Pesquisando no Arquivo: Secretaria de Coordenação e Planejamento I

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O decreto nº 20.022 de dezembro de 1969 estabeleceu a organização da Secretaria de Coordenação e Planejamento (SCP), suas finalidades, orientações e sua composição. Com diversas competências ao longo das décadas, a secretaria existiu até novembro de 1991.

O recolhimento do acervo da SCP ao APERS se deu em momento anterior à criação dos instrumentos de gestão, e agora, disponibilizamos para pesquisa o acervo da Secretaria, organizado em 18 séries, de acordo com o Plano de Classificação Documental (PCD). A série dos documentos analisados nesse momento, “Elaboração de atos normativos”, dá conta dos atos administrativos normativos, que tratam de um comando geral do Executivo, visando a correta aplicação da lei. A essa série pertencem, por exemplo, regimentos, resoluções, portarias de conteúdo geral e os decretos regulamentares, tratando-se esses de atos administrativos da competência dos Chefes do Executivo. Os decretos tratam de situações gerais ou individuais, previstas explícita ou implicitamente pela legislação. Através do decreto também se organizam e estabelecem orientações para o funcionamento de instituições, órgãos e divisões do governo e do estado, assim como o Sistema de Defesa Civil da forma que o conhecemos hoje.

Durante os últimos anos, com as estiagens e enchentes que assolaram o Rio Grande do Sul, e também ao fim de janeiro de 2016, com a forte tempestade que atingiu Porto Alegre, por exemplo, podemos acompanhar o trabalho da Defesa Civil nesses acontecimentos, assim como sua atuação e monitoramento de áreas e pessoas em situação de risco. Hoje articulada com os órgãos integrantes do Sistema Nacional de Defesa Civil (SINDEC), a organização da Defesa Civil no estado se dá na década de 1970, precedida por órgãos com outra maneira de organização e anteriores às diretrizes estabelecidas então, mais ou menos semelhantes às vigentes hoje.

Assim, podemos explorar o potencial de informações para a pesquisa de três processos administrativos acerca do momento da criação do Sistema de Defesa Civil no estado, suas orientações e suas justificativas do porquê da composição. Primeiro, de janeiro de 1970, apresentamos a minuta do Decreto que organiza e estabelece as normas de funcionamento do Sistema de Defesa Civil, trazendo já uma definição de seu propósito em atuar em situações de emergência e calamidades públicas, além da conceituação do que se entende por Defesa Civil, e seus regimes de sobreaviso, prontidão e prontidão rigorosa, divisões que auxiliam na atuação do órgão. Com os outros dois documentos aqui apresentados, os anteprojetos que organizam a sistemática da Defesa Civil, de maio e junho de 1970, já temos o texto que serve como base para o decreto, acompanhado pela exposição de motivos que justificam a criação do órgão, definindo as entidades responsáveis, assim como a participação de outros setores, públicos e privados. A trajetória institucional e a sistematização de órgãos como a Defesa Civil trazem luz à atuação do Estado em lamentáveis acontecimentos como os mencionados, decorrentes da ação da natureza ou não, e que se tornam cada vez mais frequentes tanto pelas mudanças climáticas quanto pela precariedade de políticas assistenciais a populações em situação de risco.

Esses documentos fazem parte do acervo da SCP, agora disponível ao público e para pesquisa. Como já informado, além da série ao qual a minuta do decreto e os anteprojetos pertencem, o acervo conta com outras 17 séries, já classificadas e organizadas adequadamente, abrindo espaço para uma grande variedade de informações e pesquisas. Se você tiver interesse em pesquisar esses documentos, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento.

Fonte: Meirelles, Henry Lopes. Direito Administrativo Brasileiro, 2006 (32a edição). Editora Moderna: São Paulo

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Acervo disponível para pesquisa: Secretaria de Coordenação e Planejamento

APERS em Números – Março 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de março:

– Assessorias SIARQ/RS: 11

– Usuários atendidos: 465

– Cidadão: 340

– Usuários internos: 13

– Pesquisadores: 112

– Novos pesquisadores: 59

– Atendimentos aos usuários: 1.024

– Cidadão: 374

– Usuários internos: 68

– Pesquisadores: 582

– Indexação Sistema AAP: 1.618

– Visitas guiadas: 06

– Visualizações blog institucional: 14.427

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de março:

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em março.

