Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta IV

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Informamos que está disponível no Sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referentes à Comarca de Santa Maria – PJ 069 e à Comarca de São Pedro do Sul – PJ 084.

Após 05 meses de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 6.141 processos que estão distribuídos em 229 caixas da Comarca de Santa Maria – PJ 069 e 05 documentos que estão em 01 caixa da Comarca de São Pedro do Sul – PJ 084.

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Com o término do trabalho destas Comarcas, a equipe de indexação do APERS deu início à organização e revisão dos processos da Comarca de Cachoeira do Sul – PJ 011, acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Somaram-se 280 caixas, em levantamento prévio, que estão sendo analisadas e posteriormente os dados dos documentos serão digitados no sistema AAP.

Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@planejamento.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

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Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta IV

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    Informamos que está disponível no Sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referente à Comarca de Caçapava do Sul PJ 016 (1850 – 1872), PJ 017 (1878 – 1892) e PJ 018 (1895 – 1956).

   Após 07 meses de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 4999 processos que estão distribuídos em 120 caixas da Comarca de Caçapava do Sul (PJ 016 – 1850-1872), 40 caixas da Comarca de Caçapava do Sul (PJ 017 – 1878-1892) e 81 caixas da Comarca de Caçapava do Sul (PJ 018 – 1895 – 1956). Ressalta-se que a Comarca de Caçapava do Sul já havia sido trabalhada e ocorreram atualizações.

   Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

    Com o término do trabalho destas Comarcas, a equipe de indexação do APERS deu início à organização e revisão dos processos da Comarca de Santa Maria (PJ 069), acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Somaram-se 120 caixas, em levantamento prévio, que estão sendo analisadas e posteriormente os dados dos documentos serão digitados no sistema AAP.

    Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

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   Informamos que está disponível no Sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referentes às Comarcas de: Vacaria (PJ 096 e 097), Passo Fundo (PJ 063) e Lagoa Vermelha (PJ 019).

   Após 1 ano e meio de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 18.376 processos que estão distribuídos em 47 caixas da Comarca de Vacaria (PJ 096 – 1878-1892), 200 caixas da Comarca de Vacaria (PJ 097 – 1898-1954), 217 caixas da Comarca de Passo Fundo (PJ 063) e 250 caixas da Comarca de Lagoa Vermelha (PJ 019). Ressalta-se que as Comarcas de Vacaria e de Lagoa Vermelha já haviam sido trabalhadas e tiveram atualizações.

   Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

    Com o término do trabalho destas Comarcas, a equipe de indexação do APERS deu início a organização e revisão dos processos da Comarca de Caçapava do Sul (PJ 016, 017 e 018), acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Somaram-se 145 caixas, em levantamento prévio, que estão sendo analisadas e posteriormente os dados dos documentos serão digitados no sistema AAP.

   Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

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Acervo disponível para pesquisa virtual: Comissão Estadual da Verdade (CEV/RS)

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Está disponível via sistema de Administração de Acervos Público (AAP) no portal institucional do Arquivo Público do RS o acervo da Comissão Estadual da Verdade do Estado do Rio Grande do Sul – CEV/RS digitalizado. Estão disponíveis também, os documentos em áudio e vídeo produzidos pela CEV/RS. O material disponibilizado, permite o acesso aos documentos através da internet, pelo http://www.apers.rs.gov.br, no ícone do Consulta online, ou no http://m.rs.gov.br/ na aba Administração/APERS móvel. Veja abaixo o passo a passo para as duas formas de pesquisa possíveis (por documento ou por fundo):

Para consultar por documento:

1. Entre no site http://www.apers.rs.gov.br e na barra lateral clique no ícone “Consulta online” ou no http://m.rs.gov.br/ e na aba Administração/APERS móvel.

2. Preencha os campos “Pesquisa 1” com “Comissão Estadual da Verdade” e selecione “Consultar por documento” e clique em “Avançar”.

3. O sistema listará os documentos da Comissão Estadual da Verdade custodiados pelo APERS.

 

4. Clique na opção “Espécie/Tipo” que deseja pesquisar e serão listados todos documentos disponíveis. Na coluna “Nº de imagens disponíveis” será informado a quantidade de imagens disponíveis.

5. Clique em acessar e serão disponibilizadas as informações sobre o documento selecionado, e você poderá visualizar a imagem.

6. Clique no link para abrir o arquivo com o documento digitalizado.

Para consultar por fundo documental:

1. Entre no site http://www.apers.rs.gov.br e na barra lateral clique no ícone “Consulta online” ou no http://m.rs.gov.br/ e na aba Administração/APERS móvel.

2. Preencha os campos “Pesquisa 1” com “Comissão Estadual da Verdade” e selecione “Consultar por fundo – documento” e clique em “Avançar”.

3. O sistema listará os documentos custodiados pelo APERS de acordo com as informações inseridas.

4. Clique no Fundo que pretende pesquisar, no caso Gabinete do Governador, e visualize os dados básicos dos documentos disponíveis.

5. Clique na “Espécie/Tipo de Documento” que deseja pesquisar e serão listados todos os documentos disponíveis.

6. Clique no título do documento que pretende acessar, serão disponibilizadas as informações e você poderá acessar as imagens do documento.

7. Clique no link para abrir o arquivo com o documento digitalizado.

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Catálogo Acervo da Comissão Estadual da Verdade

Habilitações para casamento: índices disponíveis III

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Informamos que os relatórios dos Processos de Habilitação para Casamento dos Cartórios do Registro Civil de Pelotas, Pinheiro Machado, Piratini, Quaraí, Rio Grande, Rio Pardo e Rosário do Sul encontram-se disponíveis para consulta.

Até o momento, foram revisados 82.553 processos de Habilitação para Casamento de 1.447 caixas divididos em 44 cartórios do registro civil.

Abaixo disponibilizaremos os índices dos fundos contendo só dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Cartório de Pelotas

Cartório de Pinheiro Machado

Cartório de Piratini

Cartório de Quaraí

Cartório de Rio Grande

Cartório de Rio Pardo

Cartório de Rosário do Sul

Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para: saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento.

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Habilitações para Casamento: índices disponíveis I

Habilitações para casamento: índices disponíveis II 

Habilitações para casamento: índices disponíveis II

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    Informamos que os relatórios dos Processos de Habilitação para Casamento dos Cartórios do Registro Civil de Encruzilhada do Sul, Erechim, Estrela, Farroupilha, Flores da Cunha, Garibaldi, Gravataí, Herval, Ijuí, Itaqui, Jaguarão, Júlio de Castilhos, Lagoa Vermelha, Lajeado, Lavras do Sul, Montenegro, Nova Prata, Novo Hamburgo, Osório, Palmeira das Missões e Passo Fundo encontram-se disponíveis para consulta.

    Até o momento, foram revisados 75.751 processos de Habilitação para Casamento de 1.327 caixas divididos em 37 cartórios do registro civil.

    Abaixo disponibilizaremos os índices dos fundos contendo só dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

    Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para: saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento.

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Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta II

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Informamos que está disponível no sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referentes às Comarcas de: São Martinho (PJ 107), Jaguari (PJ 054), São Vicente (PJ 086) e General Vargas (PJ 106).

Após 3 meses e meio de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 3.317 processos que estão distribuídos em 140 caixas da Comarca de São Vicente, 01 caixa da Comarca de General Vargas, 21 caixas da Comarca de Jaguari e 05 caixas da Comarca de São Martinho.

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Com o término do trabalho desta Comarca, a equipe de indexação do APERS deu início à Comarca de Passo Fundo, acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Somaram-se 215 caixas, em levantamento prévio, que estão sendo analisadas e posteriormente os dados dos documentos serão digitados no sistema AAP.

Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

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Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta
Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini disponíveis para consulta online

Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta

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A equipe de indexação do APERS atua para revisar e indexar as informações do Acervo do Judiciário no sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP), executando as atividades por Comarca.

Assim, informamos que está disponível no sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referentes a Comarca de Vacaria (PJ 096 – 1878-1892) e Comarca de Vacaria  (PJ 097 – 1898 – 1954).

Após 8 meses de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 5.705 processos que estão distribuídos em 241 caixas das Comarcas de Vacaria (1878 – 1892 e 1898 a 1954 – Sede), São Borja (1851 – 1856 – Termo), Santo Antônio da Patrulha (1857 – 1876 – Localidade Freguesia de Vacaria), Passo Fundo (1877 – Termo) e Lagoa Vermelha (1893 – 1897 – Termo).

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Com o término do trabalho desta Comarca, a equipe de indexação do APERS deu início à Comarca de São Vicente, acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Em levantamento prévio, somou 120 caixas, que estão sendo analisadas e posteriormente os documentos serão digitados no sistema AAP.

Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. E, se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Atualizado em 03.05.2017

Atualizado em 09.05.2018

Comarca de Vacaria – Indisponível para consulta

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O Arquivo Público do RS, visando melhor atender aos usuários da Sala de Pesquisa, informa que a Equipe de Indexação está digitando os dados referentes aos processos judiciais da Comarca de Vacaria, Acervo do Poder Judiciário, no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o que acarreta na indisponibilidade de acesso aos documentos para pesquisadores.

A comarca, em levantamento prévio, tem em torno de 230 caixas, que serão analisadas e indexadas, tão logo o trabalho se encerrar, os processos estarão disponíveis para consulta tanto na Sala de Pesquisa, quanto os seus dados via portal do Arquivo e RS móvel.

Balanço 2016 do APERS

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   Hoje apresentamos um relatório sucinto com o balanço das principais atividades que demandaram nossa atenção no ano que passou, e nas próximas semanas detalharemos alguns resultados em posts específicos, confira!

– Continuidade das atividades de atendimento ao público com a disponibilização do acervo documental custodiado, sendo atendidos 4.983 usuários, os quais geraram 12.397 solicitações de atendimentos.

– Foram realizadas 73 visitas guiadas para 1.118 pessoas.

– Conclusão dos projetos Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história e APERS? Presente, professor!, continuidade dos projetos Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça, Estágio Curricular para o Curso de História e Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade, e início do projeto Organização do Acervo da Secretaria da Coordenação e Planejamento.

– Em 2016 os servidores do APERS seguiram atuando para a implementação da gestão documental no Estado através do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; participaram de 88 reuniões de assessorias técnicas, ministraram um Curso de Gestão Documental (parceria com FDRH/Escola de Governo), apreciaram 59 Listagens de Eliminação de Documentos. Foram recebidos e enviados cerca de 500 e-mails com questões referentes à gestão documental, realizaram 03 reuniões do Comitê Gestor do SIARQ/RS e 01 Encontro dos Arquivistas RS. Foram publicadas no Diário Oficial a Instrução Normativa que estabelece procedimentos para a eliminação de documentos (IN nº 01/2016) e o Regimento Interno do Comitê Gestor do SIARQ/RS (Resolução Nº 01/2016 e retificação na Resolução Nº 02/2016).

– Em relação ao Sistema PROA, foram realizados 02 treinamentos Sala de Gestão do PROA para servidores de vários órgãos (parceria com PROCERGS), participaram de 29 reuniões no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, foram recebidos e enviados mais de 2.000 e-mails relacionados à atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos e foi ministrada a palestra Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA.

– Revisão e preparação para indexação no sistema AAP de processos proveniente das Comarcas de Arroio Grande, Bagé, Bento Gonçalves, Caçapava do Sul, Canguçu, Dom Pedrito, Jaguarão, Júlio de Castilhos, Passo Fundo, Piratini, Porto Alegre, Quaraí, Rio Grande, Rio Pardo, Rosário do Sul, Santo Antônio da Patrulha, e Vacaria. Foram disponibilizados para consulta em nosso portal os dados dos acervos das Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini.

– Realização dos eventos em comemoração aos 110 anos do APERS: Lançamento “PEP em Revista” e concerto Orquestra Villa-Lobos, pré-estreia do vídeo institucional do APERS, mesa de debate e lançamento da exposição Porto Alegre Imaginada, e lançamento do Catálogo História das Mulheres & Relações Familiares. Também realizamos o Seminário Políticas Públicas e Acervos Documentais, a XIII Mostra de Pesquisa, o Seminário Políticas Públicas e Gestão do Estado: preservação de bens e acervos culturais em instituições de memória, e a I Mostra de Educação Patrimonial.

