Atividades SIARQ/RS – Abril 2017

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10 e 26: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH), localizado na sede complementar do CAFF.

Dia 04: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e a Diretora do APERS Aerta Moscon participaram de reunião na Fundação de Desenvolvimento para os Recursos Humanos (FDRH), para alinharem medidas visando o recolhimento de acervos com guarda permanente para o Arquivo Público. Representando a FDRH participaram as servidoras Odete Maria Rama e Clarissa Garcia Correa Sehnem.

Dias 05, 19 e 26: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria e prestar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dias 06 e 20: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: teve reunião na Divisão de Controle Legal (DCL), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), sobre recolhimento de dossiês de presos e necessidade de aditamento do Termo de Recolhimento para correção de informações. Participantes: Juliana Kiefer Madrid, Sérgio Roberto Silva da Costa (DCL), Aerta Grazzioli Moscon e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 10: arquivistas do APERS estiveram no Arquivo da Seção de Protocolo, da Secretaria de Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e participaram de reunião, com servidores de diferentes setores, sobre melhorias das atividades, recursos e condições de espaço físico. Participantes: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna, Diego Melo Pereira, Ana Léa Dornelles Mendes (SEMA), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 11: na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS, Renata Vasconcellos e Silvia Soares, participaram de reunião com Stephany Amarante Fagundes, do Apoio do Gabinete, para acompanhar as atividades realizadas e prosseguir com os procedimentos de eliminação de documentos, explicando o preenchimento dos formulários e abertura do processo administrativo no Sistema PROA.

Dia 18: servidoras da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com os arquivistas Jonas Melo e Silvia Soares, para definir os Assuntos para uso no Sistema PROA. Da SES estiveram presente: Cenyra Sanchotene Martini (8ª CRS – Cachoeira do Sul), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Nilce Maria Ferrari (ESP), Patricia Benites (1ª CRS – Porto Alegre), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Silvana Matos Amaro (ESP).

Reunião com servidoras da SES

    Em abril, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos um (01) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2016

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 06: realizada reunião na Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação (SOP) sobre gestão documental visando tratar os acervos acumulados no arquivo do Protocolo e Mapoteca. Participantes: Ana Carolina Trois, Ingrid Marta Hagemeister, José Marcelo Mendes Ribeiro (SOP) e Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), verificando as dúvidas sobre classificação de processos administrativos e informando sobre a nova Instrução Normativa nº 01/20016 com procedimentos para eliminação de documentos. Participantes: Angela Maria Gades Silva e Vinicius Vidor Duarte (SEPLAN), Marta Helena de Araújo e Silvia Soares (APERS).

Dia 19: estiveram reunidas na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), as arquivistas do APERS Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares com a servidora Gladis de Mello Bento, para prestarem assessoria sobre os procedimentos para eliminação de documentos, em atenção à nova Instrução Normativa nº 01/20016.

Em dezembro, o Arquivo Público recebeu e verificou três (3) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (3) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2016

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10, 17, 24 e 29: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08 e 29: foram realizadas reuniões do Comitê Gestor do SIARQ/RS, nas quais foram analisados e aprovados: a Instrução Normativa para estabelecer procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual e o Projeto do Manual de Redação Oficial do Estado. Para ler os Registros de reuniões do Comitê Gestor clique aqui.

Dia 18: as arquivistas do APERS Marta Araújo e Silvia Soares reuniram-se na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) com as servidoras Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, para prestarem assessoria sobre os procedimentos para eliminação de documentos.

Dia 21: foi realizada, na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO/SMARH, reunião para alinhamento de orientações aos estagiários, com a finalidade de iniciar o trabalho de avaliação documental no acervo DIPES/SMARH. Participaram: Cléo Lopes e Renata Vasconcellos (APERS), Caroline Assmann (DIPES/SMARH), Samantha Signor, Tiago, Julia e Ederson (DIPRO/SMARH).

Dia 22: foi recebido, no APERS, servidor do Instituto Geral de Perícias – IGP, para orientação sobre avaliação e eliminação de documentos. Participaram: Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo (APERS) e Marcelo Pimentel Severino (IGP).

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação, onde trataram sobre recolhimento e gestão documental. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Viviane Portella (APERS), Júlio Cesar Molina Diógenes, Ana Claudia, Ana Carolina Trois, Ingrid Marta Hagemeister e José Marcelo Mendes Ribeiro (SOP).