Clique aqui para saber mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

Pesquisando no Arquivo: Secretaria da Justiça I

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A Secretaria da Justiça (SJ) se estabelece a partir da publicação do Decreto nº 23.979, na data de 15 de agosto de 1975 e vigora até 27 de novembro de 1991, quando é transformada pela Lei n° 9.433/91. Dentre as áreas de competência da Secretaria da Justiça estão a administração penitenciária, o Registro do Comércio, o Arquivo Público, o relacionamento com os Poderes Judiciário, Legislativo, com o Corpo Consular e Partidos Políticos.

O recolhimento do Acervo da SJ ao APERS se deu em meados da década de 1990, período anterior a Instrução Normativa nº 04/09 que estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. O Acervo em questão está disponível para pesquisa e conta com 21 séries de acordo com o Plano de Classificação Documental, anexo a Instrução Normativa 01/08. Abordaremos neste momento os processos administrativos de utilidade pública, pertencente à série “Implantar e gerenciar programas e projetos”.

O título de utilidade pública, tem por base o Decreto-Lei 1130, de 24 de julho de 1946, regulamentado pelo Decreto 3.565, de 15 de outubro de 1952, que estabelece as condições para o reconhecimento de sociedades de utilidade pública. Este reconhecimento é concedido as sociedades civis, associações e fundações constituídas no território do Estado, com o fim de servir desinteressadamente a coletividade.
A diversidade religiosa é um tema constantemente em discussão no Brasil e no mundo. A intolerância que incide sobre as diversas religiões existentes acaba sendo propulsora de caos e violência decorrentes destas tensões entre consciências e crenças divergentes manifestadas pelos seres humanos. Por conta da necessidade vigente de combate a intolerância religiosa, a busca de conhecimento sobre as diferentes religiões se apresenta como uma das possíveis alternativas. Em corroboração a estes fatos, selecionamos os processos administrativos de solicitação e manutenção do título de utilidade pública da Sociedade Umbandista “Saravá Tenda de Ogum Megê, sua gente que está a nos guiar” para demonstrar as possibilidades de pesquisa neste acervo.

A Umbanda se caracteriza como uma religião genuinamente brasileira que surgiu da mistura de diversas crenças, adquiridas de outras religiões. Sua influência principal é o Candomblé, aliado a traços do espiritismo, aos costumes espíritas e claro, do sincretismo católico. A prática desta religião manifesta-se como um dos importantes legados da cultura afro-brasileira e se destaca como uma das religiões que vem apresentando um número crescente de praticantes.

Localizada em Passo Fundo, a Sociedade Umbandista “Saravá Tenda de Ogum Megê, sua gente que está a nos guiar” foi fundada em 10 de outubro de 1973 e, segundo consta em seu estatuto, é uma sociedade civil de caráter espiritualista, beneficente e assistencial. A Sociedade foi declarada de Utilidade Pública Estadual em 23 de Janeiro de 1980, possuía também título de Utilidade Pública Municipal e registro de entidade civil habilitada para recebimento de auxílios do Estado. As finalidades registradas pela entidade em seu estatuto são: prestar assistência social à maternidade, à infância e à adolescência através de obras que atendam estes objetivos e sirvam à comunidade visando, sobretudo, evitar a mortalidade infantil; organizar o Roupeiro da Mãe Pobre que distribui enxovais aos recém-nascidos, em estado de extrema pobreza; instalar em sua sede uma escola primária, pretendendo ajudar no combate ao analfabetismo; organizar e manter uma biblioteca composta de obras espíritas, de cultura geral; e realizar sessões de caridade, desenvolvimento mediúnico, aulas de evangelização e descarga. Nos relatórios de atividades, referentes aos anos de 1981/1982, incluídos nos processos, encontramos diversas informações acerca da execução dos projetos da sociedade ao longo do ano, bem como a respeito do andamento da construção da sede da entidade, iniciada em 1978, no local onde a mesma situa-se até os dias de hoje.

