Na arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos não é financeiro, mas sim ao seu valor enquanto gênero. Fundamentalmente temos dois valores: o primário e o secundário.
O valor primário ou imediato é inerente a criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vejamos os conceitos:
- Administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas/ correntes de quem o criou.
- Fiscal: neste caso o documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui. Porém é preciso manter o documento por um determinado período para cumprir exigências fiscais ou legais.
- Jurídico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou longo prazo.
O valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente. Podemos enquadrar o valor secundário em duas categorias:
- Probatório: atribui-se quando o documento comprova a organização e o funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o produziu.
- Informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar.
A definição destes valores é fundamental para que se possa determinar o tempo que guarda dos documentos, afinal, não podemos guardar tudo pela vida toda! Explicaremos melhor isto nos próximos posts, até!
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