Dia 23: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo – FASE, para orientação e esclarecimento de dúvidas sobre o desenvolvimento do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim da FASE. Participaram: José Antonio Matos Reus, Bruno Xavier Selinger, Artur Prati Neto, Françoaris Franco Zaccarias e Idalisa Klug (FASE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 30: os arquivistas do APERS estiveram reunidos na Secretaria de Cultura – SEDAC para orientações e esclarecimentos de dúvidas quanto a utilização do Sistema PROA. Presentes: Márcia Zamberlam, Giovanni Walrich, Rafael Balle, Tiago Fernandes, Izabel Motta, Simone Adriano, Ezequiel Nunes, Wagner Patta (SEDAC), Cléo Lopes, Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Em novembro, o Arquivo Público recebeu e verificou um (1) processo administrativo para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (4) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2016

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o Arquivo Público do RS (APERS) atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04, 11, 18 e 25: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários do Sistema.

Dia 15: os arquivistas do APERS prestaram assessoria sobre gestão documental aos servidores da Secretaria da Educação (SEDUC), no Instituto de Educação General Flores da Cunha. O APERS foi representado por Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos e a SEDUC por Letícia Koetz Luiz.

Dia 18: na Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com Leocadia Jung e Bruna Assmann da Divisão de Logística sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado RS, que manifestou iniciativa de elaborar seus instrumentos de gestão documental, e neste sentido solicitou apoio e orientação técnica ao Arquivo Público. Participantes: Ana Cristina Wachter e Viro Zimmermann (DPE); Marta Araújo e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 19: servidores da SMARH reuniram-se Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) para tratarem sobre a migração dos prontuários médicos do suporte papel para o eletrônico. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Iara Machado (APERS), Carmen Collman, Fábio Zimmer, Jorge Luiz Santos Pereira, Kleber da Silva Rocha, Marcelo de Araujo Silva, Sidemia Kleber e Antônio Henrique Abraão Ribeiro (DMEST), Flavia Rodrigues Donini Cezar (DIPRO) e Rosilane Rios da Conceição (Comitê Gestor PROA).

Dia 24: no APERS, os arquivistas Cléo Belicio, Iara Gomide, Marta Araújo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares receberam o Soldado Bombeiro Jorge Luiz, do 1º Comando Regional de Bombeiros – 1CRB, para assessorarem o órgão sobre a situação atual do arquivo onde se encontram os Planos de Prevenção e Proteção Contra Incêndios (PPCI) do município de Porto Alegre.

Dia 25: as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com os arquivistas Anderson Machado e Carlos Alberto dos Santos do Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN-RS) sobre os procedimentos de recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 26: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria explicando os procedimentos para proceder com a eliminação de documentos e abrir o processo no Sistema PROA; esclarecendo as dúvidas de classificação de processos e, ainda, verificando o fluxo de trabalho visando melhoria no andamento das atividades. Participantes: Leocadia Nunes Jung, Angela Maria Gades Silva, Bruna Fonseca Assmann, Rômulo Mérida Campos. (SEPLAN), Marta Helena de Araujo, Silvia Soares (APERS).

Dia 26: servidores da Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC) se reuniram com arquivistas do APERS para conversarem sobre o uso do Sistema PROA. Participantes: Anderson Fraga dos Santos, Carla Andara, Norma Mergel e Sussila Rangel (CIENTEC), Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 30: as arquivistas do APERS Renata Vasconcellos, Marta Araújo e Silvia Soares reuniram-se na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) com os servidores Gladis de Mello Bento, Alexandre Fraga dos Santos, Eva Vilma Soares de Lucca, para prestarem assessoria sobre gestão documental.

Dia 30: no 1º Comando Regional de Bombeiros (1CRB), Iara Gomide e Cléo Belicio, do APERS, foram recebidos pelo bombeiro Sd. Luiz, para assessoria técnica sobre gestão documental.

Dia 31: na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), a arquivista do APERS Viviane de Portella participou de reunião com Ângela Silva, Bruna Assmann e Leocadia Jung da Divisão de Logística sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 31: servidores estaduais estiveram reunidos na Sede Complementar do CAFF para definir a continuidade das atividades (avaliação, transferência e recolhimento) na documentação da Divisão de Pessoal da SMARH e das extintas Caixa Econômica Estadual, Cintea e Conest. Participantes: Aerta Moscon, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio (APERS/SMARH), Samantha Signor, Flávia Cézar (DIPRO/SMARH), Caroline Assmann (DIPES/SMARH) e João Batista Cachapuz (SEFAZ).

