APERS em Números – Agosto 2016

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de agosto:

– Assessorias SIARQ/RS: 12

– Usuários atendidos: 588

– Cidadão: 482

– Usuários internos: 04

– Pesquisadores: 102

– Novos pesquisadores: 30

– Atendimentos aos usuários: 1.132

– Cidadão: 592

– Usuários internos: 12

– Pesquisadores: 258

– Documentos recuperados: 70

– Indexação Sistema AAP: 1.613

– Oficinas de educação patrimonial: 14

– Visitas guiadas: 07

– Visualizações blog institucional: 16.266

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de agosto:

2016-09-14-apers-em-numeros

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em agosto.

Clique aqui e saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

Relatórios 2015 – DIDOC: Atendimento aos usuários

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Dando prosseguimento a nossa série de publicações sobre as principais atividades desenvolvidas pelas equipes do Arquivo Público do RS em 2015, hoje publicamos o relatório a respeito do atendimento aos usuários, realizado pelas equipes da Divisão de Documentação – DIDOC, o qual consiste na disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa, na entrega de documentos comprobatórios aos cidadãos e na recepção de visitantes.

No ano de 2015 atendemos 6.149 usuários, os quais geraram 12.327 solicitações de atendimentos. Como usuários do APERS, aqui consideramos os usuários internos, servidores da Instituição, que demandam acesso aos documentos, visto que o processo de análise e tratamento técnico é uma atividade continua, o cidadão comum e os pesquisadores.

O atendimento ao cidadão comum consiste no fornecimento de cópias de documentos para fins comprobatórios, como certidões de nascimento, casamento e óbito. Em 2015 atendemos a 5.672 cidadãos, os quais requereram um total de 12.262 cópias de documentos, sendo que 2.886 cidadãos realizaram suas solicitações por telefone, 2.226 por e-mail e 2.258 presencialmente no balcão de atendimento do APERS.

Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às tipologias quanto às localizações físicas no Arquivo. No que se refere ao atendimento ao pesquisador, ao longo do ano de 2015, nossa Sala de Pesquisa passou por uma série de reformulações que impactaram positivamente em nosso atendimento. Entre elas, podemos citar o fato de contarmos com uma sala individual para atender aos novos pesquisadores e aqueles que tem dúvidas quanto ao acervo a ser pesquisado, uma servidora da área da História com dedicação exclusiva para este fim, grupo de trabalho entrosado quanto a procedimentos e rotinas e atualização dos instrumentos de pesquisa já existentes. Estas melhorias se refletem em alguns números: em 2015, entre os meses de janeiro e dezembro, atendemos um total de 438 pesquisadores gerando 4.631 pedidos de documentação, sendo 186 solicitações realizadas por telefone, 2.159 por e-mail e 2.258 presencialmente. Em comparação ao ano anterior, em 2014, no mesmo período, foram atendidos 171 pesquisadores que realizaram 2.412 solicitações, isto é um aumento de 60% no número de pesquisadores e de 48% no número de solicitações de atendimento.

Quantidade de Atendimentos a Pesquisadores 2014-2015 Mensal

Quantidade de Atendimentos 2014-2015 Mensal

Outra atividade que desenvolvemos em 2015 foi a realização de visitas guiadas, que consiste na recepção e percurso com os visitantes pelas dependências da Instituição, tendo por objetivo apresentar e difundir o Arquivo Público do RS. Destaca-se, para tanto, os contextos arquitetônico, administrativo, histórico e cultural da Instituição, no ano que passou realizamos 50 visitas a 770 visitantes. Desde o mês de julho oferecemos, semanalmente, dois horários fixos de visitas guiadas, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h.

Também participamos de 03 edições do Projeto Os Caminhos da Matriz, por meio do qual as instituições culturais que circundam a Praça se reúnem para oportunizar aos cidadãos visitas guiadas mensais e gratuitas, recebendo 72 visitantes e de uma edição da Caminhada orientada Viva o Centro a Pé, realizada pela Secretaria da Cultura (SMC), Museu de Porto Alegre Joaquim Felizardo e Programa Viva o Centro, recebendo 50 visitantes.

Para o ano de 2016, ressaltamos o nosso compromisso de continuar atendendo com qualidade, focados nas necessidades de cada usuário, buscando nessa relação próxima estarmos sempre atentos as demandas e buscando solucioná-las de maneira eficiente.