Publicação do nosso vídeo institucional, do selo comemorativo aos 110 anos do APERS utilizado durante o ano como nossa logomarca, da Coletânea da IIª Edição do Projeto APERS? Presente, professor! – Eixo Temático História e Educação em Direitos Humanos, do Catálogo História das Mulheres & Relações Familiares, da Descrição das tipologias da espécie documental “Processo Judicial” do acervo do Poder Judiciário, custodiado pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul e dos Anais da XIII Mostra de Pesquisa do APERS.

– Realização de 84 oficinas de educação patrimonial com 1.650 alunos das diversas redes de ensino do RS, realização de 02 cursos de capacitação de oficineiros e 01 de curso de formação para professores, disponibilização do fôlder de divulgação do Programa de Educação Patrimonial UFRGS | APERS, publicação do livro PEP em Revista: O Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS e participação em eventos científicos para divulgação das atividades de educação patrimonial.

– Realização da higienização, desmetalização e pequenos reparos em 690 processos administrativos do acervo da Secretaria da Justiça e feituras de lombadas, costuras e pastas para documentos armazenados em 24 caixas, a totalidade do acervo, da Comissão Estadual da Verdade.

– Continuidade das atividades de difusão virtual do Arquivo através do Divulga APERS, compreendendo este blog, os perfis no Twitter, Facebook e You Tube.

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em 2016.

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em 2016.

   Lembre-se: nas próximas semanas, durante os meses de janeiro e fevereiro, publicaremos relatórios detalhando as principais atividades realizadas. Aguarde!

Leia os balanços de anos anteriores:

Balanço 2012 e diretrizes 2013 do APERS

Balanço 2013 do APERS

Balanço 2014 do APERS

Balanço 2015 do APERS

APERS Entrevista: Analistas PROCERGS

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No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP (para saber mais clique aqui). Hoje entrevistamos Diones Rossetto e Viviane Hekman, analistas da Companhia de Processamento de Dados do RS – PROCERGS que atualmente são responsáveis por assessorar o Arquivo Público do RS nas demandas do sistema AAP.

2016-09-14-apers-entrevista-analistas-procergs FOTO PROCERGS

Diones Francisco Rossetto, 30 anos, é graduado em Ciência da Computação pela PUC/RS e pós-graduado em Engenharia de Software pela UNISC. É analista de Computação na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2011.

Viviane Therezinha Langone Hekman, é graduada em Processamento de Dados pela Unisinos, especialista em Análise de Sistemas pela PUC/RS e em Gestão Empresarial pela ESPM. É analista de Sistemas na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2004, quando iniciou o levantamento de requisitos para informatização do APERS.

Blog do APERS: O sistema AAP foi desenvolvido em sua totalidade pelas equipes do Arquivo Público do RS e da PROCERGS. Qual foi o maior desafio ao receber essa demanda?

Diones: Dentre os inúmeros desafios que este sistema nos apresentou, o principal deles foi desenvolver um sistema que atenda o cliente de forma plenamente satisfatória e atenda os requisitos necessários da área de arquivística.

Viviane: O maior desafio foi a normalização dos processos de indexação dos documentos, isso foi condição sine qua non para viabilizar a informatização do APERS. Para este processo houve uma imersão dos técnicos da PROCERGS e ativa participação colaborativa dos arquivistas do APERS com apoio total da Diretora da instituição, na época a Sra. Rosane Feron. Na normalização dos processos, o APERS aderiu a norma ISAD (G) e posteriormente a Nobrade. Para que fosse possível informatizar os serviços de atendimento ao público, houve normalização também dos processos de atendimento ao cidadão/pesquisador.

Blog do APERS: Para iniciar o trabalho de desenvolvimento do sistema foi necessário se apropriar de alguns conceitos e teorias que fundamentam a arquivística. O que mais chamou a sua atenção sobre essa nova área?

Diones: Toda a parte de terminologia, acervos e organização documental requereu bastante estudo e, como não possuía conhecimento prévio, foi muito interessante essa experiência.

Viviane: Foi o embasamento nos quatro pilares da arquivologia, ou seja, classificação, avaliação, descrição e preservação. Bem como o gerenciamento de políticas e ações arquivísticas, na preservação do patrimônio histórico.

Blog do APERS: Como a experiência em trabalhar com o sistema AAP colabora para que vocês pensem o acesso a informações e documentos no desenvolvimento de novos sistemas?

Diones: A experiência em trabalhar no AAP e em temas de arquivos, certamente trouxe muito mais informações sobre a forma de documentação, sobre a organização dos acervos nos arquivos, sobre história e genealogia.

Viviane: Com os resultados obtidos no uso do sistema AAP introjeta-se a importância de gerenciar e administrar documentos, aplicando os conceitos e teorias utilizados pela Arquivologia. Esses conceitos permitem às empresas públicas ou privadas maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, bem como otimizar a logística dos espaços para a guarda dos documentos, permitindo desta forma, prestarem serviços com mais eficiência e rapidez, atendendo adequadamente aos cidadãos.

Blog do APERS: Hoje em dia é bastante comum acessar serviços por aplicativos. Disponibilizar o acesso ao sistema AAP pelo aplicativo RS Móvel foi uma iniciativa de vocês, como surgiu a ideia?

Diones: A ideia surgiu devido a um trabalho que estava fazendo na disciplina da Pós-Graduação que estava cursando na época, na qual pude ter contato com o desenvolvimento de tecnologia móvel. Como o AAP não possuía tal recurso, decidimos criar essa ferramenta e adicionarmos ela ao RS Móvel, e ao mesmo tempo, permitir uma melhor experiência dos usuários do APERS durante suas pesquisas e atendimento com o uso dessa inovação tecnológica.

Viviane: O Diones teve uma disciplina sobre tecnologia móvel no curso de pós-graduação que cursou em 2015/2016, daí surgiu a oportunidade de aplicar este conhecimento no desenvolvimento da plataforma da Pesquisa de Documentos também para o RS Móvel.

Blog do APERS: Sabemos que muitos programas de gerenciamento de documentos e informações são desenvolvidos por profissionais da área de tecnologia da informação sem o auxílio de arquivistas ou conhecimento da teoria arquivística. A partir da parceria entre profissionais da PROCERGS e do APERS, quais dicas vocês podem dar aos profissionais da tecnologia da informação ao desenvolverem sistemas com essa finalidade?

Diones: A área de arquivística é uma área muito rica e o desenvolvimento de soluções para a mesma e requer muito suporte, informações e ajuda de profissionais dessa área, a fim de entregarmos um sistema de suporte eficiente aos conceitos de arquivologia, tão importante para a manutenção da história da sociedade.

Viviane: No processo de informatização de toda atividade/negócio é essencial a parceria entre profissionais de informática e de quem detém o conhecimento, para a excelência no resultado final.

Sistema AAP: há 10 anos facilitando o gerenciamento do patrimônio documental do RS

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AAP logo

    No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP! O Sistema AAP foi concebido a partir de uma parceria entre as equipes do Arquivo Público do RS e da Companhia de Processamento de Dados do RS – Procergs, para atender a necessidade de gerenciamento do patrimônio documental custodiado pelo Arquivo.

    Para tanto, as equipes iniciaram o trabalho de planejamento e implementação do sistema anos antes, uma vez que tanto o APERS precisava sistematizar seus procedimentos, quanto a equipe da Procergs tinha de compreender conceitos e necessidades específicas do campo da Arquivologia. Por não existir no mercado um sistema que atendessem às funcionalidades demandadas, o sistema AAP foi desenvolvido na sua totalidade tendo por base a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G). Para saber mais sobre as características técnicas do sistema clique aqui.

    Em 16 de maio de 2005 começaram a ser cadastrados no sistema os primeiros dados básicos dos itens documentais custodiados pelo APERS, com isso podemos localizar rapidamente os documentos para sua disponibilização aos usuários. Atualmente possuímos cadastrados no sistema dados de 620.315 itens documentais, sendo que temos os dados e a disponibilização das imagens de 30 mil documentos. Estes referem-se as Cartas de Liberdade do período da escravidão no RS, 1763 a 1888, que foram contempladas pelo projeto “Documentos da Escravidão no Rio Grande do Sul” (para saber mais clique aqui).

    No último dia 16 completou 10 anos do primeiro atendimento registrado via sistema AAP, isso significa maior controle e confiabilidade na disponibilização dos documentos custodiados pelo Arquivo Público do RS. O sistema possibilita identificar a localização dos documentos, os usuários e os atendimentos realizados e contribui significativamente para a preservação dos acervos, uma vez que reduz a quantidade de manuseio dos mesmos.

    A inserção dos dados dos itens documentais permanentes no sistema AAP requer um preparo anterior, que demanda recursos humanos, financeiros e tempo. Assim, nossas equipes trabalham continuamente para que os dados dos acervos custodiados pelo APERS sejam disponibilizados via sistema.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2016

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SiarqRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 08: os servidores do Arquivo Público participaram do encontro do Grupo de Trabalho de Salvamento da Documentação do Castelo de Pedras Altas, no Ministério Público do RS. As duas reuniões serviram para definir os últimos ajustes no projeto que foi concluído e será entregue ao MP, conforme solicitação. Pelo APERS participaram Jonas Ferrigolo, Iara Gomide e Ana Karina Uberti Moreira.

Dia 04: Na SMARH, as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO) sobre a definição do quadro de arranjo e tipologias para indexação de dados no Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP dos acervos a serem recolhidos ao APERS.

Dias 06, 13 e 27: os arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria na Secretaria da Educação (SEDUC), primeiramente conversaram com a Diretora Adjunta do Departamento de Logística e Suprimentos sobre a necessidade de implementar a gestão documental no Setor de Arquivo. No segundo encontro foi realizado um treinamento de classificação documental (uso do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos) com a equipe do Arquivo da SEDUC. Na reunião do dia 27 esteve presente a Empresa MGS, que presta serviço de manutenção dos equipamentos de microfilmagem da SEDUC, objetivando retomar esse serviço na Secretaria. Participaram das reuniões Daniela Baum, Giane,Lucia Rodrigues dos Santos; Gabriela Giambastiani; Marisa Fabiane dos Santos Xavier; Keoma Alexsander da Rocha; Willian da Costa, Cleonice Carnelosso Dorneles (SEDUC); Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 07: A arquivista Viviane de Portella participou de reunião com Bianca Pereira Zotti, estagiária da Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), sobre os procedimentos de higienização, ordenação e mapeamento de documentos com vistas a recolhimento ao APERS.

Dia 07: Na SMARH, o arquivista Jonas Ferrigolo participou de uma reunião para tratativas referentes a retomada da organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM), iniciado em 2013. A organização do arquivo está no Plano Plurianual da SMARH e é um dos projetos prioritários da Secretaria. Participaram da reunião Caroline Assmann, Cleiton Oliveira do Santos, Fernanda Blehm de Bithencourt (DEADM) e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Dias 07, 14, 28: O arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 12: Servidores do APERS estiveram reunidos no Instituto de Previdência do Estado (IPERGS) para padronizar os termos referentes às atividades dos setores de saúde e previdência no Sistema PROA. Participaram da reunião: Carlos Dinarte, Arlindo Moraes, Bárbara Plein Veleda, Carlos Dinarte, Mariana Ramos Quillfeldt, Nicole Plein (IPERGS), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 15: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria, verificando dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 18: arquivistas do Arquivo Público do RS e da Brigada Militar estiveram reunidos para conversar sobre a atuação das arquivistas nas atividades do Sistema PROA, principalmente no que se refere à atribuição de Assuntos, Tipos de Assuntos e Subtipos de Assuntos. Participantes: Carine Melo Cogo Bastos, Juliana Junges Subtil Perotoni (BM), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 19: arquivistas do APERS estiveram em reunião na Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação (SEAPI) para padronizar os termos referentes às atividades da secretaria no Sistema PROA. Participaram Andreia Santini, José Eduardo Cunha, Marcelo Göcks, Eduardo Nemoto Vergara, Luiz Felipe Haesbaert Balbueno, Adriana Maria Dal S. Reckziegel, Eliane Bastos Lima, Paulo Ricardo Dias da Silva, Fabiola Boscaini Lopes, Rafael Friedrich de Lima, Maria Vacca e Pedro Jose Kercher (SEAPI) Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

2016.04.19 Encontro Arquivistas (4)Dia 19: Foi realizado no Arquivo Público o primeiro Encontro dos Arquivistas do RS de 2016, mantendo o objetivo reunir os servidores do Poder Executivo Estadual que atuam nas atividades de gestão documental. Os arquivistas assistiram ao filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do 2016.04.19 Encontro Arquivistas (3)Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” e debateram sobre a atuação dos Sistemas de arquivos. Participantes: Alfredo Ribeiro Estima, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Marco Antonio da Luz, Maria Candida da Silveira Skrebsky, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares.

