Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 04

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     Após as postagens sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, dispostos na Instrução Normativa nº 02/2014, hoje apresentamos outra normativa que instrui sobre a destinação dos documentos de valor permanente.

     Trata-se da Instrução Normativa nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS).

     A Instrução Normativa nº 04 está dividida em seis capítulos apresentando: definições de termos técnicos; responsabilidades do órgão ou entidade produtor dos documentos e do APERS; preparação dos documentos; encaminhamento ao APERS e quanto a órgãos ou entidades extintos.

     Em seu capítulo I, parágrafo único, a normativa estabelece que será entendido como recolhimento a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal estabelecida.

     Nesse sentido, Heloísa Bellotto, renomada estudiosa na área de arquivos, faz uma observação interessante acerca do enlace entre as características administrativas e permanentes dos documentos de arquivo: “[…] os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo guardados orgânica e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmos que se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao passado, já no recinto dos arquivos permanentes”. (BELLOTTO 2004, p. 23).

    Desse modo, devem ser recolhidos ao APERS os documentos classificados, avaliados e com destinação recolhimento, conforme o PCD e a TTD para a Administração Direta do Estado do Rio Grande do Sul.

     Entre as responsabilidades do órgão ou entidade produtor, destaca-se a preparação do acervo, que engloba a higienização dos documentos, e o acondicionamento, que exige um modelo de caixa específico, criado especialmente para se adequar às estantes do APERS, além de garantir a preservação dos documentos.

     Quanto ao APERS, que ao receber os acervos torna-se seu custeador definitivo; cabe preservar os documentos (através do controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, manuseio higienização e acondicionamento); descrever os documentos (conforme as Normas Nacionais de Descrição Arquivística); disponibilizar a documentação (obedecendo à legislação vigente) e desenvolver ações educativas e culturais.

     Além disso o APERS, através do núcleo de Gerenciamento de Acervos, realiza orientações ao órgão ou entidade, faz o acompanhamento das etapas e conferência dos acervos arquivísticos recolhidos.

     Por fim é importante ressaltar que através da utilização das normativas do SIARQ/RS e seus instrumentos arquivísticos, PCD e TTD, garante-se a efetivação da gestão documental na Administração Pública e, através do recolhimento, a guarda dos documentos de valor histórico e permanente.

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Explorando o SIARQ/RS: Eliminação de Documentos

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     Nas postagens anteriores foram explicados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos arquivísticos integrantes da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014. A utilização destes instrumentos possibilita a realização de outra atividade fundamental para a gestão documental: a eliminação de documentos. Assim, na postagem de hoje, falaremos sobre os procedimentos, previstos no capítulo 3 da referida normativa, para realizar a eliminação de documentos.

     Concluídas a classificação e a avaliação documental, teremos os documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e podem ser eliminados. A partir disso pode-se dizer que existem quatro etapas para realizar a eliminação. Para ilustrar as atividades foi criado um exemplo fictício de eliminação que apresentamos no decorrer destas etapas.

     A primeira etapa consiste em registrar o que será eliminado, preenchendo a listagem no formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, Anexo III da IN 02. No cabeçalho do formulário devem ser completados os campos que servem para identificar o órgão, o ano corrente e, também, para numerar a folha. A seguir, na Listagem, consta uma tabela onde devem ser inseridas as informações sobre os documentos passíveis de eliminação. Os campos “Função”, “Subfunção”, “Série/Subsérie” e “Etapa do desenvolvimento da atividade” são os mesmos existentes na TTD, assim devem ser preenchidos com os dados resultantes da classificação e avaliação dos documentos elimináveis.

     O campo “Quantidade (em metros lineares)” serve para inserir a mensuração de cada “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade” dos documentos que serão eliminados (Para saber como mensurar em metros lineares clique aqui.). Em “Datas-limite” identifica-se o período ou o ano a que correspondem a documentação de acordo com “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade”, ressalta-se que esse dado deve ser coerente com o prazo de guarda previsto para a documentação. O campo “Dados complementares” serve para inserir observações ou informações pertinentes aos documentos. Confira o exemplo abaixo:2014.09.03 1 Listagem eliminacao

     Já a segunda etapa consiste em publicizar que o órgão está realizando a eliminação de documentos e isso ocorre com a publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, Anexo IV da IN 02, no Diário Oficial do Estado (DOE). É importante ressaltar que cada órgão deve providenciar a sua publicação.

