Normas de Atendimento na Sala de Pesquisa e Instruções aos Novos Pesquisadores

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    Temos sob nossa custódia acervos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário (clique aqui para saber mais) que encontram-se parcialmente organizados e disponíveis para consulta. Alguns dados, inclusive, estão indexados em nosso sistema de consulta online, assim, é possível pesquisar os dados dos documentos via internet, acessando aqui. Caso localize algum documento de interesse, o próprio link direciona para que nos solicite via e-mail. Para melhor entendimento sobre como se dará o seu atendimento, disponibilizamos o passo a passo:

  • Após solicitar os documentos de seu interesse, verificaremos se estão disponíveis. Em caso positivo, enviaremos o Termo de Responsabilidade para que nos forneça os dados básicos para que possamos cadastrá-lo e gerar o pedido em nosso sistema.
  • Os documentos solicitados estarão disponíveis em até 36 horas úteis. Enviaremos e-mail informando a data de liberação.
  • Os documentos ficarão disponíveis por 10 dias corridos, após o aviso de disponibilização.
  • Quando vier para iniciar sua pesquisa, deverá neste momento assinar o Termo de Responsabilidade.
  • Para fazer uma nova solicitação, após a primeira pesquisa, é necessário devolver todo o material pesquisado anteriormente. Caso seja realizado novo pedido, entenderemos que os anteriores estão liberados.
  • Coloque o material já pesquisado no mesmo local da retirada (armários) e devolva a chave às atendente após a pesquisa.

Atenção:

  • Se o pedido for feito por e-mail, lembre-se que ele só será lido em horário de expediente (segunda a sexta, das 8h30 às 17 h) não fechamos ao meio dia. Pedidos enviados aos fins de semana só serão vistos na segunda-feira subsequente.
  • Caso o e-mail demore a ser respondido, entre em contato conosco pelo telefone: 3288-9104. Existe uma chance de ele não ter chegado para nós!

Para termos uma melhor experiência de atendimento na Sala de Pesquisa do APERS, pedimos a atenção para algumas orientações:

  • Tenha cuidado no manuseio do acervo. Lembre-se que são documentos únicos, de inestimável valor histórico.
  • Recomendamos a utilização de luvas (não fornecemos luvas).
  • Por questões de preservação, não fazemos cópias. Os documentos podem ser fotografados sem uso de flash, e caso necessário, as cópias poderão ser impressas e trazidas para que façamos a autenticação sem custos; não ficam prontas no mesmo dia.

Links relacionados:

Pesquisando no Arquivo: acervos custodiados pelo APERS

Acervos do Poder Judiciário e seus concessionados

Acervos do Poder Executivo

Publicações APERS

Pesquisando no Arquivo: acervos custodiados pelo APERS

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O Arquivo Público do RS, como instituição detentora de importantes fontes históricas para o Estado, mantém sob sua custódia acervos oriundos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e seus concessionados, Registro Civil e Tabelionatos e infinitas possibilidades de pesquisa aos interessados. Pensando em melhor atendê-lo disponibilizamos abaixo de uma forma descritiva os acervos custodiados pelo APERS.

Poder Legislativo

Processos de alterações territoriais de municípios do Estado.

Datas – limites: 1953 a 1994

Poder Judiciário

Processos – Crimes, Medição de terras, Habeas-corpus, Inventários, Testamentos e outros, da maioria das comarcas do Estado.

Datas – limites: 1763 a 1975

Tabelionatos

Os livros de notas são organizados conforme o tipo de ato lavrado. Desse modo, podemos encontrar livros notariais de contratos, transmissões e notas, procurações, testamentos. Constam nomes das partes, data, tipo de escritura e demais informações necessárias à formalização do ato. As cartas de liberdade referentes ao período da escravidão no RS – de 1763 a 1888 estão digitalizadas e disponíveis para pesquisa via portal do APERS. Instruções de como pesquisar no portal disponíveis aqui.

Datas – limites: 1763 a 1985

Registro Civil

Certidões de nascimento, casamento, óbito: referentes ao período de 1929 à 1975, esse período pode apresentar falhas, pois nem todos os cartórios dos municípios enviaram o acervo completo ao Arquivo (APERS). Essa documentação não está informatizada é o próprio usuário que pesquisa nos livros.