Notícias relacionadas:

Balanço 2015 do APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Divulga APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS

Ações da DIDOC em 2013: Atendimento ao Público

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     Durante o ano de 2013, a DIDOC deu continuidade ao cadastramento de pesquisadores. Além disso, em 2013, agendou, organizou, recepcionou os visitantes e registrou os dados de cada uma das 61 Visitas Guiadas realizadas em 2013, as quais participaram 737 pessoas.

     Outra ação, foi atender diretamente ao público interno e externo do APERS, totalizando, dessa maneira,15.489 atendimentos. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog).

– Janeiro a Dezembro: recebeu visitantes de variadas regiões do Estado e de outras nacionalidades, como, por exemplo: de Portugal, uma turismóloga interessada em desenvolver sua tese de mestrado relacionada ao âmbito público e, do Uruguai, uma aluna de mestrado do Curso de História da UFRGS, interessada em conhecer a documentação que contém informações sobre escravos.

     Além disso, foram recebidos servidores, de diversos Órgãos e Instituições de âmbito público, do Brasil – Rio Grande do Sul – e, também, de outros países, como, por exemplo: os servidores do Arquivo Municipal Permanente de Canoas, interessados em conhecer a organização técnica da documentação do APERS; e o Arquivo da Polônia, por intermédio de Krzysztof Smolana, historiador e dirigente do Archivum AKT Nowych – AAN, em Varsóvia. O historiador esteve visitando Arquivos brasileiros que contivessem acervos relativos à imigração polonesa.

     Foram recebidas, também, muitas escolas do Rio Grande do Sul, com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Sociologia, do Instituto de Educação Flores da Cunha e os alunos do Curso Técnico em Guia de Turismo, do Colégio Rui Barbosa.

     Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2013, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos Cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Gestão de Documentos, da Escola de Saúde do Hospital Conceição e os alunos da Disciplina de Técnicas Administrativas do Curso Jovem Aprendiz, da ESPRO.

     Além destes, visitaram o APERS, Universidades e Faculdades com o objetivo de conhecer o APERS, as atividades desenvolvidas por ele, seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade, como, por exemplo: alunos da Disciplina de Planejamento e Organização de Arquivos, do Curso de Arquivologia da FURG e os alunos dos Cursos de Arquivologia e História da UFSM.

– Janeiro a Dezembro: do total de 15.489 atendimentos registrados, 5.264 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 4.547 foram recebidas presencialmente, ou seja, quando o cidadão faz o seu pedido de documentos diretamente no balcão de atendimento do APERS. Além disso, 5.678 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento, onde os servidores dialogam com o cidadão, anotam os dados necessários para a formalização da solicitação de documentos e, logo após, já com o número do pedido gerado via sistema informatizado Administração de Acervos Públicos (AAP), o enviam para o setor responsável pela busca do documento.

     Tal busca poderá ter como resultado a localização do documento, a necessidade de mais dados para a sua localização, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, serão tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da Ditadura. Nos demais casos os documentos serão disponibilizados para consulta na sala de pesquisa.

     Desse modo, cada uma das 10.238 cópias reprográficas efetuadas em 2013 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a originalidade do documento.

     No caso de documentos não recolhidos ao APERS, é informado ao cidadão aonde ele deve se dirigir para a retirada do documento solicitado. Lembrando que todo esse processo ocorre em 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e em 24 horas para os demais documentos.

     Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 22.749 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2013, foram reparados 2.444 documentos.

– Novembro: Com o objetivo de manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados dos pesquisadores já cadastrados. Além disso, junto a este procedimento, foi adotado o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, onde os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS. Atualize seu cadastro de pesquisador

     Assim, chegamos ao final desta série, que versou a respeito das atividades, no ano que findou, de uma das partes que constituem o APERS. Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.  Muito Obrigado e… Até a próxima!

Mês do Arquivista: Aerta Grazzioli Moscon

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Aerta Grazzioli Moscon, 47 anos, natural de Santa Maria/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1987 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora ela nos contará um pouco de sua experiência, confira!

