Expediente do APERS no feriado de Páscoa

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Cartilha PROA sobre Cedência, Disposição e Disponibilidade

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   O Comitê Gestor do PROA aprovou a publicação de mais uma Cartilha PROA. Desta vez, o assunto tratado no material é a diferença entre os termos Cedência, Disposição e Disponibilidade, clique aqui para acessar. Além da cartilha, foi elaborado material extra que resume o Parecer da PGE que trata sobre o assunto, acesse aqui.

   As cartilhas são produzidas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis. Estas publicações buscam disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos, e padronização de nomenclaturas e procedimentos.

   Na página do Sistema PROA também estão disponíveis as outras cartilhas já publicadas, sobre (clique nos links para acessar):

    Para facilitar a compreensão de questões relacionadas entre gestão documental e Sistema PROA, novas produções poderão ser elaboradas conforme a identificação e solicitação por usuários ou Comitê. Nossos contatos, para envio de dúvidas ou sugestões, são: e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou telefone 3288-9114.

Habilitações para casamento: índices disponíveis VI

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Informamos que os relatórios dos Processos de Habilitação para Casamento dos Cartórios do Registro Civil de São Leopoldo, São Luiz Gonzaga, São Martinho da Serra, São Sebastião do Caí e São Sepé encontram-se disponíveis para consulta.

Até o momento, foram revisados 122.948 processos de Habilitação para Casamento de 2.099 caixas divididos em 62 cartórios do registro civil.

Abaixo disponibilizaremos os índices dos fundos contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Cartório de São Leopoldo

Cartório de São Luiz Gonzaga

Cartório de São Martinho da Serra

Cartório de São Sebastião do Caí

Cartório de São Sepé

Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento.

Notícias relacionadas:

Habilitações para Casamento: índices disponíveis I

Habilitações para casamento: índices disponíveis II

Habilitações para casamento: índices disponíveis III

Habilitações para casamento: índices disponíveis IV

Habilitações para casamento: índices disponíveis V

APERS comemorou seus 112 anos

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   Celebramos mais um aniversário do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS: 112 anos de uma trajetória de desafios, conquistas e afirmação em diversas searas. Ao longo deste período, o APERS foi palco de encontros com o passado e registros de transformações sociais, como de tempos em que o acesso aos documentos públicos e à produção de conhecimento eram privilégio de poucos; e tornou-se um lugar que presa pelo direito ao conhecimento, ao acesso à informação e ao patrimônio cultural.

   O início das comemorações foi realizado no dia 07 de março, pela Diretora do Arquivo Público, Aerta Moscon, que ressaltou o legado deixado pelo APERS para a sociedade. Logo após, teve a abertura da exposição ‘’ARQUIVO EM REVISTA” que reúne documentos administrativos emitidos por ex-diretores e fotografias de eventos do APERS. Em seguida foi realizada a palestra “Positivismo e Memória: A importância do positivismo na preservação e construção da memória nos arquivos” com os historiadores Paulo Moreira, Arnoldo Doberstein e Clarissa Sommer e mediação de Caroline Acco Baseggio.

   No dia 08 de março, data de fundação, aconteceu a Roda de Memória com a participação das ex-diretoras Eloá Maria Possebon, Rosani Gorete Feron e Isabel Oliveira Perna Almeida e a arquivista Neida Regina Ilha, representando o ex-diretor Carlos Aléssio Rossato, com mediação de Maria Cristina Fernandes. Cada uma pôde explanar sobre sua gestão e as contribuições no desenvolvimento de técnicas e metodologias para a qualificação da preservação dos documentos públicos do Estado, na promoção no campo da difusão do acervo e na melhoria do conjunto arquitetônico da Instituição. Alguns ex-diretores, que não puderam comparecer, enviaram mensagens.

   Na continuidade das comemorações, houve o lançamento da “Galeria de Diretores do APERS”, disponível no site institucional do Arquivo, com o objetivo de divulgar a biografia dos diretores que ocuparam o cargo desde a fundação do Arquivo até a gestão atual. A Galeria contempla, atualmente, a biografia de sete diretores com recorte temporal de 1987 a 2015, clique aqui para acessar. À medida que a pesquisa biográfica for avançando, as demais gestões serão inseridas no site.

   O Secretário da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, Raffaele Di Cameli, presente no dia, parabenizou a todos pela trajetória e contribuições da Instituição. A solenidade contou com a presença de servidores, funcionários terceirizados, estagiários e convidados. Também prestigiaram o evento o Secretário Adjunto da Casa Civil, José Guilherme Kliemann, o Diretor-Geral da SMARH, Henrique Abrahão, e o Presidente da Associação de Amigos do APERS – AAAP, Daniel Leite.

   Por fim, como todo aniversário, teve Parabéns a Você, bolo e brinde! Foram momentos de reconhecimento pelo trabalho de cada um, que fez e faz parte da equipe do Arquivo Público, para que a instituição se mantenha viva e atuante.

   As atividades foram organizadas pelas arquivistas Iara Gomide Machado, Marta Helena de Araújo e Renata Pacheco de Vasconcellos e pela Técnica em Assuntos Culturais Caroline Baseggio, com o apoio da Associação do Amigos do Arquivo Público – AAAP, ASCOM/SMARH, DIPES/DEADM/SMARH, Museu da Comunicação Hipólito José da Costa e Museu Julio de Castilhos.

    Aproveitamos a oportunidade para convidá-los a fazer parte desta história também, conhecendo o Arquivo Público através das mídias sociais e, presencialmente, pesquisando na Sala de Pesquisa, participando das visitas guiadas e eventos.