Datas – limites: 1929 a 1975

Habilitações de casamento: A habilitação para a união em matrimônio é o processo pelo qual é verificado o atendimento das exigências legais para a celebração do casamento. Assim, os noivos devem apresentar perante o Ofício de Registro Civil: certidão de nascimento ou documento equivalente; se menores de 18 anos, autorização das pessoas sob cuja dependência legal estiverem (pais, tutores), ou o alvará judicial que comprove o suprimento; declaração de duas pessoas maiores, parentes ou não, que atestem conhecer os noivos e afirmem não existir impedimento; memorial, que é documento de declaração do estado civil, domicílio e residência dos contraentes e de seus pais; havendo casamento anterior, certidão de óbito do cônjuge falecido, certidão do trânsito em julgado da sentença de anulação do casamento anterior ou do registro da sentença de divórcio. Pare de nossos processos de habilitação de casamento possuem imagens liberadas para pesquisa online , para saber como pesquisar clique aqui.

Datas – limites: 1890 a 1985

Poder Executivo

O acervo é constituído de documentos produzidos pelos órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado, datados de 1868 a 2018. O quadro de arranjo constitui-se de fundos, considerando-se “fundo” as secretarias de Estado, autarquias, fundações e empresas de economia mista. Possuímos sob nossa custódia acervos oriundos da Secretaria da Justiça, da Fazenda, de Coordenação e Planejamento, da Administração (Concursos), Casa Civil, Tesouro do Estado e Gabinete do Governador além dos acervos do Hospital Psiquiátrico São Pedro, Companhia Riograndense de Laticínios e Correlatos (Corlac), Terras Públicas, Instituto de Carnes, Polo Petroquímico, Comissão Especial Ex Presos Políticos, Comissão Estadual da Verdade (CEV/RS) e Acervo Administrativo do APERS. O acervo é de caráter intermediário e permanente, organizado parcialmente.

Datas – limites: 1868 a 2018.

Além dessa documentação o APERS possui outros instrumentos de pesquisas produzidos pela equipe técnica e anais de eventos realizados pela instituição, e artigos e trabalhos acadêmicos que tem as ações do Arquivo ou seus acervos como referências, para acessá-los clique aqui.

Parte do nosso acervo já encontra-se com os dados indexados (digitados) em nosso sistema de consulta online. Desta forma, você pode fazer a busca clicando aqui. Caso localize algum documento de interesse, o próprio link direciona para que nos solicite via e-mail.

Lembramos que o atendimento de nossa Sala de Pesquisa acontece de segunda-feira a sexta-feira, das 08h30min às 17h. Para iniciar suas pesquisas é necessário se cadastrar como pesquisador e preencher um Termo de Responsabilidade. Para mais informações entre em contato pessoalmente ou pelo e-mail: saladepesquisa@planejamento.rs.gov.br

Pesquisando no Arquivo: Sugestões para o Historiador III

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Os Arquivos Públicos, como o nosso Arquivo Público do Estado do RS, tem um público em geral bastante significativo de pesquisadores que buscam por meio dos documentos salvaguardados reconstruir trajetórias de vidas de sua família, por motivos que variam desde a simples curiosidade de saber sobre seus antepassados, como a necessidade de levantar documentos para obtenção de cidadania em outras nações (italiana, portuguesa, alemã, polonesa, etc) ou academicamente, por meio de estudos biográficos.

Dentro do campo de estudo da História, o gênero de estudo biográfico experimentou um retorno nos últimos anos, em função principalmente da descrença de modelos totalizantes de explicação histórica. Durante muito tempo, principalmente durante a hegemonia dos Annales, o entendimento era de que apenas as explicações estruturais de longa duração seriam capazes de recuperar os grandes movimentos das sociedades, escapando a superficialidade dos fatos. O mal estar suscitado pelo retorno da biografia foi aos poucos sendo dissipado; porém, ainda dentro dessas perspectivas totalizantes, a biografia encontrou-se numa encruzilhada teórica, se limitando a dois modelos: ora como biografia representativa, ora como estudo de caso.

Neste mês, queremos propor aos nossos pesquisadores que lancem um olhar para as fontes custodiadas pelo APERS no sentido de reconstruir trajetórias de vidas. Contamos com um acervo riquíssimo, composto por diversos fundos que podem auxiliar nesta tarefa. Começando pelo Poder Judiciário, que nos aponta a possibilidade de conhecer um pouco do indivíduo quando de seu acesso à justiça, seja no feitio de um inventário, como inventariante ou inventariado. Que bens ou dívidas este indivíduo deixou? Como os adquiriu? Ainda temos a possibilidade de verificar os processos-crime, outra fonte com potencial de nos auxiliar a responder diversas perguntas: este indivíduo é réu ou vítima? De que está sendo acusado ou acusando? Que discursos constrói perante à justiça para se defender ou para acusar?

