APERS participou do evento “Arquivos e Governança”

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    Na última segunda-feira (14), o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) participou do evento “Arquivos e Governança”, promovido pelo Centro de Estudos Internacionais sobre Governo (CEGOV) e Programa de Aperfeiçoamento, Pesquisa e Estudos em Arquivos (PAPEArq) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS).

    O encontro visou aproximar a comunidade em geral da ideia de governança arquivística e proporcionou espaço para o debate de experiências em curso referentes aos estados participantes.

    Após a abertura, o evento teve a participação do Prof. José Maria Jardim (UNIRIO), que palestrou sobre a temática central e, à tarde, ocorreram as Mesas Redondas, com o compartilhamento de experiências.

    Sobre o tema Sistema de Arquivos, a arquivista do APERS Maria Cristina Kneipp Fernandes explanou sobre o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, apresentando um histórico das principais funções desempenhadas e normativas elaboradas.

   Da mesma temática foram expostas práticas e resultados da Superintendente de Gestão Documental do Mato Grosso do Sul e, sobre Observatórios, houve apresentações do Observatório dos Arquivos da Região Metropolitana de Belo Horizonte, e apresentado o projeto do Observatório de Arquivos do Rio Grande do Sul, em desenvolvimento pelo PAPEArq.

 

Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

Realizado Curso de Gestão Documental aos Servidores do APERS

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     Na última semana, de 03 a 07 de julho, foi realizada mais uma edição do Curso de Gestão Documental, desta vez, destinado aos servidores, estagiários e terceirizados do Arquivo Público do RS, teve como objetivo disseminar o conhecimento sobre as atividades de gestão documental desempenhadas pelo APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

    Durante todas as manhãs, as aulas foram realizadas no Auditório Marcos Justos Tramontini. No primeiro encontro teve a fala da historiadora Clarissa Sommer Alves, onde puderam compreender a importância de patrimônio histórico, memória.

    Nos dias seguintes, o arquivista Jonas Ferrigolo Melo ministrou as aulas que abrangeram gestão documental, conceitos arquivísticos, normativas estaduais e os instrumentos de gestão do SIARQ/RS, aliando sempre exemplos do dia a dia do serviço público e algumas dinâmicas para a interação dos participantes. Além disso, teve destaque a fala sobre a reorganização dos arquivos digitais do APERS salvos na rede, que será executada por todos que os utilizam.

     Para finalizar o curso, no último encontro os servidores realizaram atividades práticas conduzidos pelas arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares; participaram de um exercício onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e preencher os registros para eliminação de documentos.

    A realização do curso, para o Arquivo Público, além de propiciar conhecimento e capacitar para a realização das atividades de gestão documental, foi uma oportunidade de integrar os servidores, estagiários e terceirizados.

Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado

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     No dia 06 de julho de 2017, foi realizada a primeira reunião do Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado do Rio Grande do Sul, no Arquivo Público do Estado.

    O grupo foi criado pela Portaria SMARH 52/2017 (D.O.E. 24/04/2017) e tem como objetivo promover o debate sobre a elaboração de um manual de redação oficial do Estado visando a padronização da produção textual oficial, sua divulgação nos órgãos estaduais, bem como discutir aspectos da gestão documental por meio das novas tecnologias da informação.

    Além disso, é competência do GT contribuir com a expertise de seus órgãos para o desenvolvimento do trabalho, atuando como um grupo consultivo no que diz respeito à estrutura do manual e sua divulgação. A pauta desta reunião foi a apresentação do grupo e do projeto do manual. Participaram da primeira reunião representantes do seguintes órgãos: Arquivo Público, Departamento Organizacional da SMARH, Contadoria e Auditoria-Geral do Estado, Polícia Civil, Redação Oficial do Gabinete do Governador, Secretaria da Comunicação, Procuradoria-Geral do Estado e Companhia de Processamento de Dados do Estado.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 05: os servidores da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Aerta Moscon, Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (arquivistas do APERS), Vanessa Vestena (ASJUR), Robert Heunze Junior (GABIN) e Isabel Almeida (DEAPE), estiveram em reunião no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE), para assessorar o Grupo de Trabalho na definição de especificações técnicas de equipamentos para digitalização de acervo de livros tombo do Departamento.

Dia 06: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Thaíse Mazzei, estagiária, para prestarem orientações sobre classificação e avaliação de documentos, para o início das atividades de gestão documental a serem realizadas.

Dia 06: as arquivistas Silvia Soares (APERS) e Samantha Signor (DIPRO) se reuniram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH) para verificar a classificação de processos administrativos, utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo.

Dias 07, 13, 14, 21 e 28: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, quanto à organização do acervo, apresentação e acompanhamento das melhorias na sala de trabalho de microfilmagem.

Dia 08: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram em reunião na Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), para assessorar o Grupo de Trabalho responsável por implantar a gestão documental. Participaram representando a Fundação: Daniela Barcellos e Joannes Soares.

Dias 08, 22 e 29: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 12 e 23: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações aos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa para a realização das atividades na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 13: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Silvia Soares, receberam os servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM), Carlos Eduardo Dorini e Julio Carlos Carvalho para conversarem sobre a minuta de termo de referência para digitalização de acervos da FEPAM e Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e a real necessidade deste serviço, sugerindo a contratação para serviços de gestão documental.

Dias 20 e 27: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Renata Vasconcellos, estiveram reunidos na Sede e no Arquivo da Fundação de Proteção Especial (FPE), com as servidoras Daniela Fernandes e Vera Campos, para prestarem assessoria na Gestão documental no arquivo do Protocolo da FPE.

Dia 22: servidores estiveram reunidos na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para verificar questões a respeito do Termo de Referência para digitalização de documentos da SEMA e FEPAM. Participantes: Rafael Missio, Dionifer Silveira e Hilton Boklis (SPGG); Cléo Belicio e Jonas Melo (APERS).

   Em junho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidas por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, onze (11) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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