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou quatro (04) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e três (43) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos oito (8) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2016

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 03: os arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria na 1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, onde também estiveram presentes as arquivistas da Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria e do Departamento de Administração Policial. Orientaram sobre aplicação dos instrumentos arquivísticos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, bem como as etapas para proceder a eliminação de documentos. Participaram pelo APERS: Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS); e pela Polícia Civil: Norberto Reichmann Júnior (1ª DP), Maria Jucinara Medeiros Boni (3ª RP Santa Maria) e Priscila Garcia Nunes (DAP).

Dia 05: a arquivista Viviane de Portella participou de reunião com Bianca Pereira Zotti e Leocadia Nunes Jung da Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), sobre os procedimentos de higienização, ordenação e mapeamento de documentos com vistas a recolhimento ao APERS.

Dias 05, 12 e 19: o arquivista Jonas Ferrigolo Melo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde tratam sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 09: o arquivista Jonas Ferrigolo e o Presidente da Associação de Amigos do Arquivo Público, Daniel Teixeira, participaram de uma reunião com os arquivistas do DETRAN para alinhar a doação e o descarte mecânico de documentos que serão eliminados pelo Departamento de Trânsito. O valor arrecadado será repassado à Associação de Amigos do Arquivo Público.

Dia 16: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), onde prestaram assessoria referente ao processo de eliminação de expedientes administrativos. Participantes: Gladis Melo Bento, Antônio Libano Figueiró Netto, Leonardo Baleeiro SantAna, Luiz Carlos Gardino Cardoso (SEMA), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 16: servidores do APERS estiveram reunidos na Secretaria da Saúde (SES) para padronizar os termos referentes às atividades dos setores Assessoria Jurídica, Departamento de Assistência Hospitalar e Ambulatorial no Sistema PROA. Participaram da reunião: Rayssa Pedrassani, Bruno Naundorf, Clarisse da Cunha Lay, Carla Pertile e Ana Paula dos Santos (SES), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 20: estiveram reunidos na Academia de Polícia Civil (ACADEPOL), servidores do Arquivo Público e da Polícia Civil, para verificar as necessidades do órgão e definir Assuntos e Tipos de Assunto para uso no Sistema PROA. Participaram da reunião: Ana Lucia Huster, Ana Maria Baptista, Fátima Rodrigues Leal, Felipe Eduardo Febel Sergio (ACADEPOL), Cléo Belicio Lopes (DAP), Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 23: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Secretaria da Saúde (SES) para padronizar os termos referentes às atividades do Centro de Vigilância em Saúde (CEVS) para uso no Sistema PROA. Participantes: Rayssa Pedrassani de demais servidoras do CEVS (SES), Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 24: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Aerta Grazzioli Moscon, foram até o Arquivo da Divisão de Pessoal da SMARH para dar sequência no projeto de organização do acervo da Divisão. Participaram a diretora Administrativa da SMARH, Fernanda Blehm de Bithencourt e os servidores Cleiton Oliveira dos Santos e Caroline Assmann.

Dia 30: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria no Departamento de Inteligência de Segurança Pública (DISP). Orientaram sobre aplicação dos instrumentos arquivísticos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, bem como as etapas para proceder a eliminação de documentos. Visitaram as instalações do Departamento e orientaram como iniciar o trabalho de seleção dos documentos arquivísticos dos demais materiais armazenados. Participantes: Cristiano de Castro Reschke, Cecilia Koops Tabajara e Joice Kaefer (DISP) e Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo (APERS).

  Em maio, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (07) expedientes administrativos, via Sistema PROA, para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

  Na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, durante o mês, foram recebidos 140 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos 15 e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2016

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 1º: Servidores do Arquivo Público do RS e da Brigada Militar estiveram reunidos para conversar sobre assuntos relacionados à gestão documental no órgão, estando na pauta: uso do Sistema PROA, verificação de minuta de normativa da BM sobre gestão documental, conferência de Listagem de eliminação de documentos e estudos para inclusão da BM no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos. Participantes: Alan dos Santos Cezar, Carine Melo Cogo Bastos, Juliana Junges Subtil Perotoni (BM), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 02: Servidores da SMARH estiveram reunidos para conversar sobre a proposta de formação de um grupo para padronizar os termos referentes às atividades dos departamentos DEORG e DEARH no Sistema PROA. Os servidores dos departamentos ficaram de avaliar a proposta junto aos seus diretores. Participaram da reunião: Desirre Machado Pacheco (DEADM), Elizete Pareira Antunes, Marcelo Fonseca Mattos, Maristela Heck (DEORG), Gilberto dos Reis, Marcelo de Araújo Silva (DEARH) e Jonas Ferrigolo (APERS).

