Dando prosseguimento a nossa série de publicações sobre as principais atividades desenvolvidas pelas equipes do Arquivo Público do RS em 2015, hoje publicamos o relatório a respeito do atendimento aos usuários, realizado pelas equipes da Divisão de Documentação – DIDOC, o qual consiste na disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa, na entrega de documentos comprobatórios aos cidadãos e na recepção de visitantes.
No ano de 2015 atendemos 6.149 usuários, os quais geraram 12.327 solicitações de atendimentos. Como usuários do APERS, aqui consideramos os usuários internos, servidores da Instituição, que demandam acesso aos documentos, visto que o processo de análise e tratamento técnico é uma atividade continua, o cidadão comum e os pesquisadores.
O atendimento ao cidadão comum consiste no fornecimento de cópias de documentos para fins comprobatórios, como certidões de nascimento, casamento e óbito. Em 2015 atendemos a 5.672 cidadãos, os quais requereram um total de 12.262 cópias de documentos, sendo que 2.886 cidadãos realizaram suas solicitações por telefone, 2.226 por e-mail e 2.258 presencialmente no balcão de atendimento do APERS.
Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às tipologias quanto às localizações físicas no Arquivo. No que se refere ao atendimento ao pesquisador, ao longo do ano de 2015, nossa Sala de Pesquisa passou por uma série de reformulações que impactaram positivamente em nosso atendimento. Entre elas, podemos citar o fato de contarmos com uma sala individual para atender aos novos pesquisadores e aqueles que tem dúvidas quanto ao acervo a ser pesquisado, uma servidora da área da História com dedicação exclusiva para este fim, grupo de trabalho entrosado quanto a procedimentos e rotinas e atualização dos instrumentos de pesquisa já existentes. Estas melhorias se refletem em alguns números: em 2015, entre os meses de janeiro e dezembro, atendemos um total de 438 pesquisadores gerando 4.631 pedidos de documentação, sendo 186 solicitações realizadas por telefone, 2.159 por e-mail e 2.258 presencialmente. Em comparação ao ano anterior, em 2014, no mesmo período, foram atendidos 171 pesquisadores que realizaram 2.412 solicitações, isto é um aumento de 60% no número de pesquisadores e de 48% no número de solicitações de atendimento.
Quantidade de Atendimentos 2014-2015 Mensal
Outra atividade que desenvolvemos em 2015 foi a realização de visitas guiadas, que consiste na recepção e percurso com os visitantes pelas dependências da Instituição, tendo por objetivo apresentar e difundir o Arquivo Público do RS. Destaca-se, para tanto, os contextos arquitetônico, administrativo, histórico e cultural da Instituição, no ano que passou realizamos 50 visitas a 770 visitantes. Desde o mês de julho oferecemos, semanalmente, dois horários fixos de visitas guiadas, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h.
Também participamos de 03 edições do Projeto Os Caminhos da Matriz, por meio do qual as instituições culturais que circundam a Praça se reúnem para oportunizar aos cidadãos visitas guiadas mensais e gratuitas, recebendo 72 visitantes e de uma edição da Caminhada orientada Viva o Centro a Pé, realizada pela Secretaria da Cultura (SMC), Museu de Porto Alegre Joaquim Felizardo e Programa Viva o Centro, recebendo 50 visitantes.
Para o ano de 2016, ressaltamos o nosso compromisso de continuar atendendo com qualidade, focados nas necessidades de cada usuário, buscando nessa relação próxima estarmos sempre atentos as demandas e buscando solucioná-las de maneira eficiente.
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