Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2020

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os servidores dedicaram-se às atividades que listamos abaixo:

Dia 14: A arquivista do APERS, Maria Cristina Fernandes, esteve na Secretaria da Saúde para auxiliar quanto ao levantamento de produção documental e a construção de estratégias para a gestão documental naquele órgão. Participou pela Saúde o arquivista Carlos Henrique Armani Nery.

Dia 24: No Banco de Desenvolvimento do Estado do Rio Grande do Sul S.A. (BADESUL), os arquivistas do APERS Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio participaram de reunião de assessoria técnica, para orientações sobre gestão documental e atividades desenvolvidas pelo SIARQ/RS. Participaram pelo BADESUL: Beatriz Acioli, Clarissa Melo Cogo, Luciani Amaral, Clayton e Márcia Santana.

Em janeiro, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e cinco (25) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 03: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), o arquivista do APERS Cléo Belicio participou de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 03: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram visita de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em dezembro, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, quatorze (14) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos doze (12) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de duas (02) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 08 e 21: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon, Cléo Belicio e Maria Cristina Fernandes e a historiadora Nôva Brando realizaram assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Foram 43 participantes capacitados com noções de memória e patrimônio, patrimônio documental e arquivo, além de normas e práticas em gestão documental.

Dias 19 a 22: os arquivistas Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes e a historiadora Clarissa Sommer ministraram curso de capacitação em Gestão Documental, com carga horária de 12 horas, destinada a servidores da Secretaria da Segurança Pública (SSP), Instituto Geral de Perícias (IGP), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN), Secretaria de Administração Penitenciária (SEAPEN) e Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), a convite da Comissão Setorial de Arquivo da SSP. Para ver fotos, clique aqui.

Dias 28 e 29: o arquivista Cléo Belicio esteve na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização dos acervos da Caixa Econômica Estadual – CEE e da Divisão de Pessoal e Desenvolvimento de Recursos Humanos do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPES/DEADM/SEPLAG.

Em novembro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e nove (29) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dez (10) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de três (03) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 08: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram visita de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 15: a arquivista Maria Cristina Fernandes esteve reunida com a arquivista da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações do Departamento Administrativo da Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPRO/DA/SEPLAG, Samantha Signor, para prestar orientações sobre classificação de documentos de arquivo.

Dia 16: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio receberam nas dependências do APERS, em reunião para prestarem orientações sobre gestão documental, o servidor da Secretaria de Obras Ítalo Dalpoas Silva.

Dia 22: os arquivistas que fazem parte do Comitê do SIARQ/RS foram à PGE, mais especificamente na Comissão Permanente de Defesa dos Direitos Humanos para obter informações sobre acesso e difusão de documentos armazenados no APERS. Participaram do encontro a diretora do Arquivo Aerta Moscon, os arquivistas Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Cleo Belicio Lopes, as historiadoras Clarissa Sommer Alves e Nova Brando, e os procuradores Flavia Faermann e Jorge Luis Terra da Silva.

Dias 16 e 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Cléo Belicio receberam, na dependências do Arquivo Público, a arquivista da Secretaria da Casa Civil Sandra Marques, para reunião de assessoria em gestão documental, a fim de organizar o acervo daquele órgão.

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, dezoito (18) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 a 30: Na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram cinco (05) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de seis (06) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 03: Aconteceu nas dependências do Arquivo Público, a reunião do CGSIARQ – Comitê Gestor do SIARQ/RS para definições sobre documentos da Secretaria de Cultura e suas classificações, como também retorno do GT de Extinções do estado sobre documentação das empresas extintas.

Dias 09 e 11: a historiadora Nôva Brando e os estagiários Christian Roque e Marie France estiveram no Campus Cachoeirinha da Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), para tentativas de prestarem orientações sobre higienização de documentos.

Dia 17: o arquivista Jonas Melo esteve reunido com a equipe do Protocolo da Secretaria da Casa Civil, para prestar orientações sobre classificação, avaliação e acondicionamento de documentos de arquivo.

Dia 18: Os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram nas dependências da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luiz Roessler – FEPAM, em reunião para prestarem orientações aos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Fundação.

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 01 a 30: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram nove (09) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dias 06 e 20: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pauta a definição de prazos de guarda de documentos da CORAG e FDRH. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio, Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Juliano Balbon, Nôva Brando e Clarissa Sommer Alves (APERS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes e Carine Melo Cogo Bastos (SSP); José Marcos Carvalho (TCE); Flávia Faermonn e Alexsandro Witkowski (PGE); Patrícia E. R. Coser e Vanessa Becker Souza (AHRS) e Eneida Michel da Silva (SEDAC).

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, em reunião para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participantes pela CIENTEC: Rodrigo Saraiva, Júlio Endres, Leandro Souza, Ricardo Girardi e Roberto Vanacor.

Em julho, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e oito (28) mensagens de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2019

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SIARQ 30 Anos para Notícia Mensal

O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 01 a 31: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes realizaram onze (11) visitas de assessoria técnica, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 02: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon receberam no APERS o funcionário da Fundação Gaúcha de Trabalho e Assistência Social – FGTAS, Evandro Pires, em reunião sobre orientações para fins de criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e demais informações sobre o SIARQ/RS.

Dias 04, 11, 18 e 25: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SEPLAG, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 05: os arquivistas Juliano Balbon e Cléo Belicio receberam, no APERS, os funcionários do IPE-Saúde, em reunião sobre atualização e alterações no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos do Instituto. Participaram: Bárbara Veleda, Carlos Dinarte Keppler, Thais Silva e Thiago Gomes.