Dia 03: Conforme solicitação do delegado Thiago Albeche, da Secretaria de Segurança Pública (SSP), foi realizado um treinamento sobre a atribuição de assuntos no Sistema PROA, visando para facilitar o entendimento dos usuários. Este treinamento foi ministrado pelo arquivista Jonas Ferrigolo e contou com a participação de representantes de todos os departamentos da SSP.

Dias 03, 10, 17, 24 e 31: O arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 04 e 09: O Departamento de Medicina e Saúde do Trabalhar (DMEST/SMARH) solicitou reunião para definir assuntos para o Sistema PROA que são de uso específico deste departamento. Os fluxos de trabalho foram discutidos e os assuntos definidos e cadastrados no Sistema. Participaram dos encontros: Antonio Henrique Abrahao Ribeiro, Carmen Regina Mendonça Colman, Fabio Nobre Zimmer, Kleber da Silva Rocha, Marluci da Costa Garcia, Richard David Ebert, Sidemia Kleber (DMEST); e Jonas Ferrigolo (APERS).

Dias 07 e 16: Servidores do APERS prestaram assessoria sobre definição de assuntos no Sistema PROA para servidores da Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA). No encontro do dia 16, foi realizado, no auditório da Secretaria, um treinamento com servidores das unidades da SEMA, ministrado pelo arquivista Jonas Ferrigolo. Participantes: Ana Correa, Gladis de Mello Bento, Leonardo Santanna, Maria de Lourdes de Ávila Alves, Márcia Duarte Einloft e Alexandre Fraga (SEMA); Jonas Ferrigolo, Denise Hogetop, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcelllos.

Treinamento na SEMA

Dia 09: O Arquivo Público esteve representado pelos servidores Jonas Ferrigolo, Iara Gomide e Ana Karina Uberti na reunião sobre a preservação do acervo documental relacionado ao Castelo de Pedras Altas. O plano de trabalho para o salvamento da parte da documentação está sendo finalizado e será apresentado ao Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé, Dr. Everton Luís Resmini Menezes, autor da solicitação. Os órgãos envolvidos com o salvamento do acervo são: Memorial do MPRS; IPHAN; IPHAE; SEDAC; APERS; MPRS; AHRS; Curso de Graduação em Arquivologia da UFRGS.

Dia 10: As Arquivistas Aerta Moscon e Viviane de Portella (APERS) participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações da SMARH sobre os procedimentos para recolhimento de acervos ao APERS.

Dia 10: As arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria, verificando dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos e sobre transações no Sistema SPI. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Assessoria na SEPLAN

Dias 11 e 23: Os arquivistas do APERS prestaram assessoria à Secretaria da Educação (SEDUC), primeiramente conversaram com a Diretora Adjunta do Departamento de Logística e Suprimentos sobre a necessidade de implementar a gestão documental no Setor de Arquivo. No segundo encontro foi realizado um treinamento de classificação documental (uso do Plano de Classifica e a Tabela de Temporalidade de Documentos) com a equipe do Arquivo da SEDUC. Participaram das reuniões: Daniela Baum, Letícia Koetz Luiz; Giane Lucia Rodrigues dos Santos; Gabriela Giambastiani; Marisa Fabiane dos Santos Xavier; Keoma Alexsander da Rocha; Willian da Costa (SEDUC); Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

Treinamento no Setor de Arquivo SEDUC

Dia 17: Servidores do Arquivo Público participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos administradores do Sistema PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no sistema e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS. Participantes do APERS: Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Iara Machado e Giglioli Rodrigues.

Dia 29: As arquivistas Aerta Moscon, Viviane de Portella e Jonas Melo prestaram assessoria à Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação quanto aos procedimentos de recolhimento de documentos permanentes ao APERS.

Dia 31: Arquivistas do APERS e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/SMARH) se reuniram para verificação de dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram da reunião: Samantha Signor (DIPRO); Iara Gomide Machado, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).

   Durante o mês foram respondidos seis (06) processos administrativos via Sistema PROA, para aprovação da Listagem de eliminação de documentos pelo Arquivo Público, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

 Também em março foram recebidos, na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, aproximadamente 130 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.