2011) e integra o quadro de arquivistas do Estado com lotação na SUSEPE desde 2010. Confira o relato sobre sua experiência enquanto arquivista!

    Durante o ensino médio participei do PEIES (Programa de Ingresso ao Ensino Superior) da UFSM, e no terceiro ano precisa optar por um Curso, fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado a área de administração, organização… Teve uma feira das profissões no Colégio e peguei alguns folders… Diziam que o mercado era amplo, que estava em expansão… Sempre fui “cricrizona” com questões de organização, então optei pelo Curso de Arquivologia. Fui aprovada!

     No início desanimei porque, no currículo da época, as disciplinas dos primeiros semestres eram o básico do básico… Nunca chegavam as disciplinas mais específicas… Dava uma insegurança. Mas quando começaram as práticas me maravilhei com a Arquivo. Mais para o final do Curso estagiei em uma Secretaria Municipal, elaborei plano de classificação e implantei, foi minha primeira experiência profissional sozinha!

     Depois fiz meu estágio curricular no Ministério Público em Porto Alegre, trabalhei com duas arquivistas do quadro. A experiência foi bem produtiva! Participei do trabalho inicial para a elaboração da tabela de temporalidade, fazíamos o levantamento documental e depois íamos aos setores para sugerir os prazos com base na legislação. Um ano depois que saí, publicaram a tabela e ligaram-me para entrar no site, pois tinha um agradecimento por ter iniciado o trabalho com elas. Isso foi muito gratificante!

     Então veio a formatura! E aí o mercado de trabalho é cruel! Voltei para Santiago, fiquei seis meses lá, sem perspectiva. O desespero chegou! Comecei a mandar currículo para tudo quanto é lugar… Fui chamada aqui em Porto Alegre para trabalhar em uma consultoria.

     Trabalhei nessa consultoria de 2001 a 2005, foi uma das maiores experiências da minha vida! Lá eu tive a oportunidade de trabalhar em empresas de pequeno, médio e grande porte, algumas multinacionais. Conheci várias realidades, pessoas de todos os níveis, culturas… Trabalhei com organização de arquivos eletrônicos, de engenharia, contábil. Os projetos eram muito bons, a parte da administração dessa consultoria não era boa, mas os projetos sim. Foi uma experiência engrandecedora, só não remunerava bem. E sempre procuramos ser valorizados financeiramente, então durante esse período procurei oportunidades melhores. E em 2005 a oportunidade surgiu!

     Participei do processo seletivo para uma Universidade em Porto Alegre e eles ficaram de informar o resultado dias depois. Informaram que fui selecionada, bem no dia do meu aniversário! Foi muito engraçado! Essa foi uma das melhores experiências profissionais que tive! Era chefe da divisão de arquivos, tinha equipe, respaldo total da minha chefia, infraestrutura… Havia parceria de minha chefia em relação ao desenvolvimento do trabalho, conheciam, acreditavam… Até oportunizaram-me a cursar uma especialização em “Estratégia de tecnologia da informação”, como parte do programa de capacitação de funcionários, investiram em mim!

     Em 2009, quando voltei da licença maternidade, parti para os concursos públicos em busca da estabilidade, sempre me classificava, mas nunca nas vagas. Vi o edital do concurso do Estado e uma amiga, também arquivista, me convidou para estudarmos juntas. Ela se classificou para as vagas e eu fiquei em vigésimo oitavo lugar. Pensei: “Nossa Senhora, nunca vão me chamar”, e continuei a inscrever-me para outros concursos na área. Foi muito engraçado! Em outubro de 2010, estava trabalhando e essa amiga ligou avisando que havíamos sido nomeadas! Tive uma crise de riso! Ela enviou a página do Diário Oficial por email, mas eu não acreditei. Chamaram 32 de uma só vez, isso é histórico! Quando fui pedir demissão meu chefe disse que cobria a proposta, porém como era para concurso público não teve como, em decorrência da estabilidade. Foi difícil sair de lá, gostava do trabalho. Antes de sair indiquei outro profissional.