Dia 09: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano estiveram na Secretaria da Fazenda – SEFAZ, em reunião para prestarem orientações sobre eliminação de documentos, conforme as normativas do SIARQ/RS. Participaram pela SEFAZ: Luís Carlos Brundo, Luis Antônio Medina Gomez, Cristiane Costa da Rosa e Diego da Silveira Perecchi de Barcellos.

Dia 17: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pautas a recomposição do grupo, a partir da publicação da Portaria 124/2019/SEPLAG, de 14 de junho de 2019, e a definição de prazos de guarda de documentos da CORAG e FDRH. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio, Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Juliano Balbon, Nôva Brando e Clarissa Sommer Alves (APERS); Celso Aramis Garcia (PROCERGS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes (SSP); Luiz Carlos Larratéa e José Marcos Carvalho (TCE); Ernesto José Toniolo e Maria Carla Garcia (PGE); e Miguelângelo Ferreira (SCC).

Dias 19 e 30: os arquivistas Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon e a historiadora Nôva Brando estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, em reuniões para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participante pela CIENTEC: Rodrigo Saraiva.

Dia 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Secretaria de Logísticas e Transportes – SLT, em reunião para prestarem orientações sobre eliminação de documentos, conforme as normativas do SIARQ/RS. Participaram pela SLT: Mauro Rogério Jardins Flores, Rosane Mello dos Santos e Lucas Rocha de Lima.

Dia 30: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Juliano Balbon estiveram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPRO/DA/SEPLAG, em reunião com a arquivista Samantha Signor, para esclarecimentos sobre classificação.

Em julho, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) mensagens de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2019

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SIARQ 30 Anos para Notícia Mensal

O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 01 a 28: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de onze (11) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Dia 04: os arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Cléo Belicio Lopes estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participantes: Marcus Vinicius Goés e Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dias 05 e 12: os arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Cléo Belicio Lopes estiveram no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador – DMEST/SEPLAG, em reunião sobre gestão documental do acervo de prontuários médico periciais. Participantes: Carla Leia Martin Bravo, Carmen Regina Colman de Morais, Débora Cristhiane Souza Aquino, Fábio Nobre Zimmer e José Gonçalves de Araújo (DMEST).

Em junho, o Arquivo Público analisou quatro (04) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, dezenove (19) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos sete (07) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2019 

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SIARQ 30 Anos para Notícia Mensal

O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 22: a Documentalista do Departamento de Estradas e Rodagens, Lívia Oliveira Job, esteve no APERS para tratar sobre orientações para implantação de políticas de gestão documental no DAER. Participantes: Cléo Belicio Lopes, Iara Gomide, Marta Helena de Araújo, Juliano Balbon e Renata de Vasconcellos (APERS).
  • Dia 22: os arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Cléo Belicio Lopes estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo da Instituição. Participantes: Marcus Vinicius Goés e Rodrigo Saraiva (CIENTEC).
  • Dia 01 a 29: Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Juliano Balbon e Maria Cristina Fernandes participaram de dezoito (18) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.
  • Dia 30: Nas dependências do APERS foi realizada uma reunião com servidores da FEPAM com pauta da criação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e outras orientações sobre o SIARQ. Estiveram presentes os arquivistas Cleo Belício e Juliano Balbon.

Em maio, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e cinco (25) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 05: o arquivista Cléo Belicio Lopes recebeu, no APERS, Evandro Rodrigues, funcionário da Seção de Protocolo e Arquivo Geral da Fundação Gaúcha do Trabalho e Ação Social – FGTAS, para prestar orientações quanto à classificação, avaliação de documentos e eliminação de documentos.
  • Dia 29: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Cléo Belicio Lopes estiveram na Divisão de Outorgas do Departamento de Recursos Hídricos da Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SEMA, para prestarem orientações sobre gestão documental do acervo de processos administrativos desta unidade. Participantes: Ellen Bassan Beneduzzi e Patrícia Moreira Cardoso.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de dezesseis (16) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em abril, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta (30) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos oito (08) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 06 e 20: arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dia 13: servidores da Divisão de Aposentadoria Revisão de Proventos do Departamento de Administração de Recursos Humanos da Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão – DIARP/DEARH/SEPLAG e do Comitê Gestor do PROA (CGPROA) estiveram no APERS, para revisão e alinhamento dos assuntos, tipos e subtipos de assuntos de classificação do sistema PROA – Processos Administrativos e-Gov. Participantes: Cléo Belicio, Denise Hogetop, Iara Gomide, Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos (APERS); Rúbia Cristina Serrano e Leonardo Jancowski de Avila Justino (DIARP); e Flávia Rodrigues Donini Cezar (CGPROA).
  • Dia 19: a arquivista Renata Vasconcellos estive na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização dos acervos da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA, da Caixa Econômica Estadual – CEE e da Divisão de Pessoal e Desenvolvimento de Recursos Humanos do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPES/DEADM/SEPLAG.
  • Dia 21: a arquivista Iara Gomide participou de reunião da Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais Aptos a Descarte do Tribunal de Justiça do RS – COMINTER, onde foram definidos processos judiciais, aptos a serem eliminados, para reanálise de eliminação ou guarda permanente.
  • Dias 25 e 27: a arquivista Iara Gomide esteve no Ministério Público Estadual em reunião para tratar sobre o Plano de Salvamento do Castelo de Pedras Altas. Participantes: Rovena Zanchet, Cintia Souto, Valéria Bertotti, Eduardo Siufi, Luciane Ceretta, Evelise Neves e Estela Galmarino.
  • Dia 28: os arquivistas Iara Gomide e Cléo Belicio estiveram no 1º Batalhão de Bombeiros Militar do Corpo de Bombeiros Militar do Rio Grande do Sul para prestarem orientações sobre gestão documental. Participantes: Maj Ricardo Arrubes Tomaz.

