Atividades SIARQ/RS – Outubro 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 03, 10, 17, 24 e 31: arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dias 05, 09, 16 e 30: as servidoras Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras (CINTEA).
  • Dia 05: as arquivistas do APERS, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares, estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para orientar quanto aos procedimentos e normativas de gestão documental à servidora Angela Maria Gades Silva (SPGG).
  • Dia 23: arquivistas da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental (Instruções normativas 01/2016 e 04/2009) para organização e eliminação de processos administrativos. Participaram: Carlos Henrique Armani Nery e Lisiane Maurello (SES); Cléo Belicio Lopes, Marta Araujo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).
  • Dia 24: a arquivista Silvia Soares participou de reunião de assessoria técnica com a servidora Deborah Eunice Pilar Steyer, na Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH) sobre as atividades de gestão documental e orientações sobre os procedimentos para eliminação dos processos administrativos no SPI.
  • Dia 31: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental, para realizar eliminação de documentos conforme normativa vigente. Participantes: Emanuelle Cavazini Magiero, João Alberto Rocha e Evandro Dürr (SDR). Marta Helena de Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de nove (09) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com a servidora Márcia Sena e estagiários.

Em outubro, o Arquivo Público analisou nove (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e quatro (34) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos sete (07) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2017

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     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 02: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Wagner Coradine, Thaise Mazzei, para tratarem sobre o início das atividades de gestão documental a serem realizadas na SDR.

Dia 04: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) em reunião com a servidora Lívia Job Benvegnu, onde conversaram sobre classificação e avaliação de documentos utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo e visitaram o Núcleo Administrativo (NAD) onde servidoras mostraram o acervo em avaliação. Participantes: Lívia Job Benvegnu, Jaqueline Lucas da Silva, Maria Helena de Carvalho Lima Cardoso (DAER), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04 e 18: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 09, 19 e 26: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 09: os arquivistas do APERS, Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes, estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), reunidos com Luiz Carlos Martins Larretea, para esclarecerem dúvidas sobre ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios.

Dias 10, 17, 24 e 31: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 16: servidores da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com arquivistas do APERS para dar continuidade à definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: da SES, Bruna Pachla Altiere (1ª CRS – Porto Alegre), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Dinara Monteiro Cezar (19ª CRS – Frederico Westphalen), Eloísa Azambuja Simão (7ª CRS – Bagé), Glauber Costa de Oliveira (4ª CRS – Santa Maria), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marcos Costa (ESP), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Rejane de Carvalho (ESP), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Rosane Teresinha Fontana (1ª CRS – Santo Ângelo) e do APERS Jonas Melo e Silvia Soares.

Dia 22: servidores estiveram reunidos no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) para verificar dúvidas de classificação de documentos: processos referentes a convênios (prestação de contas), documentos de consulta popular, caixas de documentos avulsos transferidas pelos Departamentos. Participantes: Leocádia Nunes Jung e Guilherme Sumariva (SPGG), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10 e 26: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH), localizado na sede complementar do CAFF.

Dia 04: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e a Diretora do APERS Aerta Moscon participaram de reunião na Fundação de Desenvolvimento para os Recursos Humanos (FDRH), para alinharem medidas visando o recolhimento de acervos com guarda permanente para o Arquivo Público. Representando a FDRH participaram as servidoras Odete Maria Rama e Clarissa Garcia Correa Sehnem.

Dias 05, 19 e 26: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria e prestar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dias 06 e 20: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: teve reunião na Divisão de Controle Legal (DCL), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), sobre recolhimento de dossiês de presos e necessidade de aditamento do Termo de Recolhimento para correção de informações. Participantes: Juliana Kiefer Madrid, Sérgio Roberto Silva da Costa (DCL), Aerta Grazzioli Moscon e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 10: arquivistas do APERS estiveram no Arquivo da Seção de Protocolo, da Secretaria de Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e participaram de reunião, com servidores de diferentes setores, sobre melhorias das atividades, recursos e condições de espaço físico. Participantes: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna, Diego Melo Pereira, Ana Léa Dornelles Mendes (SEMA), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 11: na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS, Renata Vasconcellos e Silvia Soares, participaram de reunião com Stephany Amarante Fagundes, do Apoio do Gabinete, para acompanhar as atividades realizadas e prosseguir com os procedimentos de eliminação de documentos, explicando o preenchimento dos formulários e abertura do processo administrativo no Sistema PROA.