    Quando comecei no serviço público foi um choque! Ao entrar em exercício me apresentaram ao diretor do departamento que chamou a chefia do setor o qual eu seria lotada. Ela se mostrou contente e me conduziu para o setor. Todos do setor emocionados, felizes, pensando: “Pronto, agora temos uma colega para colocar os processos dentro das caixas e arrumar o arquivo!”.

     Claro, primeiro bateu aquele desânimo! O início foi muito complicado. Com o tempo fui ensinando o que é a Arquivo, seus objetivos, conceitos, finalidades… Decidi elaborar um diagnóstico do arquivo da divisão na qual estava lotada. Pedi para me levarem ao arquivo, chegando lá a porta não abria de tão lotado que estava! Eu passei cinco dias medindo, calculando o volume, fotografando o espaço… No relatório coloquei o diagnóstico e a situação proposta, os materiais e recursos humanos necessários… Apresentei para o diretor do departamento, ele achou tudo muito bom, mas como era troca de gestão, ficou para a próxima chefia.

   Os colegas de outros setores me viam fotografando, medindo os arquivos e perguntavam o que estava fazendo… A história que a SUSEPE tinha uma arquivista foi se espalhando e comecei a elaborar relatórios para outros setores, isso foi bom! Deixei de ser vista como arquivista de um setor, para ser arquivista da SUSEPE! Comecei a apresentar os relatórios para todas as chefias, batia de porta em porta… Mas era época de troca de governo, e no serviço público tem isso… As chefias trocam de acordo com o governo.

     Eu vinha com a mentalidade da iniciativa privada, tinha projetos com cronogramas e prazos para ser cumpridos. Isso agora posso dizer que entendi. Não vou resolver alguns problemas mais difíceis e de espaço físico que já vem de muitos anos em somente dois anos! Foi difícil conseguir estagiários, após um ano e meio solicitando e justificando, eles foram contratados e segui trabalhando a mudança nas pessoas: “Olha, se tu aplicares a gestão documental vai melhorar o espaço físico, encontrarás a informação que precisas em menos tempo…”. Organização de arquivo é mudança cultural, não adianta!

     As pessoas, por desconhecimento, não tinham noção de que os documentos tem prazo de guarda, diziam: “Guarda os últimos cinco anos e o anterior pode colocar fora”. Atualmente vinte por cento dos setores estão organizando seus arquivos, aplicando os instrumentos de gestão com meu auxílio. Então foi uma conquista, porque no início fui rejeitada por ser uma profissional que eles desconheciam… Depois vendo os resultados, foram entendendo que o trabalho funciona, que é bom. Mas é muito trabalho e “euquipe” não dá conta sozinha!

     A chefia do protocolo foi alterada e o trabalho de gestão documental foi interrompido… Nesse período a SUSEPE começou um projeto com a PROCERGS para a reformulação do site e intranet. A chefia da DTI (Divisão de Tecnologia de Informação) soube que tenho especialização em gestão em tecnologia da informação e convidou-me a integrar a divisão. Esse projeto seria um trabalho com início, meio e fim e eu poderia dar continuidade ao meu trabalho de gestão documental. Peguei minhas coisas e fui bem feliz!

     Em três meses concluímos o site e em maio deste ano a intranet da instituição. Pude agregar o conhecimento que tinha dos setores, criamos formulários eletrônicos para facilitar o fluxo de informação… Esse projeto foi muito legal, já conhecia o pessoal e todos foram bem receptivos e participativos nas sugestões para a intranet. Hoje na DTI atuo com os colegas no desenvolvimento de POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) e projetos na área.

    Quanto à gestão documental, quando a atual gestão compreendeu meu trabalho, passei a ter maior credibilidade. Já fiz consultorias, conforme demanda, nas delegacias e presídios do interior, não fico só no órgão central! Desenvolvi um “pacote padrão” com formulário requerendo informações sobre o estado da documentação entre outros dados, plano de classificação, tabela de temporalidade e uma apresentação básica sobre os procedimentos de gestão documental. Eles começam a aplicar os instrumentos e quando tem dúvidas entram em contato.