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de dezoito (18) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em março, o Arquivo Público analisou três (03) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta e dois (32) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 14: os arquivistas Marta Helena de Araújo e Cléo Belicio estiveram na sede do Tribunal de Justiça Militar do Estado do Rio Grande do Sul – TJM/RS, para prestarem esclarecimentos sobre eliminação de processos administrativos cadastrados no Sistema de Protocolo Integrado (SPI). Participantes pelo TJM/RS: Juiz Militar Sérgio Antonio Berni de Brum (Coordenador do Projeto Memória do TJM/RS), Dirnei Vieira de Vieira (Diretor-Geral), Margarete Simon (Coordenadora Administrativa), Lisiane da Silveira Daniel e Alceu Bosi (Setor de RH).
  • Dias 19 e 27: funcionários do IPE-Saúde estiveram no APERS para revisão e alinhamento dos assuntos, tipos e subtipos de assuntos de classificação do sistema PROA – Processos Administrativos e-Gov. Participantes: Cléo Belicio, Denise Hogetop, Iara Gomide, Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos (APERS); Renato José Delazeri, Djuliana Cappellari e Elisetto Fogaça Bortolozzo (IPE-Saúde).
  • Dia 20: os arquivistas do APERS, Cléo Belicio, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para realizarem atividades de organização do acervo da SEDUC.
  • Dia 22: os arquivistas Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização dos acervos da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA, da Caixa Econômica Estadual – CEE e da Divisão de Pessoal e Desenvolvimento de Recursos Humanos do Departamento Administrativo da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DIPES/DEADM/SEPLAG.
  • Dia 28: arquivistas do APERS estiveram na sede do Departamento de Economia e Estatística da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão – DEE/SEPLAG, para prestarem orientações sobre avaliação de documentos. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Rodrigo Weimer (APERS); e Katia Midori Hiwatashi (DEE).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de vinte (20) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos.

Em fevereiro, o Arquivo Público analisou oito (08) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2019

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 07: os servidores Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA.
  • Dia 09: o arquivista do APERS Cléo Belicio Lopes estive na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para orientações e esclarecimentos sobre a classificação de processos administrativos. Participantes pela SPGG: Ângela Maria Gades Silva e Zeni Borges de Almeida.
  • Dias 10 e 16: os arquivistas Juliano Balbon e Cléo Belicio estiveram na Companhia Riograndense de Saneamento – CORSAN, para prestarem orientações e esclarecimentos sobre terceirização de serviços de gestão documental.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Juliano Balbon, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de dezenove (19) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com os estagiários.

Em janeiro, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta e seis (36) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 06, 13 e 22: os servidores Ana Karina Uberti Moreira, Juliano Balbon e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA.
  • Dias 08 e 22: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dias 12, 14, 21 e 28: os arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Balbon e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dia 13: os arquivistas do APERS, Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares, estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), para orientar quanto aos procedimentos para organização de acervo do Departamento de Recursos Hídricos (DRH). Participaram pela SEMA: Gladis de Mello Bento, Ellen Bassan Beneduzzi, João Bat Klein, Amanda Brito Bordin, Maria Patricia Mollmann e Vera Figueiró.
  • Dia 14: servidoras da Companhia Riograndense de Saneamento – CORSAN estiveram no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental (Instruções normativas 01/2016 e 04/2009) para organização e eliminação de processos administrativos de forma terceirizada. Participaram: Adriana dos Santos e Alessandra Weinert (CORSAN) e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 14: a policial civil Rejane esteve no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre a IN 04/2009, sobre recolhimento de acervo. Participaram: Rejane Wolfle Ribeiro (PC) e Silvia Soares (APERS).

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de nove (09) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com a servidora Márcia Senna e estagiários.

Em outubro, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e um (31) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 03, 10, 17, 24 e 31: arquivistas do APERS, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dias 05, 09, 16 e 30: as servidoras Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), para a realização das atividades de organização do acervo da Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras (CINTEA).
  • Dia 05: as arquivistas do APERS, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares, estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para orientar quanto aos procedimentos e normativas de gestão documental à servidora Angela Maria Gades Silva (SPGG).
  • Dia 23: arquivistas da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS, em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental (Instruções normativas 01/2016 e 04/2009) para organização e eliminação de processos administrativos. Participaram: Carlos Henrique Armani Nery e Lisiane Maurello (SES); Cléo Belicio Lopes, Marta Araujo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).
  • Dia 24: a arquivista Silvia Soares participou de reunião de assessoria técnica com a servidora Deborah Eunice Pilar Steyer, na Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH) sobre as atividades de gestão documental e orientações sobre os procedimentos para eliminação dos processos administrativos no SPI.
  • Dia 31: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), em reunião de assessoria técnica sobre gestão documental, para realizar eliminação de documentos conforme normativa vigente. Participantes: Emanuelle Cavazini Magiero, João Alberto Rocha e Evandro Dürr (SDR). Marta Helena de Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas do APERS Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de nove (09) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos com a servidora Márcia Sena e estagiários.