Dia 18: servidoras da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com os arquivistas Jonas Melo e Silvia Soares, para definir os Assuntos para uso no Sistema PROA. Da SES estiveram presente: Cenyra Sanchotene Martini (8ª CRS – Cachoeira do Sul), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Nilce Maria Ferrari (ESP), Patricia Benites (1ª CRS – Porto Alegre), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Silvana Matos Amaro (ESP).

Reunião com servidoras da SES

    Em abril, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos um (01) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 16, 23 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 03, 14 e 24: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH) localizado na sede complementar do CAFF. A documentação está sendo classificada e avaliada conforme PCD e TTD (IN nº 02/2014).

Dia 07: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS e teve como pauta a apresentação de proposta de corte cronológico para documentos do Poder Executivo serem considerados de guarda permanente. Participantes: Daniela Laitano (Casa Civil), Fernanda Delgado Louzada (PGE), Patrícia E. R. Coser (AHRS), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Viviane Portella de Portella, Nôva Brando (APERS). Para ler o Registro de Reunião clique aqui.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Administrativo da Secretaria de Segurança Pública (SSP) e participaram de reunião sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos de seus arquivos. Participantes: a diretora Luciane Bertoletti e a servidora Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 14: a arquivista Silvia de Freitas Soares participou de reunião com os servidores Laurie Fofonka Cunha e Fernando Dreissig de Moraes, na Divisão de Geografia e Cartografia da Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), onde conversaram sobre a destinação de mapas do acervo cartográfico que o órgão não utiliza mais no desempenho de suas atividades.

Arquivo SEDUC acondicionado na Escola Parobé.

Dias 15 e 29: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria. E visitaram arquivo localizado na Escola Parobé.

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Dia 16: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram reunidos no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) com as servidoras Vanessa Vestena e Isabel Almeida para tratarem sobre a digitalização de livros de contratos enfiteuses.

Dia 21: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares participaram da reunião mensal das Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS) e da Escola de Saúde Pública (ESP), Secretaria da Saúde, onde fizeram uma apresentação sobre gestão documental e a relação com a definição de Assuntos no PROA. Estiveram presentes servidores das CRS de: Alegrete, Cachoeira do Sul, Caxias do Sul, Cruz Alta, Erechim, Lajeado, Osório, Palmeira das Missões, Passo Fundo, Porto Alegre, Santa Maria e Santa Rosa.

Dia 22: conversaram sobre a minuta de Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD do Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul, servidores do APERS e IPERGS. Participantes: Carlos Dinarte de Oliveira Keppler (IPERGS), Cléo Lopes, Iara Machado, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Ana Karina Moreira (APERS).

Dia 23: servidoras da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH) estiveram reunidas no Apoio do Gabinete, onde conversaram sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Participaram: Simone Silva Scheeffer, Stephany Amarante Fagundes, Vitória Oliveira (Apoio GABIN), Iara Gomide, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

   Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dez (10) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

  Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2017

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2015.07.15 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 12, 19, 26 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Sílvia Soares participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH e na Sala de Reuniões do IPE, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 05 e 20: as arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação e avaliação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: servidores do APERS estiveram no Núcleo Regional de Educação em Saúde Coletiva, da Secretaria de Saúde, para conversarem sobre a definição de Assuntos e Tipos de assuntos para usos no Sistema PROA e a relação com instrumentos arquivísticos. Participantes: Patricia Ziani Benites (SES); Cléo Belicio, Denise Hogetop e Silvia Soares (APERS).

