Arquivos & conceitos: o ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades

     Como já comentamos aqui, os Arquivos são organismos cheios de vida e informação! Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.

     O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.

    A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, conceito que já trabalhamos anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:

• Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
• Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
• Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

     O Arquivo Público do RS é um arquivo permanente, responsável pela guarda de documentos públicos originários de diversos órgão do Estado do RS e hoje recolhe ao seu acervo apenas documentos dos órgãos da administração direta do Poder Executivo. E, através das normativas do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), o APERS assessora os órgãos na gestão dos arquivos correntes e intermediários até o processo de descarte ou recolhimento dos acervos permanentes.

     A mudança de fases dos documentos no seu ciclo de vida deriva de procedimentos adotados por outro fundamento da arquivística, o qual denominamos “gestão documental”, conceito que trataremos no próximo post!

Arquivos & conceitos: Valores dos documentos

Na arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos não é financeiro, mas sim ao seu valor enquanto gênero. Fundamentalmente temos dois valores: o primário e o secundário.

O valor primário ou imediato é inerente a criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vejamos os conceitos:

• Administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas/ correntes de quem o criou.
• Fiscal: neste caso o documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui. Porém é preciso manter o documento por um determinado período para cumprir exigências fiscais ou legais.
• Jurídico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou longo prazo.

O valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente. Podemos enquadrar o valor secundário em duas categorias:

• Probatório: atribui-se quando o documento comprova a organização e o funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o produziu.
• Informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar.

A definição destes valores é fundamental para que se possa determinar o tempo que guarda dos documentos, afinal, não podemos guardar tudo pela vida toda! Explicaremos melhor isto nos próximos posts, até!