Arquivos & conceitos: Conservação e restauração de documentos

Para encerrar nossa série de posts sobre os conceitos básicos de arquivologia, abordaremos os conceitos de conservação e restauração. Afinal de contas, de nada adianta termos um acervo classificado, avaliado e descrito se não provermos os recursos mínimos que viabilizem sua manutenção física. Os arquivos são depósitos de documentos que, por sua vez, estão expostos à degradação, então “cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel” (CASSARES, 2000, p. 13).

Para desacelerar o processo de degradação documental, a conservação preventiva promove um conjunto de procedimentos através da preservação e da restauração. A preservação “é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais” (CASSARES, 2000, p.12), ou seja, previne a deterioração. A conservação preocupa-se em recuperar os documentos já deteriorados ou estabilizar o processo já iniciado; intervindo através de procedimentos específicos, assegurando a proteção física dos documentos (CASSARES, 2000).

Há dois fatores de degradação do papel, segundo Schellenberg (2006), os intrínsecos e os extrínsecos. Os primeiros são inerentes à natureza do papel, pois são provenientes do processo industrial, como a acidez, a alcalinidade e as tintas. Os fatores extrínsecos encontram-se no ambiente físico do acervo; podendo ser ambientais, como temperatura e umidade relativa, radiação da luz, qualidade do ar e biológicos, como insetos, micro-organismos, e roedores.

As condições de conservação dos documentos e da área do acervo podem ser controladas através de políticas de higienização, atualização e treinamento dos funcionários e monitoramento do ambiente. Toda a equipe de funcionários deve estar ciente e conhecer a importância da adoção de políticas de preservação do acervo, assim como, os usuários, pois muitas vezes os danos a documentação são causados pelo desconhecimento destes quanto aos cuidados básicos com o mesmo (THE BRITISH LIBRARY, 2003). Cabe a equipe técnica, responsável pelo acervo, promover, junto às esferas competentes, as condições adequadas de manutenção do conjunto documental para que o usuário tenha pleno acesso a documentação sob sua custódia.

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Arquivos & conceitos: o ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades

     Como já comentamos aqui, os Arquivos são organismos cheios de vida e informação! Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.

     O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.

    A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, conceito que já trabalhamos anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:

• Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
• Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
• Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

     O Arquivo Público do RS é um arquivo permanente, responsável pela guarda de documentos públicos originários de diversos órgão do Estado do RS e hoje recolhe ao seu acervo apenas documentos dos órgãos da administração direta do Poder Executivo. E, através das normativas do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), o APERS assessora os órgãos na gestão dos arquivos correntes e intermediários até o processo de descarte ou recolhimento dos acervos permanentes.

     A mudança de fases dos documentos no seu ciclo de vida deriva de procedimentos adotados por outro fundamento da arquivística, o qual denominamos “gestão documental”, conceito que trataremos no próximo post!

Arquivos & conceitos: Valores dos documentos

Na arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos não é financeiro, mas sim ao seu valor enquanto gênero. Fundamentalmente temos dois valores: o primário e o secundário.

O valor primário ou imediato é inerente a criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vejamos os conceitos:

• Administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas/ correntes de quem o criou.
• Fiscal: neste caso o documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui. Porém é preciso manter o documento por um determinado período para cumprir exigências fiscais ou legais.
• Jurídico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou longo prazo.

O valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente. Podemos enquadrar o valor secundário em duas categorias:

• Probatório: atribui-se quando o documento comprova a organização e o funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o produziu.
• Informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar.

A definição destes valores é fundamental para que se possa determinar o tempo que guarda dos documentos, afinal, não podemos guardar tudo pela vida toda! Explicaremos melhor isto nos próximos posts, até!

 

Arquivos & conceitos: Classificação dos documentos

     Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

• Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).

• Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…

• Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…

• Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.

• Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.

• Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

     Bom, hoje tentamos informar de maneira resumida as diversas formas que temos para categorizar os documentos a partir de suas características. Claro, poderíamos elaborar um post sobre cada item, mas como aqui temos a pretensão de informar nosso público leigo, preferimos fazer assim, de uma forma mais resumida. Então, convidamos os arquivistas e demais iniciados na área a comentar de forma mais profunda tais conceitos! Vamos lá, participe!

Arquivos & conceitos: Arquivo

Arqui o quê? Arquivo. Ah, arquivo morto! Não, é AR-QUI-VO, ARQUIVO! Arquivo é cheio de vida, de informação, é algo útil. Ao longo dos tempos o conceito de arquivo mudou e se adaptou às transformações políticas e culturais da sociedade, hoje podemos definí-lo como:

• Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa no desempenho de suas atividades.
• Órgão de documentação ou serviço responsável pela guarda, processamento técnico, conservação e viabilização do acesso aos documentos por ele custodiados.
• Local onde funciona o órgão de documentação denominado “Arquivo” ou móvel destinado à guarda de documentos.