     O texto do edital também deve ser preenchido com as informações sobre: a secretaria e órgão responsável; a(s) série(s) que constam na listagem de eliminação; e o órgão onde o interessado pode se dirigir em casos de interesse pela documentação. Ao final deve-se completar com a data atual, assim como constar o nome, e o cargo do responsável e o órgão ao qual pertencem os documentos. Após a divulgação no DOE, aguarda-se 45 dias para que a comunidade possa manifestar o seu interesse nos documentos a serem eliminados. Abaixo exemplificamos o texto do edital preenchido e ilustramos a sua publicação no DOE.

2014.09.03 3 Edital preenchido     2014.09.03 2 Edital publicacao DOE

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     Passados os 45 dias, pode-se realizar a terceira etapa que é a eliminação efetiva dos documentos. Hoje a maioria dos órgãos ou fazem a doação do papel para instituições ou vendem para empresas de reciclagem, pois os documentos precisam ser fragmentados.

     Para registrar esta etapa é necessário completar as informações na parte final do formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”. Neste termo deve-se preencher a data em que saiu a publicação do edital no DOE, identifica-se e assinam o responsável pelo órgão setorial, o servidor que realizou os procedimentos de eliminação e o servidor que acompanhou a fragmentação dos documentos, além de indicarem as respectivas datas. Veja o exemplo abaixo:2014.09.03 3 Termo eliminacao

     Para finalizar, como quarta etapa, os órgãos devem encaminhar ao Arquivo Público do RS (APERS) uma via do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e uma via da “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, conforme previsto na IN 02.

   Efetuadas todas as atividades descritas, o procedimento de eliminação de documentos está completo, de forma sistemática e transparente e, claro, de acordo com a legislação vigente. Assim ficou fácil, não é mesmo? Em casos de dúvidas o APERS está à disposição para ajudar os órgãos, o contato pode ser feito através do e-mail do SIARQ/RS: siarq-apers@sarh.rs.gov.br . Até a próxima postagem!

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Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

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      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição) Classificação    Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado. 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento.
O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas. 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”.
A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
Prazo de guarda: 02 anos.
Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba. 1.2.2 Executar as ações orçamentárias A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapaObtenção de créditos adicionais”.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria. 2.5.7.4 Conceder a inatividade O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividadeRevisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos.
Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário. 3.3.1 Cumprir a execução penal A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”.
Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial. 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”.
Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
Prazo de guarda: 05 anos.
Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado). 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor. 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”.
Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

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Explorando o SIARQ/RS: Tabela de Temporalidade de Documentos

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Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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Explorando o SIARQ/RS: Classificando documentos com o PCD

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Explorando o SIARQRS

     No Explorando o SIARQ/RS anterior nossa postagem trouxe explicações sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado. Hoje a proposta é apresentar alguns exemplos de classificação utilizando o PCD.

     Esclarecemos que os exemplos apresentados foram classificados de acordo com o novo Plano de Classificação, anexo da Instrução Normativa nº 02, publicada em 22/05/2014. (Saiba mais sobre a IN nº 02 clicando aqui).

Documento (Descrição)

Entendimento / Classificação

Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado.

O documento faz o controle de materiais de almoxarifado. Neste caso, a Função a ser verificada é a 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Parte-se então para a Subfunção, neste caso 2.7 Adquirir e gerir insumos, material permanente, de consumo e serviços. Como se refere a controle de material de consumo, a Série é 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo.

Classificação: 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo

Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas.

Esta tipologia se insere na Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Sendo um documento referente a veículos, trata-se da Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Das séries existentes se inclui em 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado.

Classificação: 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado

Processo Administrativo que solicita suplementação de verba.

O assunto deste processo refere-se a verba, ou seja, orçamento. Desta forma, a função correspondente é a 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. Como se trata de uma suplementação e pode alterar um orçamento já previsto, insere-se na Série 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Classificação: 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria.

O assunto deste processo se refere a atividades administrativas e, assim, faz parte da Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública.

Além disso, está relacionado com a área de recursos humanos, ou seja, a subfunção que abrange este assunto é 2.5 Gestão de recursos humanos. Para o Estado, de acordo com o Estatuto do servidor público, a aposentadoria é um direito e vantagem do servidor, inserindo-se assim na Série 2.5.7 Conceder direitos e vantagens. Dentro desta série o processo relativo a aposentadoria faz parte da subsérie 2.5.7.4 Conceder a inatividade.

Classificação: 2.5.7.4 Conceder a inatividade

Prontuário do apenado: dossiê com informações do apeado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário.