Ainda contamos com o Acervo do Registro Civil (certidões de nascimento, casamento e óbito, além dos processos de Habilitação para Casamento) que podem nos dizer um pouco sobre as configurações familiares. Onde casou, se era o primeiro casamento (no caso de haver mais de uma habilitação), qual o motivo do primeiro enlace ter sido desfeito. E os Livros Notariais de Tabelionatos, onde diversos tipos de contratos podem ter sido registrados (compra ou doação de um imóvel, de um pedaço de terra, de outros tipos de bem).

Não podemos perder de vista, contudo, que o historiador-biógrafo precisa tomar certos cuidados, como o de tentar formatar seus biografados e induzir o leitor a acreditar numa vida marcada por regularidades, repetições e permanências. Sabemos que as trajetórias de vidas são singulares e não respeitam, necessariamente, as nossas necessidades de linearidade, de causa-efeito. Neste sentido, acreditamos que nosso Acervo pode ser um ponta-pé inicial para àqueles que pretendam se aventurar por esta forma de escrita da História.

Fonte:

AVELAR, Alexandre de Sá. A biografia como escrita da História: possibilidades, limites e tensões. Acesso em julho de 2016.

Pesquisando no Arquivo

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Você sabia que no APERS há uma grande quantidade de documentos que foram pouco ou nada pesquisados? O acervo do APERS é constituído de documentos referentes aos Poderes Judiciário (1763 a 1980), Executivo (1822 a 2012) e Legislativo (1953 a 1995), assim como aos Tabelionatos (1763 a 1986) e ao Registro Civil (1929 a 1975), perfazendo mais 5 mil metros lineares de documentos. As datas referidas representam o período inicial e final, podendo haver lacunas de tempo entre elas.

Com o intuito de divulgar documentos que possam se tornar objeto de estudo, postaremos, na terceira semana de cada mês, indicações de possibilidades de pesquisa em nosso acervo. Confira na próxima semana nosso primeiro post.

Mês do Arquivista: Aerta Grazzioli Moscon

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Aerta Grazzioli Moscon, 47 anos, natural de Santa Maria/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1987 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora ela nos contará um pouco de sua experiência, confira!

     Quando estava no 3° ano de Ensino Médio fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado para a área de Ciências Humanas, então prestei vestibular para Arquivologia na UFSM e História em uma universidade privada de Santa Maria. Fui aprovada nos dois e optei por Arquivologia. Minha primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Izabel Schirmer Richter), ela era bem empolgada, eu adorei! Deslumbrei-me pelo Curso, identifiquei-me, nunca pensei em desistir! Sempre participava das viagens para congressos, visitas… A primeira vez que vim ao Arquivo Público lembro que fiquei fascinada pelas escadarias, pelo piso, pela quantidade de documentos, tirei fotos… e pensei: “Eu quero trabalhar aqui!”.

    Minha formatura foi em 1987 e no ano seguinte fiz especialização em arquivos médicos, também pela UFSM. Enquanto acadêmica fiz estágios em arquivos médicos e meu estágio curricular foi no Hospital Regional de Chapecó. Foi bem legal porque o Hospital era novo, fomos eu e minha colega que estruturamos o arquivo! Fiz alguns concursos, mas não cheguei a ser chamada… Trabalhei em um censo do IBGE, ia às casas aplicar os questionários, eu gostava! Em 1991 prestei o concurso para o Estado, meu único concurso na área de arquivo, fui nomeada em maio de 1992, logo entrei em licença gestante, retornando em setembro.

     A forma como os arquivistas do concurso de 1991 e os do concurso de 2010 entraram foi bem semelhante. Em ambos foram vários nomeados para o Arquivo e quando entramos em exercício não tinha muito direcionamento do que fazer, não havia preparação para receber tantos servidores novos. O decreto do SIARQ/RS é de 1989 e foi em função disso que os arquivistas ingressaram no Estado através de concurso. Anterior ao concurso tinha algumas arquivistas nomeadas como Cargo em Comissão na gestão do Rossato (Carlos Aléssio Rossato). Foi essa equipe a responsável pela elaboração das bases do SIARQ/RS e dentro da conjuntura da época fizeram um bom trabalho.

