O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS é o departamento responsável por preservar a memória da administração estadual, detendo sob sua custódia documentos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo. Entre suas funções, é responsável por estabelecer diretrizes para a gestão, preservação e acesso aos documentos de aquivos no âmbito da administração direta estadual.
Criado em 1906, acumula documentos decorrentes de suas funções administrativas internas, de atendimento ao público e de elaboração e acompanhamento de projetos. Partindo do princípio que a finalidade do APERS é prover seus usuários de informações fidedignas, facilitando seu acesso, pensou-se em dar a seu acervo administrativo, gerado em decorrência do cumprimento de suas funções, o correto tratamento, viabilizando, a partir da execução deste projeto, meios de preservação e difusão de seu acervo institucional.
Este projeto está em andamento desde 2011, e compreende a organização de 11,04 metros lineares de documentos permanentes, 3,42 metros lineares de documentos intermediários, sendo executado em quatro etapas: classificação e avaliação, no período de janeiro a março de 2011, higienização e pequenos reparos de abril de 2011 a outubro de 2012, mapeamento do acervo de janeiro de 2012 a março de 2014, e início da indexação no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP em abril de 2014.
No ano de 2014 as atividades de mapeamento e indexação do acervo foram priorizadas, bem como a elaboração e finalização dos instrumentos de descrição do acervo. Com isto em janeiro foi publicado no site e blog institucional a descrição do fundo Arquivo Público do RS, de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, com o intuito de publicizar o acervo e despertar nos usuários o interesse em pesquisá-lo (para acessar clique aqui).
Em fevereiro, no dia 28, o edital de eliminação dos documentos deste acervo foi publicado no Diário Oficial do Estado. Como não ocorreram recursos, a documentação foi eliminada no mês de abril. No mês de abril foi concluída a revisão da primeira parte do mapeamento do acervo e iniciada a sua indexação no sistema AAP, a qual foi concluída no mês de maio e liberada para pesquisa interna no mês de junho, foram indexados 1.566 itens documentais. Tão logo o formulário de pesquisa de nosso site seja reformulado, o mesmo estará disponível para pesquisa online. Neste ano pretendemos publicar o catálogo sobre o acervo, com a descrição das unidades documentais, e concluir o projeto, disponibilizando a documentação administrativa do Arquivo Público para a pesquisa.
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