O projeto de organização dos acervos das Secretarias da Justiça compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual.
Com isso, este projeto tem por objetivo o cumprimento do Decreto n° 47.020/10, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado, o qual possui entre seus objetivos “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual”. Com vistas a alcançar este objetivo, serão executados os seguintes objetivos específicos: classificação, avaliação e ordenação do acervo, indexação do acervo permanente no sistema AAP, difusão do acervo permanente visando o estimulo a pesquisa.
O projeto teve início em abril de 2014 com a pesquisa sobre a evolução administrativa das Secretarias para a elaboração do quadro de arranjo de cada fundo que foi responsável pelas atribuições da “Justiça” do Poder Executivo, de acordo com a período abrangido pelos acervos recolhidos ao APERS (Código 08 do QA PE). Para tanto, foi realizado o mapeamento nos Diários Oficiais do Estado (DOE) do período abrangido pelas Secretarias com o intuito de localizar os atos normativos que estabelecem suas atribuições e estrutura organizacional. Porém, poucos registros foram encontrados, o que dificulta a definição do quadro de arranjo destes fundos, o qual encontra-se em fase de estudo.
Concomitante a esta pesquisa foi realizada a mudança de 2.498 caixas e maços de documentos do andar térreo do Prédio 2 para o 2º andar do Prédio 3. Também foram realocadas 1.236 caixas e maços do período de 1947 a 1960, que estavam dispersos no andar térreo do Prédio 2. Ressalta-se que a mudança exigiu o planejamento técnico e muito esforço físico da equipe, na época composta por uma historiadora, uma arquivista e um estagiário. A mudança ocorreu durante 4 dias e contou com a participação de 8 terceirizados lotados no setor de mudanças da SARH. No Prédio 2, os acervos foram divididos conforme o fundo e ordenados de acordo com o ano de identificação das caixas.
O acervo da Secretaria da Justiça, do período de 1975 – 1991, é o primeiro que está sendo trabalhado. Optou-se por este acervo, a partir da análise de seu volume documental e por ser o mais recente. Atualmente está em implementação as etapas de classificação e avaliação, contabilizando, aproximadamente 123 caixas, separadas em: guarda permanente, guarda intermediária, eliminação e interessantes. Os “interessantes” constituem-se de processos que foram classificados, mas que durante a leitura percebeu-se determinadas curiosidades e/ou características e por isso foram selecionados para apreciação da historiadora que compõe a equipe, a qual determinará o potencial histórico do documento e seu uso para a difusão do acervo.
Com a classificação e avaliação de parte deste acervo já é possível identificar as contribuições deste projeto para o desenvolvimento da gestão documental, uma vez que foram realizados diversos questionamentos quanto a classificação e a temporalidade de várias séries e subséries documentais. A partir das observações e discussões que estão surgindo com a aplicação dos instrumentos de gestão documental será possível apontar revisões e readequações necessárias para qualificação nos mesmos.
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