Ações da DIDOC em 2013: Atendimento ao Público

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     Durante o ano de 2013, a DIDOC deu continuidade ao cadastramento de pesquisadores. Além disso, em 2013, agendou, organizou, recepcionou os visitantes e registrou os dados de cada uma das 61 Visitas Guiadas realizadas em 2013, as quais participaram 737 pessoas.

     Outra ação, foi atender diretamente ao público interno e externo do APERS, totalizando, dessa maneira,15.489 atendimentos. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog).

– Janeiro a Dezembro: recebeu visitantes de variadas regiões do Estado e de outras nacionalidades, como, por exemplo: de Portugal, uma turismóloga interessada em desenvolver sua tese de mestrado relacionada ao âmbito público e, do Uruguai, uma aluna de mestrado do Curso de História da UFRGS, interessada em conhecer a documentação que contém informações sobre escravos.

     Além disso, foram recebidos servidores, de diversos Órgãos e Instituições de âmbito público, do Brasil – Rio Grande do Sul – e, também, de outros países, como, por exemplo: os servidores do Arquivo Municipal Permanente de Canoas, interessados em conhecer a organização técnica da documentação do APERS; e o Arquivo da Polônia, por intermédio de Krzysztof Smolana, historiador e dirigente do Archivum AKT Nowych – AAN, em Varsóvia. O historiador esteve visitando Arquivos brasileiros que contivessem acervos relativos à imigração polonesa.

     Foram recebidas, também, muitas escolas do Rio Grande do Sul, com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Sociologia, do Instituto de Educação Flores da Cunha e os alunos do Curso Técnico em Guia de Turismo, do Colégio Rui Barbosa.

     Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2013, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos Cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Gestão de Documentos, da Escola de Saúde do Hospital Conceição e os alunos da Disciplina de Técnicas Administrativas do Curso Jovem Aprendiz, da ESPRO.

     Além destes, visitaram o APERS, Universidades e Faculdades com o objetivo de conhecer o APERS, as atividades desenvolvidas por ele, seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade, como, por exemplo: alunos da Disciplina de Planejamento e Organização de Arquivos, do Curso de Arquivologia da FURG e os alunos dos Cursos de Arquivologia e História da UFSM.

– Janeiro a Dezembro: do total de 15.489 atendimentos registrados, 5.264 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 4.547 foram recebidas presencialmente, ou seja, quando o cidadão faz o seu pedido de documentos diretamente no balcão de atendimento do APERS. Além disso, 5.678 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento, onde os servidores dialogam com o cidadão, anotam os dados necessários para a formalização da solicitação de documentos e, logo após, já com o número do pedido gerado via sistema informatizado Administração de Acervos Públicos (AAP), o enviam para o setor responsável pela busca do documento.

     Tal busca poderá ter como resultado a localização do documento, a necessidade de mais dados para a sua localização, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, serão tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da Ditadura. Nos demais casos os documentos serão disponibilizados para consulta na sala de pesquisa.

     Desse modo, cada uma das 10.238 cópias reprográficas efetuadas em 2013 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a originalidade do documento.

     No caso de documentos não recolhidos ao APERS, é informado ao cidadão aonde ele deve se dirigir para a retirada do documento solicitado. Lembrando que todo esse processo ocorre em 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e em 24 horas para os demais documentos.

     Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 22.749 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2013, foram reparados 2.444 documentos.

– Novembro: Com o objetivo de manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados dos pesquisadores já cadastrados. Além disso, junto a este procedimento, foi adotado o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, onde os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS. Atualize seu cadastro de pesquisador

     Assim, chegamos ao final desta série, que versou a respeito das atividades, no ano que findou, de uma das partes que constituem o APERS. Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.  Muito Obrigado e… Até a próxima!

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Ações da DIDOC em 2013: Exposições e Eventos

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     Durante o ano de 2013 a DIDOC fez uso dos espaços culturais do APERS, organizando algumas exposições na sala Joél Abílio Pinto dos Santos, ocasião em que pode contar com parcerias de outras instituições. Além disso, disponibilizou documentos do acervo do APERS para ilustrar os temas tratados em eventos no Auditório Marcos Justo Tramontini e programa de televisão. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog):

– Janeiro: como parte das comemorações aos 100 anos do Monumento a Júlio de Castilhos, foi elaborada uma miniexposição com alguns documentos de Júlio de Castilhos existentes no acervo do APERS, entre os quais, seu inventário.