A Sociedade Umbandista “Saravá Tenda de Ogum Megê, sua gente que está a nos guiar” é apenas um exemplo dentre os vários processos referentes a concessão de utilidade pública que compõem o acervo da Secretaria da Justiça e agora estão disponíveis ao público. Se você tiver interesse em pesquisar estes documentos, envie um e-mail para a Sala de Pesquisa do APERS (saladepesquisa@smarh.rs.gov.br) e solicite seu atendimento!

Referência: CUMINO, Alexandre. História da Umbanda: uma Religião Brasileira. 2010. Editora Madras, São Paulo.

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Acervo disponível para pesquisa: Secretaria da Justiça

APERS em Números – Fevereiro 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de fevereiro:

– Assessorias SIARQ/RS: 06

– Usuários atendidos: 442

– Cidadão: 343

– Usuários internos: 07

– Pesquisadores: 92

– Novos pesquisadores: 42

– Atendimentos aos usuários: 818

– Cidadão: 374

– Usuários internos: 28

– Pesquisadores: 416

– Indexação Sistema AAP: 1.407

– Visitas guiadas: 01

– Visualizações blog institucional: 9.448

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de fevereiro:

2017-03-02-apers-em-numeros

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em fevereiro.

Clique aqui para saber mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade. E aqui para acessar os dados do APERS em números em formato .xls.

Acervo disponível para pesquisa: Secretaria de Coordenação e Planejamento

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Está disponível para pesquisa, o acervo da Secretaria de Coordenação e Planejamento (1968 – 1991); recolhido ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. Desta forma, foi elaborado projeto visando o tratamento técnico adequado e a sua disponibilização a pesquisa, executado entre 2015 e 2017.

O acervo é composto por processos administrativos que compreendem o período de 1970 a 1985 e está organizado em 18 séries de acordo com o Plano de Classificação Documental – PCD, anexo a IN 02/14. Sendo elas: Desenvolver políticas para atrair recursos e fomentar novos investimentos; Implantar e gerenciar programas e projetos; Orientar, coordenar e elaborar o orçamento do Estado; Executar as ações orçamentárias; Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado; Controlar a participação acionária/societária do Estado; Elaboração de atos normativos; Elaboração de atos ordinatórios; Elaborar, distribuir e acompanhar as informações referentes às ações governamentais; Planejar e formular políticas de recursos humanos; Recrutar e selecionar recursos humanos; Formar e qualificar recursos humanos após nomeação; Apurar infrações e irregularidades cometidas pelo servidor; Gerir meios de transporte do Estado; Aquisição de bens e contratação de serviços; Acompanhar contratos; e Fiscalizar a regularidade das atividades desenvolvidas. O acervo está identificado e organizado em séries e subséries, ordenado em ordem cronológica. Para acessar a descrição do fundo, clique aqui.

Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Gerenciamento de Acervos

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O Gerenciamento de Acervos compreende as diversas atividades que visam manter os acervos custodiados pelo Arquivo Público do RS de acordo com a ordem original de sua fase corrente, para que a disposição física dos fundos reflita a estrutura dos órgãos produtores, e também as atividades que possibilitam o livre acesso aos mesmos pelos usuários presenciais e virtuais. Desta forma, a equipe é segmentada em projetos de: indexação e revisão de dados do acervo do Poder Judiciário, classificação, avaliação, descrição e mapeamento de acervos do Poder Executivo, além da gestão dos espaços para custódia de acervos nos prédios da instituição.