    Desde março deste ano, com os estagiários trabalhando no arquivo, estamos aplicando a tabela de temporalidade. Liberamos espaço, temos dois computadores, as lâmpadas queimadas foram trocadas e a sala é limpa regularmente. Os colegas dizem: “Nossa, tu conseguiu muito em pouco tempo!” e eu penso: “Poderia ter conseguido muito mais!”. A diferença entre o público e o privado é a cultura, porque quando as pessoas entendem, o trabalho funciona. No desenvolvimento do meu trabalho sempre registro tudo e dou ciência para meus superiores.

    Quanto ao apoio externo, sou muito satisfeita com a assessoria da equipe do SIARQ/RS do Arquivo Público. Isso é importante, pois trabalho sozinha e são 14 mil processos cadastrados anualmente só na SUSEPE. Algumas vezes deparo-me com situações que necessitam debate técnico para classificar a informação corretamente e a equipe do SIARQ/RS do Arquivo Público me assessora totalmente. Eu ligo, mando email e sempre me retornam, às vezes questionam… E isso é bom, mostra o interesse em ajudar, é um apoio, uma troca!

    Ao fazer um paralelo entre o público e o privado vejo um diferencial em dotação orçamentária. Quando uma empresa privada contrata um arquivista é porque realmente quer que o trabalho seja executado, ela quer resultado e prazo. E todos os recursos que solicitares, se justificado, será viabilizado. No público as pessoas entendem, mas o retorno demora para acontecer.

     Hoje percebo que sou valorizada, sabem que trabalho, que tenho resultado. Sinto-me uma profissional realizada! Gosto que as pessoas reconheçam meu trabalho. Mas sempre digo: “Para trabalhar em arquivo tem que ter autoestima”. Tanto no público quanto no privado o arquivista tem que ser interessado, persistente e gostar do que faz. Sabe aquele dizer “Ensina-me de várias formas e de várias maneiras que eu vou aprender”? Aplico isso direto. Tem pessoas resistentes, mas quando vêm os resultados obtidos pelos outros, se interessam. Como arquivistas, trabalhamos direto com as pessoas, temos que respeitar os perfis de usuários…

     Bom, nas minhas horas vagas sou a mãe do Augusto! Ele é a melhor, a maior, a mais difícil, a mais complexa das coisas que já fiz na vida! Exige uma atenção, monitoramento constante. Educar, ensinar valores é complicado, e demanda tempo, sou extremamente preocupada com isso. Eu abro mão de muitas coisas para ficar com ele, brincar, levar na pracinha… Levo-o na Bienal, no teatrinho, na feira do livro, na Redenção! Ele me renova! Descobri-me uma pessoa melhor depois que fui mãe. Ele e meu marido são meus companheiros em tudo que eu faço! Gosto de ler, happy hour e de ir ao Olímpico com as amigas. Jantinhas básicas… Não sei cozinhar, gosto de comer! Fico pensando: “Meu filho vai dizer: nossa, minha mãe faz a melhor lasanha congelada do mundo, tira no ponto certo!”. Mas isso é uma coisa que tenho que trabalhar.

     Para o futuro penso em continuar a fazer concursos melhores, porque acredito que nossa carreira é muito boa, gratificante, mas a remuneração não condiz com nossas atribuições. Tenho planos de morar fora e voltar a fazer trabalho voluntário.

Núcleo de Descrição e o sistema AAP

Deixe um comentário

     Uma das atividades desenvolvidas pelo núcleo de Descrição do APERS é o gerenciamento do AAP – Administração de Acervos Públicos. Este sistema é resultado de um trabalho conjunto entre a equipe técnica do APERS e da PROCERGS – Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul, para atender as necessidades e peculiaridades do arquivo. Consiste em um banco de dados de referência onde desde 2005 já foram cadastrados mais de 495 mil documentos.

     Atualmente esta em desenvolvimento a indexação do acervo do Poder Judiciário o qual conta com uma equipe e digitação/cadastramento formada por cinco funcionários. Já foram indexados alguns acervos da Secretaria da Saúde e da Secretaria de Segurança Pública do Poder Executivo e as Habilitações para casamento do Registro Civil.

     O AAP é um banco de dados trabalhado e acessado via internet de forma simples e sem necessidade de instalação de programas especiais. As informações indexadas podem ser acessadas através da Consulta on line no portal do APERS.

%d blogueiros gostam disto: