Atividades SIARQ/RS – Setembro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 13: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE), para prestar orientações sobre levantamento documental, a fim de a DPE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dias 06, 13, 18, 22 e 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 06 e 18 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 12 e 25: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 14 e 28: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 21: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), participando de reunião para orientações sobre gestão documental. Participaram pela SPGG: Irma Macolmes e Fernando Moraes.

Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 28: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares, estiveram em reunião na Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), com o objetivo de orientar sobre eliminação de processos administrativos da área financeira, prescrição dos prazos. Representando a SEMA: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna.

Em setembro, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, nove (09) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Agosto 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 09: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pagamento de Pessoal Secretaria da Fazenda, prestando assessoria em gestão documental, sobre guarda, prazos e destinação de documentos. Estiveram reunidos Maurício Almeida da Silveira e Carmen Karina Garcia Paiva (SEFAZ); Iara Gomide, Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dias 09, 16 e 23: os arquivistas Jonas Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 09 e 16 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 10, 18, 25 e 31: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio Lopes estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dias 10 e 24: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 15: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) participando de reunião, orientando quanto a definições de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Aline Druzina, Mario Sérgio Alves, Yasmine Trindade, Livia Job, Bianka Maduell (DAER), Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Kneipp Fernandes, estiveram em reunião no Tribunal de Contas do Estado (TCE), com o objetivo de orientar Grupo de Trabalho formado por servidores do TCE que estão elaborando os instrumentos de gestão documental. Representando o TCE André Dietrich, Denise Wilhelms Ventura, José Luís Riegel de Brito, Fabiola Ferreira Oliveira, Giovana Villanova Maciel, Michael Abreu Ribeiro, Luiz Carlos Martins Larratéa.

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE) para retomarem as assessorias à implantação da gestão documental na DPE. Reuniram-se Ana Cristina Wachter (DPE), Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dia 28: os arquivistas do APERS estiveram em reunião no Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul (DETRAN/RS) para tratarem sobre a definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Elissa Schweitzer, Karina de Aguiar Barreda, Nina Paula Margarites Lima, Rosana Herminia Della Pace (DETRAN/RS), Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 31: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua primeira eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 41,89 metros lineares de documentação, referente a documentos de controle de frequência e exames de seleção, cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 07 do DOE de 26 de junho de 2017. O total do acervo em que está sendo feita a gestão documental é de aproximadamente 300 metros lineares e a equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.

 

    Em agosto, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), em parceria com a Escola de Governo e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), comunica que estão abertas as inscrições para mais uma edição do Curso de Gestão Documental.

    As inscrições podem ser feitas até 18 de setembro, na página da Escola de Governo, e o candidato deve seguir as orientações do Edital 21/2017, clique para acessar. O curso é destinado a servidores públicos estaduais do Poder Executivo do Rio Grande do Sul e estão disponíveis 40 vagas.

    As aulas são ministradas por servidores do APERS e ocorrem de 25 a 29 de setembro de 2017, sendo que a primeira aula será no auditório do APERS (Rua Riachuelo, 1031), as demais aulas na sede da Escola de Governo / FDRH (Av. Praia de Belas, 1595).

    Entre os objetivos, o curso visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes e a importância em realizar a gestão documental para preservar a história e a memória do Estado e de nossa sociedade.

APERS participou do evento “Arquivos e Governança”

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    Na última segunda-feira (14), o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) participou do evento “Arquivos e Governança”, promovido pelo Centro de Estudos Internacionais sobre Governo (CEGOV) e Programa de Aperfeiçoamento, Pesquisa e Estudos em Arquivos (PAPEArq) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS).

    O encontro visou aproximar a comunidade em geral da ideia de governança arquivística e proporcionou espaço para o debate de experiências em curso referentes aos estados participantes.

    Após a abertura, o evento teve a participação do Prof. José Maria Jardim (UNIRIO), que palestrou sobre a temática central e, à tarde, ocorreram as Mesas Redondas, com o compartilhamento de experiências.

    Sobre o tema Sistema de Arquivos, a arquivista do APERS Maria Cristina Kneipp Fernandes explanou sobre o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, apresentando um histórico das principais funções desempenhadas e normativas elaboradas.

   Da mesma temática foram expostas práticas e resultados da Superintendente de Gestão Documental do Mato Grosso do Sul e, sobre Observatórios, houve apresentações do Observatório dos Arquivos da Região Metropolitana de Belo Horizonte, e apresentado o projeto do Observatório de Arquivos do Rio Grande do Sul, em desenvolvimento pelo PAPEArq.

 

Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 05: os servidores da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Aerta Moscon, Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (arquivistas do APERS), Vanessa Vestena (ASJUR), Robert Heunze Junior (GABIN) e Isabel Almeida (DEAPE), estiveram em reunião no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE), para assessorar o Grupo de Trabalho na definição de especificações técnicas de equipamentos para digitalização de acervo de livros tombo do Departamento.

Dia 06: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Thaíse Mazzei, estagiária, para prestarem orientações sobre classificação e avaliação de documentos, para o início das atividades de gestão documental a serem realizadas.

Dia 06: as arquivistas Silvia Soares (APERS) e Samantha Signor (DIPRO) se reuniram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH) para verificar a classificação de processos administrativos, utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo.

Dias 07, 13, 14, 21 e 28: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, quanto à organização do acervo, apresentação e acompanhamento das melhorias na sala de trabalho de microfilmagem.

Dia 08: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram em reunião na Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), para assessorar o Grupo de Trabalho responsável por implantar a gestão documental. Participaram representando a Fundação: Daniela Barcellos e Joannes Soares.

Dias 08, 22 e 29: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 12 e 23: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações aos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa para a realização das atividades na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 13: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Silvia Soares, receberam os servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM), Carlos Eduardo Dorini e Julio Carlos Carvalho para conversarem sobre a minuta de termo de referência para digitalização de acervos da FEPAM e Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e a real necessidade deste serviço, sugerindo a contratação para serviços de gestão documental.

Dias 20 e 27: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Renata Vasconcellos, estiveram reunidos na Sede e no Arquivo da Fundação de Proteção Especial (FPE), com as servidoras Daniela Fernandes e Vera Campos, para prestarem assessoria na Gestão documental no arquivo do Protocolo da FPE.

Dia 22: servidores estiveram reunidos na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para verificar questões a respeito do Termo de Referência para digitalização de documentos da SEMA e FEPAM. Participantes: Rafael Missio, Dionifer Silveira e Hilton Boklis (SPGG); Cléo Belicio e Jonas Melo (APERS).

   Em junho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidas por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, onze (11) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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