Atividades SIARQ/RS – Abril 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 03: arquivistas do APERS estiveram em visita técnica às salas onde estão armazenados os acervos da Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), para avaliarem as condições em que se encontra a documentação, para o tratamento adequado. Participaram: Deborah Eunice Pilar Steyer, Felipe Bittencourt de Mourada (SDSTJDH), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dias 04, 09 e 11: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 05 e 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 13: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 20: a arquivista Silvia Soares esteve na Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), participando de reunião de assessoria técnica, para esclarecimento de dúvidas e orientações sobre classificação e avaliação de processos administrativos, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada no Hospital Psiquiátrico São Pedro. Participantes: Deborah Eunice Pilar Steyer (SDSTJDH).
  • Dia 27: os arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre a definição de assuntos para processos que solicitam acesso e compartilhamento de dados provenientes de sistemas eletrônicos de órgãos do Governo Estadual. Participaram: Júlio Carlos Olijnyk (PROCERGS), Diônifer Alan da Silveira (SPGG), Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 12 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em abril, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e nove (29) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Março 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 02, 06, 09, 13 e 23: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 05, 09, 12, 15, 19, 22, 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), em reuniões para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna, Bruno Gomes Dill e estagiários.
  • Dia 06: arquivistas do APERS estiveram na Ouvidoria da Segurança Pública prestando assessoria técnica sobre eliminação de documentos. Participantes: Daniela Maroñas Bandeira (Ouvidoria). Cléo Lopes e Maria Cristina Fernandes (APERS).
  • Dia 08: o arquivista Cléo Belicio Lopes esteve no MP/RS, participando de reunião para retomada dos trabalhos que pretendem salvaguardar o conjunto documental que integra o tombamento do Complexo do Castelo de Pedras Altas, objeto de Inquérito civil que tramita, por designação especial, na Promotoria de Bagé. Também participaram: Dr. Everton Luís Resmini de Meneses (Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé), Dra. Anelise Grehs (Coordenadora do Núcleo de Resolução de conflitos Ambientais – NUCAM); Juliana Erpen (Superintendente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN); Alice Cardoso e Estela Galmarino (Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico do Estado do RS – IPHAE); Cintia Souto (Memorial do MPRS) e Rovena Zanchet (Assessora Jurídica do CAOMA/MPRS).
  • Dia 21: o Diretor Administrativo, Felipe Bittencourt de Mourada, da Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), esteve reunido com arquivistas do APERS, conversando sobre gestão documental a fim de tratar massa documental acondicionada em local inadequado e possibilidade de digitalização. Participantes: Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares.
  • Dia 21: arquivistas do APERS participaram de reunião, na Casa Civil, de assessoria técnica para esclarecimentos de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos com servidores e estagiários do Protocolo da Casa Civil. Participantes: Vicentina Soares Pereira, Miguelângelo Ferreira, Verônica Vieira Martinelli, Camila Barboza e Tiago Soares Marques (Casa Civil), Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dia 22: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 26: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na DIPRO/DEADM/SMARH, em reunião sobre atividade de avaliação da documentação do SEMUN, que envolvem o sistema SPI. Também participaram: Flávia Cézar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 17 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

    Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e um (41) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

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