     Quando estava no 3° ano de Ensino Médio fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado para a área de Ciências Humanas, então prestei vestibular para Arquivologia na UFSM e História em uma universidade privada de Santa Maria. Fui aprovada nos dois e optei por Arquivologia. Minha primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Izabel Schirmer Richter), ela era bem empolgada, eu adorei! Deslumbrei-me pelo Curso, identifiquei-me, nunca pensei em desistir! Sempre participava das viagens para congressos, visitas… A primeira vez que vim ao Arquivo Público lembro que fiquei fascinada pelas escadarias, pelo piso, pela quantidade de documentos, tirei fotos… e pensei: “Eu quero trabalhar aqui!”.

    Minha formatura foi em 1987 e no ano seguinte fiz especialização em arquivos médicos, também pela UFSM. Enquanto acadêmica fiz estágios em arquivos médicos e meu estágio curricular foi no Hospital Regional de Chapecó. Foi bem legal porque o Hospital era novo, fomos eu e minha colega que estruturamos o arquivo! Fiz alguns concursos, mas não cheguei a ser chamada… Trabalhei em um censo do IBGE, ia às casas aplicar os questionários, eu gostava! Em 1991 prestei o concurso para o Estado, meu único concurso na área de arquivo, fui nomeada em maio de 1992, logo entrei em licença gestante, retornando em setembro.

     A forma como os arquivistas do concurso de 1991 e os do concurso de 2010 entraram foi bem semelhante. Em ambos foram vários nomeados para o Arquivo e quando entramos em exercício não tinha muito direcionamento do que fazer, não havia preparação para receber tantos servidores novos. O decreto do SIARQ/RS é de 1989 e foi em função disso que os arquivistas ingressaram no Estado através de concurso. Anterior ao concurso tinha algumas arquivistas nomeadas como Cargo em Comissão na gestão do Rossato (Carlos Aléssio Rossato). Foi essa equipe a responsável pela elaboração das bases do SIARQ/RS e dentro da conjuntura da época fizeram um bom trabalho.

     Quando entrei em exercício já estavam fazendo o levantamento documental nas Secretarias, a partir deste levantamento seria feito a tabela de temporalidade do Estado. Ao retornar da licença maternidade o levantamento documental já estava em fase final, fui designada para montar a tabela de temporalidade. Naquela época o Arquivo tinha dois computadores, dois! Então eu ficava na sala de informática montando a tabela. Hoje refletindo sobre isso penso: “Uma pessoa que de experiência profissional só tinha estágios em arquivos médicos, ficou responsável por montar a tabela de temporalidade do Estado. Que insanidade!” A ideia de criar uma tabela única foi concretizada em 2008.

     Depois disso os técnicos científicos, que não estavam em função de chefia, foram divididos em três equipes: uma responsável por pesquisar a história administrativa do Estado, outra responsável pela preservação do acervo e outra por elaborar um instrumento para o acervo do Poder Judiciário, eu fiquei nessa. Para isso nós líamos os processos e elaborávamos um resumo. Esse trabalho resultou num catálogo, Cadastro de Processos, que é consultado até hoje. Eu penso que estes trabalhos foram válidos, são úteis até hoje.

     Concluídos esses trabalhos as equipes foram novamente divididas, mas agora em consonância com algumas funções arquivísticas: avaliação, descrição e preservação. Eu compunha a equipe de descrição, a qual produziu o Mapeamento do Judiciário por Município (conhecido como “Mapeamento Azul”). Para isto realizamos um levantamento no acervo, olhávamos nas estantes as Varas e o que tinha nos maços, as tipologias. Não olhamos o que tinha documento a documento porque na época optamos por proceder dessa forma para termos um instrumento em menos tempo, assim esse mapeamento apresenta algumas falhas. Depois disso fiquei afastada por dois anos em licença interesse.

     Ao retornar passei a integrar a equipe de avaliação por quatro anos. Participei da elaboração de alguns planos de classificação e tabela de temporalidade de algumas Secretarias, mas tudo demanda. Nesse período também participei da organização do acervo dos Tabelionatos, que foi um trabalho bastante exaustivo que se estendeu por alguns anos. Esse trabalho foi demandado em decorrência da reforma dos prédios I e II. Para a elaboração do índice dos tabelionatos foi realizado o levantamento por unidade documental, foi um trabalho interessante, um desafio. Tivemos que estudar toda a estrutura dos Tabelionatos, seu funcionamento, para organizá-los respeitando o princípio da proveniência. Isso foi bom, pois da forma como estava antes, classificado por municípios, os Tabelionatos foram emancipados junto com os municípios, um exemplo disso é que em determinadas ocasiões tínhamos um documento do município de Agudo, mas que na verdade ele era de Cachoeira do Sul, antes da emancipação.