Dia 31: arquivistas do APERS estiveram na Procuradoria-Geral do Estado (PGE), verificando dúvidas sobre gestão de pareceres expedidos pela PGE. Participantes: Larissa Teresa Mottin Kochanowski, Silvia Mara Medeiros Titton e Melissa Guimarães Castello (PGE); e Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Em janeiro, o Arquivo Público analisou oito (8) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte (20) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2016

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2015.02.25 SIARQRS

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 03: os arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria na 1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, onde também estiveram presentes as arquivistas da Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria e do Departamento de Administração Policial. Orientaram sobre aplicação dos instrumentos arquivísticos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, bem como as etapas para proceder a eliminação de documentos. Participaram pelo APERS: Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS); e pela Polícia Civil: Norberto Reichmann Júnior (1ª DP), Maria Jucinara Medeiros Boni (3ª RP Santa Maria) e Priscila Garcia Nunes (DAP).

Dia 05: a arquivista Viviane de Portella participou de reunião com Bianca Pereira Zotti e Leocadia Nunes Jung da Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), sobre os procedimentos de higienização, ordenação e mapeamento de documentos com vistas a recolhimento ao APERS.

Dias 05, 12 e 19: o arquivista Jonas Ferrigolo Melo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde tratam sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 09: o arquivista Jonas Ferrigolo e o Presidente da Associação de Amigos do Arquivo Público, Daniel Teixeira, participaram de uma reunião com os arquivistas do DETRAN para alinhar a doação e o descarte mecânico de documentos que serão eliminados pelo Departamento de Trânsito. O valor arrecadado será repassado à Associação de Amigos do Arquivo Público.

Dia 16: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), onde prestaram assessoria referente ao processo de eliminação de expedientes administrativos. Participantes: Gladis Melo Bento, Antônio Libano Figueiró Netto, Leonardo Baleeiro SantAna, Luiz Carlos Gardino Cardoso (SEMA), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 16: servidores do APERS estiveram reunidos na Secretaria da Saúde (SES) para padronizar os termos referentes às atividades dos setores Assessoria Jurídica, Departamento de Assistência Hospitalar e Ambulatorial no Sistema PROA. Participaram da reunião: Rayssa Pedrassani, Bruno Naundorf, Clarisse da Cunha Lay, Carla Pertile e Ana Paula dos Santos (SES), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 20: estiveram reunidos na Academia de Polícia Civil (ACADEPOL), servidores do Arquivo Público e da Polícia Civil, para verificar as necessidades do órgão e definir Assuntos e Tipos de Assunto para uso no Sistema PROA. Participaram da reunião: Ana Lucia Huster, Ana Maria Baptista, Fátima Rodrigues Leal, Felipe Eduardo Febel Sergio (ACADEPOL), Cléo Belicio Lopes (DAP), Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

2016.05.23 SIARQ Assessoria SES (2)Dia 23: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Secretaria da Saúde (SES) para padronizar os termos referentes às atividades do Centro de Vigilância em Saúde (CEVS) para uso no Sistema PROA. Participantes: Rayssa Pedrassani de demais servidoras do CEVS (SES), Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 24: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Aerta Grazzioli Moscon, foram até o Arquivo da Divisão de Pessoal da SMARH para dar sequência no projeto de organização do acervo da Divisão. Participaram a diretora Administrativa da SMARH, Fernanda Blehm de Bithencourt e os servidores Cleiton Oliveira dos Santos e Caroline Assmann.

Dia 30: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria no Departamento de Inteligência de Segurança Pública (DISP). Orientaram sobre aplicação dos instrumentos arquivísticos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, bem como as etapas para proceder a eliminação de documentos. Visitaram as instalações do Departamento e orientaram como iniciar o trabalho de seleção dos documentos arquivísticos dos demais materiais armazenados. Participantes: Cristiano de Castro Reschke, Cecilia Koops Tabajara e Joice Kaefer (DISP) e Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo (APERS).

  Em maio, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (07) expedientes administrativos, via Sistema PROA, para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

  Na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, durante o mês, foram recebidos 140 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos 15 e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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