Gestão Documental é tema do 4º Fórum de Diretores Administrativos do Estado 

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O quarto encontro do Fórum de Diretores Administrativos do governo do Estado foi realizado na manhã do dia 06/11, quando foram discutidos os temas mobilidade, compras e gestão documental. Em uma iniciativa da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag), reuniram-se cerca de 70 participantes no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), sob a coordenação do secretário-adjunto de Gestão, Marcelo Alves, com o objetivo de fortalecer os mecanismos de colaboração entre os diretores administrativos e também ampliar o conhecimento dos servidores sobre o trabalho em cada órgão do Estado.

O arquivista Jonas Ferrigolo Melo, do Arquivo Público, em sua apresentação, valorizou a necessidade de uma gestão documental eficiente no Estado a partir dos instrumentos norteadores elaborados pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul, a fim de que os servidores desempenhem suas funções observando as normas arquivísticas, possibilitando a melhoria da gestão de documentos em meio convencional e digital. Também foi apresentado o projeto de ampliação dos instrumentos atualmente em vigor – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – assim como os resultados alcançados pelo SIARQ-RS nos últimos anos, através das assessorias técnicas realizadas.

APERS participou do evento eDOC Sul 2017

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    Arquivistas do Arquivo Público participaram, nos dias 30 e 31, do “eDOC Sul 2017 Paperless Cases – Gestão de documentos e informações: do ambiente físico ao digital”, onde foram apresentados casos de Gestão Eletrônica de Documentos – GED, em escritórios jurídicos, hospitais e em uma companhia aérea. Participaram os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo e Silvia de Freitas Soares.

   No evento, foi possível a atualização das relações com profissionais que trabalham ou que estavam em busca de soluções em GED, e sobre como está o mercado desta área, no que tange as tecnologias e ferramentas em uso. Foram vistos conceitos sobre “Big Data”, uma área da Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC, da qual os arquivistas precisam estar a par, para a gestão dos documentos digitais. Em muitas apresentações, pode-se observar bons conhecimentos sobre a realização e a importância do levantamento documental, do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo e o reconhecimento do profissional da informação, quando especificamente se fazia relação aos documentos arquivísticos, ao arquivista.

Recolhimento de acervos

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Informamos que o recolhimento de acervos ao Arquivo Público do RS – APERS está suspenso até que sejam concluídas a ampliação e atualização do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos. Essa conclusão possibilitará que os órgãos executivos retornem a recolher seus acervos de guarda permanente ao APERS e indexem os mesmos no sistema de Administração de Acervos Públicos do Estado – AAP.

Explorando o SIARQ/RS: Eliminação de Documentos

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     Nas postagens anteriores foram explicados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos arquivísticos integrantes da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014. A utilização destes instrumentos possibilita a realização de outra atividade fundamental para a gestão documental: a eliminação de documentos. Assim, na postagem de hoje, falaremos sobre os procedimentos, previstos no capítulo 3 da referida normativa, para realizar a eliminação de documentos.

     Concluídas a classificação e a avaliação documental, teremos os documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e podem ser eliminados. A partir disso pode-se dizer que existem quatro etapas para realizar a eliminação. Para ilustrar as atividades foi criado um exemplo fictício de eliminação que apresentamos no decorrer destas etapas.

     A primeira etapa consiste em registrar o que será eliminado, preenchendo a listagem no formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, Anexo III da IN 02. No cabeçalho do formulário devem ser completados os campos que servem para identificar o órgão, o ano corrente e, também, para numerar a folha. A seguir, na Listagem, consta uma tabela onde devem ser inseridas as informações sobre os documentos passíveis de eliminação. Os campos “Função”, “Subfunção”, “Série/Subsérie” e “Etapa do desenvolvimento da atividade” são os mesmos existentes na TTD, assim devem ser preenchidos com os dados resultantes da classificação e avaliação dos documentos elimináveis.

     O campo “Quantidade (em metros lineares)” serve para inserir a mensuração de cada “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade” dos documentos que serão eliminados (Para saber como mensurar em metros lineares clique aqui.). Em “Datas-limite” identifica-se o período ou o ano a que correspondem a documentação de acordo com “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade”, ressalta-se que esse dado deve ser coerente com o prazo de guarda previsto para a documentação. O campo “Dados complementares” serve para inserir observações ou informações pertinentes aos documentos. Confira o exemplo abaixo:2014.09.03 1 Listagem eliminacao

     Já a segunda etapa consiste em publicizar que o órgão está realizando a eliminação de documentos e isso ocorre com a publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, Anexo IV da IN 02, no Diário Oficial do Estado (DOE). É importante ressaltar que cada órgão deve providenciar a sua publicação.

     O texto do edital também deve ser preenchido com as informações sobre: a secretaria e órgão responsável; a(s) série(s) que constam na listagem de eliminação; e o órgão onde o interessado pode se dirigir em casos de interesse pela documentação. Ao final deve-se completar com a data atual, assim como constar o nome, e o cargo do responsável e o órgão ao qual pertencem os documentos. Após a divulgação no DOE, aguarda-se 45 dias para que a comunidade possa manifestar o seu interesse nos documentos a serem eliminados. Abaixo exemplificamos o texto do edital preenchido e ilustramos a sua publicação no DOE.

2014.09.03 3 Edital preenchido     2014.09.03 2 Edital publicacao DOE

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     Passados os 45 dias, pode-se realizar a terceira etapa que é a eliminação efetiva dos documentos. Hoje a maioria dos órgãos ou fazem a doação do papel para instituições ou vendem para empresas de reciclagem, pois os documentos precisam ser fragmentados.

     Para registrar esta etapa é necessário completar as informações na parte final do formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”. Neste termo deve-se preencher a data em que saiu a publicação do edital no DOE, identifica-se e assinam o responsável pelo órgão setorial, o servidor que realizou os procedimentos de eliminação e o servidor que acompanhou a fragmentação dos documentos, além de indicarem as respectivas datas. Veja o exemplo abaixo:2014.09.03 3 Termo eliminacao

     Para finalizar, como quarta etapa, os órgãos devem encaminhar ao Arquivo Público do RS (APERS) uma via do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e uma via da “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, conforme previsto na IN 02.

   Efetuadas todas as atividades descritas, o procedimento de eliminação de documentos está completo, de forma sistemática e transparente e, claro, de acordo com a legislação vigente. Assim ficou fácil, não é mesmo? Em casos de dúvidas o APERS está à disposição para ajudar os órgãos, o contato pode ser feito através do e-mail do SIARQ/RS: siarq-apers@sarh.rs.gov.br . Até a próxima postagem!

     Confira outras postagens sobre o SIARQ/RS clicando aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

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      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição) Classificação    Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado. 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento.
O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas. 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”.
A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
Prazo de guarda: 02 anos.
Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba. 1.2.2 Executar as ações orçamentárias A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapaObtenção de créditos adicionais”.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria. 2.5.7.4 Conceder a inatividade O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividadeRevisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos.
Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário. 3.3.1 Cumprir a execução penal A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”.
Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial. 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”.
Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
Prazo de guarda: 05 anos.
Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado). 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor. 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”.
Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

     Para ler outras postagens sobre o SIARQ/RS clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Tabela de Temporalidade de Documentos

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Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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