– Maio: realização do evento V Encontro de Olho no Futuro, coordenado pela ESPRO – Ensino Social Profissionalizante, no Auditório Marcos Justo Tramontini. O evento foi destinado a jovens e aprendizes com idade de 14 a 24 anos e oportunizou a troca de experiências entre jovens e profissionais de diferentes áreas com vistas à inclusão social. Teve a participação, como uma das palestrantes, da arquivista e chefe da DIDOC Elizabeth Lima, a qual discorreu sobre o tema “O Arquivista”, ilustrando seu cotidiano profissional com a documentação custodiada pelo APERS e com uma visita guiada ao conjunto arquitetônico.

– Maio: foram selecionados e colocados a disposição de emissora pública TVE, alguns documentos relacionados à escravidão, como uma Carta de Liberdade de 1877 para ilustrar o Programa NAÇÃO. Tratou-se de uma matéria focada no tema A Influência do Negro na História e na Cultura Gaúcha.

– Maio a Julho: disponibilizada a exposição Temporânea, em parceria com Companhia Carris Porto-Alegrense. Composta por um conjunto de 07 totens, a exposição apresentou uma narrativa hipertextual composta por vídeos, textos, recortes de jornais, crônicas e depoimentos que apresentam o centro da Capital em suas diferentes temporalidades (Cidade Antiga, Cidade Contemporânea e Cidade do Futuro).

– Julho a Outubro: ocorreu a exposição Releituras, em parceria com a comissão de cultura do TRT da 4° Região. Composta por nove cartões-postais antigos de Porto Alegre, acompanhados de nove fotografias que reproduzem os mesmos cenários dos postais, na sua perspectiva atual.

– Novembro a dezembro: disponibilizada a exposição VIDHAS: histórias de lutas e conquistas dos negros pelos Direitos Humanos, idealizada pela Companhia Carris Porto-Alegrense. Composta por banners que abarcam a constituição dos Direitos Humanos sobre o ponto de vista de um grupo étnico específico: os negros.

– Dezembro: o APERS sediou a palestra A luta dos negros em relação aos Direitos Humanos e as desigualdades, promovida pela Unidade de Documentação e Memória da Companhia Carris Porto-Alegrense. A exposição teve a interlocução da historiadora Lorecinda Ferreira Abrão acerca da luta dos negros em relação aos Direitos Humanos e as desigualdades, possibilitando aos participantes do evento fazer uma conexão com a exposição VIDHAS: história de lutas e conquistas dos negros pelos Direitos Humanos, a qual ainda estava em cartaz no APERS.

     Na próxima postagem será apresentada a última parte da série Ações da DIDOC em 2013, a qual se refere ao Atendimento ao Público. Até breve!

Programa de Educação Patrimonial – Relatório 2013

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     O ano de 2013 foi bastante especial para o Programa de Educação Patrimonial do APERS, que é desenvolvido em parceria com o Departamento de História da UFRGS. Neste ano, ainda que não tenhamos captado recursos externos através de editais, adaptamos nosso planejamento para seguir ampliando as ações do Programa, direcionando esforços para a captação de recursos para o ano de 2014 – no que fomos muito bem sucedidos, assunto sobre o qual teremos outra postagem – para a criação de uma nova oficina voltada aos estudantes do Ensino Médio, como vínhamos discutindo e almejando desde o final de 2010, e dando sequência à formação de oficineiros e de educadores.

     Ao longo do primeiro semestre, como estratégia de trabalho adotada também em função da ausência de recursos para o transporte das escolas ao APERS, suspendemos a realização das oficinas já existentes, investindo-se na criação da nova oficina e na realização de reuniões de planejamento participativo, abertas a todos os membros do Programa, vinculados ao APERS e à UFRGS, e também à comunidade, contando com a participação de professores da rede pública, assim como com a presença em ao menos uma reunião de representante do Comitê Estadual contra a Tortura; da Comissão dos Direitos Humanos da PGE; e de Maria Celeste, secretária-adjunta da Justiça e dos Direitos Humanos. O objetivo central da adoção dessa metodologia de trabalho é ampliar os espaços de participação da comunidade na construção das ações do Programa, aprofundando os laços entre o Arquivo Público, a universidade, professores, estudantes, e demais segmentos da comunidade interessada na temática.