   Para execução deste trabalho, pela primeira vez arquivistas e historiadores desenvolveram um projeto em conjunto no APERS. O estudo administrativo dos municípios resultou no índice e na ISAD(G) dos Tabelionatos. Outro acervo que eu gostei de trabalhar, que ficou de acordo com a teoria arquivística, foi o da Supervisão de Ordem Política e Social – SOPS/RS, que infelizmente depois de organizado, por meio do Decreto 39.680/99, foi transferido para o Memorial do RS.

     Depois disso, em 2003, assumi a chefia da DIDOC. Foi um desafio! Eu já estava aqui há 12 anos, tinha ficado afastada por dois, e pouco conhecia do Arquivo. Quando fui convidada eu disse que iria tentar, mas não sabia se ia conseguir. A diretora disse que eu podia contar com ela sempre “Tudo que tu precisares venha falar comigo porque eu conheço o acervo, o Arquivo”. E realmente conhecia. Ela fazia busca, guardava a documentação no acervo…, trabalhou em todas as estâncias do Arquivo, tem uma bagagem. Hoje eu posso dizer que conheço também, mas no momento que assumi não tinha muita noção. O meu maior medo era que um servidor ou pesquisador me solicitasse algo e eu não soubesse… Eu penso que para ser um coordenador tu tens que conhecer, ter domínio para saber orientar tua equipe e os usuários. Tive dificuldade, mas consegui, acho que me sai bem!

   Durante o período que fiquei na DIDOC tivemos conquistas: implantamos o teleatendimento, iniciamos a informatização do acervo e mudamos a forma de atendimento ao pesquisador. Nessa época estávamos reorganizando o acervo então eu procurava entrevistar os pesquisadores para ajudá-los a filtrar suas demandas. Assim auxiliava a identificar quais documentos deveria pesquisar e eu já tinha um levantamento do que ele iria pedir, antevendo as suas solicitações e os possíveis problemas de localização.

     O teleatendimento foi entre 2004 e 2005… Necessitávamos normatizar, qualificar e padronizar o nosso atendimento, e reduzir o prazo para entrega dos documentos. Para isso contamos com o apoio da equipe do DEORG para estruturar o fluxo das atividades da Divisão de Documentação. Também fizemos uma ampla campanha de divulgação nos ônibus de Porto Alegre e região metropolitana, TRENSURB, Tudo Fácil, SINE, e outros órgãos que faziam solicitações de documentos do Registro Civil. A aceitação foi boa. Teve um ano que participamos do “Ação Global” na Restinga. Foi muito gratificante, pois das solicitações de certidões mil foram localizadas e atendidas.

     Começamos a planejar a informatização do acervo em 2003, sendo a implantação do Sistema AAP em 2005. Diria que foi o projeto com o qual mais me identifiquei. Sempre falo que o pesquisador não tem que chegar aqui e dizer a localização do documento, e sim nós darmos o documento para ele. E com a informatização eu acredito que estamos conseguindo isso; hoje pela internet é possível realizar uma consulta e ver que documentos têm, para então solicitá-lo. O sistema AAP é um grande banco de dados onde é possível descrever a documentação e também anexá-la. Penso que esse foi um dos grandes projetos desenvolvidos pela equipe do Arquivo, foi um grande ganho. Até pensamos em colocar as referências de acordo com as fichas para ser mais rápidos, porém percebemos que isso seria impraticável, que era necessário checar os itens documentais antes. Elaboramos o sistema com base na ISAD(G), que era referência na época, em conjunto com a PROCERGS. O sistema foi pensado para servir aos usuários, então quando fomos decidir que acervos inserir primeiro, optamos pelos que eram mais consultados e que ainda não tinham instrumento de busca. Começamos pelos processos de habilitação para casamento.