Para melhor clareza das atividades realizadas a seguir apresenta-se os projetos em execução:

Organização e disponibilização dos acervos do Poder Judiciário

O projeto de indexação de acervos do Poder Judiciário consiste na digitação dos dados básicos dos processos no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual possibilita a rápida localização e controle da documentação sob a custódia do Arquivo Público do RS. No ano de 2016 foram trabalhadas as seguintes Comarcas: a) Bagé – PJ 010, com 55 acondicionadores e 922 documentos indexados; b) Rosário do Sul – PJ 024, com 21 acondicionadores e 304 documentos indexados; c) Rosário do Sul – PJ 025, com 08 acondicionadores e 235 documentos indexados; d) Canguçu – PJ 037, com 10 acondicionadores e 287 documentos indexados; e) Dom Pedrito – PJ 042, com 43 acondicionadores e 787 documentos indexados; f) Dom Pedrito – PJ 043, com 71 acondicionadores e 1.210 documentos indexados; g) Júlio de Castilhos – PJ 055, com 1 documento indexado; h) Piratini – PJ 008, com 101 acondicionadores e 2.606 documentos indexados; i) Arroio Grande – PJ 033, com 4 acondicionadores e 59 documentos indexados; j) Jaguarão – PJ 013, com 19 acondicionadores e 322 documentos indexados; k) Porto Alegre – PJ 004, com 04 acondicionadores e 367 indexados/revisados; l) Rio Grande – PJ 005, com 1 documento indexado; m) Rio Pardo – PJ 007, com 01 acondicionador e 29 documentos indexados; n) Quaraí – PJ 066, com 64 acondicionadores e 1.085 documentos indexados; o) Caçapava do Sul – PJ 016, com 01 acondicionador e 37 documentos indexados; p) Bento Gonçalves – PJ 034, com 19 acondicionadores e 473 documentos indexados; q) Vacaria – PJ 096, com 21 acondicionadores e 585 documentos indexados; r) Vacaria – PJ 097, com 142 acondicionadores e 2.727 documentos indexados; s) Pelotas – PJ 006, com 32 documentos indexados/revisados; t) Santo Antônio da Patrulha – PJ 026, com 1 documento indexado/revisado; u) Passo Fundo – PJ 068, com 01 acondicionador e 29 documentos indexados. Ao total foram criados 585 acondicionadores e 12.103 documentos indexados. Esse projeto foi coordenado pela Técnica em Assuntos Culturais/Letras Roberta Capelão Valença Scholz, tendo como equipe Giovanna Adam Ferreira, Loy Alves Medeiros Júnior e Luciane Mondin Cardoso Flores.

No ano de 2016 foi dada continuidade à descrição dos fundos provenientes do Poder Judiciário. Foi realizada a compilação da história administrativa, o levantamento das tipologias e Varas, a quantificação em metros lineares e a indexação dos dados de 82 Comarcas no sistema AAP. Este projeto foi coordenado pela arquivista Viviane Portella de Portella e tem como equipe Carlos Henrique Armani Nery.

Desde o mês de junho de 2015 está sendo realiza a digitação das planilhas de equivalência do Poder Judiciário que se encontram somente me suporte papel. No ano que passou foram digitadas 42 planilhas das Comarcas de Alegrete, Lagoa Vermelha, Passo Fundo, Porto Alegre, Rio Grande, Rio Pardo, Santo Antonio da Patrulha, Vacaria e Veranópolis. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e tem como equipe Richard Herbert Brando Nogueira.

No mês de outubro teve início a conferência dos acervos do Poder Judiciário, localizados no prédio 2. O trabalho consistiu em conferir se os processos estão nas caixas corretas de acordo com o índice. O trabalho foi coordenado pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe Gabriel da Silva Batista e Thiago Alvez Judes

Levantamento de acervos

No mês de janeiro teve início a segunda etapa de levantamento dos acervos do Poder Judiciário, desdobramento do trabalho realizado em 2015, para levantamento das tipologias a indexar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) do Poder Judiciário. Em 2016 foi realizado o levantamento dos maços do Poder Judiciário, identificando a localidade e o cartório de origem do maço, o tipo de ação, o ano de abrangência, a numeração de abrangência dos processos, o número do maço, a estante e a prateleira de localização. Esse trabalho já foi realizado na década de 1990, resultando no “Mapeamento azul”, porém com o passar do tempo alguns maços foram encaixados, outros mudados de lugar e não foi sendo realizado o controle dessas mudanças, assim, nem sempre a localização descrita no Mapeamento azul condiz com a realidade, dificultando a disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa. O trabalho está em fazer de revisão e digitação. Esse projeto foi coordenado pela arquivista Viviane Portella de Portella, tendo como equipe: Gerson Saldanha Costa, Getúlio Cunha de Aguiar e Richard Herbert Brando Nogueira.