Dia 27: O arquivista Jonas Ferrigolo e a bibliotecária Rosane Aparecida Lopes dos Santos promoveram uma reunião com representantes da Casa Civil e da Secretaria de Modernização Administrativa (SMARH) para alinhar Assuntos e seus Tipos para cadastro no Sistema PROA, ajustando a utilização dos termos “Cedência”, “Disposição” e “Disponibilidade”. Participaram da reunião: pela Casa Civil Arthur Pellizzari Filho, Fabio Sofia Dias, Maria Isabel Araujo Nunes; pela SMARH: Flavia Rodrigues Donini Cezar (DIPRO), Maria Cristina de Carvalho, Ana Maria Florence Santanna (DIPES), Luiz Antonio de Oliveira, Jorge Luiz Santos Pereira, Jaluza Silveira Peres de Souza, (DEARH), Jonas Ferrigolo Melo e Rosane Aparecida Lopes dos Santos (APERS).

Dia 28: arquivistas do Arquivo Público estiveram em reunião na Fundação de Previdência Complementar do Rio Grande do Sul (RS-Prev) para discutir e padronizar os termos referentes às atividades do órgão para o Sistema PROA. Participaram Danielle Cristine da Silva (RS-Prev), Arthur Pellizzari filho (Casa Civil), Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

  Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou seis (06) processos administrativos, via Sistema PROA, para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, Art. 6º, Parágrafo V.

   Também em abril foram recebidos, na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, 162 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, a caixa de correio do SIARQ/RS recebeu 30 e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Relatórios 2015 – DIDOC: Gerenciamento de Acervos

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O Gerenciamento de Acervos, núcleo da Divisão de Documentação, compreende as diversas atividades que visam manter os acervos custodiados pelo Arquivo Público do RS de acordo com a ordem original de sua fase corrente, para que a disposição física dos fundos reflita a estrutura dos órgãos produtores e também as atividades que possibilitam o livre acesso aos mesmos pelos usuários presenciais e virtuais. Dessa forma, esta atividade é segmentada em projetos de indexação de dados do Poder Judiciário, indexação de imagens do Poder Judiciário – Registro Civil, avaliação e mapeamento de acervos do Poder Executivo, além da gestão dos espaços para custódia de acervos nos prédios da instituição.

O projeto de indexação de acervos do Poder Judiciário consiste na digitação dos dados básicos dos processos no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual possibilita a rápida localização e controle da documentação sob a custódia do Arquivo Público do RS. A Comarca de Bagé foi indexada e revisada ao longo do ano de 2015, sendo cadastrados 14.152 processos judiciais, do período de 1848 a 1956, com as tipologias de arrolamento, adjudicação, arbitramento, arresto, crime, curatela, desquite, divórcio, esbulho, habeas corpus, interdição, inventário, livramento condicional, mandado de apreensão, medição, nunciação de obra nova, partilha, possessória, ratificação, responsabilidade, restituição de posse, sucessão e usucapião, os quais são oriundos das Varas Cível e Crime, Família, Provedoria e Tribunal do Júri e da Comarca de Canguçu foram indexados 162 processos de judiciais, do período de 1909 a 1954, de assistência judiciária, agravo, alvará, apelação civil, autorização para venda, cominatória, depósito, desaforamento, executiva, executiva fiscal, hipotecária, liquidação social, medição, notificação, ordinária, outorga judicial, partilha, petição, prestação de contas, recurso, restituição de posse, sequestro, sumária, e tutela. Esta atividade culminou com a disponibilização deste acervo para pesquisa online no site do APERS, para saber mais clique aqui.

2016.02.03 Relatórios 2015 DIDOC - Gerenciamento(1)

Clique na imagem e veja o passo a passo de como pesquisar os dados dos documentos indexados no Sistema AAP.

Também foram disponibilizados, via sistema AAP no portal institucional do Arquivo Público do RS, as imagens dos processos de habilitação para casamento de Alegrete, Cartório de Itapororó, período de 1891 a 1908 (313 processos), Augusto Pestana, período de 1965 a 1977 (923 processos) e Porto Alegre, Cartório de Mariana Pimentel, período 1897 a 1917 (948 processos), que compõe o acervo do Poder Judiciário/Registro Civil, para mais informações clique aqui.

Clique na imagem e veja como pesquisar os processos de habilitação para casamentos.

Clique na imagem e veja como pesquisar os processos de habilitação para casamentos.

Ao longo do ano de 2015 foi dado andamento ao projeto de Organização dos acervos das Secretarias da Justiça o qual compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual, para saber mais clique aqui. Assim, foi concluído o processo de organização do acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991) e iniciado o trabalho com o acervo da Secretaria do Interior e Exterior (1891 – 1947). Do período de 1975 a 1991 temos 3.405 processos administrativos, que, após a conclusão da etapa de indexação e descrição no sistema AAP, estarão disponíveis para pesquisa. Tendo em vista o potencial destes acervos para a pesquisa histórica, ao longo do ano nossa Técnica em Assuntos em Culturais/Historiadora Nôva Brando elaborou uma série de quatro artigos publicados em nosso blog destacando alguns processos que compõe o acervo da Secretaria da Justiça, para saber mais clique aqui.

Ainda no eixo de organização dos acervos do Poder Executivo custodiados pelo Arquivo Público do RS, iniciamos o projeto de Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade (CEV). A CEV foi criada no âmbito do Estado do Rio Grande do Sul (RS), pelo Decreto Estadual nº 49.380, em julho de 2012, com duração de 20 meses, prorrogada até 16 de dezembro de 2014 pelo Decreto nº 51.183, sendo a documentação encaminhada ao Arquivo Público do RS no final do trabalho. Tendo em vista o prazo exíguo de atividade da CEV, entre outros fatores, a documentação oriunda de sua existência foi recolhida sem o atendimento à IN 04/09. Desta forma, foi elaborado o projeto visando a disponibilização deste acervo a pesquisa. Até o mês de dezembro foram mapeados documentos, materiais gráficos e audiovisuais, que serão disponibilizados para pesquisa tão logo seja concluída a fase de tratamento técnico.

Entre as ações da equipe de gerenciamento de acervos também estão a assessoria aos órgãos que visam o recolhimento de documentos ao Arquivo Público do RS, para tanto a equipe orienta quanto ao cumprimento da IN 04/09, o acompanhamento constante dos acervos custodiados pelo APERS e o desenvolvimento de atividades que auxiliem as equipes de atendimento aos usuários.

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Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini disponíveis para consulta online

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Está disponível via sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) no portal do Arquivo Público do RS a pesquisa dos dados dos documentos referentes às Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini do acervo do Poder Judiciário.

Após 1 ano e 2 meses de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 14.152 processos que estão distribuídos em 531 caixas da Comarca de Bagé. O período compreende os anos 1848 a 1956. A Comarca de Canguçu, termo de Piratini, também foi revisada e indexada, totalizando 162 processos que estão em 08 caixas. O período compreende os anos 1909 a 1954.

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Agora é possível pesquisar processos destes acervos, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Atualizado em 10.05.2017

Relatórios 2015 – DIDOC: Atendimento aos usuários

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Dando prosseguimento a nossa série de publicações sobre as principais atividades desenvolvidas pelas equipes do Arquivo Público do RS em 2015, hoje publicamos o relatório a respeito do atendimento aos usuários, realizado pelas equipes da Divisão de Documentação – DIDOC, o qual consiste na disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa, na entrega de documentos comprobatórios aos cidadãos e na recepção de visitantes.

No ano de 2015 atendemos 6.149 usuários, os quais geraram 12.327 solicitações de atendimentos. Como usuários do APERS, aqui consideramos os usuários internos, servidores da Instituição, que demandam acesso aos documentos, visto que o processo de análise e tratamento técnico é uma atividade continua, o cidadão comum e os pesquisadores.

O atendimento ao cidadão comum consiste no fornecimento de cópias de documentos para fins comprobatórios, como certidões de nascimento, casamento e óbito. Em 2015 atendemos a 5.672 cidadãos, os quais requereram um total de 12.262 cópias de documentos, sendo que 2.886 cidadãos realizaram suas solicitações por telefone, 2.226 por e-mail e 2.258 presencialmente no balcão de atendimento do APERS.

Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às tipologias quanto às localizações físicas no Arquivo. No que se refere ao atendimento ao pesquisador, ao longo do ano de 2015, nossa Sala de Pesquisa passou por uma série de reformulações que impactaram positivamente em nosso atendimento. Entre elas, podemos citar o fato de contarmos com uma sala individual para atender aos novos pesquisadores e aqueles que tem dúvidas quanto ao acervo a ser pesquisado, uma servidora da área da História com dedicação exclusiva para este fim, grupo de trabalho entrosado quanto a procedimentos e rotinas e atualização dos instrumentos de pesquisa já existentes. Estas melhorias se refletem em alguns números: em 2015, entre os meses de janeiro e dezembro, atendemos um total de 438 pesquisadores gerando 4.631 pedidos de documentação, sendo 186 solicitações realizadas por telefone, 2.159 por e-mail e 2.258 presencialmente. Em comparação ao ano anterior, em 2014, no mesmo período, foram atendidos 171 pesquisadores que realizaram 2.412 solicitações, isto é um aumento de 60% no número de pesquisadores e de 48% no número de solicitações de atendimento.

Quantidade de Atendimentos a Pesquisadores 2014-2015 Mensal

Quantidade de Atendimentos 2014-2015 Mensal

Outra atividade que desenvolvemos em 2015 foi a realização de visitas guiadas, que consiste na recepção e percurso com os visitantes pelas dependências da Instituição, tendo por objetivo apresentar e difundir o Arquivo Público do RS. Destaca-se, para tanto, os contextos arquitetônico, administrativo, histórico e cultural da Instituição, no ano que passou realizamos 50 visitas a 770 visitantes. Desde o mês de julho oferecemos, semanalmente, dois horários fixos de visitas guiadas, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h.

Também participamos de 03 edições do Projeto Os Caminhos da Matriz, por meio do qual as instituições culturais que circundam a Praça se reúnem para oportunizar aos cidadãos visitas guiadas mensais e gratuitas, recebendo 72 visitantes e de uma edição da Caminhada orientada Viva o Centro a Pé, realizada pela Secretaria da Cultura (SMC), Museu de Porto Alegre Joaquim Felizardo e Programa Viva o Centro, recebendo 50 visitantes.

Para o ano de 2016, ressaltamos o nosso compromisso de continuar atendendo com qualidade, focados nas necessidades de cada usuário, buscando nessa relação próxima estarmos sempre atentos as demandas e buscando solucioná-las de maneira eficiente.

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Balanço 2015 do APERS

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Hoje apresentamos um relatório sucinto com o balanço das principais atividades que demandaram nossa atenção no ano que passou, e nas próximas semanas detalharemos alguns resultados em posts específicos, confira!

– Continuidade das atividades de atendimento ao público com a disponibilização do acervo documental custodiado, sendo atendidos 6.149 usuários, os quais geraram 12.327 solicitações de atendimentos.

– Foram realizadas 54 visitas guiadas para 892 pessoas.

– Conclusão dos projetos APERS? Presente, professor! e Cinema no Arquivo, continuidade dos projetos Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história, Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça, início dos projetos Estágio Curricular para o Curso de História e Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade.

SIARQ/RS: durante o ano foram realizadas 67 reuniões de assessoria técnica em diferentes órgãos do Estado e algumas prefeituras e 27 participações em reuniões e treinamentos sobre o Sistema PROA; respondidos 63 e-mails com questões referentes à gestão documental; e 273 e-mails com questões referentes ao Sistema PROA; a equipe técnica coordenou 04 reuniões do Comitê Consultivo do SIARQ/RS. Foram realizados 04 Encontros com os Arquivistas lotados em diversos órgãos do SIARQ/RS.

Publicação dos Decretos que reorganiza o SIARQ/RS (52.808/15) e que institui o Sistema PROA (52.715/15), o SIARQ/RS ainda passou a compor o Comitê Gestor que administra este Sistema.

– Organização, conforme Quadro de Arranjo do Poder Judiciário, e revisão e preparação para indexação no sistema AAP de processos proveniente da Comarca de Bagé.

Publicação dos anais da XII Mostra de Pesquisa do APERS, em formato de livro eletrônico, e realização da III Jornada de Estudos sobre Ditaduras e Direitos Humanos, que contou com a apresentação de 44 trabalhos em sessões de comunicações e com um público ouvinte que chegou a cerca de 100 pessoas, entre os 96 inscritos e outros interessados que circularam pelas atividades que não haviam se inscrito.

– Realização de 85 oficinas de educação patrimonial com 1.769 alunos das diversas redes de ensino do RS, realização de 02 cursos de capacitação de oficineiros e 01 de curso de formação para professores, reformulação da oficina Tesouros da Família Arquivo, criação do fôlder de divulgação dor Programa de Educação Patrimonial UFRGS | APERS, produção da publicação PEP em revista: O Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS e participação em eventos científicos para divulgação das atividades de educação patrimonial.

Continuidade das atividades de difusão virtual do Arquivo através do Divulga APERS, compreendendo este blog, os perfis no Twitter, Facebook e You Tube.

Lembre-se: nas próximas semanas, durante os meses de janeiro e fevereiro, publicaremos relatórios detalhando as principais atividades realizadas. Aguarde!

2016.01.06 Balanço 2015

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em 2015

Imagens de processos de habilitação de casamento liberadas para pesquisa online

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Estão disponíveis via sistema de Administração de Acervos Público (AAP) no portal institucional do Arquivo Público do RS os processos de habilitação para casamento de Alegrete, Cartório de Itapororó, período de 1891 a 1908, Augusto Pestana, período de 1965 a 1977 e Porto Alegre, Cartório de Mariana Pimentel, período 1897 a 1917, sob nossa custódia. O material disponibilizado, permite o acesso às imagens através da internet, pelo http://www.apers.rs.gov.br, no ícone do Consulta online, ou no http://m.rs.gov.br/ e na aba Administração/APERS móvel  abaixo disponibilizamos o passo a passo para duas formas de pesquisa possíveis (por documento ou por fundo):

Para consultar por documento:

1. Entre no site http://www.apers.rs.gov.br e na barra lateral clique no ícone “Consulta online” ou no http://m.rs.gov.br/ e na aba Administração/APERS móvel.

2. Preencha os campos “Pesquisa 1” e “Pesquisa 2” com o nome da parte que pretende pesquisar ou informe as datas de abrangência no campo “Período” e selecione “Consultar por documento” e clique em “Avançar”.

3. O sistema listará os documentos custodiados pelo APERS de acordo com as informações inseridas.

4. Clique na opção “Processo/Habilitação para casamento” e serão listados todos os processos de habilitação para casamento disponíveis de acordo com as informações inseridas. Na coluna “Nº de imagens disponíveis” será informado se o processo possui imagens disponíveis e a quantidade.

5. Clique em acessar e serão disponibilizadas as informações sobre o processo selecionado, você poderá optar por visualizar o .pdf do processo ou imagem a imagem.

6. Clique no link para abrir o arquivo com o processo digitalizado.

Para consultar por fundo documental:

1. Entre no site http://www.apers.rs.gov.br e na barra lateral clique no ícone “Consulta online” ou no http://m.rs.gov.br/ e na aba Administração/APERS móvel.

2. Preencha os campos “Pesquisa 1” e “Pesquisa 2” com o nome da parte que pretende pesquisar ou informe as datas de abrangência no campo “Período” e selecione “Consultar por fundo – documento” e clique em “Avançar”.

3. O sistema listará os documentos custodiados pelo APERS de acordo com as informações inseridas.

4. Clique na opção “Processo/Habilitação para casamento” e serão listados todos os processos de habilitação para casamento disponíveis de acordo com o Fundo de origem.

5. Clique no Fundo que pretende pesquisar e visualize o nome das partes, ano de processo e número de imagens disponíveis.

6. Clique em acessar e serão disponibilizadas as informações sobre o processo selecionado, você poderá optar por visualizar o .pdf do processo ou imagem a imagem.

7. Clique no link para abrir o arquivo com o processo digitalizado.

Lembramos que estão disponíveis via site institucional as Cartas de Liberdade eferentes ao período da escravidão no RS – de 1763 a 1888, para saber mais clique aqui. No site do Family Search é possível pesquisar parte de nosso acervo referente ao Registro Civil, para dar mais visibilidade a esta ação, publicamos artigos de autoria de nossa pesquisadora e voluntária do Family Search, Adriana Weber, sobre como pesquisar estes documentos. Para saber mais, clique aqui.

Consulta online aos documentos do APERS via RS Móvel

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1Está disponível via RS Móvel a pesquisa online aos documentos do Arquivo Público do RS indexados no sistema AAP. O RS Móvel é um aplicativo, desenvolvido pela PROCERGS, para celular (IOS ou Android) que disponibiliza informações referentes a transporte público, saúde, trânsito, segurança, educação, entre outras áreas. Além do acesso rápido às informações gerais do governo estadual, é possível, por exemplo, o cidadão fazer uma denúncia na área de segurança pública, consultar matrículas nas escolas da rede estadual, acessar os serviços da CEEE, Corsan, agendar consultas junto ao Instituto de Previdência do Estado do RS (IPERGS), entre outros. O aplicativo apresenta uma interface atrativa e dinâmica, voltada para a localização rápida dos serviços na web, através de tablets e smartphones, e possui o código de software livre.

Para utilizar o aplicativo é necessário instalá-lo em seu aparelho, veja como realizar a consulta aos documentos do APERS e solicitar sua pesquisa:

1. Abra o aplicativo, na aba “Administração” selecione “APERS Móvel – Pesquisa de documentos” (Figuras 1)

Figura 1Figura 1.1

.

2. Vai abrir o formulário de pesquisa, onde você pode realizar a pesquisa como em nosso site, por nome ou período (Figuras 2)

Figura 2Figura 2.2

.

3. Selecione a tipologia que deseja pesquisar (Figura 3)

Figura 3.

4. Selecione o documento que deseja visualizar os dados cadastrados (Figura 4)

Figura 4.

5. Se desejar pesquisar o documento na íntegra em nossa Sala de Pesquisa, clique em “Solicitar Documento” (Figura 5)

Figura 5.

6. Forneça seus dados, clique em “Enviar” e aguarde nosso contato.

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     Para acessar o RS Móvel pela internet o endereço é: http://m.rs.gov.br/

     Clique aqui e veja o vídeo de divulgação do aplicativo.

Balanço 2014 do APERS

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     Hoje apresentamos um relatório sucinto com o balanço das principais atividades que demandaram nossa atenção no ano que passou, e nas próximas semanas detalharemos alguns resultados em posts específicos, confira!

  • Continuidade das atividades de atendimento ao público com a disponibilização do acervo documental custodiado, sendo atendidos 7.710 usuários, os quais geraram 14.906 solicitações de atendimentos.
  • Foram realizadas 49 visitas guiadas para 707 pessoas.
  • Conclusão dos projetos “Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil”, “AfricaNoArquivo: fontes de pesquisa & debates para a igualdade étnico-racial no Brasil”, e “Memória Institucional do APERS”, continuidade do projeto “Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história”, os quais visam à elaboração de catálogos seletivos, e início dos projetos de “Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça”, “Indexação das Imagens do Acervo de Habilitações de Casamentos”, “APERS? Presente, professor!” e “Cinema no Arquivo”.
  • Desenvolvimento do blog temático “Resistência em Arquivo: Memória e História da Ditadura” (para acessar clique aqui) a partir do projeto “Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil”. Clique aqui para acessar o relatório automático que a plataforma WordPress.
  • SIARQ/RS: durante o ano foram realizadas 20 reuniões de assessoria técnica em diferentes órgãos do Estado e algumas prefeituras, respondidos 42 e-mails que somaram, aproximadamente, 50 questões referentes à gestão documental; a equipe técnica realizou 02 apresentações sobre o SIARQ e coordenou as reuniões do Comitê Consultivo do SIARQ/RS.
  • Organização, conforme Quadro de Arranjo do Poder Judiciário, e preparação para indexação no sistema AAP de processos provenientes das Comarcas de: Bagé, Dom Pedrito/Lavras, Farroupilha, Porto Alegre (Vara Cível e Crime) e São Gabriel. Foram disponibilizados para consulta em nosso portal os acervos das. Comarcas de: São Gabriel, Bagé, Santana do Livramento, Júlio de Castilhos, Santa Maria, São Francisco de Assis, Jaguari, São Martinho, Tupanciretã e Porto Alegre.
  • Recolhimento de 2,08 metros lineares de documentos provenientes da Divisão de Planejamento e Recursos Humanos da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos – SARH e Superintendência dos Serviços Penitenciários – SUSEPE.
  • Realização de 128 oficinas de educação patrimonial com 2.720 alunos das diversas redes de ensino do RS, realização de 02 cursos de capacitação de oficineiros e 01 de curso de formação para professores, e participação em eventos científicos para divulgação das atividades de educação patrimonial.
  • Realização da XII Mostra de Pesquisa do APERS.
  • Continuidade das atividades de difusão virtual do Arquivo através do “Divulga APERS”, compreendendo este blog, os perfis no Twitter, Facebook e You Tube.

     Lembre-se: nas próximas semanas, durante os meses de janeiro e fevereiro, publicaremos relatórios detalhando as principais atividades realizadas. Aguarde!

2015.01.07 Balanço 2014

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em 2014

 Atualizado em: 15.01.2015.

Balanço 2013 do APERS

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O ano de 2013 foi bastante produtivo aqui no APERS! Concluímos trabalhos que estavam em andamento e iniciamos novas atividades, sempre tendo por meta prestar um bom atendimento aos nossos usuários. Assim, hoje apresentamos um relatório sucinto com o balanço das principais atividades que demandaram nossa atenção no ano que passou, e nas próximas semanas detalharemos alguns resultados em posts específicos, confira!

– Continuidade das atividades de atendimento ao público com a disponibilização do acervo documental custodiado, sendo atendidos 10.445 usuários, os quais geraram mais de 15.489 solicitações de atendimentos. Equipe envolvida com essas atividades: Elizabeth de Lima, Breno de Lema, Carlos Henrique Nery, Cristieli de Melo, Damaris de Oliveira, Gerson Costa, Getúlio de Aguiar, Irineu de Lima, Janete Scheffer, João Análio de Medeiros, Jorge da Silva, José de Araújo, Luiz Antonio de Oliveira, Márcia dos Reis, Maria Lúcia Souto, Raphael de Lima, Vinícius Piazenski.

Visitas guiadas: em número de 61 visitas para 737 pessoas. Equipe envolvida com essas atividades: Carlos Henrique Nery, Clarissa Alves, Elizabeth de Lima, Iara Machado, José Araújo, Maria Cristina Fernandes, Maria Lúcia Souto, Marta Araújo, Noeli Monteiro, Nôva Brando, Rosemeri Iensen, Vanessa Menezes.

– Continuidade dos projetos: “Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história”, “Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil”, e “Memória Institucional do APERS” os quais visam à elaboração de catálogos seletivos. Equipe envolvida com essas atividades: Arianne Chiogna, Barbara Trindade, Carlos Pereira, Clarice Hausen, Clarissa Alves, Fábio Zimmer, Guilherme Krucinski, Luciane Flores, Nôva Brando, Paula Blume, Renata de Vasconcellos, Rosemeri Iensen, Vanessa Menezes, Viviane Portella.

– Desenvolvimento do blog temático “Resistencia em Arquivo: Memória e História da Ditadura” (para acessar clique aqui) a partir do projeto “Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil”. Equipe envolvida com essa atividade: Cintia Oliveira, Clarissa Alves, Gabriel Amorim, Nôva Brando, Vanessa Menezes.

– Conclusão do Projeto Documentos da Escravidão no RS – Preservação das Cartas de Liberdade (para saber mais clique aqui) desenvolvido em parceria com a Associação de Amigos do Arquivo Público (AAAP), com a localização, digitalização, anexação e cadastramento de 30 mil Cartas de Liberdade no Sistema AAP. Equipe envolvida com essa atividade: Aerta Moscon, Aline de Oliveira, Claudia Braga, Fabiano Morales, Geverson de Jesus, Jessyca de Oliveira, Jessyca Moser, Lucas Azevedo, Luciane Flores, Luciano Paiva, Luiz Felipe Lied, Luiza Valdez, Marcelo Bahlis, Marcelo Barboza, Matheus da Silva, Micheli Durão, Moises Sayao, Patrícia Nunes, Priscila da Silva, Vanessa Cardoso.

– Revisão do Quadro de Arranjo do Poder Executivo (PE) e definição das tipologias documentais para cadastramento no Sistema AAP. Para visualizar o Quadro de Arranjo do PE clique aqui. Equipe envolvida com esta atividade: Iara Machado, José Araújo, Maria Cristina Fernandes, Marta Araújo, Nôva Brando, Renata de Vasconcellos, Rosemeri Iensen, Viviane de Portella.

SIARQ/RS: durante o ano foram realizadas 13 reuniões de assessoria técnica em diferentes órgãos do Estado, tanto administração direta como indireta, respondidos 44 e-mails que somaram, aproximadamente, 90 questões referentes à gestão documental; a equipe técnica realizou 2 apresentações sobre o SIARQ/RS nas dependências do APERS e coordenou as reuniões do Comitê Consultivo do SIARQ/RS. Equipe envolvida com essa atividade: Aerta Moscon, Clarissa Alves, Isabel Almeida, José Araújo, Maria Cristiana Fernandes, Silvia Soares, Vanessa Menezes.

Visita técnica a Federação das Indústrias do Rio Grande do Sul (FIERGS) e ao Memorial do Judiciário com a elaboração de pareceres técnicos relacionados a preservação e conservação de arquivos. Equipe envolvida com essa atividade: Maria Lúcia Souto e Rosemeri Iensen.

Organização, conforme Quadro de Arranjo do Poder Judiciário, de processos provenientes das Comarcas de Bagé, Dom Pedrito, Rosário, Santana do Livramento e Porto Alegre PJ (1º Feitos da Fazenda) e preparação para indexação no sistema AAP. Foram disponibilizados para consulta em nosso portal os acervos das Comarcas de Alegrete e Cruz Alta. Equipe envolvida com essa atividade: Bruno Scherer, Cristiane da Silva, Endrigo Vanzella, Iara Machado, Julia Rocha, Márcia dos Reis, Maria Eduarda Torres, Renata de Vasconcellos, Richard Nogueira, Tais Silva.

Recolhimento de 7,5 metros lineares de documentos provenientes da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), sob coordenação de Iara Machado.

– Realização de 35 oficinas de educação patrimonial com 721 alunos da rede pública e particular de ensino, criação e implementação de uma nova oficina voltada a alunos de ensino médio, realização de 01 curso de capacitação de oficineiros e 01 de curso de formação para professores, e participação em eventos científicos para divulgação das atividades de educação patrimonial. Equipe envolvida com essas atividades: Alexandre Ávila, Andrea Suris, Cintia Oliveira, Clarissa Alves, Daniel da Silva, Eduardo da Silva, Gabriel Amorim, Guilherme Krucinski, Luiza da Cunha, Luiza Valdez, Natália Silva, Nôva Brando, Paula Blume, Renata de Vasconcellos, Silvia Soares, Vanessa Menezes, Viviane de Portella.

– Continuidade das atividades de difusão virtual do Arquivo através do “Divulga APERS”, compreendendo este blog, os perfis no Twitter, Facebook e You Tube. Equipe envolvida com essa atividade: Carlos Herique Nery, Clarissa Alves, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares, Viviane Portella.

Lembre-se: nas próximas semanas, durante os meses de janeiro e fevereiro, publicaremos relatórios detalhando as principais atividades realizadas. Aguarde!

2014.01.08 Balanço 2013

APERS Entrevista: Aline Nascimento Maciel Comasseto

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2013.01.30 APERS entrevista Aline Nascimento Maciel ComassetoAline Nascimento Maciel Comasseto, 27 anos, é técnica em Biblioteconomia (ETCOM-UFRGS/2005), graduada em Arquivologia (UFRGS/2008) e especialista em Gestão em Arquivos (UFSM/2012). Foi arquivista do APERS entre 2010/13 e agora prepara-se para entrar em exercício como arquivista no Centro Nacional de Tecnologia Eletrônica Avançada – CEITEC S.A. Confira nossa entrevista com Aline:

Blog do APERS: Aline, você poderia comentar um pouco sobre como surgiu a ideia de pesquisar sobre a acessibilidade no APERS?

Aline: Foi a partir da participação no Seminário Nacional de Acessibilidade em Ambientes Culturais promovido pela UFRGS. Fiquei muito emocionada, a temática mexeu comigo! Até me senti mal com o que oferecemos porque é sempre tudo muito cheio de desculpas… Falta de estrutura, de recursos, sei que são desculpas plausíveis, mas vimos exemplos impressionantes. Fala-se muito em acessibilidade em espaços culturais, mas se referindo a museus e bibliotecas, pois de praxe arquivos não são considerados. Chamou-me a atenção, enquanto arquivista, por saber que o APERS é compreendido como um espaço cultural e foi por isso que fui ao evento. O tempo todo tentava relacionar as falas dos palestrantes com o Arquivo e então surgiu a ideia. A principal e a maior barreira é a atitude, como a questão da deficiência é vista. Não temos rampa de acesso na entrada do Arquivo, temos rampas adaptadas na entrada da garagem… Todas estas questões fizeram-me pensar e ter vontade de escrever sobre o assunto.

Blog do APERS: Quais as principais conclusões que você chegou sobre o acesso e a acessibilidade a informação no APERS?

Aline: Apesar de todas as limitações pode-se dizer que o Arquivo vai muito bem obrigado, quanto ao acesso, pois já trabalhei em outros lugares e sei da dificuldade de acesso. Inclusive durante a pesquisa uma das entrevistadas falou que um objetivo do Arquivo sempre foi o acesso: temos problemas, por exemplo, como a não definição dos prazos de sigilo, o que não é culpa do APERS, mas dos produtores porque não recebemos documentos com prazos de sigilo, na verdade isso é um trabalho que o próprio SIARQ/RS talvez tenha que ter iniciativa. Fora isso, o Arquivo tem sala de pesquisa, espaço para atendimento, mas as questões que envolvem recursos são precárias: por exemplo, não temos computador na sala de pesquisa para disponibilizar consulta ao Sistema AAP. Nas questões de acessibilidade, não temos computadores com tecnologias assistivas, tais como audiodescritor… É um dos pontos que pensei no Seminário… há audiodescritor de livros,  por que não audiodescritores de documentos, de uma carta de liberdade, por exemplo? Porque não temos recursos humanos, computadores para isso! São as barreiras de estruturas! Os próprios funcionários ficam com os documentos inacessíveis porque a rede de dados é lenta, não podemos ter uma pessoa com deficiência trabalhando no Arquivo porque não vai poder acessar o Prédio III, já que o elevador não funciona! A acessibilidade tem de ser horizontal e vertical, a pessoa tem que circular por todos os ambientes. Tive a oportunidade de ver soluções, pequenas atitudes que fazem com que os problemas sejam minimizados e que a pessoa se sinta inserida no espaço cultural, um exemplo é a Pinacoteca de São Paulo. Quanto ao discurso que o prédio é tombado e não pode ser adaptado, isso não é desculpa faz tempo, porque tem uma instrução normativa do IPHAN que trata sobre a questão de acessibilidade. Claro, o projeto tem de ser elaborado/acompanhado por profissionais capacitados, mas tudo pode ser feito. O Museu do Louvre é adaptado, quer exemplo melhor?! Conversei com uma arquivista do APERS a qual relatou que tentaram chamar um arquiteto da SARH, mas que ele não vinha. Penso que somos muito barrados quando dependemos de outros, porque o APERS não tem autonomia.

Blog do APERS: Você foi arquivista (servidora técnica cientifica) no APERS, qual a importância desta vivência para tua atuação enquanto profissional?

Aline: Muita! Foi minha primeira experiência no serviço público. No início foi um choque, vim de uma universidade particular e achava que as coisas lá eram lentas… Quando vim para o Arquivo… Nossa! Nessa universidade, quando estava em período de experiência, meu chefe chamou-me atenção para que tivesse o “pulso mais firme” com meus funcionários… Eu desenvolvi isso lá! Então no APERS tive muitos problemas em relação a isso, uma das coisas que comecei a aprender é a lidar com pessoas, gerenciar equipe… Não vou dizer que melhorei, porque infelizmente tenho um problema muito grande de falta de paciência e trabalho melhor sozinha. Talvez numa próxima experiência eu consiga conciliar minhas vivências… Mas fora isso, a experiência no serviço público de já ir “vacinada”, de saber até onde tu podes ir, o que tu podes falar… Tenho um ritmo mais agitado, me pergunta uma coisa e falo até o que não é necessário, trabalho em um ritmo mais rápido, várias coisas ao mesmo tempo… E foi um pouco por isso que procurei outra oportunidade, acho que se eu continuasse aqui… emocionalmente estava me fazendo mal. Quando comecei a trabalhar aqui teve uma reunião de divisão de atividades, quando falaram em gerenciamento de acervos levantei a mão, sem nem saber direito o que era! A arquivista Camila Couto que trabalhava comigo brincava: “Levantou a mão por quê?”. Não imaginava tudo que o gerenciamento de acervos iria me proporcionar. Trabalhei em uma atividade que me possibilitou conhecer o acervo como um todo, mesmo que tenha sido só para saber em que caixa estava algum documento, em qual estante… Tive uma experiência muito boa sobre o Poder Executivo, Poder Judiciário… Com o Judiciário já tinha tido uma experiência em um trabalho anterior. Sai do Arquivo podendo dizer que conheço bem o acervo do Poder Judiciário. Quando comecei, já havia uma equipe trabalhando no Gerenciamento, mas mesmo assim consegui deixar com a minha cara. Ter desenvolvido um trabalho, saber que contribuí… Senti-me capaz como arquivista, mesmo muitas vezes pensando que não tenho o perfil de arquivista e justamente por ser bagunceira… Quem já teve a oportunidade de conhecer a minha mesa sabe, quando alguém chega e me pede algum documento chego a suar frio! Sempre duvidei muito de ser capaz e aqui foi uma oportunidade. Hoje penso que fiz um bom trabalho, sinto-me um pouco mais arquivista!

Blog do APERS: Como você acredita ser importante aliar as pesquisas acadêmicas aplicadas ao local de atuação profissional? Por quê?

Aline: Na minha defesa fui bastante elogiada por ter trabalhado um tema que é considerado mais difícil e ter relacionado com o Arquivo. A bibliografia sobre esta temática é mais sobre outros tipos de espaços culturais… Até fiquei um pouco culpada, pois já sabia que estava saindo quando apresentei a monografia… e não colocaria em prática. No próprio curso de Gestão em Arquivos, durante as disciplinas, tinha bastante troca de informações, então sempre relacionando um assunto com outro, questionei muitas coisas durante o curso.

Blog do APERS: Qual tua dica para pesquisadores que tem interesse em desenvolver trabalhos aplicados ao local de trabalho?

Aline: Tentar visualizar as dificuldades. Por um bom tempo pensei em fazer algo relacionado com o acervo do judiciário, mas para mim é uma coisa pronta, definida, não tenho problemas, conheço. E a acessibilidade é algo novo. Não se fala de acessibilidade em Arquivo, que os arquivos têm de ser acessíveis e tal… A dica é tentar ver qual ponto que não é explorado e que tu visualizas como necessário.

