Atividades SIARQ/RS – Outubro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Departamento de Administração de Patrimônio do Estado (DEAPE), para prestar orientações sobre avaliação e eliminação de documentos.

Dias 06, 16 e 27: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 18 e 25: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 20: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), participando de reunião para orientações sobre gestão documental, a fim de o TCE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dia 31: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS); e, Vicentina Pereira, Felipe e Ana Paula Rodrigues (CC).

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Agosto 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 09: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pagamento de Pessoal Secretaria da Fazenda, prestando assessoria em gestão documental, sobre guarda, prazos e destinação de documentos. Estiveram reunidos Maurício Almeida da Silveira e Carmen Karina Garcia Paiva (SEFAZ); Iara Gomide, Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dias 09, 16 e 23: os arquivistas Jonas Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 09 e 16 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 10, 18, 25 e 31: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio Lopes estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dias 10 e 24: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 15: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) participando de reunião, orientando quanto a definições de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Aline Druzina, Mario Sérgio Alves, Yasmine Trindade, Livia Job, Bianka Maduell (DAER), Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Kneipp Fernandes, estiveram em reunião no Tribunal de Contas do Estado (TCE), com o objetivo de orientar Grupo de Trabalho formado por servidores do TCE que estão elaborando os instrumentos de gestão documental. Representando o TCE André Dietrich, Denise Wilhelms Ventura, José Luís Riegel de Brito, Fabiola Ferreira Oliveira, Giovana Villanova Maciel, Michael Abreu Ribeiro, Luiz Carlos Martins Larratéa.

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE) para retomarem as assessorias à implantação da gestão documental na DPE. Reuniram-se Ana Cristina Wachter (DPE), Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dia 28: os arquivistas do APERS estiveram em reunião no Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul (DETRAN/RS) para tratarem sobre a definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Elissa Schweitzer, Karina de Aguiar Barreda, Nina Paula Margarites Lima, Rosana Herminia Della Pace (DETRAN/RS), Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 31: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua primeira eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 41,89 metros lineares de documentação, referente a documentos de controle de frequência e exames de seleção, cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 07 do DOE de 26 de junho de 2017. O total do acervo em que está sendo feita a gestão documental é de aproximadamente 300 metros lineares e a equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.

 

    Em agosto, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2017

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     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 02: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Wagner Coradine, Thaise Mazzei, para tratarem sobre o início das atividades de gestão documental a serem realizadas na SDR.

Dia 04: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) em reunião com a servidora Lívia Job Benvegnu, onde conversaram sobre classificação e avaliação de documentos utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo e visitaram o Núcleo Administrativo (NAD) onde servidoras mostraram o acervo em avaliação. Participantes: Lívia Job Benvegnu, Jaqueline Lucas da Silva, Maria Helena de Carvalho Lima Cardoso (DAER), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04 e 18: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 09, 19 e 26: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 09: os arquivistas do APERS, Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes, estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), reunidos com Luiz Carlos Martins Larretea, para esclarecerem dúvidas sobre ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios.

Dias 10, 17, 24 e 31: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 16: servidores da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com arquivistas do APERS para dar continuidade à definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: da SES, Bruna Pachla Altiere (1ª CRS – Porto Alegre), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Dinara Monteiro Cezar (19ª CRS – Frederico Westphalen), Eloísa Azambuja Simão (7ª CRS – Bagé), Glauber Costa de Oliveira (4ª CRS – Santa Maria), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marcos Costa (ESP), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Rejane de Carvalho (ESP), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Rosane Teresinha Fontana (1ª CRS – Santo Ângelo) e do APERS Jonas Melo e Silvia Soares.

Dia 22: servidores estiveram reunidos no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) para verificar dúvidas de classificação de documentos: processos referentes a convênios (prestação de contas), documentos de consulta popular, caixas de documentos avulsos transferidas pelos Departamentos. Participantes: Leocádia Nunes Jung e Guilherme Sumariva (SPGG), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2016

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2015.07.15 SIARQRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: esteve no Arquivo Público do Estado (APERS) a servidora Alessandra Baum, da Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), que solicitou orientação para melhorar a organização do arquivo da Agência. Participaram: Alessandra de Zorzi Baum (AGERGS), Cléo Belicio, Iara Gomide, Jonas Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 17: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Ensino e Pesquisa (DIEPE) do Hospital Sanatório Partenon, onde conversaram com as servidoras sobre a necessidade de organização do acervo da Documentação e Memória. Participantes: Soraia Lemos de Siqueira, Tania Regina Cappra (DIEPE), Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 18: a professora Helena Cattani esteve no APERS para se informar sobre procedimentos para realizar a gestão documental no acervo do Colégio Estadual Paula Soares e foi atendida pela arquivista Silvia Soares.

Dia 18: foi realizada a primeira reunião de 2016 do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), que contou com a presença de onze componentes de diferentes Órgãos Executivos, e teve como pauta: a revisão do Regimento Interno do Comitê.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria revisando o preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos, explicando as atividades de gestão documental ao novo estagiário; verificando as dúvidas sobre classificação de processos. Participantes: Angela Maria Gades Silva e Vinicius Vidor Duarte (SEPLAN), Marta Helena de Araújo e Silvia Soares (APERS).

Dia 20: foram recebidas, no APERS, servidoras da Polícia Civil (PC) para orientação sobre o uso de assuntos no PROA. Participaram: Eliete Rodrigues, Deise Bassedone e Francine de Carvalho (PC); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Marta Araújo (APERS).

Dia 25: arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 25: estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), arquivistas do APERS a fim de orientar quanto à ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios. Participaram: Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS), e Michael Abreu Ribeiro, Fernanda Nunes, Larissa Job de Vargas, Luiz Carlos Martins Larratéa, Zenaira Brandão Cauduro, Elieser Elias dos Santos Marques e Denise Wilhelms Ventura (TCE).

Dia 28: arquivistas do APERS estiveram no Instituto Rio-Grandense do Arroz (IRGA) para prestarem orientações sobre possibilidade de microfilmagem do acervo. Participantes: Anabel Schmidt, Caio Pheula, João Alberto Antonio (IRGA); Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

    Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (7) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    Em outubro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e oito (28) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Explorando o SIARQ/RS: Composição

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Explorando o SIARQRS    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

  • Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

  • Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

  • Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

  • Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

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