Em outubro, o Arquivo Público analisou nove (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e quatro (34) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos sete (07) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 04, 06, 10, 18, 27 e 28: as servidoras Ana Karina Uberti Moreira, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 06: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), em visita ao novo local do Arquivo e para esclarecimentos sobre a Listagem de Eliminação de Documentos. Participaram: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Bárbara Moraes dos Santos, Andreo Souza Naynayer, Vitória Müller Ferreira (SEMA), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dias 06 e 27: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 11: arquivistas do APERS estiveram na Escola Estadual Paula Soares, em reunião de assessoria técnica em gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme as IN 01/2016 e 04/2009. Participaram: Helena Cancela Cattani e Luana Oliveira Mello (E.E. Paula Soares), Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dias 11, 19 e 26: arquivistas do APERS, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos, estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC.
  • Dia 12: arquivistas do APERS estiveram na Delegacia de Roubo de Veículos, do Departamento Estadual de Investigações Criminais da Polícia Civil (DRV/DEIC/PC), em reunião de assessoria técnica em gestão documental, visando realizar eliminação de documentos, conforme a IN 01/2016. Participaram: Fernanda Severo (PC), Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 18: representantes do APERS no Comitê Gestor do SIARQ/RS receberam equipe da Secretaria da Cultura, Turismo, Esporte e Lazer (SEDACTEL), no Arquivo Público, em reunião para análise relativa aos projetos de fomento à cultura, realizados através de renúncia fiscal, por meio da lei nº 13.490, de 21 de julho de 2010, para verificar a possibilidade de redução do passivo documental acumulado, por meio de descarte ou reformulação do dossiê documental, visando qualificar sua organização. Participaram: Alexandre Veiga e Caroline Montagnier Eskenazi (SEDACTEL), Aerta Moscon, Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Caroline Baseggio (APERS).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de oito (08) assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em setembro, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e cinco (25) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos seis (06) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 01, 15, 22 e 29: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 02 e 09: o arquivista Cléo Belicio Lopes participou de reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 07: as arquivistas do APERS Marta Araújo e Iara Machado prestaram assessoria técnica aos servidores do Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH), sobre procedimentos e normativa para eliminação de documentos.
  • Dias 07 e 21: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS, tendo com pauta análise e aprovação de propostas de prazos de guarda de documentos da Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas (CORAG), empresa em extinção. Participantes: Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Renata Pacheco Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Viviane Portella de Portella, Caroline Baseggio e Clarissa Sommer Alves (APERS); Patrícia E. R. Coser (AHRS); Márcia Sena, Vinícius Emer Sartori, Renata Mendes Cidade e Marcos Evangelista (CORAG); Jussara Gabbi e Cristiano De Leon (IGP); Fernanda Delgado Louzada (PGE); Celso Aramis Garcia (PROCERGS); Luís Otávio Silveira (SEFAZ); Priscila Garcia Nunes (SSP); e Luiz Carlos Larratéa (TCE). Para ler os registros das reuniões clique nos links: Registro de Reunião 07/08/2018; Registro de Reunião 21/08/2018.
  • Dias 23, 24 e 28: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, incluindo esclarecimentos sobre prazos de guarda de documentos. Participaram pela CORAG: Sideni Junior, Vinícius Sartori, Renata Cidade, Márcia Sena e Marcos Evangelista e estagiários.

Em agosto, o Arquivo Público analisou treze (13) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, trinta e sete (37) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2018

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   O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 04, 18 e 25: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 05 e 11: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 10: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares estiveram na Secretaria dos Transportes (ST), em reunião de assessoria técnica para esclarecimento de dúvidas oriundas do trabalho de aplicação da TTD. Participantes: Mário Levin, Rosane Mello e Bruno Cardozo (ST).
  • Dia 12: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 18: arquivistas do APERS estiveram em reunião no Protocolo da Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), para acompanhamento das atividades realizadas de classificação/avaliação e orientação sobre os procedimentos de eliminação de documentos, conforme a IN 01/2016. Participantes: Deborah Eunice Pilar Steyer (SDSTJDH), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dia 27: funcionários da Companhia Riograndense de Saneamento (CORSAN) estiveram nas dependências do Arquivo Público, em reunião de assessoria sobre gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme a IN 01/2016.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

    Em julho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, trinta e três (33) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos nove (09) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13 e 20: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 12: o arquivista Cléo Belicio Lopes esteve no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), em reunião de assessoria técnica para gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada, em conformidade com a IN 01/2016. Participantes: Fábio Ballejo e Élvio Pitroski (DAER).

Dia 13: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes estiveram na Secretaria da Segurança Pública (SSP), em reunião de apresentação e orientações sobre o SIARQ/RS à Comissão Setorial da Secretaria de Segurança Pública. Participantes: Barbara Dreher, Marcela Garigan, Daniela Kich, Daniele Silveira, Cristiane Reitter e Caroline Alexandre (SSP).

Dia 15: a arquivista Maria Cristina Fernandes esteve na Secretaria dos Transportes (ST), em reunião de assessoria técnica para esclarecimento de dúvidas oriundas do trabalho de aplicação da TTD. Participantes: Rosane Mello e Bruno Cardozo (ST).

Dia 21: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 25: o arquivista Anderson Kleger, da Defensoria Pública do Estado (DPE), esteve no APERS, em reunião com o arquivista Cléo Belicio Lopes sobre as atividades desenvolvidas com a DEFEN, antes de sua nomeação.

Dia 26: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Marta Helena de Araújo estiveram da 2ª Delegacia de Polícia do Adolescente Infrator – 2DPAI/DECA/PC, em reunião de assessoria técnica para gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme a IN 01/2016. Participantes: Luciana Saadi (PC).

Dia 28: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA (CGPROA), realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foi apresentado o PROA ao recém-nomeado arquivista da Defensoria Pública do Estado (DPE). Participantes: Anderson Kleger (DPE) e Flávia Donini, Lauro Cesar (CGPROA).

    Com a declaração de encerramento das atividades da Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH) foi realizado o recolhimento do acervo documental ao APERS, como prevê o art. 9º da IN 04/09 SARH. Foram recolhidos 1.390,2 metros lineares de documentos. Desde o dia 21 de junho a equipe, então orientada sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, passou a integrar a equipe do APERS visando a organização e disponibilização do acervo supervisionada pelas arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Viviane Portella de Portella.

Arquivistas e estagiários na CORAG.

  Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

    Em junho, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 03 e 17: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dias 11 e 29: arquivistas do APERS participaram de uma reunião de assessoria técnica na Secretaria dos Transportes (ST), onde explanaram sobre as normativas estaduais para gestão documental a fim de realizarem a classificação e avaliação de processos administrativos conforme a TTD, visando realizar a eliminação de documentos. Participantes: Mario Levin, Rosane Mello, Claudia Teixeira, Bruno Cardozo (ST); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).
  • Dias 15 e 22: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 25, 28 e 30: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dia 29: estiveram reunidas na Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS e da Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO) para verificar dúvidas sobre classificação de processos administrativos. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), a arquivista Viviane Portella de Portella participou de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em maio, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e seis (46) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Cartilha PROA sobre o uso do sistema para processos de Pagamento

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O Comitê Gestor do PROA aprovou a publicação de mais uma Cartilha PROA: uso do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico para processos de Pagamento (clique aqui para acessar).

A cartilha explica a necessidade de guarda das notas fiscais originais e busca padronizar o uso dos assuntos referentes a esta temática.

As cartilhas são produzidas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis. Estas publicações buscam disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos, e padronização de nomenclaturas e procedimentos.

Na página do Sistema PROA também estão disponíveis as outras cartilhas já publicadas, sobre (clique nos links para acessar):

Produção de Documento Natodigital,

Assinatura Eletrônica,

Uso do PROA para: Diárias.

Cedência, Disposição e Disponibilidade

Para facilitar a compreensão de questões relacionadas entre gestão documental e Sistema PROA, novas produções poderão ser elaboradas conforme a identificação e solicitação por usuários ou Comitê. Nossos contatos, para envio de dúvidas ou sugestões, são: e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 03: arquivistas do APERS estiveram em visita técnica às salas onde estão armazenados os acervos da Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), para avaliarem as condições em que se encontra a documentação, para o tratamento adequado. Participaram: Deborah Eunice Pilar Steyer, Felipe Bittencourt de Mourada (SDSTJDH), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dias 04, 09 e 11: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 05 e 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 13: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 20: a arquivista Silvia Soares esteve na Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), participando de reunião de assessoria técnica, para esclarecimento de dúvidas e orientações sobre classificação e avaliação de processos administrativos, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada no Hospital Psiquiátrico São Pedro. Participantes: Deborah Eunice Pilar Steyer (SDSTJDH).
  • Dia 27: os arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre a definição de assuntos para processos que solicitam acesso e compartilhamento de dados provenientes de sistemas eletrônicos de órgãos do Governo Estadual. Participaram: Júlio Carlos Olijnyk (PROCERGS), Diônifer Alan da Silveira (SPGG), Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 12 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em abril, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e nove (29) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Cartilha PROA sobre Cedência, Disposição e Disponibilidade

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   O Comitê Gestor do PROA aprovou a publicação de mais uma Cartilha PROA. Desta vez, o assunto tratado no material é a diferença entre os termos Cedência, Disposição e Disponibilidade, clique aqui para acessar. Além da cartilha, foi elaborado material extra que resume o Parecer da PGE que trata sobre o assunto, acesse aqui.

   As cartilhas são produzidas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis. Estas publicações buscam disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos, e padronização de nomenclaturas e procedimentos.

   Na página do Sistema PROA também estão disponíveis as outras cartilhas já publicadas, sobre (clique nos links para acessar):

    Para facilitar a compreensão de questões relacionadas entre gestão documental e Sistema PROA, novas produções poderão ser elaboradas conforme a identificação e solicitação por usuários ou Comitê. Nossos contatos, para envio de dúvidas ou sugestões, são: e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou telefone 3288-9114.

SIARQ/RS disponibiliza a cartilha “Uso do PROA para Diárias”

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Foi disponibilizado no site do PROA  mais uma cartilha produzida pela equipe do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se da cartilha “Uso do PROA para Diárias”, clique aqui para acessar.

As cartilhas são produzidas com a intenção de padronizar os procedimentos para utilização do Sistema PROA e para melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental.

Para mais informações acesse: http://www.proa.rs.gov.br/siarq-rs ou entre em contato através do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br.

Relatórios APERS 2016 – DIGED: Gestão Documental e SIARQ/RS

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À Divisão de Gestão Documental – DIGED, antiga Divisão de Pesquisa e Projetos – DIPEP, compete a elaboração de diretrizes e normativas arquivísticas relacionadas ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, bem como a orientação e capacitação dos órgãos do Poder Executivo Estadual, com relação a aplicação das normas de gestão documental e dos instrumentos arquivísticos em qualquer suporte documental – convencional ou digital.

Em 2016, os servidores da DIGED desempenharam atividades relacionadas ao SIARQ/RS, assessorando a implementação da gestão documental no Estado, através das assessorias técnicas, realização de Curso de Gestão Documental, aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos, além de realizar estudos e pesquisas na área, como para a elaboração do novo Plano de Classificação de Documentos; em relação ao Sistema PROA, realizando o atendimento de demandas dos órgãos estaduais para atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos, inclusive permanecendo no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

1. Assessoria Técnica (Reunião presencial)

A equipe da DIGED atuou amplamente em reuniões de assessoria técnica com os órgãos do Poder Executivo e, também de outros poderes, que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, e com aqueles em que se identificou a necessidade de mapeamento de suas atividades, com vistas na composição da lista de Assuntos de processos no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico PROA.