Blog do APERS: Nas horas vagas quais são tuas atividades preferidas de lazer?

Aline: Mãe do Elvis (cachorro)! Sou muito amigos e família (os mais próximos). Sou recém-casada, então é Aline e Tiago em algum lugar! Estamos curtindo o casamento, mobiliar o apartamento… Louca para ter filho! Gosto bastante de sair com meu marido e amigos.

Saiba mais sobre a pesquisa: Acessibilidade e acesso no APERS – Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul

Balanço 2012 e diretrizes 2013 do APERS

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Em 2012 consolidamos várias atividades com êxitos nas principais linhas de ação do APERS: gestão documental e cultura. Entre as atividades que deprecaram atenção das equipes do APERS tivemos:

– Acompanhamento da execução do Projeto de Segurança Preventiva, patrocinado pela Caixa Econômica Federal, o qual visou à instalação de um sistema de circuito fechado de televisão digital, composto por 39 câmeras de vídeo em pontos estratégicos de nossa Instituição.

– SIARQ/RS: durante o ano foram respondidos 48 e-mails com questões referentes à classificação, temporalidade e destinação; a equipe atendeu a 9 solicitações de visitas técnicas em diferentes órgãos do Estado e coordenou as reuniões do Comitê Consultivo do SIARQ/RS, além da participação na Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais aptos a Descarte – COMINTER.

– Recolhimento de 1,44 metros lineares de documentos provenientes da Secretaria da Justiça e Segurança e da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos, além da conferência de documentos recolhidos durante os anos de 2011 e 2012.

– Continuidade das atividades de atendimento ao público com a disponibilização do acervo documental custodiado, sendo atendidos 12.700 mil usuários, os quais geraram mais de 18.127 mil solicitações de atendimentos; a realização de 65 visitas guiadas para 774 pessoas, e de 78 oficinas de educação patrimonial com 1700 alunos da rede pública de ensino, além de diversas vivências destas oficinas com estudantes de graduação.

– Continuidade do projeto “Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história” o qual visa à elaboração de catálogos seletivos.

– Finalização da organização, conforme Quadro de Arranjo do Poder Judiciário, de processos provenientes das Comarcas de Uruguaiana, Quaraí e São Francisco de Assis. Organizaram-se, também, períodos em que esses municípios eram termos da Comarca de Alegrete. Para 2013 está prevista a liberação para acesso virtual destas Comarcas, além da Comarca de Cruz Alta.

– Liberação para acesso virtual de dados referente às Comarcas de Itaqui e São Borja, além das 23 já disponibilizadas. Os usuários interessados em pesquisar processos referentes a essas Comarcas podem acessar o consulta online no site do APERS.

– Identificação e organização de 8,76 metros lineares de documentos que refletem a história fazendária do Estado, provenientes de Mesas de Rendas, Coletorias e Exatorias de diferentes municípios do Estado do Rio Grande do Sul.

– Elaboração e promoção do curso de capacitação “Programa de gestão pública e organização arquivística”, com o objetivo de estimular a formação de multiplicadores capazes de orientar e executar a gestão documental nos seus locais de trabalho, tendo a participação de 25 capacitandos de diversos órgãos.

– Início da implementação do Projeto Documentos da Escravidão no RS – Preservação das Cartas de Liberdade, com a localização, digitalização, anexação e cadastramento de 10 mil Cartas de Liberdade no Sistema AAP.

– Projeto visando à elaboração de Catálogo Seletivo referente ao Acervo da Comissão Especial de Ex-presos Políticos.

– Elaboração dos projetos “Conservação Preventiva para o APERS” e “Preservação e Acesso: A Digitalização do Acervo dos Tabelionatos do Arquivo Público do RS” na Área de Apoio a Museus, Arquivos e Bibliotecas do Edital da Petrobras Cultural Edição 2012, buscando incentivo fiscal através do Ministério da Cultura. Os Projetos foram elaborados pelo Núcleo de Preservação do APERS, primeiro visa à aquisição de equipamentos e serviços para ampliar as atividades de conservação preventiva no Arquivo, e o segundo tem por objetivo à digitalização de mais de cinco mil livros do Acervo dos Tabelionados.

Para 2013 pretendemos dar continuidade as atividades já iniciadas, além de propor novas ações visando atender de maneira satisfatória as demandas da sociedade.

Gráfico de solicitação de atendimentos realizados aos usuários do APERS em 2012

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em 2012

APERS Entrevista: Rosani Gorete Feron

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Rosani Gorete Feron, 51 anos, é arquivista formada pela UFSM (1982), ingressou no Arquivo Público em 1989 para coordenar a unidade de documentação, em 1995 foi convidada a assumir o cargo de direção e, em 1996 desliga-se do APERS para se dedicar a projetos pessoais, retornando ao cargo de direção em 2003 onde permaneceu até 2010. Desde 2010 é Diretora do Arquivo Histórico de Porto Alegre. Confira nossa entrevista com Rosani!

Blog do APERS: Rosani, você poderia comentar um pouco sobre como decidiu cursar arquivologia?

Rosani: Foi no mural do Colégio, quando estava no 2° Grau. Sempre fui muito tímida, reservada e não tinha coragem de escolher uma profissão onde tivesse que me expor muito. Na lista dos Cursos quando li as características de Arquivologia achei bom, que não iria precisar trabalhar com pessoas. Durante o Curso notava uma deficiência, era um Curso jovem, tinha poucos professores da área. Lembro que gostei de elaborar o projeto de conclusão de Curso e de fazer o estágio final, tive um contato mais efetivo!

Blog do APERS: Na década de 1980 ingressaste no APERS para coordenar a unidade de documentação. Foste uma das primeiras arquivistas a trabalhar aqui, quais foram os maiores desafios?

Rosani: Quando o professor Rossato (Carlos Aléssio Rossato) assumiu a direção do Arquivo Público ele mapeou os arquivistas que estavam trabalhando no Estado. Havia alguns em cargo de técnico em arquivos, então ele começou o trabalho para relotá-los no Arquivo. Eu estava em outra Secretaria, então somente após oito meses do pedido consegui a liberação para ir trabalhar no Arquivo. Logo que cheguei fui convidada a assumir a Unidade de Documentação, na época o Arquivo já contava com algumas arquivistas e tinha uns dezoito funcionários. O foco era atender aos usuários, então algumas vezes atendia a sala de pesquisa, foi uma boa experiência, realmente conheci a Instituição. A estrutura do prédio era bem precária, o Arquivo servia basicamente a guarda de documentos, o corredor lateral do prédio II tinha uma estante de madeira com documentos. Trabalhávamos entre os acervos, onde hoje é corredor de passagem era nosso espaço de trabalho! A rede elétrica foi o primeiro projeto proposto, porque era um perigo, era tudo muito exposto. Contratamos uma bióloga para elaborar um projeto de preservação… Trabalhamos muito na estruturação. Criamos a sala de microfilmes de segurança em conjunto com a Secretaria da Fazenda, que na época armazenava outro acervo… Então primeiro coordenamos a reforma e readequamos os acervos, a sala de pesquisa, pois os usuários que solicitavam cópias autenticadas dividiam o espaço com os pesquisadores, assim o barulho e o fluxo de pessoas atrapalhava a pesquisa… Apesar de no início sermos poucos funcionários, havia um choque cultural, as pessoas que trabalhavam há algum tempo sentiam-se invadidas… Mas aos poucos foram entendendo o nosso trabalho. Criamos o Decreto que institui o SIARQ/RS, a partir disso conseguimos o concurso para dotar o Arquivo de arquivistas…

Blog do APERS: Em 1996 você participou do Plano de Demissão Voluntária (PDV), passando a atuar no setor privado. Como você avalia a comparação público/privado?

Rosani: Fui substituta do Rossato e da Lenir (Lenir Beatriz Fernandes) e quando mudou o governo indicaram-me para assumir a direção. Fiquei um ano e meio, teve o PDV e me candidatei, tinha e tenho gosto pelo privado. Na iniciativa privada estamos à mercê do mercado, dos seus altos e baixos, essa oscilação não temos no público. Acho mais complexo conseguir resultados no público porque precisamos de mais empenho da equipe, temos que convencê-la, no privado contratamos de acordo com o perfil que mais se adéqua a necessidade. No público tens uma diversidade de perfis e atividades a serem executadas… Mas precisas fazer um gerenciamento que, a meu ver, se faz muito mal no Estado, por isso tem tanto problema nos resultados. Não tem uma unidade que auxilia o gestor a dirigir pessoas, na iniciativa privada as pequenas e médias empresas têm equipes especializadas em qualificá-las, no Estado é tudo muito solto. Essas qualificações existentes não possui foco, sempre fui muito crítica, porque oferecem cursos, mas não há aplicação, os resultados não são acompanhados, então eventualmente para o servidor é bom, mas nem sempre ele consegue transformar isso em resultado para o Estado.

Blog do APERS: Foste diretora do APERS entre 1995/6 e 2003/10. O que julgas como maior legado destas gestões?

Rosani: Sempre gostei de desafios, então acabei assumindo responsabilidades no decorrer de minha carreira e fui desenvolvendo um perfil que quando jovem talvez não percebesse. As coisas foram acontecendo, mas nunca me filiei a partido algum. Na primeira gestão começamos a encaminhar alguns projetos, retomamos a discussão sobre a reforma dos prédios, a retomada do prédio III, algumas questões do SIARQ/RS… Só que no Estado a tramitação é lenta. Quando saí no PDV, realmente me desliguei. Ao retornar percebi que o SIARQ/RS não havia evoluído muito, então o elegemos como um projeto prioritário. Os técnicos (arquivistas) estavam atendendo (quanto à gestão documental) por demanda, capacitavam às pessoas para que elaborassem o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos. Percebi que isso não era a gestão documental que eu imaginava, porque avaliávamos tipologias, por setor! Como o projeto era muito amplo procurei parceiros, mas infelizmente nem todos corresponderam às expectativas. A equipe de técnicos do Arquivo foi qualificada para poder assumir as responsabilidades de trabalhar como consultores. Assim, participaram de capacitações sobre gestão de processos… Mudamos o perfil da equipe para atuarem como gestores! Além disso, a equipe foi dividida em grupos para que também coordenassem projetos internos, avançamos em todos os sentidos! Penso que o maior legado foi a mudança, o resgate do papel do arquivista no Estado como gestor, conseguimos definir melhor o papel de técnico. Como é que tu vais fazer gestão documental sem conhecer, estudar a Instituição? O arquivista não tem que executar, e sim planejar! Conseguimos elaborar o plano de classificação e a tabela de temporalidade únicos porque assumimos a gestão do processo.

Blog do APERS: Qual a sua dica para os arquivistas recém-formados que estão ingressando no mercado de trabalho?

Rosani: Sou defensora do arquivista como gestor e não tecnicista. Claro, no início da carreira tem que fazer a parte prática, até mesmo para ter experiência. Mas tenho dúvida se a Universidade os prepara para atuar no planejamento, parece-me que ainda têm uma formação tecnicista. Muitas vezes perdemos mercado para a área de informática em decorrência disso. Se nós atuarmos como gestores, no planejamento, os sistemas serão feitos pelo pessoal da informática a partir das nossas demandas. Para mim isso ficou bem claro quando da elaboração do sistema AAP. Os arquivistas definiram as necessidades e os programadores executaram o que foi planejado. O arquivista deve gerir e não ficar “apagando incêndios”! Meu perfil de arquivista é aquele com uma formação consistente para ser gestor.

Blog do APERS: Nas horas vagas quais são tuas atividades preferidas de lazer?

Rosani: Sou muito caseira! Adoro cozinhar, receber os amigos… Tenho uma hortinha… Curto as coisas simples, poder tomar chimarrão descansada, conviver com a família… Também gosto de viajar!

Mês do Arquivista: Maria Cristina Kneipp Fernandes

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Maria Cristina Kneipp Fernandes, ou a “Kithy”, 44 anos, natural de Uruguaiana/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1988 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora Maria Cristina, contará um pouco de sua experiência, confira!

