APERS 106 anos por José Carlos Soares Roque

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José Carlos Soares Roque

    Ingressei no Arquivo no dia 02 de junho de 1986, na época o governador era Jair Soares e o diretor do APERS era Cláudio Cirne Lima. Fui para Unidade de Documentação, onde minha função era busca e guarda de documentos e atendimento ao público. Com uma quantidade de 18 milhões de documentos foi um início de trabalho bem difícil para fazer a localização com rapidez, com o passar do tempo pude ser mais ágil.

     Com o governador Pedro Simon já empossado, apenas aguardávamos o novo diretor Carlos Aléssio Rossato. Das dez pessoas do setor, estávamos reduzidos a três funcionários para tudo, com a chegada do Rossato conversamos e ele nos disse que esperava contar com o nosso serviço. Fiquei muito contente e dei prosseguimento ao meu trabalho, ainda em processo de aprendizado, afinal não tinha ainda um ano de casa e ninguém domina um acervo deste tamanho em poucos meses.

   Chegaram novos funcionários, a situação do setor foi se normalizando e com a colaboração de duas arquivistas, fomos designados para reorganizar a documentação. O primeiro acervo foi o Registro Civil, livro por livro fomos fazendo a organização e realocando para outras salas para facilitar a busca. No segundo momento passei a estudar a história dos municípios e descobri que estes se encontravam em vários locais, um exemplo foi encontrar Nossa Senhora dos Anjos da Aldeia e Nossa Senhora dos Anjos de Gravataí numa sala e Gravataí em outra, sendo todos os livros do mesmo município. Esta segunda fase levou quase dois anos para ser concluída. A terceira fase foi mais fácil, era fazer a revisão e a elaboração do guia de localização. Lembro que não havia internet para pesquisar, foi tudo feito por pesquisa em livros e datilografado em máquina de escrever.

   Pronto o Registro Civil partimos para os Tabelionatos, no mesmo processo de organização. A experiência anterior tornou mais fácil o trabalho de união dos municípios, pois o problema de nomenclatura também foi encontrado. Como a documentação era mais antiga, o Registro Civil data de 1929 e os livros de Tabelionato datavam de 1763, em alguns casos a evolução dos municípios foi praticamente do início do primeiro nome até os dias de hoje. Este trabalho levou mais de três anos para ser concluído e também foi realizado em conjunto com arquivistas.

   Com a execução de todo este trabalho fiquei conhecendo a documentação por completo e sabia onde estava cada documento sem auxílio do guia, até para ver as datas de início e fim. Eu gosto de História e trabalhar no Arquivo foi uma experiência maravilhosa, se pudesse um dia gostaria de voltar para esta casa que carrego até hoje dentro do meu coração. Agradeço aos diretores Cláudio Cirne Lima, Carlos Aléssio Rossato, Lenir Fernandes, Vanderlino Ramage, Rosani Gorete Feron pela confiança durante os 12 anos que vivi no APERS. Fica a lembrança das amizades, dos churrascos e das gafes que podem vir à tona em outro momento. Sinto-me feliz em fazer parte da história desta instituição centenária.

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APERS conta histórias: Organização do Acervo do Tabelionato

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   O acervo dos tabelionatos é composto por livros notariais onde o tabelião lavra escrituras públicas, procurações, notas, traslados de procurações, compra e venda, substabelecimentos e registros diversos. Não há restrição quanto à consulta deste acervo, que é muito utilizado por cidadãos que necessitam de cópias autenticadas e pelos usuários da sala de pesquisa. O acervo dos tabelionatos contém 39.404 livros notariais com data de abrangência entre 1763 a 1985 e está localizado no Prédio I.

    No início do ano de 2000 foi realizado o levantamento deste acervo e foram identificadas algumas inconsistências nas sequências numéricas. Isto aconteceu por conta da transferência do acervo dos tabelionatos do Prédio III para o Prédio I, após a conclusão das obras de recuperação do conjunto arquitetônico. As sequências de livros que estavam fora da ordem cronológica adotada, foram reposicionadas para que ficassem na ordem sequencial do índice.

   A necessidade de solucionar problemas como a diferença de dados entre a lombada e o conteúdo dos livros notariais, em razão de alterações nos nomes de municípios de origem para o município emancipado, motivou a equipe do APERS a realizar uma organização técnica para sanar as dificuldades existentes.

   O primeiro passo foi fazer um estudo histórico sobre a evolução dos municípios e descobrir quais municípios originaram os municípios existentes no acervo. Em seguida foi definido o quadro de arranjo em que os tabelionatos de cada município são um fundo, somando 95 fundos. Os tabelionatos de Porto Alegre, por ser a capital do Estado, foram considerados o fundo número 1 e os demais municípios receberam a numeração sequencial em ordem alfabética.

  O segundo passo foi organizar um novo índice numérico por fundo, contendo a seguinte estrutura: número e nome do fundo, tipologia documental, número do tabelionato e/ou nome da localidade, numeração dos livros notariais, datas-limite, volume, localização física e um campo de observações. Todos os livros foram ordenados nas estantes pelo método geográfico. Em seguida foram elaboradas recomendações para a manutenção e identificação do acervo e para o uso e manuseio do índice. Os problemas e dúvidas foram resolvidos em reuniões técnicas.

   O acervo dos tabelionatos é muito valioso, pois, nestes livros podemos encontrar cartas de alforria e registros de compra e venda de escravos. Com base nestas fontes documentais torna-se possível realizar, por exemplo, estudos sobre a etnia negra no Rio Grande do Sul. Encontramos também testamentos, que por serem documentos que listam o patrimônio dos indivíduos, permitem visualizar o panorama sócio econômico da sociedade gaúcha.

  A reorganização do acervo dos tabelionatos foi concluída em 2005 e os objetivos traçados pela equipe foram alcançados. O APERS acredita que uma das prioridades de nossa instituição é atender a comunidade disponibilizando um acervo devidamente tratado e todo este trabalho não teria sentido se a população não tivesse acesso a esta documentação.

Projeto organização acervo

Relatório atividades

Projeto Descrição Acervo

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