   Claro que a mudança para o sistema causou alguns problemas, pois alguns pesquisadores possuem índices próprios e tem por costume solicitar o documento já com suas referências. Mas tem que ficar claro que o pesquisador tem que solicitar a informação e nós temos que localizar o documento que a contem, é nossa obrigação. Além disso, tínhamos problemas com os processos de habilitação para casamento, eles estavam organizados por municípios, emancipados e não por proveniência. E os pesquisadores são pessoas esclarecidas, então eles questionavam “como tem um documento de Agudo, se nesse período ela pertencia a Cachoeira do Sul?”. Tudo isso foi reorganizado no processo de informatização.

     Atualmente desenvolvo um trabalho muito legal! Coordeno o projeto “Documentos da escravidão: preservação das cartas de liberdade”, patrocinado pela Petrobrás através da Associação dos Amigos – AAAP. Eu acompanho esse projeto desde o início e é gratificante quando participamos de algo desde o início! O projeto tem duração de um ano, e a contra partida do Estado é a disponibilização dos documentos para o trabalho, infraestrutura, coordenação do projeto, acesso ao sistema AAP e a disponibilização no portal do Arquivo após a conclusão. Estamos com um bom andamento, o trabalho é executado por uma equipe de estagiários.

     Eu me sinto realizada enquanto arquivista, gosto da Instituição em que trabalho, apesar de discordar de algumas atitudes. Questiono-me bastante sobre o andamento das coisas, se poderia ter feito mais… A estrutura do serviço público é complicada, muitas vezes dependemos de outras pessoas, é preciso ser persistente, questionar… O difícil me fascina, mas nem todos pensam assim, por isso que na esfera pública tudo é lento ou estagnado.

     Enquanto servidora do Arquivo muitos acontecimentos me marcaram: a reforma do Arquivo, participei das comemorações aos 100 anos, organização da SOPS e Tabelionatos… Sinto orgulho de trabalhar aqui, foi um sonho realizado. Quando não estou no Arquivo, gosto de ler bons livros, assistir filmes, fazer tricô, compras… adoro sapatos, bolsas e relógios! Curto cuidar da minha casa, sou super família!

APERS Entrevista: Flávia Pozzebon

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Flávia Pozzebon, 28 anos, é formada em Ciências Sociais (2005), Arquivologia (2007) e especialista em Gestão Documental (2011) pela UFSM. Atualmente é mestranda do Programa de Pós-Graduação em Patrimônio Cultural pela UFSM e funcionária pública na área de licitações. Confira nossa entrevista com Flávia:

Blog do APERS: Flávia, você poderia comentar um pouco sobre como surgiu a ideia de pesquisar sobre os sítios dos arquivos Públicos da Região Sul do Brasil?

Flávia: A ideia surgiu da necessidade de buscar informações em sítios de arquivos públicos brasileiros. A partir deste momento pude vivenciar as dificuldades encontradas pelos usuários, quando da realização de suas pesquisas, principalmente pela falta de objetividade e facilidade na localização dos serviços prestados nos sítios. Diante desta situação, senti-me motivada a trabalhar mecanismos que propiciassem às instituições arquivísticas a melhoria das suas home pages e consequentemente facilitassem as pesquisas de seus consulentes.

Blog do APERS: como se deu a sua aproximação com este tema?

Flávia: Quando elenquei as dificuldades encontradas na busca por informações nos sítios dos arquivos públicos, decidi que era dada a oportunidade de desenvolver algum projeto que atendesse de maneira satisfatória as instituições na construção de seus portais. Diante disso, e com auxilio da minha orientadora Professora Fernanda Kieling Pedrazzi, escolhi estudar os sítios dos arquivos públicos da região sul do Brasil, pelo critério de localização geográfica. A partir deste recorte, pude deter minha pesquisa a estes espaços, através da observação dos sítios quanto aos serviços prestados, sistemas de busca, apresentação visual, entre outros.

Blog do APERS: qual a importância desta vivência para tua atuação enquanto profissional?