     As reuniões realizadas entre fevereiro e agosto de 2013 focaram-se na construção da oficina Resistência em Arquivo: Patrimônio, Ditadura e Direitos Humanos, elaborada a partir de processos administrativos de indenização a ex presos políticos, pertencentes ao acervo da Comissão Especial de Indenização, criada em 1997 e atuante até 2004 no Rio Grande do Sul. Também debateu-se a reedição do curso de formação para educadores, já realizado nos anos de 2011 e 2012, adaptando seu formato para debater o patrimônio cultural com enfoque no tema Ditadura e Direitos Humanos, respondendo ao contexto vivenciado no Brasil a partir da promulgação da Lei de Acesso às Informações Públicas e da criação das Comissões Nacional e Estadual da Verdade, instigando o debate a cerca de nossa história recente, das marcas da ditadura, e da importância do patrimônio documental nesse contexto.

     Assim, entre junho e outubro realizamos o curso Educação Patrimonial e Cidadania: Ditadura e Direitos Humanos, voltado a professores e educadores sociais. Os encontros de formação e debate foram realizados nos dias 24, 26, e 28 de junho, 01, 03 e 05 de julho. Em seguida, realizou-se um intervalo, para que os professores pudessem desenvolver projetos em suas turmas, que foram apresentados em dois encontros de retorno, nos dias 29 e 31 de outubro. Contamos com 40 inscritos, sendo que 28 frequentaram os seis encontros formativos, e 18 educadores chegaram ao final, apresentando suas experiências com os projetos.

     Em agosto iniciamos a realizamos de mais uma turma de Capacitação de Oficineiros, voltada a estudantes de graduação em História e áreas afins. Os encontros teóricos e de formação ocorreram nos dias 20, 22, 27 e 29 de agosto. A partir de então os graduandos passaram a marcar suas observações e práticas de oficinas conforme agendamentos das escolas. Essa atuação se prolongou até o início de dezembro, quando os últimos completaram a carga horária. Contamos com 20 inscritos, sendo que 17 deles concluíram o processo de capacitação.

      Em setembro retomamos a realização das oficinas, agora disponibilizando também a oficina para o Ensino Médio. O primeiro agendamento do semestre ocorreu no dia 03/09 e o último do ano foi em 10 de dezembro, totalizando 35 oficinas ao longo do segundo semestre de 2013. Atendemos estudantes do Ensino Fundamental em 15 oficinas Os Tesouros da Família Arquivo e 03 oficinas Desvendando o Arquivo Público: historiador por um dia, e estudantes do Ensino Médio em 17 oficinas Resistência em Arquivo.

     Colocamo-nos a disposição dos professores interessados em agendar oficinas para suas turmas. Nossos contatos são: e-mail acaoeducativa@sarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9117.

Ações da DIDOC em 2013: Aprimoramentos e Qualificações

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     Visando ir além da divulgação de números em seu relatório anual, a Divisão de Documentação (DIDOC) buscará relatar, através de uma série de três postagens, as suas atividades, vinculando os resultados das ações realizadas no ano de 2013 aos seus respectivos modos de obtenção. Desta maneira, pretendemos qualificar a publicização dessas ações para torná-las cada vez mais transparentes e para que os usuários do APERS possam melhor compreender a origem desses resultados.

     Assim, as postagens serão divididas em: Aprimoramentos e Qualificações, Exposições e Eventos e Atendimento ao Público. Iniciemos, então, com o primeiro item:

Aprimoramentos e Qualificações 

     Durante o ano de 2013, a DIDOC promoveu treinamentos internos relacionados ao atendimento ao público. Além disso, incluiu a disponibilização de computadores como um recurso no atendimento ao usuário. Outra ação, foi publicizar a essência de suas atividades através do blog institucional. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog).

– Maio: procurou se adaptar às novas tecnologias existentes, acrescentando, desse modo, ao seu rol de recursos de atendimento aos usuários a possibilidade destes efetuarem suas pesquisas e consultas de documentos por meio de computadores disponíveis para uso na sala de pesquisa, almejando, assim, à qualificação do acesso à informação. Sala de pesquisa provida de computadores.

– Outubro: 09 servidores relizaram curso à distância sobre o tema Atendimento ao Cidadão, oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública, ENAP. Essa ação teve como objetivo melhorar a qualidade do atendimento prestado pelo APERS aos seus usuários, gerando, através dos servidores que participaram do curso, multiplicadores dos conhecimentos adquiridos ao restante da equipe. Atendimento ao Cidadão.

