2014.06.25 Arquivos e conceitos - Ciclo vital

     Como já comentamos aqui, os Arquivos são organismos cheios de vida e informação! Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.

     O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.

    A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, conceito que já trabalhamos anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:

  • Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
  • Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
  • Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

     O Arquivo Público do RS é um arquivo permanente, responsável pela guarda de documentos públicos originários de diversos órgão do Estado do RS e hoje recolhe ao seu acervo apenas documentos dos órgãos da administração direta do Poder Executivo. E, através das normativas do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), o APERS assessora os órgãos na gestão dos arquivos correntes e intermediários até o processo de descarte ou recolhimento dos acervos permanentes.

     A mudança de fases dos documentos no seu ciclo de vida deriva de procedimentos adotados por outro fundamento da arquivística, o qual denominamos “gestão documental”, conceito que trataremos no próximo post!

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