Arquivos & conceitos: Avaliação documental

Em se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

• redução, ao essencial, da massa documental;
• maior agilidade na recuperação da informação;
• racionalização e economia de custos e espaço;
• melhor aproveitamento dos recursos humanos;
• garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.

Arquivos & conceitos: Classificação documental

Para organizarmos um arquivo de maneira padronizada e inteligível aos seus usuários é preciso estabelecer métodos. Em se tratando da organização arquivística de documentos de arquivos, a classificação é o principal procedimento, pois dá suporte a realização dos demais. Basicamente este consiste em uma atividade intelectual, que visa agrupar os documentos de acordo com as funções e atividades do seu produtor.

Gonçalves (1998, p. 12) explica no manual “Como classificar e ordenar documentos de arquivo” que o principal objetivo da classificação é “dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos” e para tanto, identifica e articula os tipos documentais entre si intelectualmente, levando em conta as razões que foram determinantes para a sua elaboração.

Na arquivística alguns autores distinguem os conceitos de classificação e arranjo, sendo o primeiro utilizado para arquivos correntes e o segundo para os procedimentos referentes a documentos de caráter permanente. A materialização da classificação e do arranjo se dá, respectivamente, no plano de classificação e no quadro de arranjo, mas ambos têm por finalidade traduzir de maneira visual as relações orgânicas da documentação e servem como instrumentos de busca ao usuário. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, estes instrumentos devem ser elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do acervo por ela produzido.

Ao pensar a classificação, a primeira tarefa a ser realizada pelo arquivista é o estudo minucioso da instituição produtora, o conhecimento profundo das atividades e funções da mesma para ter a compreensão do contexto de produção dos documentos, visando a construção de um plano de classificação objetivo e estável. De acordo com Gonçalves (1998), um plano de classificação deve ter três qualidades: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Para a autora é fundamental que o plano seja claro e coerente, sem ambiguidades ou sobreposições, devendo ser continuamente aperfeiçoado e atualizado.

Como já comentamos aqui, a intenção do “Arquivos & conceitos” é informar os conceitos básicos das atividades arquivísticas ao público leigo. Mas claro, fica o convite para os arquivistas e demais interessados para debater tais conceitos. Até!

Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

• Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
• Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
• Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!