Organização e disponibilização dos acervos do Poder Executivo

Ao longo do ano de 2016 foi dado andamento ao projeto de Organização dos acervos das Secretarias da Justiça, iniciado em 2014, e que compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. Assim, foi realizada a indexação e a descrição dos processos classificados na tipologia “utilidade pública” do acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991) e dada continuidade ao trabalho de classificação e avaliação do acervo da Secretaria do Interior e Exterior (1891 – 1947). Do período de 1975 a 1991 temos 3.405 processos administrativos, destes 690 estão indexados e descritos, e em fevereiro de 2017 foram disponibilizados para pesquisa. Visando difundir os processos que serão disponibilizados para pesquisa, a acadêmica Camila elaborou quatro textos, sob orientação da arquivista Viviane, a partir dos processos administrativos de utilidade pública. Esses textos serão publicados no blog institucional do APERS ao longo do ano de 2017. Referente ao período de 1891 – 1947 temos: 76 caixas com processos permanentes, 48 com processos de guarda intermediária e 422 com processos destinados a eliminação. Atualmente a equipe está revisando os processos destinados a eliminação. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Camila Barbosa, Julia Tedesco, Lucas Estel Lopes e Veronica Vieira Martinelli.

O projeto de Organização do acervo da Secretaria de Coordenação e Planejamento compreende o arranjo, a descrição e a difusão do conjunto documental recolhido ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09. Esse acervo foi classificado e avaliado, assim decidimos indexá-lo no sistema AAP, porém no momento de realizar o mapeamento das tipologias percebeu-se que a classificação foi realizada de forma equivocada, sendo necessária a sua reclassificação e reavaliação. Ao longo do ano de 2016 essa atividade foi parcialmente concluída, sendo sua finalização no mês de fevereiro de 2017. Temos 24 caixas com processos administrativos com destinação a eliminação, 41 caixas cm processos de guarda temporária e 65 com processos de guarda permanente. Os processos de guarda permanente serão liberados para pesquisa no mês de fevereiro de 2017, mas sem serem indexados no sistema AAP. A indexação no sistema se dará somente após a equipe da Divisão de Gestão Documental definir as tipologias para os documentos do Poder Executivo. Também visando difundir o acervo que será disponibilizado para pesquisa, o acadêmico Guilherme elaborou quatro textos, sob orientação da arquivista Viviane, a partir de alguns processos administrativos que serão publicados em nosso blog ao longo do ano. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Lucas Porto Azevedo e Guilherme Cardoso.

Ainda no eixo de organização dos acervos do Poder Executivo, custodiados pelo Arquivo Público do RS, foi dado continuidade ao projeto de Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade (CEV). A CEV foi criada no âmbito do Estado do Rio Grande do Sul (RS), pelo Decreto Estadual nº 49.380, em julho de 2012, com duração de 20 meses, prorrogada até 16 de dezembro de 2014 pelo Decreto nº 51.183, sendo a documentação encaminhada ao Arquivo Público do RS no final do trabalho. Tendo em vista o prazo exíguo de atividade da CEV, entre outros fatores, a documentação oriunda de sua existência foi recolhida sem o atendimento a IN 04/09. Desta forma, foi elaborado o projeto visando a disponibilização deste acervo a pesquisa. Durante o ano de 2016 o acervo foi mapeado, classificado, avalizado, higienizado, indexado e descrito, sendo liberado para pesquisa no mês de janeiro de 2017. Quanto ao processo de higienização destaca-se que o acervo passou pelo processo de conservação preventiva, ou seja, foi desmetalizado, quando necessário as folhas foram coladas ou costuradas e os documentos foram acondicionados em pastas e caixas adequadas. No que concerne a descrição, no primeiro semestre de 2017 será publicado catálogo com os verbetes descritos e indexados no sistema AAP. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Nôva Marques Brando, Sara Dal Piaz e Veronica Vieira Martinelli.