     Quando entrei em exercício já estavam fazendo o levantamento documental nas Secretarias, a partir deste levantamento seria feito a tabela de temporalidade do Estado. Ao retornar da licença maternidade o levantamento documental já estava em fase final, fui designada para montar a tabela de temporalidade. Naquela época o Arquivo tinha dois computadores, dois! Então eu ficava na sala de informática montando a tabela. Hoje refletindo sobre isso penso: “Uma pessoa que de experiência profissional só tinha estágios em arquivos médicos, ficou responsável por montar a tabela de temporalidade do Estado. Que insanidade!” A ideia de criar uma tabela única foi concretizada em 2008.

     Depois disso os técnicos científicos, que não estavam em função de chefia, foram divididos em três equipes: uma responsável por pesquisar a história administrativa do Estado, outra responsável pela preservação do acervo e outra por elaborar um instrumento para o acervo do Poder Judiciário, eu fiquei nessa. Para isso nós líamos os processos e elaborávamos um resumo. Esse trabalho resultou num catálogo, Cadastro de Processos, que é consultado até hoje. Eu penso que estes trabalhos foram válidos, são úteis até hoje.

     Concluídos esses trabalhos as equipes foram novamente divididas, mas agora em consonância com algumas funções arquivísticas: avaliação, descrição e preservação. Eu compunha a equipe de descrição, a qual produziu o Mapeamento do Judiciário por Município (conhecido como “Mapeamento Azul”). Para isto realizamos um levantamento no acervo, olhávamos nas estantes as Varas e o que tinha nos maços, as tipologias. Não olhamos o que tinha documento a documento porque na época optamos por proceder dessa forma para termos um instrumento em menos tempo, assim esse mapeamento apresenta algumas falhas. Depois disso fiquei afastada por dois anos em licença interesse.

     Ao retornar passei a integrar a equipe de avaliação por quatro anos. Participei da elaboração de alguns planos de classificação e tabela de temporalidade de algumas Secretarias, mas tudo demanda. Nesse período também participei da organização do acervo dos Tabelionatos, que foi um trabalho bastante exaustivo que se estendeu por alguns anos. Esse trabalho foi demandado em decorrência da reforma dos prédios I e II. Para a elaboração do índice dos tabelionatos foi realizado o levantamento por unidade documental, foi um trabalho interessante, um desafio. Tivemos que estudar toda a estrutura dos Tabelionatos, seu funcionamento, para organizá-los respeitando o princípio da proveniência. Isso foi bom, pois da forma como estava antes, classificado por municípios, os Tabelionatos foram emancipados junto com os municípios, um exemplo disso é que em determinadas ocasiões tínhamos um documento do município de Agudo, mas que na verdade ele era de Cachoeira do Sul, antes da emancipação.

   Para execução deste trabalho, pela primeira vez arquivistas e historiadores desenvolveram um projeto em conjunto no APERS. O estudo administrativo dos municípios resultou no índice e na ISAD(G) dos Tabelionatos. Outro acervo que eu gostei de trabalhar, que ficou de acordo com a teoria arquivística, foi o da Supervisão de Ordem Política e Social – SOPS/RS, que infelizmente depois de organizado, por meio do Decreto 39.680/99, foi transferido para o Memorial do RS.

     Depois disso, em 2003, assumi a chefia da DIDOC. Foi um desafio! Eu já estava aqui há 12 anos, tinha ficado afastada por dois, e pouco conhecia do Arquivo. Quando fui convidada eu disse que iria tentar, mas não sabia se ia conseguir. A diretora disse que eu podia contar com ela sempre “Tudo que tu precisares venha falar comigo porque eu conheço o acervo, o Arquivo”. E realmente conhecia. Ela fazia busca, guardava a documentação no acervo…, trabalhou em todas as estâncias do Arquivo, tem uma bagagem. Hoje eu posso dizer que conheço também, mas no momento que assumi não tinha muita noção. O meu maior medo era que um servidor ou pesquisador me solicitasse algo e eu não soubesse… Eu penso que para ser um coordenador tu tens que conhecer, ter domínio para saber orientar tua equipe e os usuários. Tive dificuldade, mas consegui, acho que me sai bem!