     Na época que estava no 2° grau tinha vontade de cursar história, mas em 1984 teve a greve dos professores estaduais, como filha e irmã de professores me diziam: “quem sabe vê outro Curso…”. Então ao analisar o ementário dos Cursos da UFSM gostei de Arquivologia e me inscrevi no vestibular! A primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Isabel Schirmer Richter), de início eu não gostei porque ela ficava falando as características do profissional e eu não me enquadrava… Tinha que ser organizado, metódico, cuidadoso… Bah, quase levantei e fui embora, mas já estava lá… Fiquei!

     No primeiro semestre de 1988 teve o Congresso Brasileiro de Arquivologia, então o pessoal do Curso organizou um ônibus e fomos à Brasília. Lá uma das professoras nos apresentou para uma conceituada consultora de arquivos daquela cidade. No segundo semestre, na época do estágio de final de Curso, essa consultora estava iniciando um projeto de arquivo em uma fábrica de um grupo empresarial e nos convidou, eu e uma colega para fazer o estágio neste projeto. Moramos por três meses em Brasília! No retorno, essa colega considerou que tínhamos que fazer um curso de dicção e oratória antes da defesa do relatório de estágio! Procuramos um curso e ficamos uns quinze dias em Porto Alegre. Os promotores do curso eram a dona Sônia e seu João Brunet, hoje membros da diretoria da AAAP!

     Depois da defesa do relatório, uma consultoria de São Paulo abriu seleção, pois tinha fechado um contrato com uma empresa em Guaíba. Veio um ônibus da UFSM com os candidatos! Eu e outros colegas fomos selecionados, fiquei nesse trabalho por um ano e três meses, após fui trabalhar em outra consultoria em Porto Alegre! Fiquei por um ano e meio trabalhando em uma organização social voltada à indústria, fazia levantamento da produção documental na sede e nas unidades da região metropolitana.

     Neste período prestei o concurso para o Arquivo Público. Contei que havia passado e claro, fui demitida! Lembro que cheguei em casa e choraaaava! Passei os próximos seis meses trabalhando com um colega arquivista em sua consultoria em arquivos. Em janeiro de 1992, a arquivista Lenir Fernandes, então diretora do Arquivo, convidou-me e comecei a trabalhar aqui em Cargo em Comissão! Trabalhava de manhã na consultoria e a tarde atendia na sala de pesquisa do Arquivo. No início de abril fui nomeada! Nós não sabíamos muito bem quantos iam ser chamados, iam nomeando… Nada muito planejado.

    Entrei em exercício, o SIARQ/RS tinha sido criado… Então os arquivistas que já trabalhavam aqui criaram um formulário para fazer um diagnóstico da situação dos arquivos nas Secretarias para saber o volume, áreas destinadas, documentos… Era bem descritivo, para desenvolver a atividade fomos divididos em duplas. Isso foi bom porque conhecemos a estrutura do Estado. Algumas pessoas nos recebiam bem, outras não… Em cada lugar tínhamos que explicar o que era arquivista, o que íamos fazer… Apesar de ter sido encaminhado ofício antes, informando sobre o diagnóstico, nem todos tiveram conhecimento.

     Nessa época nem mesa de trabalho tínhamos, utilizávamos uma sala de reunião para debater com os colegas o andamento do trabalho… Ao concluirmos o levantamento, voltamos para o Arquivo e aí, o que fazer? Não havia muito planejamento… Houve relotações e alguns arquivistas foram para o interior… Pensou-se em elaborar uma tabela de temporalidade única, mas o levantamento não tinha informações suficientes, depois de um tempo abortamos essa ideia. De qualquer forma ele teve resultado porque os órgãos passaram a ter conhecimento de que no Arquivo Público havia arquivistas e nós conhecemos a estrutura do Estado.

    Observamos que a organização do acervo tinha falhas e concluímos que talvez fosse necessário “trabalhar” o Arquivo, precisávamos organizar a casa antes de vender trabalho externo. Fomos divididos em equipes de acordo com o perfil, como precisávamos de local de trabalho, passamos a ter salas dentro do acervo! Fazíamos o levantamento dos acervos para qualificar os instrumentos de pesquisa e atendíamos as Secretarias de acordo com a demanda, com a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade individuais. Percebemos que não era porque tinha um Decreto instituindo o SIARQ/RS que ele iria ser implementado.

    Elaboramos um estudo administrativo da história das Secretarias que resultou em uma publicação interna nomeada “Os sete governos”, a qual originou o livro “Fontes para a história administrativa do Rio Grande do Sul” publicado em 2006. Foi um trabalho de bastante pesquisa, a ideia era que contribuísse para a elaboração de instrumentos futuros.

     O período da reforma dos prédios do Arquivo e a saída da Junta Comercial agitou um pouco o dia a dia… Tomamos posse do prédio III. Bah, isso foi uma qualidade para nosso trabalho! Porque era um problema de identidade, trabalhávamos no Arquivo Público, endereço Riachuelo “2° portão”, em referência ao portão da garagem!

    Outro fato foi delimitar o espaço entre o Arquivo e os usuários. Eles iam ao acervo, faziam buscas, pegavam o que queriam, atendiam aos usuários no lugar dos atendentes, tínhamos que pedir licença… Era tudo muito amador. Tinha-se o entendimento de que o Arquivo era um arquivo intermediário, um cartório em decorrência do fornecimento de certidões. Essa mudança de imagem é fruto do nosso trabalho enquanto arquivistas. Por isso o receio de retrocesso quando notamos algumas atitudes.

    Considero que a criação do Sistema AAP, em termos de conhecimento da teoria arquivística, foi um dos projetos que mais me exigiu. Esse projeto consistiu em uma tratativa da direção do Arquivo com a PROCERGS. Tínhamos reuniões quase semanais, precisávamos delimitar o que queríamos e eles entenderem isso. O sistema foi planejado, tem falhas, mas atende as nossas necessidades e permite melhorias. Senti muita satisfação em ver o resultado!

     Também criamos a tabela de temporalidade única. Um divisor de águas! Elaboramos um levantamento através das competências dos órgãos direcionado para as funções, constituindo-se em um trabalho bem consistente com a Comissão de Avaliação. Ao concluirmos, queríamos publicar por Decreto, mas a proposta não foi bem aceita e ficou um ano parado até ser publicado por Instrução Normativa pela SARH em 2008.

    Desde 2004 estou na chefia da DIPEP, aceitei o cargo porque julgo que tinha legitimidade e sou dedicada. Não tive preparação para ser gestora, minha formação acadêmica foi bastante tecnicista e enquanto servidora participei de algumas capacitações isoladas. Considero-me boa servidora pública, não boa gestora. Conheço o Arquivo, tenho minimamente uma noção do que é ser servidor público, do que é bom ou não para o Arquivo… Sou responsável, sei que tenho de cumprir as tarefas e trabalhar.

     Até 2004 a DIPEP era dividida por funções, tínhamos equipe de descrição, avaliação, preservação e quem trabalhava com avaliação também acompanhava o SIARQ/RS. Depois disto houve a divisão por atividades e todos atendiam as demandas do SIARQ/RS. Hoje não há tanta definição, por isso eu digo que não sou uma boa gestora… Tem momentos que todos nos concentramos nas mesmas atividades, estagnando outras… Não tem muito planejamento… Nesse sentido podemos dizer que as atividades de rotina do Arquivo muitas vezes não recebem incentivo, mas projetos eventuais sim, e de certa forma o Arquivo ganha!

     Por um tempo criou-se o mito que eu tinha de falar em público, mas isso é porque nunca me neguei, sou participativa, quando tem que ir a reuniões sempre vou… Isso fez com que ficasse mais conhecida, quando trabalhávamos nos grupos setoriais do SIARQ/RS o pessoal me via e já falava “Tu de novo!”, mas era numa boa! E quando dizem que tenho boa memória é porque participo, contextualizo as situações, retendo as informações…

     Sou satisfeita enquanto arquivista. Tenho mais satisfação de fazer, por isso digo que sou boa servidora pública… Não é a função que me leva a ser o que eu sou. Dos meus 20 anos de Casa destaco a elaboração e implantação do sistema AAP como momento marcante. Foi quando me senti mais arquivista, fui exigida teoricamente… Os mínimos avanços do SIARQ/RS também são uma satisfação.

     Paralelo ao Arquivo, desde a segunda diretoria da AARS sempre ocupei algum cargo. Nunca quis ser presidente nem vice, mas já passei por todos os outros! No meu tempo livre gosto de sair, me divertir! Vou ao cinema, teatro, shows… Beber com os amigos… Gosto de caminhar… Sou colorada, gosto de ir ao Beira Rio!

Mês do Arquivista: Aerta Grazzioli Moscon

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Aerta Grazzioli Moscon, 47 anos, natural de Santa Maria/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1987 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora ela nos contará um pouco de sua experiência, confira!

     Quando estava no 3° ano de Ensino Médio fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado para a área de Ciências Humanas, então prestei vestibular para Arquivologia na UFSM e História em uma universidade privada de Santa Maria. Fui aprovada nos dois e optei por Arquivologia. Minha primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Izabel Schirmer Richter), ela era bem empolgada, eu adorei! Deslumbrei-me pelo Curso, identifiquei-me, nunca pensei em desistir! Sempre participava das viagens para congressos, visitas… A primeira vez que vim ao Arquivo Público lembro que fiquei fascinada pelas escadarias, pelo piso, pela quantidade de documentos, tirei fotos… e pensei: “Eu quero trabalhar aqui!”.

    Minha formatura foi em 1987 e no ano seguinte fiz especialização em arquivos médicos, também pela UFSM. Enquanto acadêmica fiz estágios em arquivos médicos e meu estágio curricular foi no Hospital Regional de Chapecó. Foi bem legal porque o Hospital era novo, fomos eu e minha colega que estruturamos o arquivo! Fiz alguns concursos, mas não cheguei a ser chamada… Trabalhei em um censo do IBGE, ia às casas aplicar os questionários, eu gostava! Em 1991 prestei o concurso para o Estado, meu único concurso na área de arquivo, fui nomeada em maio de 1992, logo entrei em licença gestante, retornando em setembro.

     A forma como os arquivistas do concurso de 1991 e os do concurso de 2010 entraram foi bem semelhante. Em ambos foram vários nomeados para o Arquivo e quando entramos em exercício não tinha muito direcionamento do que fazer, não havia preparação para receber tantos servidores novos. O decreto do SIARQ/RS é de 1989 e foi em função disso que os arquivistas ingressaram no Estado através de concurso. Anterior ao concurso tinha algumas arquivistas nomeadas como Cargo em Comissão na gestão do Rossato (Carlos Aléssio Rossato). Foi essa equipe a responsável pela elaboração das bases do SIARQ/RS e dentro da conjuntura da época fizeram um bom trabalho.

     Quando entrei em exercício já estavam fazendo o levantamento documental nas Secretarias, a partir deste levantamento seria feito a tabela de temporalidade do Estado. Ao retornar da licença maternidade o levantamento documental já estava em fase final, fui designada para montar a tabela de temporalidade. Naquela época o Arquivo tinha dois computadores, dois! Então eu ficava na sala de informática montando a tabela. Hoje refletindo sobre isso penso: “Uma pessoa que de experiência profissional só tinha estágios em arquivos médicos, ficou responsável por montar a tabela de temporalidade do Estado. Que insanidade!” A ideia de criar uma tabela única foi concretizada em 2008.

     Depois disso os técnicos científicos, que não estavam em função de chefia, foram divididos em três equipes: uma responsável por pesquisar a história administrativa do Estado, outra responsável pela preservação do acervo e outra por elaborar um instrumento para o acervo do Poder Judiciário, eu fiquei nessa. Para isso nós líamos os processos e elaborávamos um resumo. Esse trabalho resultou num catálogo, Cadastro de Processos, que é consultado até hoje. Eu penso que estes trabalhos foram válidos, são úteis até hoje.

     Concluídos esses trabalhos as equipes foram novamente divididas, mas agora em consonância com algumas funções arquivísticas: avaliação, descrição e preservação. Eu compunha a equipe de descrição, a qual produziu o Mapeamento do Judiciário por Município (conhecido como “Mapeamento Azul”). Para isto realizamos um levantamento no acervo, olhávamos nas estantes as Varas e o que tinha nos maços, as tipologias. Não olhamos o que tinha documento a documento porque na época optamos por proceder dessa forma para termos um instrumento em menos tempo, assim esse mapeamento apresenta algumas falhas. Depois disso fiquei afastada por dois anos em licença interesse.

