Atividades SIARQ/RS – Novembro/2015

Durante o mês de novembro os servidores participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas do SIARQ/RS:

• No dia 03/11 o arquivista Jonas Ferrigolo Melo realizou visita técnica ao arquivo da Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG). A servidora Márcia Senna apresentou as atividades do arquivo e iniciativas para Gestão Documental na empresa foram estabelecidas.
• Dias 04 e 17/11: os servidores do Arquivo Público, Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Denise Nauderer Hogetop, participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos Administradores do PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no Sistema de Processo Eletrônico – PROA e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.
• Nos dias 04 e 24/11 ocorreram reuniões do Comitê Consultivo do Sistema de Arquivos do Estado – SIARQ/RS. Nas pautas estiveram em discussão: verificação das modificações sugeridas ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos; cujas demandas vieram da Receita Estadual/SEFAZ, PGE, COGEPOL/Polícia Civil e DETRAN. Além disso, teve início o estudo para tratativas sobre o corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual; foram propostas pautas e elaboração de um cronograma de trabalho do Comitê para o ano de 2016. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Clarissa Sommer Alves, Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Nôva Marques Brando, Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares e Viviane Portella de Portella (APERS).
• Dias 05 e 25/11: servidores do Arquivo Público estiveram prestando assessoria na Secretaria de Educação (SEDUC). Primeiramente reuniram-se para tratar de metodologia para mapeamento de assuntos para o Sistema de Processo Eletrônico – PROA; e dia 25, a Diretora Débora Flores e o arquivista Jonas Ferrigolo participaram do treinamento PROA aos servidores, sendo os temas abordados: atribuição de assuntos no PROA e Gestão Documental.
• Nos dias 05, 12, 19 e 26/11, reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foi debatida a metodologia e a redação das resoluções que serão emanadas pelo Comitê Gestor do Processo Eletrônico.
• Dia 06/11: o SIARQ/RS se reuniu com os servidores da Parque Jardim Zoológico (FZB), no município de Sapucaia do Sul, para tratar de questões da gestão de documentos, estudo para criação do Plano de Classificação (atividade-fim) e Tabela de Temporalidade Documental. Na reunião estavam presentes: Inês de Oliveira, Márcia Weber, Maria Teresa, Marco Antonio Squeff, Paulo Roberto Salerno (FZB), as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araujo (APERS).
• Dia 10/11: Foi realizada uma reunião com a Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para propor a implementação da gestão documental, com assessoria do SIARQ/RS. Participantes: Artur Neto, Bruno Xavier Selinger, Eliane Mombach, Idalisa Klug, José Reus (FASE), Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).
• Dia 12/11: a arquivista do APERS esteve na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN) dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos. Na oportunidade, também, conversou com a Diretora do Departamento Administrativo, que expôs a necessidade de organizar os documentos referentes às pastas funcionais de servidores inativos. Participantes: Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Vânia Caetano. (SEPLAN).
• Dia 13/11: as arquivistas estiveram reunidas, primeiramente na Farmácia de Medicamentos Especiais/SES e, após, foram acompanhadas até o Ministério da Saúde para verificar informações quanto à custódia de documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS), acumulados em um pavilhão no Hospital Colônia de Itapuã (HCI). Participantes: Maria Carmen Remia Mikoleiczak (Farmácia de Medicamentos Especiais/SES), Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS), Nistely Luiza Grellmann Pacheco, Oswaldo Silvino Filho (Ministério da Saúde).
• Dia 17/11: foi realizada assessoria técnica, sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, na 1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima (DECA/PC). Participantes: Augusta Höehr (DECA/PC), Renata Pacheco de Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).
• No dia 17/11 o Arquivo Público recebeu os servidores da Fundação de Amparo à Pesquisa do Rio Grande do Sul (FAPERGS) para tratar da continuidade do projeto de gestão documental da instituição. Ficou encaminhado que a Fundação fará um estudo, com seus servidores, para propor a atualização da Tabela de Temporalidade Documental – TTD do órgão, existente desde 2005. Em concomitância ao estudo, os servidores promoverão a eliminação de documentos segundos os prazos já estabelecidos pela TTD em vigor. Estiveram presentes na reunião: Joannes Paulus Pinto Soares, Daniela Schuller Barcellos, Rafael Monte Maior de Oliveira, Renato Santiago (FAPERGS), Jonas Ferrigolo (APERS).
• Dia 19/11 os arquivistas Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Viviane Portela de Portela, visitaram um dos acervos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE) para compreender a documentação com vista na atualização da temporalidade daquela tipologia produzida pela PGE. A procuradora Natalia Morsch, representante da PGE no Comitê Consultivo e o servidor Renato Abech, recepcionaram a equipe.
• Dia 19 e 24/11: o SIARQ/RS se reuniu com as servidoras da Fundação de Proteção Especial (FPE) para tratar sobre gestão documental. Os assuntos tratados nas reuniões foram a análise tipológica dos documentos encontrados nos Prontuários Sociais, e o treinamento dos servidores da Fundação para a organização física dos prontuários. Participantes: Andréa Palliano, Clarisse Hossen, Daniela Fernandes, Vitiana Witti (FPE), Jonas Ferrigolo, Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).
  

  
• No dia 20/11 as arquivistas do APERS, Iara Gomide Machado, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, se deslocaram até o Hospital Colônia de Itapuã (HCI) para verificar a massa documental acumulada (tipologias, condições de preservação e acesso), a fim de esclarecer sobre a custódia destes documentos identificados como registros do Instituto Nacional de Assistência Médica da Previdência Social (INAMPS).
• No dia 30/11, foi publicado no Diário Oficial do Estado, página 21, a Portaria nº 139/2015 da SMARH, que institui o Grupo de Trabalho de Prontuário Eletrônico vinculado ao Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) e coordenado pelo seu Diretor. Tem o objetivo de promover o debate sobre o uso do prontuário eletrônico visando aumentar a eficiência da gestão pública por meio das novas tecnologias da informação, sendo de competência do GT contribuir no processo de modernização, informatização e digitalização dos processos administrativos. O Grupo de Trabalho é composto pelos seguintes servidores: Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (SIARQ/RS); Antonio Henrique Abrahão Ribeiro, Fabio Nobre Zimmer, Carmem Colman, Kleber Rocha, José Gonçalves de Araujo e Sidêmia Kleber (DMEST); Alexandre Rovinski Almoarqueg (SGG) e, como convidado, Everton Hagen (PROCERGS – Analista de Negócios da SMARH).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.