Conferência do acervo dos Tabelionatos

No ano de 2016 ocorreu a conferência dos acervos dos Tabelionatos localizados no Prédio 1. O trabalho consistiu em conferir se os livros estavam ordenados nas estantes de acordo com o índice. Em outubro foram conferidos os livros das estantes 01 a 19 e em agosto os das estantes 20 a 63. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe: Gabriel da Silva Batista e Thiago Alvez Judes.

Organização e conferência do acervo do Registro Civil – Processos de Habilitação para Casamento

Os processos de habilitação para casamento estão indexados em sua totalidade no sistema AAP. Porém, até o ano de 2016 não haviam sido colocadas nas caixas permanentes as etiquetas do modelo sistema AAP, o que, então, foi realizado entre os meses de maio e junho. No mês de agosto teve início a revisão das caixas de processos de habilitação para casamento. Esta atividade consiste em conferir se os processos que constam no relatório RAAP 60, relatório gerado pelo sistema AAP que lista todos os itens de um acondicionador (caixa), estão todos na caixa e se há processos na caixa que não foram indexados. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe Carlos Henrique Armani Nery, Gabriel da Silva Batista, Jorge Miranda da Silva, Loy Alves Medeiros Júnior, Maria de Lourdes Soares Zamo, Rose Mary Horn Wawrzeniak, Thiago Alvez Judes e Viviane Portella de Portella.

Organização e readequação dos espaços do Arquivo

Entre os meses de fevereiro e agosto ocorreu a organização e readequação dos espaços físicos do Arquivo, que correspondem a Divisão de Preservação, Acesso e Difusão. Para tanto: 1) foi definida uma sala ao lado do almoxarifado administrativo para ser almoxarifado dos materiais de conservação e restauro; 2) os móveis em desuso no 2º andar do prédio 3 que não se aplicam as atividades do APERS foram sinalizados para descarte, e o chefe da SEAAD comunicado; 3) os móveis e equipamentos que estavam obstruindo a sala de conservação e restauro de documentos situada no 1º andar do prédio 2 do Arquivo foram redirecionados para o depósito situado embaixo das escadas do prédio 1, almoxarifado administrativo e almoxarifado de conservação e restauro; 4) a mudança das estantes do 1ª andar do prédio 3 que obstruem os corredores, para o espaço que estava vago, próximo a ilha de trabalho; 5) foi realizada a revisão do índice do acervo do Registro Civil referente as certidões de nascimento, casamento e óbito; 6) foram feitas e colocadas placas nas estantes do acervo do registro civil para identificar os fundos documentais e o número das estantes; 7) foram feitas e colocadas placas de identificação nas portas dos almoxarifados; 8) foram feitos e instalados novos avisos de “Mantenha a porta fechada” para as portas corta fogo do prédio 3, bem como solicitado ao chefe da SEAAD que encaminhe e-mails semanais aos servidores solicitando que os mesmos mantenham as portas corta fogo fechadas; 9) o espaço, no 2º andar do prédio 3, entre a sala cedida ao Family Search e o almoxarifado de conservação e restauro foi fechado e montada uma sala de uso comum das Associações de Amigos do APERS e de Arquivistas do RS. Foram disponibilizadas duas mesas de trabalho, duas mesas de apoio, 8 cadeiras, um armário e um mural. O armário disponibilizado será para uso da AAAP, uma vez que a AARS já possuía um. A porta da sala e os armários foram identificados. Esta atividade foi coordenada pelas arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Viviane Portella de Portella e teve como Carlos Henrique Armani Nery, Gabriel da Silva Batista, Thiago Alvez Judes e terceirizados que participaram da etapa de desmontagem e montagem das estantes realocadas.

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