Desta forma, em 2016 foram realizadas 88 reuniões, nos seguintes órgãos: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul – AGERGS, Assembleia Legislativa, Brigada Militar – BM, Casa Civil e Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH, Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas – CORAG, Corpo de Bombeiros Militar – CBM/RS, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem – DAER, Defensoria Pública do Estado – DPE, Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN, Estatuto da Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público do Estado do Rio Grande do Sul – RS-PREV, Fundação de Atendimento Socioeducativo – FASE, Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos – FDRH, Instituto de Previdência do Estado – IPERGS, Instituto Riograndense do Arroz – IRGA, Instituto-Geral de Perícias – IGP/RS, Ministério Público do Rio Grande do Sul – MPRS e Castelo de Pedras Altas, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, Academia da Polícia Civil – ACADEPOL, Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria – 3ª RP, Departamento de Administração Policial – DAP), Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação – SEAPI, Secretaria da Cultura – SEDAC (6ª Coordenadoria Regional de Educação, Coordenação de Serviços e Apoio – CSA Arquivo, Escola Paula Soares), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH (Departamento Administrativo – DEADM, Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador – DMEST, Divisão de Pessoal – DIPES, Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO), Secretaria da Saúde – SES (Hospital Sanatório Partenon / Divisão de Ensino e Pesquisa), Secretaria da Segurança Pública – SSP (Departamento de Inteligência de Segurança Pública – DISP, Divisão de Protocolo e Arquivo), Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação – SOP, Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SEMA (Seção de Protocolo), Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional – SEPLAN (Divisão de Logística – DLOG), Secretaria do Turismo, Fundação Piratini (TVE).

2. Assessoria técnica sobre Gestão Documental (via expediente administrativo, e-mails e telefone)

Durante o ano, diversos órgãos contataram o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; esclarecer questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa e análise, tornando-se, por vezes, propostas de inclusões e alteração para o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2016, foram recebidos e enviados, aproximadamente, quinhentos (500) e-mails na caixa de siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

3. Curso de Gestão Documental (Parceria com FDRH e Escola de Governo)

A partir de uma reunião entre servidores do APERS, FDRH e Escola de Governo, ocorrida em junho de 2016, iniciou-se uma parceria entre os órgãos para a construção de um curso sobre gestão documental a ser ministrado pelo APERS, sendo uma das ações estratégicas previstas em seu Plano Plurianual.

Assim, o Curso de Gestão Documental foi elaborado por servidores da DIPAD e DIGED, com o objetivo de divulgar o SIARQ/RS, a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes, sendo que o edital foi divulgado no início de setembro de 2016 para inscrições de servidores que atuam em Arquivos.

As aulas ocorreram de 26 a 29 de setembro, na FDRH, e possibilitaram disseminar a importância do patrimônio histórico e memória, da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos arquivísticos aos participantes. O conteúdo teórico foi intercalado com dinâmicas, exemplos do dia a dia do serviço público e, como conclusão do curso, foram realizados exercícios de classificação e avaliação de documentos, proporcionando uma visão prática alinhada às teorias de gestão documental.

O primeiro curso foi ministrado pelos servidores: Clarissa Sommer Alves, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares. E participaram 30 servidores públicos de 17 órgãos estaduais: APERS, CEEE-GT, CORAG, DAER, DETRAN, DPE, EGR, FDRH, FEE, IRGA, SDECT, SECOM, SEDUC, SES, SMARH, SOP, TRENSURB.

Com o êxito da parceria e boa avaliação do curso, em outubro de 2016, foi divulgado um segundo Curso de Gestão Documental, com novo edital destinado especificamente a servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos – SMARH. Ao final das inscrições, houve poucos interessados e o curso foi cancelado após reunião entre os servidores do APERS e, posterior reunião com FDRH e Escola de Governo.

4. Apreciação de Listagem de Eliminação de Documentos

Enquanto Órgão Gestor do SIARQ/RS, é competência do APERS aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V. Desta forma, em 2016, esta atividade foi incluída nas rotinas de trabalho dos arquivistas da DIGED, sendo elaborado um Parecer Técnico padrão para preenchimento com a aprovação ou reprovação e treinamentos internos de nivelamento sobre a atividade e uso do Sistema PROA.

Durante o ano, foram recebidas e apreciadas cinquenta e nove (59) Listagens de Eliminação de Documentos, remetidas por expedientes administrativos, sendo que, vinte e quatro (24) listagens foram inicialmente reprovadas e, após verificados os apontamentos do APERS, a maioria dos expedientes retornou com nova Listagem, que foram aprovadas.

Analisando os dados dos órgãos que realizaram os procedimentos para eliminação documental, enviando Listagem de Eliminação ao APERS, verificamos que pertencem à quatro secretarias: Secretaria da Fazenda (1 Listagem), Secretaria dos Transportes (2 Listagens pelo DAER), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (8 Listagens por DETRAN; FDRH; IPERGS; DIPRO/DEADM e DTERS) e Secretaria da Segurança Pública (48 Listagens por Brigada Militar, Polícia Civil e SUSEPE).

5. Atuação na Sala de Gestão e Comitê Gestor do Sistema PROA

Com a publicação do Decreto 52.715, de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do Sistema PROA em 2016. Nas reuniões do Comitê, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo “e-Arq Brasil” e pelo “RDC-Arq”, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Em conjunto com a PROCERGS, nos meses de fevereiro e março de 2016, o Arquivo Público participou de 02 treinamentos com servidores estaduais de vários órgãos, trabalho que iniciou em 2015, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nesses treinamentos, o APERS apresentou a metodologia desenvolvida para a atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema PROA e informações sobre documentos digitais e gestão de documentos híbridos.

Em 2016, o espaço atribuído ao SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, na implantação e manutenção deste Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, foi consolidado e permanece em ressaltar a importância da gestão documental para documentos digitais. O SIARQ/RS, representado por arquivistas do APERS, esteve presente em 29 reuniões do Comitê Gestor do PROA.

6. Assessoria técnica sobre Sistema PROA (via e-mails e telefone)

No começo de 2016, alguns servidores da DIGED trabalharam exclusivamente com o Sistema PROA na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Governo do Estado. Hoje a atividade está consolidada e, atualmente, todos os servidores do quadro técnico-científico atuam com as demandas de atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema.