Flávia: Como profissional, muitas vezes, nos detemos tão somente em técnicas e teorias, amplamente discutidos na academia, e esquecemos-nos do papel dos usuários na construção destes espaços disseminadores da informação. Quando me despi dos preceitos arquivísticos, pude vivenciar na prática as dificuldades encontradas pelos consulentes na busca por informações no ambiente virtual. Foi então que tracei uma crítica à apresentação dos sítios dos arquivos públicos, muito mais como uma maneira de chamar a atenção ao tão discutido assunto “acesso à informação”. Ora se, cada vez mais, nos é garantido o acesso à informação, que ele seja, então, de maneira clara e objetiva e que o ambiente virtual possa, de fato, ser chamado de democrático, atendendo às necessidades dos mais diferentes tipos de usuários.

Blog do APERS: qual a sua dica para os pesquisadores que estão começando agora a lidar com fontes primárias?

Flávia: Creio que o primeiro passo é definir um tema, ou seja, o que se quer pesquisar. A partir daí é necessário refinar a sua busca, através da consulta de informações que lhe sejam relevantes. E o mais importante, a sociedade precisa de pesquisadores, não só os acadêmicos, professores, enfim, mas todos aqueles dispostos a aprender, independente da sua formação. As instituições arquivísticas devem, como dito anteriormente, ser encaradas como espaços democráticos e ao alcance de todos. A sociedade, portanto, precisa cada vez mais estar familiarizada a esta realidade.

Blog do APERS: nas suas horas vagas, quando não estás pesquisando, quais são os teus hobbies ou tuas atividades preferidas de lazer?

Flávia: A curiosidade é o que me move, então quando não estou pesquisando ou trabalhando, gosto muito de aprender sobre os mais variados assuntos. Aprecio muito literatura brasileira, artes, Direito e, além disto, viagens e cinema.

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      Saiba mais sobre a pesquisa: Difusão de informação e acessibilidade de arquivos: um estudo dos sítios dos arquivos públicos da região sul do Brasil

APERS Entrevista: Joana Peregrina Hernandes

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 Joana Peregrina

Joana Peregrina Hernandes é arquivista formada pela UFRGS em 2011/2. Trabalha no arquivo de um escritório de advocacia há três anos. Pesquisou sobre os “Sistemas de arquivos públicos: implantação dos instrumentos arquivísticos pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul”, em seu Trabalho de Conclusão de Curso. Confira a entrevista de Joana:

Blog do APERS: Joana, você poderia comentar um pouco sobre como surgiu a ideia de pesquisar sobre a implementação dos instrumentos arquivísticas o elaborados pela equipe do APERS?

Joana: no começo do sétimo semestre, quando tive de elaborar o meu projeto, ainda tinha muitas dúvidas. Queria pesquisar sobre documentação açoriana, mas é muito limitada a pesquisa. Aqui no APERS não tinha muitas fontes, e no Arquivo Histórico também não. Então esta ideia foi se fechando e eu comecei a pensar sobre o que eu poderia fazer. E a professora Marlise, da Universidade, começou a me dar dicas, e disse para eu trabalhar com o Arquivo Público. Depois de muito pensar no que eu faria, pensei em trabalhar com os dois lados profissionais: do arquivista e do não arquivista. Então, desenvolvi todo o meu trabalho tendo por base os questionamentos que envolvem o papel do arquivista, e como o não arquivista vê este profissional. Achei importante, porque praticamente não achei bibliografia que falasse. Foi bem difícil para mim. Eu tive que ler até livros de Biblioteconomia, de marketing, porque na Arquivologia as publicações sobre esta temática são poucas. Além de referenciais sobre como podemos abordar para as pessoas que não são do meio da Arquivologia, como devemos pensar em elaborar perguntas, não pensando só na parte técnica, mas pensando nos usuários. Foi pensando nisto que comecei a elaborar este projeto. Entrevistei três pessoas que não são arquivistas, e foi ótimo, porque são pessoas abertas, que me deram todo o apoio para a entrevista. E ainda consegui identificar que tem pessoas que são interessadas e que não são da Arquivologia. Foi bem interessante e bem importante para mim, que vou trabalhar como profissional da Arquivologia.

Blog do APERS: como se deu a sua aproximação com este tema?

Joana: trabalhei com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da UFRGS, então já tinha contato com os instrumentos. Só que, claro, cada instituição funciona diferente. Então na época pensei que era importante mostrar esta visão do Arquivo Público, porque é uma instituição sobre a qual sabia pouco. Depois que pesquisei sobre a parte do histórico, comecei a entender como tudo isto começou. E esta questão dos instrumentos arquivísticos, aprendemos de uma maneira muito superficial na Universidade. Quando comecei a conversar com as pessoas, inclusive os não arquivistas, eles disseram que para eles o processo foi demorado, até que pudessem entender.