     Ao retornar passei a integrar a equipe de avaliação por quatro anos. Participei da elaboração de alguns planos de classificação e tabela de temporalidade de algumas Secretarias, mas tudo demanda. Nesse período também participei da organização do acervo dos Tabelionatos, que foi um trabalho bastante exaustivo que se estendeu por alguns anos. Esse trabalho foi demandado em decorrência da reforma dos prédios I e II. Para a elaboração do índice dos tabelionatos foi realizado o levantamento por unidade documental, foi um trabalho interessante, um desafio. Tivemos que estudar toda a estrutura dos Tabelionatos, seu funcionamento, para organizá-los respeitando o princípio da proveniência. Isso foi bom, pois da forma como estava antes, classificado por municípios, os Tabelionatos foram emancipados junto com os municípios, um exemplo disso é que em determinadas ocasiões tínhamos um documento do município de Agudo, mas que na verdade ele era de Cachoeira do Sul, antes da emancipação.

   Para execução deste trabalho, pela primeira vez arquivistas e historiadores desenvolveram um projeto em conjunto no APERS. O estudo administrativo dos municípios resultou no índice e na ISAD(G) dos Tabelionatos. Outro acervo que eu gostei de trabalhar, que ficou de acordo com a teoria arquivística, foi o da Supervisão de Ordem Política e Social – SOPS/RS, que infelizmente depois de organizado, por meio do Decreto 39.680/99, foi transferido para o Memorial do RS.

     Depois disso, em 2003, assumi a chefia da DIDOC. Foi um desafio! Eu já estava aqui há 12 anos, tinha ficado afastada por dois, e pouco conhecia do Arquivo. Quando fui convidada eu disse que iria tentar, mas não sabia se ia conseguir. A diretora disse que eu podia contar com ela sempre “Tudo que tu precisares venha falar comigo porque eu conheço o acervo, o Arquivo”. E realmente conhecia. Ela fazia busca, guardava a documentação no acervo…, trabalhou em todas as estâncias do Arquivo, tem uma bagagem. Hoje eu posso dizer que conheço também, mas no momento que assumi não tinha muita noção. O meu maior medo era que um servidor ou pesquisador me solicitasse algo e eu não soubesse… Eu penso que para ser um coordenador tu tens que conhecer, ter domínio para saber orientar tua equipe e os usuários. Tive dificuldade, mas consegui, acho que me sai bem!

   Durante o período que fiquei na DIDOC tivemos conquistas: implantamos o teleatendimento, iniciamos a informatização do acervo e mudamos a forma de atendimento ao pesquisador. Nessa época estávamos reorganizando o acervo então eu procurava entrevistar os pesquisadores para ajudá-los a filtrar suas demandas. Assim auxiliava a identificar quais documentos deveria pesquisar e eu já tinha um levantamento do que ele iria pedir, antevendo as suas solicitações e os possíveis problemas de localização.

     O teleatendimento foi entre 2004 e 2005… Necessitávamos normatizar, qualificar e padronizar o nosso atendimento, e reduzir o prazo para entrega dos documentos. Para isso contamos com o apoio da equipe do DEORG para estruturar o fluxo das atividades da Divisão de Documentação. Também fizemos uma ampla campanha de divulgação nos ônibus de Porto Alegre e região metropolitana, TRENSURB, Tudo Fácil, SINE, e outros órgãos que faziam solicitações de documentos do Registro Civil. A aceitação foi boa. Teve um ano que participamos do “Ação Global” na Restinga. Foi muito gratificante, pois das solicitações de certidões mil foram localizadas e atendidas.

     Começamos a planejar a informatização do acervo em 2003, sendo a implantação do Sistema AAP em 2005. Diria que foi o projeto com o qual mais me identifiquei. Sempre falo que o pesquisador não tem que chegar aqui e dizer a localização do documento, e sim nós darmos o documento para ele. E com a informatização eu acredito que estamos conseguindo isso; hoje pela internet é possível realizar uma consulta e ver que documentos têm, para então solicitá-lo. O sistema AAP é um grande banco de dados onde é possível descrever a documentação e também anexá-la. Penso que esse foi um dos grandes projetos desenvolvidos pela equipe do Arquivo, foi um grande ganho. Até pensamos em colocar as referências de acordo com as fichas para ser mais rápidos, porém percebemos que isso seria impraticável, que era necessário checar os itens documentais antes. Elaboramos o sistema com base na ISAD(G), que era referência na época, em conjunto com a PROCERGS. O sistema foi pensado para servir aos usuários, então quando fomos decidir que acervos inserir primeiro, optamos pelos que eram mais consultados e que ainda não tinham instrumento de busca. Começamos pelos processos de habilitação para casamento.

   Claro que a mudança para o sistema causou alguns problemas, pois alguns pesquisadores possuem índices próprios e tem por costume solicitar o documento já com suas referências. Mas tem que ficar claro que o pesquisador tem que solicitar a informação e nós temos que localizar o documento que a contem, é nossa obrigação. Além disso, tínhamos problemas com os processos de habilitação para casamento, eles estavam organizados por municípios, emancipados e não por proveniência. E os pesquisadores são pessoas esclarecidas, então eles questionavam “como tem um documento de Agudo, se nesse período ela pertencia a Cachoeira do Sul?”. Tudo isso foi reorganizado no processo de informatização.

     Atualmente desenvolvo um trabalho muito legal! Coordeno o projeto “Documentos da escravidão: preservação das cartas de liberdade”, patrocinado pela Petrobrás através da Associação dos Amigos – AAAP. Eu acompanho esse projeto desde o início e é gratificante quando participamos de algo desde o início! O projeto tem duração de um ano, e a contra partida do Estado é a disponibilização dos documentos para o trabalho, infraestrutura, coordenação do projeto, acesso ao sistema AAP e a disponibilização no portal do Arquivo após a conclusão. Estamos com um bom andamento, o trabalho é executado por uma equipe de estagiários.

     Eu me sinto realizada enquanto arquivista, gosto da Instituição em que trabalho, apesar de discordar de algumas atitudes. Questiono-me bastante sobre o andamento das coisas, se poderia ter feito mais… A estrutura do serviço público é complicada, muitas vezes dependemos de outras pessoas, é preciso ser persistente, questionar… O difícil me fascina, mas nem todos pensam assim, por isso que na esfera pública tudo é lento ou estagnado.

     Enquanto servidora do Arquivo muitos acontecimentos me marcaram: a reforma do Arquivo, participei das comemorações aos 100 anos, organização da SOPS e Tabelionatos… Sinto orgulho de trabalhar aqui, foi um sonho realizado. Quando não estou no Arquivo, gosto de ler bons livros, assistir filmes, fazer tricô, compras… adoro sapatos, bolsas e relógios! Curto cuidar da minha casa, sou super família!

ATIVIDADES APERS: Descrição de Documentos

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    As atividades que envolvem a Descrição de documentos são realizadas por uma equipe multidisciplinar composta de arquivistas, historiadores, agentes administrativos e estagiários de nível médio e superior.

    Com a descrição documental feita nos acervos do Arquivo Público do RS, através da elaboração dos instrumentos de pesquisa, é possível recuperar as informações contidas nos documentos e disponibilizá-las aos pesquisadores e cidadãos interessados.

    São atividades da Descrição Documental:

  • Descrição dos acervos do APERS utilizando as normas oficiais (ISAD G, ISDIAH, NOBRADE);
  • Criação de instrumentos de pesquisa: leitura dos documentos, elaboração de verbetes, revisão e formatação dos dados;
  • Gerenciamento e manutenção do Sistema AAP – Administração de Acervos Públicos: criação de classificação, custódia, topografia, acondicionadores e reuniões de atualização de telas do sistema conforme a demanda;
  • Digitação / inclusão de dados dos documentos no AAP;
  • Revisão da digitação no AAP;
  • Liberação das informações cadastradas no AAP para consulta, através do Portal do APERS.

     Fazem parte desta equipe: Aécio Severo, Aerta Moscon, Aline Maciel, Clarissa Alves, Cristiane da Silva, Daniel da Silva, Daniela Cardoso, Édina Agliardi, Fábio Zimmer, Gabriel Ferreira, Helen Rotta, José Araújo, Karine Dressler, Luana da Silva, Luciane Flores, Marta Araújo, Renata de Mattos, Renata de Vasconcellos, Silvia Soares, Sônia Clavijo, Thayane Charão, Vanessa Menezes, Viviane de Portella.

APERS Entrevista: Carmen Lucia Borges Teixeira Valenti

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Carmen Lucia Borges Teixeira Valenti, 47 anos, é arquivista da UFRGS desde 2008, onde trabalha no Arquivo Geral. Carmen concluiu sua graduação em Arquivologia pela UFRGS em 2005 e sua pós-graduação em Gestão em Arquivos pela UFSM em 2010. Foi estagiária e cargo em comissão no APERS de 2003 a 2007, onde atualmente desenvolve projeto voluntário. Saiba um pouco mais sobre Carmen:

Blog do APERS: Carmen, você realizou teu estágio de final de Curso de Graduação no APERS e depois para escrever tua monografia de Pós Graduação retornou a instituição, podes comentar um pouco sobre o desenvolvimento destes trabalhos?

Carmen: Comecei como estagiária no APERS em 2003, e em 2004 fui contratada em cargo de comissão, permanecendo na instituição até 2007. Durante esse período trabalhei com acervos do Poder Executivo e os dos Tabelionatos. Então, quando o Sistema AAP começou a ser implementado comecei a trabalhar na estruturação intelectual dos acervos no Sistema. Assim quando tive de fazer meu relatório de estágio, optei por descrever o passo a passo da implementação do Sistema. E ao começar minha pesquisa para a pós-graduação retornei a instituição para conversar com a equipe técnica sobre a possibilidade de desenvolver um trabalho com algum dos acervos custodiados.

Blog do APERS: Carmen, você poderia comentar um pouco sobre seu trabalho desenvolvido na Pós Graduação?

Carmen: Após conversar com a equipe do APERS e ter a autorização para realizar meu trabalho, optei por trabalhar com um acervo que fosse “pequeno” (240 caixas) para ter tempo hábil de concluir o projeto. No APERS a equipe se mostrou muito receptiva ao meu trabalho, disponibilizando local, material e assessoria técnica para o desenvolvimento do trabalho que envolveu a classificação, avaliação e higienização dos documentos sobre o Orçamento Participativo, além da discussão e análise da situação destes documentos.

Blog do APERS: Como ocorreu a escolha de realizar “Um estudo nos Documentos do Orçamento Participativo do RS”?

Carmen: Escolhi esse acervo como objeto de pesquisa por ele ter sido recolhido ao APERS sem ter passado por nenhum tratamento prévio, e por ter condições de ser analisado quanto a sua formação.

Blog do APERS: E qual foi à colaboração do APERS para a tua pesquisa?

Carmen: Além de oportunizar a pesquisa, tive auxílio da equipe para treinamento quanto à aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade documental, e continua assessoria.

Blog do APERS: Qual a tua dica para os estudantes de arquivologia que estão começando a pesquisar, a desenvolver estágios e trabalhos de conclusão de cursos?

Carmen: Definir primeiro o foco da pesquisa, pois normalmente as pessoas querem pesquisar, mas não sabem o que. E quando tiver interesse em desenvolver uma pesquisa aplicada, conversar com quem trabalha na instituição, para poder desenvolver um trabalho onde o pesquisador e a instituição sejam beneficiados.

Blog do APERS: Nas tuas horas vagas, quando não estás pesquisando, quais são os teus hobbies ou tuas atividades preferidas de lazer?

Carmen: Gosto de ler e ver filmes de ficção, romance, aventura ou que tenham em sua temática o Egito! Também gosto de montar quebra-cabeças, já tenho dez montados. Depois que termino de montar, mando colocar em uma moldura!

Para quem tiver interesse em ler os trabalhos que Carmem desenvolveu, eles estão disponíveis em nossa biblioteca de apoio da Sala de Pesquisa.

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