    Lembramos que a exposição “ARQUIVO EM REVISTA” permanece aberta ao público até 30 de março de 2018. Venha prestigiar! (Rua Riachuelo, 1031 – Centro Histórico – Porto Alegre – RS. Das 8h30min às 17h no Espaço Joel Abílio Pinto dos Santos, Térreo.)

    Confira algumas fotos de evento abaixo e para ver o álbum dos 112 anos do APERS no Facebook, clique neste link.

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Abaixo relacionamos os links sobre a repercussão dos eventos comemorativos pelos 112 anos do APERS nos meios de comunicação, clique para acessar:

Normas de Atendimento na Sala de Pesquisa e Instruções aos Novos Pesquisadores

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    Temos sob nossa custódia acervos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário (clique aqui para saber mais) que encontram-se parcialmente organizados e disponíveis para consulta. Alguns dados, inclusive, estão indexados em nosso sistema de consulta online, assim, é possível pesquisar os dados dos documentos via internet, acessando aqui. Caso localize algum documento de interesse, o próprio link direciona para que nos solicite via e-mail. Para melhor entendimento sobre como se dará o seu atendimento, disponibilizamos o passo a passo:

  • Após solicitar os documentos de seu interesse, verificaremos se estão disponíveis. Em caso positivo, enviaremos o Termo de Responsabilidade para que nos forneça os dados básicos para que possamos cadastrá-lo e gerar o pedido em nosso sistema.
  • Os documentos solicitados estarão disponíveis em até 36 horas úteis. Enviaremos e-mail informando a data de liberação.
  • Os documentos ficarão disponíveis por 10 dias corridos, após o aviso de disponibilização.
  • Quando vier para iniciar sua pesquisa, deverá neste momento assinar o Termo de Responsabilidade.
  • Para fazer uma nova solicitação, após a primeira pesquisa, é necessário devolver todo o material pesquisado anteriormente. Caso seja realizado novo pedido, entenderemos que os anteriores estão liberados.
  • Coloque o material já pesquisado no mesmo local da retirada (armários) e devolva a chave às atendente após a pesquisa.

Atenção:

  • Se o pedido for feito por e-mail, lembre-se que ele só será lido em horário de expediente (segunda a sexta, das 8h30 às 17 h) não fechamos ao meio dia. Pedidos enviados aos fins de semana só serão vistos na segunda-feira subsequente.
  • Caso o e-mail demore a ser respondido, entre em contato conosco pelo telefone: 3288-9104. Existe uma chance de ele não ter chegado para nós!

Para termos uma melhor experiência de atendimento na Sala de Pesquisa do APERS, pedimos a atenção para algumas orientações:

  • Tenha cuidado no manuseio do acervo. Lembre-se que são documentos únicos, de inestimável valor histórico.
  • Recomendamos a utilização de luvas (não fornecemos luvas).
  • Por questões de preservação, não fazemos cópias. Os documentos podem ser fotografados sem uso de flash, e caso necessário, as cópias poderão ser impressas e trazidas para que façamos a autenticação sem custos; não ficam prontas no mesmo dia.

Links relacionados:

Pesquisando no Arquivo: acervos custodiados pelo APERS

Acervos do Poder Judiciário e seus concessionados

Acervos do Poder Executivo

Publicações APERS

APERS em Números – Fevereiro 2018

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de fevereiro:

– Assessorias SIARQ/RS: 27

– Usuários atendidos: 331

– Cidadão: 230

– Usuários internos: 04

– Pesquisadores: 97

– Novos pesquisadores: 41

– Atendimentos aos usuários: 722

– Cidadão: 295

– Usuários internos: 26

– Pesquisadores: 401

– Indexação Sistema AAP: 1.069

– Visualizações blog institucional: 14.759

Veja abaixo os gráficos de usuários atendidos e atendimentos realizados por dia no mês de fevereiro:

Gráficos de usuários atendidos e atendimentos realizados por dia no mês de fevereiro.

Clique aqui para saber mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 07 e 28: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 07, 21, 27: os arquivistas Jonas Melo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, junto com Márcia Senna e estagiários.
  • Dia 08, 15: foram realizadas reuniões na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC) para orientação sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participantes: Rodrigo Saraiva e Marc Richter, Vanderlei Paz Munhoz e Lourdes Lorena Leuze (CIENTEC), Lucy Oliveira e Carina Hentges (UERGS), Alfredo Ribeiro Estima (SDECT), Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 08 e 22: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 21: arquivistas do APERS participaram de reunião de assessoria técnica para esclarecimentos de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos com servidores e estagiários do Protocolo da Casa Civil. Participantes: Vicentina Soares Pereira, Miguelângelo Ferreira, Verônica Vieira Martinelli, Camila Barboza e Tiago Soares Marques (Casa Civil), Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APERS).
  • Dia 22: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua segunda eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 124 metros lineares de documentação, referentes a atividades de controle interno administrativo, controle de frequência, operacionalização de ingresso cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 78 do DOE de 29/12/2017. A equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.
  • Dia 26: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) prestando orientações sobre a destinação aos documentos acumulados referentes aos recursos hídricos. Participaram: Carolina Menegaz, Karolina Turcato e Fernando Scotta (SEMA).
  • Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria de Estado da Cultura, Turismo, Esporte e Lazer (Sedactel) prestando assessoria técnica para a definição e adequação de Assuntos para uso no Sistema PROA referentes às funções específicas do órgão. Participantes: Caroline Eskenazi, Gabriela Konrath, Janaína de Souza, Mateus Dalla Rosa, Saul Piccoli (Sedactel), Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella participaram de 16 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

Em fevereiro, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, seis (06) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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