Em 21 de junho de 2016, foi realizada a palestra intitulada Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA, no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari, que contou com a participação de, aproximadamente, 140 servidores públicos estaduais.

Durante o ano, foram recebidos e enviados mais de dois mil (2.000) e-mails na caixa de assuntos-proa@smarh.rs.gov.br. E, até dezembro, foram criados e estavam ativos no Sistema PROA 155 Assuntos e 822 Tipos de Assunto, porém a atividade é contínua, em razão de necessidades futuras de criação de assuntos ainda não existentes no Sistema.

7. Atuação no Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

Em 2015, o então Comitê Consultivo do SIARQ trabalhou na atualização do Decreto do Sistema de Arquivos, publicado em 18 de dezembro de 2015, sob o número 52.808, que dispõe sobre a reorganização o Sistema e dá nova estrutura administrativa: excluindo os Comitês Consultivo e Deliberativo, e criando o Comitê Gestor do SIARQ/RS. Ao mesmo tempo, o Arquivo Público teve mudança em sua administração, ocasionando uma lacuna sem que houvesse portaria de indicação de representantes válida para o funcionamento do Comitê. Por esta razão, e considerando o artigo 3º do Decreto 52.808, foi solicitada nova indicação de representantes (titular e suplente) para o Comitê Gestor do SIARQ/RS, sendo publicada a Portaria SMARH 117/2016, em 27 de setembro de 2016, no D.O.E.

Sendo assim, somente em setembro as atividades do Comitê Gestor do SIARQ iniciaram, efetivamente. Mas, mesmo sem realizar as reuniões com o Comitê, a equipe do Arquivo Público trabalhou com as pautas de futuras reuniões, tentando agilizar ao máximo as demandas, com a tentativa de tornar as reuniões ágeis na tomada de decisões.

Em 2016 foram realizadas 03 reuniões, com as seguintes pautas de trabalho: apresentação da nova composição do Comitê Gestor e atualização do Regimento Interno; aprovação da Instrução Normativa de Eliminação de Documentos de Arquivo, e apresentação do Projeto de Manual de Redação de Documentos Oficiais.

8. Publicação de normativas no Diário Oficial do Estado

A partir do Decreto nº 52.808, de 18/12/2015 – que reorganiza o SIARQ/RS, em 2016, os servidores iniciaram estudos e elaboraram duas minutas de normativas, que posteriormente, tiveram aprovação pelo Comitê Gestor do SIARQ/RS e foram publicadas no Diário Oficial do Estado – DOE.

São elas: Instrução Normativa nº 01/2016 – estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, publicada no DOE em 16/12/2016; e Resolução Nº 01/2016 e retificação em Resolução Nº 02/2016 – dispõe sobre o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; publicadas no DOE, respectivamente, em 28/12 e 30/12/2016.

9. Encontro dos Arquivistas do Estado do RS

Em 2016, foi realizado um Encontro de Arquivistas, no dia 19 de abril, e contou com a presença de nove servidores. Após a reprodução do filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” os arquivistas debateram sobre sistemas de arquivos.

11. Novo Plano de Classificação de Documentos

A partir da inclusão do SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, responsabilizando-se pela classificação dos processos administrativos, os servidores dessa Divisão passaram a receber uma grande quantidade de solicitações para inclusão de novas funções, séries e atividades no Plano de Classificação de Documentos. Para o atendimento de demanda, a equipe da DIGED, com a colaboração de demais técnicos do APERS, iniciou a elaboração de um novo instrumento que atenda não só às atividades-meio mas também às atividades-fim, estendido aos órgãos da Administração Indireta.

12. Cartilha de Orientação para Tratamento de Sinistros Ocorridos com Documentos de Arquivo

Em razão da publicação da Instrução Normativa 01/2016-SMARH, que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, servidores da Divisão iniciaram a elaboração de uma cartilha com orientações a serem adotadas em caso de sinistros com documentos de arquivo.

13. Cartilhas de Orientação para uso do PROA

Sendo a equipe da Divisão responsável pela classificação dos processos administrativos eletrônicos do Estado, servidores dessa Divisão iniciaram a desenvolver uma série de cartilhas com orientações para a classificação de assuntos do PROA, e a gestão de documentos físicos e híbridos, a partir das dúvidas encaminhadas à DIGED em maior quantidade. Foram temas das cartilhas: empregado e servidor público, pagamentos, documento natodigital, cedência e disposição, diárias; permissão, cessão e concessão de uso, e assinatura eletrônica.

14. Fio de Memória do APERS

Em continuidade aos esforços empreendidos para a conservação da memória institucional do APERS, ao longo do ano de 2016, foram realizadas pesquisas sobre fatos, servidores e atividades desenvolvidas no Arquivo Público, em complemento ao levantamento realizado para a comemoração dos cem anos da instituição.

15. Estudo da Estrutura Administrativa do Estado

Durante o ano, a equipe da Divisão retomou a pesquisa sobre a estrutura administrativa do Estado, a partir de 2006, realizada anteriormente, de 1890 até 2005, para materializar a publicação “Fontes para a História Administrativa do Rio Grande do Sul”.

Integram a Divisão de Gestão Documental: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, a agente administrativa Ana Karina Uberti Moreira e a técnica em assuntos culturais Denise Nauderer Hogetop.

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Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Conservação e reparos de acervos

Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Gerenciamento de Acervos

Publicada nova Instrução Normativa sobre eliminação de documentos: IN nº 01/2016

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2015.02.25 SIARQRS

     O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada, no Diário Oficial do Estado do dia 16 de dezembro, páginas 10 e 11, a nova Instrução Normativa que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual: Instrução Normativa nº 01, de 16/12/2016, clique para acessar.