Os arquivos conservam documentos necessários para informar e provar as ações humanas, sendo necessários para termos o conhecimento dos tempos passados, para que possamos entender nosso presente e, talvez, para planejar nosso futuro. Neste contexto podemos citar Couture (1998, p. 35) teórico canadense que entende os arquivos como “uma fonte de informação única sobre as pessoas e as organizações e, por esse motivo, constituem materiais indispensáveis à história ou a qualquer outra disciplina cujo o objeto seja o passado”. Os documentos de arquivo configuram-se na unidade que serve para o registro da informação, independente do suporte utilizado. Já o suporte é o material sobre o qual a informação foi registrada, pode ser uma fita VHS, papel, DVD, filmes fotográficos…

Podemos classificar os arquivos de diversas formas, ao tentarmos categorizá-los quando à entidade mantenedora temos fundamentalmente dois tipos: os públicos e os privados.

• Arquivos públicos: são formados por conjuntos documentais de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos ou por documentos acumulados a partir das funções executivas, legislativas e judiciárias de âmbito municipal, estadual e federal. Como exemplos de arquivos municipais temos o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho e o Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria, de arquivos estaduais temos nós (!) o Arquivo Público do RS e o Arquivo Público do Estado de São Paulo, e de arquivos federais temos o Arquivo Nacional do Brasil e o Archivo General de la Nacion (Arquivo Nacional da Argentina).
• Arquivos privados: são acumulados pelas pessoas físicas ou jurídicas, de caráter particular, em decorrência de suas atividades. Como exemplos citamos: Arquivos pessoas, Arquivos de Igrejas, e Arquivos de Escolas particulares.

Os arquivos tem por função básica guardar, conservar e disponibilizar os documentos que o integram, permitindo o seu amplo acesso. Assim, precisamos tê-los organizados arquivisticamente para que seja inteligível aos seus usuários. Sobre as questões que envolvem esse processo vamos tratar nos próximos meses!

Arquivos & conceitos: órgãos de documentação

   Mas o que são órgãos de documentação? Bem, são lugares de memória que possuem um elemento em comum: o documento. Este consiste no registro de informações referentes as atividades humanas em determinado suporte, ou seja, material, e pode ser encontrado em Arquivos, Bibliotecas, Museus e Centros de Documentação, os quais possuem como objetivos recolher, tratar, transferir e difundir informações com objetivos sociais, culturais, científicos ou administrativos.

   Sobre as distinções entre essas instituições, a pesquisadora Heloísa Liberalli Bellotto, afirma que elas são estabelecidas “a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo e também pelo tipo de documento a ser preservado”, sendo, então, a origem e a função do documento o que define a qual instituição ele pertencerá. Vejamos as definições a seguir:

• Centros de documentação: são espaços responsáveis pela centralização de documentos e disseminação de informações, podendo ser especializado em determinado tema ou agrupar qualquer tipo de documento. Viviane Tessitore, no manual “Como implantar Centros de Documentação”, afirma que estas instituições são mesclas de arquivos, bibliotecas e museus, e que podem reunir seu acervo a partir da compra, doação ou permuta de suas unidades documentais.
• Museus: são locais que salvaguardam os testemunhos materiais do homem e seu entorno. Os documentos de um museu, geralmente, são tridimensionais, originam-se da criação artística ou do cotidiano de uma comunidade e podem ser adquiridos através da compra, doação ou permuta. A disciplina que rege seu funcionamento é a Museologia, e o profissional responsável por exercê-la é o Museólogo.
• Bibliotecas: são espaços destinados a coleções, que reúnem obras literárias ou científicas, jornais e revistas artificialmente em torno de um determinado tema. Assim como os centros de documentação e museus, adquirem seus acervos por meio da compra, permuta ou doação. A Biblioteconomia é a disciplina responsável pelo seu regramento, sendo o Bibliotecário o profissional com formação para praticá-la.
• Arquivos: são locais que tem por finalidade custodiar, conservar e dar condições de acesso aos documentos gerados e acumulados organicamente durante o transcurso das atividades de entidades públicas ou privadas ou de uma família ou pessoa. Os documentos de arquivo são produzidos para registrar, provar, testemunhar alguma atividade, e, em geral, são únicos. A Arquivologia ou Arquivística é a disciplina responsável por seu funcionamento e o Arquivista é o profissional habilitado para exercê-la.

   Hoje nossa intenção é apenas apresentar os órgãos responsáveis pela guarda dos diversos tipos de documentos possíveis de encontrarmos. Nesta série nos deteremos na Arquivística, suas funções e metodologias, tentando aproximá-la do público não iniciado nesta seara. Clique aqui para saber as referencias que utilizamos para escrever este post e outros materiais relacionados.

   No próximo mês trataremos do “Arquivo” e os conceitos que o envolvem, até!