Blog do APERS: qual a importância desta vivência para tua atuação enquanto profissional?

Joana: eu queria analisar o entendimento dos não arquivistas sobre o nosso trabalho. Queria aprender a melhor forma de trabalhar com as pessoas que não são da área, os nossos clientes. Fiquei impressionada com o interesse e comprometimento dos servidores não arquivistas que entrevistei. Mesmo não sendo da área, eles têm interesse em aprender e implementar as políticas de gestão documental. Este trabalho me ensinou que eles têm dificuldade, mas que existem pessoas que gostam, que entendem a importância de preservar a documentação, que não é apenas separar por cinco anos e descartar, que não é só rasgar os papéis. Esse trabalho foi além daquilo que eu esperava.

Blog do APERS: qual a sua dica para os pesquisadores que estão começando agora a lidar com fontes primárias?

Joana: A primeira coisa é “tenha persistência”, porque às vezes temos que ter uma dose de paciência. Tu não podes desistir! Porque acaba ficando um trabalho tão legal! E a outra dica é tentar interagir com os profissionais da tua área. Não querer competir com eles, ser amigo deles, agregar. Se eu quisesse ficar competindo com alguém talvez ninguém quisesse me dar a entrevista. Ser amistoso com as pessoas, porque no final o que sobra é a tua relação profissional com aquela pessoa. Eu tive dificuldade em achar literatura, mas as pessoas com quem falei sempre me davam uma dica. Até pessoas que não estavam fazendo parte do meu trabalho me ajudaram. Então é isto: tem que ser persistente, perseverante, e tem que ter paciência, ainda mais com as pessoas que já estão há muitos anos trabalhando. Para elas muitas vezes aquele trabalho já virou uma rotina, e queremos que elas se aprofundem mais, mas elas têm medo de fazer isso, porque não te conhecem, não sabem quanto do teu trabalho aquilo vai afetar, ou vai parecer que “estou falando mal da instituição em que eu trabalho”, e não é isso. Todos os lugares têm defeitos.

Blog do APERS: nas suas horas vagas, quando não estás pesquisando, quais são os teus hobbies ou tuas atividades preferidas de lazer?

Joana: Eu gosto muito de ler, de ir ao cinema, de escutar música, coisas variadas. Não gosto de ficar muito parada dentro de casa. Acho que temos que desopilar um pouco, porque ficar só em casa ou pensando no trabalho não dá! A leitura é algo que sempre foi bom pra mim, gosto de romance policial. Sou fã da Agatha Christie, leio todos que eu posso. Sempre tive dificuldade para escrever, mas a leitura me ajudou. Até na questão do vocabulário, que vamos aperfeiçoando com a leitura. Aprender a ler é importante, porque aprendemos a interpretar.

ATIVIDADES APERS: Atendimento aos Usuários

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      Os serviços de atendimento aos usuários do APERS são prestados por duas equipes: uma de atendimento presencial e uma de atendimento por telefone. As equipes trabalham em contato direto com os usuários, desenvolvendo as seguintes atividades:

  • Auxílio aos usuários na sala de pesquisa;
  • Verificação da existência do documento em nosso acervo, tanto o solicitado presencialmente, pelo balcão virtual, por telefone ou email;
  • Comunicação ao usuário da existência do documento solicitado para que este venha retirá-lo ou realizar sua pesquisa;
  • Entrega dos documentos solicitados aos usuários, cópia autenticada ou para uso na sala de pesquisa; e
  • Realização de visitas guiadas pelo conjunto arquitetônico do APERS, mediante agendamento.

    Destacamos que todos os serviços prestados são gratuitos e para melhor atender aos usuários, a sala de pesquisa abre dois sábados por mês, das 9h às 14h. Os assuntos mais pesquisados são Genealogia, Dupla Cidadania e Escravidão no Rio Grande do Sul, e quanto às solicitações de cópias autenticadas para fins comprobatórios, estão às certidões de nascimento e casamento, além das habilitações para casamento.

       Conheça a equipe!

Saiba mais sobre os serviços prestados pelo APERS.

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