     Esta nova normativa resultou do trabalho do APERS e Comitê Gestor do SIARQ/RS, e buscou especificar e atualizar a legislação estadual referente à eliminação de documentos arquivísticos, adequando-se ao Decreto 52.808/2015, que reorganizou o SIARQ/RS, e ajustar-se ao sistema de Processos Administrativos e-GOV – PROA.

A gestão documental no PROA é assunto de palestra na XIV SAA/UFSM

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   O Curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) está promovendo sua XIV Semana Acadêmica e no dia 08 de novembro o arquivista do APERS, Jonas Ferrigolo Melo esteve presente no evento.

2016-11-08-palestra-na-ufsm-foto-fernanda-pedrazzi Jonas participou de apresentações em duas mesas: “Legados do Congresso Nacional de Arquivologia”, com Débora Flores e Gilberto Viana e “A gestão documental em sistemas de processos administrativos eletrônicos: caso UFSM e PROA/RS”, com Débora Flores.

   A Semana Acadêmica acontece até o dia 11 de novembro, no Prédio 74 do Centro de Ciências Sociais e Humanas da UFSM.

APERS no VII Congresso Nacional de Arquivologia

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2016-10-19-vii-cna-iara-jonas     Nos dias 17 a 21 de outubro de 2016, aconteceu em Fortaleza/CE, o VII Congresso Nacional de Arquivologia – VII CNA, tendo como tema “Arquivologia: da interdisciplinaridade à interoperabilidade”. Iara Gomide e Jonas Ferrigolo Melo, arquivistas do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, estiveram presentes no evento com a intenção de ampliar seus conhecimentos na área e sobre as atividades e trabalhos que os demais profissionais estão desenvolvendo.

    O evento foi composto por plenárias, oficinas, eventos paralelos em que participaram estudantes, profissionais brasileiros e também estrangeiros. Aconteceram, ainda, apresentações de trabalhos nas modalidades pôster e comunicação oral. Nesta categoria, Jonas fez a apresentação do artigo que desenvolveu no início de 2016, com a então diretora do Arquivo Público, Débora Flores, intitulado “Implantação da gestão documental no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico do Governo do Estado do Rio Grande do Sul”, publicado pela revista RACIn – Revista Analisando em Ciência da Informação, em parceria com o VII CNA, que pode ser acessado clicando aqui.

    O próximo Congresso Nacional de Arquivologia acontecerá em 2018, em João Pessoal, na Paraíba.

Palestra “Gestão documental aplicada ao Sistema PROA” teve participação gratificante

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2016.06.21 Palestra Gestao documental aplicada ao Sistema PROA (1)     Na tarde de 21 de junho, o Arquivo Público do RS (APERS) promoveu a palestra “Gestão documental aplicada ao Sistema PROA”, realizada no Auditório do Auditório de Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), com o apoio do Comitê Gestor do PROA.

    A apresentação foi conduzida pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e teve o objetivo de divulgar como as atividades de gestão documental estão relacionadas ao PROA, sistema eletrônico para os expedientes administrativos, em uso desde janeiro no Poder Executivo do Estado. Inicialmente houve uma explanação sobre a atuação do APERS e as competências do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), assim como foram abordados conceitos arquivísticos para esclarecer os procedimentos que envolvem a gestão documental, e apresentados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigentes.

     Em seguida foi relatado como funciona a atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos no Sistema PROA, atividade de responsabilidade do APERS, e sua relação com a gestão documental, tendo em vista que está interligada ao PCD e TTD e diz respeito às atividades exercidas pelo Estado. De forma ilustrativa, os participantes puderam acompanhar vários exemplos de Assuntos e Tipos de Assuntos definidos a partir dos instrumentos arquivísticos e compreender que esta atividade proporciona a classificação dos documentos no momento de sua criação.

    Na palestra foram abordadas as diversas formas de documentos que o Sistema PROA integra: documentos digitalizados, natos digitais e híbridos. Um dos tópicos mais esperados foi sobre a guarda de documentos físicos originais, que são digitalizados e anexados ao PROA. Explicou-se que o órgão deve julgar de quem é o ônus da prova, se existir alguma necessidade de comprovação obrigatória o Estado deve se resguardar e arquivar o documento físico original. Para exemplificar uma forma de procedimento adotada, houve a participação do servidor da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Otávio Reischak de Oliveira, que explicou que na SEFAZ foi publicada uma normativa, Ordem de Serviço, que estabelece a forma de arquivamento e guarda dos documentos originais.

    Por fim, Jonas elucidou que o Sistema PROA segue as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), conforme previsto no Decreto nº 52.715, devendo adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq.

   Destinado aos servidores públicos do Poder Executivo Estadual, usuários e administradores do Sistema PROA, o evento foi um sucesso pois contou com a presença de mais de 140 participantes que puderam esclarecer dúvidas, relatar situações vivenciadas no cotidiano de trabalho; e, para o APERS, foi mais uma oportunidade de afirmar a importância da gestão documental para a administração pública.

APERS promove palestra “Gestão documental aplicada ao Sistema PROA”

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Palestra siarq_proa

    Na próxima terça-feira, dia 21 de junho de 2016, às 14 horas, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, com o apoio do Comitê Gestor do PROA, fará uma palestra no Auditório de Centro Administrativo Fernando Ferrari – CAFF sobre “Gestão documental aplicada ao Sistema PROA”.

    Serão abordados temas como a atribuição de Assunto para o PROA, a geração de documento nato digital e a guarda de documentos físicos.

   O evento é ofertado aos servidores públicos do Poder Executivo Estadual que trabalham com processos administrativos e aos administradores do PROA em cada órgão. Para se inscrever, ou informações, enviar email com o nome completo e órgão para assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, até o dia 20 de junho. As vagas são limitadas!

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