– Outubro: Com o objetivo de melhor demonstrar o funcionamento da Divisão à sociedade, elaborou uma série explicativa em forma de pequenos artigos acerca de suas atividades, onde foram abordadas as seguintes temáticas: as necessidades informacionais dos usuários do APERS, o processo de recepção das solicitações de acesso à informação e os processos de localização, busca, disponibilização e rearquivamento dos documentos. Atendimento aos usuários do APERS: vamos descobrir como acontece?.

     No próximo post apresentaremos a segunda parte desta série: Exposições e Eventos. Portanto, até breve!

PreservAPERS: relatório 2013

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logo-campanhaO Núcleo de Preservação do Arquivo Público do RS – PreservAPERS, tem por objetivos prestar assessoria e elaborar as diretrizes referentes a preservação de acervos, desenvolvendo atividades mini e maximalistas desde o cuidado com a unidade documental até as questões de preservação dos prédios de custódia de acervos. Abaixo apresentamos as principais atividades implementadas no ano de 2013:

– Realização do treinamento anual para todos os funcionários e estagiários do APERS, que teve como tema o Controle de insetos em Arquivos e Bibliotecas, além da apresentação das regras de conservação preventiva existentes no Arquivo;

– Combate ao ataque de insetos nos acervos: em abril de 2013 foi solicitado ao Departamento de Administração do Centro Administrativo Fernando Ferrari (DCAFF) um tratamento específico para combate as brocas nos acervos armazenados nos Prédios I e II do APERS, para tanto, foi elaborado um documento justificando os danos causados por esses insetos e a forma de combatê-los. Em setembro começaram as primeiras ações de combate as brocas pela empresa terceirizada sempre com o acompanhamento da equipe do PreservAPERS;

– Orientação e definição quanto à forma de execução de reparos nos documentos. Em 2013 foram reparados mais de 2.095 documentos entre processos e livros;

– Monitoramento dos prédios, através de vistorias, para verificar limpeza de pisos e mobiliários; e após chuvas examinando a existência de problemas como: goteiras, infiltrações, ralos sujos, entre outros que possam causar alagamentos nos acervos, solicitando providências quando necessário, atuando de forma preventiva;

– Monitoramento do controle ambiental: mensalmente é realizado o registro da temperatura e umidade relativa do ar para elaboração de um gráfico anual, que registra as condições ambientais nos acervos e serve de base para solicitação de manutenção ao DCAFF quando necessário;

– Atualização dos murais de preservação existentes nos Prédios II e III, que visa divulgar as regras de conservação preventiva do APERS e difundir informações da área de preservação de acervos e combate a incêndio.

– Realização de pareceres técnicos:

a) Visita técnica a Federação das Indústrias do Rio Grande do Sul (FIERGS): devido ao desastre ocorrido na Zona Norte de Porto Alegre onde houve grandes alagamentos que inundaram os acervos da Federação. Na visita foram passadas as orientações necessárias para o salvamento dos acervos;

b) Visita Técnica ao Memorial do Judiciário: elaboração de orçamento para montagem de um Laboratório de restauração e encadernação nas dependências do APERS em parceria com o Memorial Judiciário, visando a recuperação dos acervos de ambas as instituições;

– Intermediação e acompanhamento junto ao Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF) para licitação e contratação de uma empresa terceirizada para manutenção das câmeras de vigilância do APERS e acompanhamento dos trabalhos de manutenção realizados pela empresa contratada – Proservi Sistemas de Monitoramento;

– Adaptação do Projeto Conservação Preventiva para lançamento junto a Fundação MAPFRE visando a busca de patrocínio para implementação do Projeto. O resultado saiu em novembro e o projeto não foi contemplado neste edital;

– Plano de Prevenção e Combate a Incêndio – PPCI: participação no curso de brigadista do APERS, participação mensal em reuniões e treinamentos continuados. A equipe de brigadista desenvolveu um relatório visando apontar necessidades de melhorias para o Arquivo Público, apontando adaptações e equipamentos necessários para prevenção e combate a incêndio, bem como buscou treinamento específico para os funcionários do APERS. Acompanhamento do treinamento de combate a incêndio para todos os funcionários do Arquivo, visando a prevenção de incêndios. Ressaltamos que o PPCI do APERS será objeto de licitação por parte da Secretaria de Obras, estando no momento em fase de levantamento de orçamentos. A aprovação do PPCI está previsto para meados de 2014.

Equipe envolvida com essa atividade: Maria Lúcia Souto e Rosemeri Iensen.

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