   Durante o período que fiquei na DIDOC tivemos conquistas: implantamos o teleatendimento, iniciamos a informatização do acervo e mudamos a forma de atendimento ao pesquisador. Nessa época estávamos reorganizando o acervo então eu procurava entrevistar os pesquisadores para ajudá-los a filtrar suas demandas. Assim auxiliava a identificar quais documentos deveria pesquisar e eu já tinha um levantamento do que ele iria pedir, antevendo as suas solicitações e os possíveis problemas de localização.

     O teleatendimento foi entre 2004 e 2005… Necessitávamos normatizar, qualificar e padronizar o nosso atendimento, e reduzir o prazo para entrega dos documentos. Para isso contamos com o apoio da equipe do DEORG para estruturar o fluxo das atividades da Divisão de Documentação. Também fizemos uma ampla campanha de divulgação nos ônibus de Porto Alegre e região metropolitana, TRENSURB, Tudo Fácil, SINE, e outros órgãos que faziam solicitações de documentos do Registro Civil. A aceitação foi boa. Teve um ano que participamos do “Ação Global” na Restinga. Foi muito gratificante, pois das solicitações de certidões mil foram localizadas e atendidas.

     Começamos a planejar a informatização do acervo em 2003, sendo a implantação do Sistema AAP em 2005. Diria que foi o projeto com o qual mais me identifiquei. Sempre falo que o pesquisador não tem que chegar aqui e dizer a localização do documento, e sim nós darmos o documento para ele. E com a informatização eu acredito que estamos conseguindo isso; hoje pela internet é possível realizar uma consulta e ver que documentos têm, para então solicitá-lo. O sistema AAP é um grande banco de dados onde é possível descrever a documentação e também anexá-la. Penso que esse foi um dos grandes projetos desenvolvidos pela equipe do Arquivo, foi um grande ganho. Até pensamos em colocar as referências de acordo com as fichas para ser mais rápidos, porém percebemos que isso seria impraticável, que era necessário checar os itens documentais antes. Elaboramos o sistema com base na ISAD(G), que era referência na época, em conjunto com a PROCERGS. O sistema foi pensado para servir aos usuários, então quando fomos decidir que acervos inserir primeiro, optamos pelos que eram mais consultados e que ainda não tinham instrumento de busca. Começamos pelos processos de habilitação para casamento.

   Claro que a mudança para o sistema causou alguns problemas, pois alguns pesquisadores possuem índices próprios e tem por costume solicitar o documento já com suas referências. Mas tem que ficar claro que o pesquisador tem que solicitar a informação e nós temos que localizar o documento que a contem, é nossa obrigação. Além disso, tínhamos problemas com os processos de habilitação para casamento, eles estavam organizados por municípios, emancipados e não por proveniência. E os pesquisadores são pessoas esclarecidas, então eles questionavam “como tem um documento de Agudo, se nesse período ela pertencia a Cachoeira do Sul?”. Tudo isso foi reorganizado no processo de informatização.

     Atualmente desenvolvo um trabalho muito legal! Coordeno o projeto “Documentos da escravidão: preservação das cartas de liberdade”, patrocinado pela Petrobrás através da Associação dos Amigos – AAAP. Eu acompanho esse projeto desde o início e é gratificante quando participamos de algo desde o início! O projeto tem duração de um ano, e a contra partida do Estado é a disponibilização dos documentos para o trabalho, infraestrutura, coordenação do projeto, acesso ao sistema AAP e a disponibilização no portal do Arquivo após a conclusão. Estamos com um bom andamento, o trabalho é executado por uma equipe de estagiários.

     Eu me sinto realizada enquanto arquivista, gosto da Instituição em que trabalho, apesar de discordar de algumas atitudes. Questiono-me bastante sobre o andamento das coisas, se poderia ter feito mais… A estrutura do serviço público é complicada, muitas vezes dependemos de outras pessoas, é preciso ser persistente, questionar… O difícil me fascina, mas nem todos pensam assim, por isso que na esfera pública tudo é lento ou estagnado.

     Enquanto servidora do Arquivo muitos acontecimentos me marcaram: a reforma do Arquivo, participei das comemorações aos 100 anos, organização da SOPS e Tabelionatos… Sinto orgulho de trabalhar aqui, foi um sonho realizado. Quando não estou no Arquivo, gosto de ler bons livros, assistir filmes, fazer tricô, compras… adoro sapatos, bolsas e relógios! Curto cuidar da minha casa, sou super família!

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