Núcleo de Conservação Arquivo Público do Estado de SP – Capacitação de Servidora do APERS

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Entre os dias 15 e 28 de maio, a servidora do APERS, Nôva Brando, realizou um curso de conservação e restauração de documentos junto ao Centro de Preservação | Núcleo de Conservação do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), responsável por ações de conservação preventiva, restauro, microfilmagem, digitalização, planejamento e confecção de acondicionamento adequado.

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Registros Paroquiais de Juquery – tratamento de documento em tinta ferrogálica.

Durante os dez dias em que esteve na instituição, a servidora cumpriu uma programação elaborada pelo Núcleo e esteve sob a supervisão, em todas as atividades práticas, dos servidores que trabalham na área de preservação, conservação e restauro. As atividades foram desde (1) Apresentação do Centro de Preservação – Núcleo de Conservação, Núcleo de Acondicionamento e Encadernação e Núcleo de Microfilmagem; (2) Visita Institucional com atenção as práticas de preservação e conservação nos diferentes Centros e Núcleos; (3) Práticas no Núcleo de Conservação, de acondicionamento e de encadernação; (4) Palestras de Química aplicada à conservação de documentos; (5) Conversa sobre Gerenciamento de Riscos. Para mais detalhes do curso, acesse o Relatório de Curso de Capacitação|Treinamento.

Como parte do projeto de instalação de um laboratório de restauração e da retomada das atividades sistemáticas de preservação no Arquivo Público do RS, o APERS aproveita esse espaço para agradecer tanto ao Arquivo Público do Estado de São Paulo quanto a Secretaria do Orçamento, Planejamento e Gestão do RS, pela oportunidade de capacitação da servidora em uma das instituições mais reconhecidas na área de preservação. Certamente a experiência compartilhada pelo APESP nos auxiliará na tão desejada instalação de um laboratório no APERS, na sua manutenção e no seu funcionamento, permitindo o cumprimento da nossa finalidade última: preservar a documentação de modo a permitir o acesso aos registros produzidos pela administração pública.

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Atividades SIARQ/RS – Março 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 06 e 20: arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dia 13: servidores da Divisão de Aposentadoria Revisão de Proventos do Departamento de Administração de Recursos Humanos da Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão – DIARP/DEARH/SEPLAG e do Comitê Gestor do PROA (CGPROA) estiveram no APERS, para revisão e alinhamento dos assuntos, tipos e subtipos de assuntos de classificação do sistema PROA – Processos Administrativos e-Gov. Participantes: Cléo Belicio, Denise Hogetop, Iara Gomide, Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos (APERS); Rúbia Cristina Serrano e Leonardo Jancowski de Avila Justino (DIARP); e Flávia Rodrigues Donini Cezar (CGPROA).
  • Dia 19: a arquivista Renata Vasconcellos estive na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização dos acervos da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA, da Caixa Econômica Estadual – CEE e da Divisão de Pessoal e Desenvolvimento de Recursos Humanos do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPES/DEADM/SEPLAG.
  • Dia 21: a arquivista Iara Gomide participou de reunião da Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais Aptos a Descarte do Tribunal de Justiça do RS – COMINTER, onde foram definidos processos judiciais, aptos a serem eliminados, para reanálise de eliminação ou guarda permanente.
  • Dias 25 e 27: a arquivista Iara Gomide esteve no Ministério Público Estadual em reunião para tratar sobre o Plano de Salvamento do Castelo de Pedras Altas. Participantes: Rovena Zanchet, Cintia Souto, Valéria Bertotti, Eduardo Siufi, Luciane Ceretta, Evelise Neves e Estela Galmarino.
  • Dia 28: os arquivistas Iara Gomide e Cléo Belicio estiveram no 1º Batalhão de Bombeiros Militar do Corpo de Bombeiros Militar do Rio Grande do Sul para prestarem orientações sobre gestão documental. Participantes: Maj Ricardo Arrubes Tomaz.

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de dezoito (18) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em março, o Arquivo Público analisou três (03) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta e dois (32) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 14: os arquivistas Marta Helena de Araújo e Cléo Belicio estiveram na sede do Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul – TJM/RS, para prestarem esclarecimentos sobre eliminação de processos administrativos cadastrados no Sistema de Protocolo Integrado (SPI). Participantes pelo TJM/RS: Juiz Militar Sérgio Antonio Berni de Brum (Coordenador do Projeto Memória do TJM/RS), Dirnei Vieira de Vieira (Diretor-Geral), Margarete Simon (Coordenadora Administrativa), Lisiane da Silveira Daniel e Alceu Bosi (Setor de RH).
  • Dias 19 e 27: funcionários do IPE-Saúde estiveram no APERS para revisão e alinhamento dos assuntos, tipos e subtipos de assuntos de classificação do sistema PROA – Processos Administrativos e-Gov. Participantes: Cléo Belicio, Denise Hogetop, Iara Gomide, Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos (APERS); Renato José Delazeri, Djuliana Cappellari e Elisetto Fogaça Bortolozzo (IPE-Saúde).
  • Dia 20: os arquivistas do APERS, Cléo Belicio, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para realizarem atividades de organização do acervo da SEDUC.
  • Dia 22: os arquivistas Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização dos acervos da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA, da Caixa Econômica Estadual – CEE e da Divisão de Pessoal e Desenvolvimento de Recursos Humanos do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPES/DEADM/SEPLAG.
  • Dia 28: arquivistas do APERS estiveram na sede do Departamento de Economia e Estatística da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DEE/SEPLAG, para prestarem orientações sobre avaliação de documentos. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Rodrigo Weimer (APERS); e Katia Midori Hiwatashi (DEE).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de vinte (20) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em fevereiro, o Arquivo Público analisou oito (08) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Alteração dos e-mails do APERS, atualize seus contatos!

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APERS na nova Estrutura Administrativa do Poder Executivo e visita de secretários

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    Informamos que, desde janeiro deste ano, o Departamento de Arquivo Público (APERS) está vinculado à Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag), sendo subordinado ao Secretário Adjunto de Gestão, conforme as normativas publicadas no Diário Oficial do Estado (clique nos links para acessar):

     No mesmo mês tomou posse a Secretária de Planejamento, Orçamento e Gestão, Leany Barreiro de Sousa Lemos e, após, foram nomeados como Secretário Adjunto de Planejamento e Orçamento, Barão Mello da Silva e como Secretário Adjunto de Gestão, Marcelo Soares Alves.

     Como uma forma de conhecer a estrutura da Seplag, os secretários estão realizando visitas aos departamentos e na quinta-feira, dia 07 de fevereiro, estiveram no Arquivo Público a Secretária de Estado Leany e o Secretário Adjunto de Gestão Marcelo.

    Durante a visita, os secretários foram acompanhados pela Diretora do APERS Aerta Grazzioli Moscon, onde percorreram as dependências da instituição, tendo por objetivo conhecer o Arquivo Público e as atividades desenvolvidas, onde foram destacados os contextos arquitetônico, administrativo, histórico e cultural da instituição.

    Ao final da visita, a Secretária Leany ratificou a importância do trabalho realizado pelo Arquivo e conversou com os servidores, fazendo um breve relato dos trabalhos realizados ao longo da sua carreira e do seu objetivo de trabalhar para tornar a Seplag uma secretaria modelo em Gestão de Recursos Públicos.

Explorando o SIARQ/RS: Composição

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Explorando o SIARQRS    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

  • Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

  • Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

  • Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

  • Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

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