Documentos referentes à segurança estão inseridos na Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. Já a subfunção que abrange questões do sistema penitenciário é 3.3 Administrar e executar a política penitenciária do Estado. E a série que classifica o prontuário do apenado é 3.3.1 Cumprir a execução penal.

Classificação: 3.3.1 Cumprir a execução penal

Registro de ocorrência policial.

Esta tipologia pertence à Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. O documento registra atividades exercidas por órgãos da segurança pública, assim faz parte da Subfunção 3.2 Exercer as atividades de Polícia Judiciária e Polícia Ostensiva.Também tem relação com as infrações cometidas ou sofridas pelo cidadão, inserindo-se na Série 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis.

Classificação: 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis

Relatório geral anual (dos órgãos do Estado).

Este documento visa consolidar as ações desenvolvidas pelo órgão. Assim faz parte da Função 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. A subfunção que abrange a atividade de acompanhar as atividades é a 1.2 Promover e acompanhar, com recursos financeiros, as ações do Estado. Como apresenta as ações realizadas ou operacionalizadas, insere-se na Série 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado.

Classificação: 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado

Termo de Responsabilidade por número de Bem Patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor.

 

Neste caso, trata-se de bens mobiliários. Verifica-se a Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Dentre as subfunções, existe uma especifica para patrimônio: 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Analisando que se tratam de móveis, este documento pertence a série 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário.

Classificação: 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário

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     Com estes exemplos, demonstramos como realizar a classificação utilizando o PCD, um dos principais instrumentos arquivísticos. Agora convidamos os arquivistas e servidores da Administração Direta a interagirem com o APERS, órgão gestor do SIARQ/RS, enviando suas dúvidas, questionamentos e contribuições para que possamos formar um canal de diálogo e maior proximidade, debatendo sobre a aplicação deste instrumento.

     No próximo mês trataremos sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, até lá!

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Explorando o SIARQ/RS: Plano de Classificação de Documentos

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Explorando o SIARQRS

      No texto anterior falamos sobre a Instrução Normativa nº 01, de 12 de janeiro de 2008, e agora postaremos conteúdos sobre os seus anexos. Neste mês versaremos sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado, destacando alguns conceitos, estruturação e aplicação.

     Para entender a classificação em arquivos, cabe apreciarmos o ponto de vista de Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2012, pág. 85) acerca de alguns conceitos relacionados ao processo classificatório, onde o termo classificação é utilizado para “[…] identificar a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos”; o termo ordenação como “[…] forma de disposição dos tipos documentais dentro das divisões estabelecidas no esquema de classificação” e o termo arquivamento como “[…] ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida”.

     Segundo o autor (pág. 85-86), é possível dividir o processo classificatório em duas partes: uma física e outra intelectual. “A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes estabelecidas). A codificação entra como último elemento dessa parte intelectual. A parte física é representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela classificação e disposto segundo uma ordem definida”.

     É importante lembrar que um plano de classificação de documentos pode ser considerado um instrumento técnico, auxiliar da atividade de Gestão Documental, pois é elaborado a partir do estudo das estruturas e atribuições das instituições, tanto as públicas quanto as privadas; bem como da análise dos documentos por eles produzidos.

     A partir destes entendimentos, passamos a verificar a estruturação do Anexo I, da Instrução Normativa nº 01. O PCD da Administração Direta do Estado apresenta os códigos de classificação das funções, subfunções, séries e subséries, responsáveis pela produção ou acumulação de documentos. Dessa maneira, Função é o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, independentemente da unidade administrativa; Subfunção é o agrupamento das atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função; Série é a sequência de documentos relativos à mesma função/atividade e Subsérie é subdivisão da série, podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade.

     O plano de classificação de documentos, segundo Sousa (2012, pág. 86) deve ser: simples, “para facilitar a sua compreensão”; flexível, “para permitir agregar ou suprimir níveis de classificação” e “não pode ser um fator limitador do esquema de classificação”.

     Nesse sentido, o estabelecimento das classes do PCD da Administração Direta do Estado seguiu um critério funcional, ou seja, as classes correspondem às funções desenvolvidas pela Administração Direta do Estado, dessa forma, caso haja uma alteração na estrutura da Administração Estadual, não será preciso reformular o PCD porque o nexo com o plano será mantido pelas funções e atividades exercidas, e não a estrutura.

     Com relação à aplicação do PCD, no universo do Poder Executivo da Administração Direta Estadual, a atividade de classificação de documentos deve ser entendida como o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e relacioná-los ao esquema de classificação criado pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS: o Arquivo Público do Estado do RS. Ou seja, primeiramente deve-se fazer a classificação intelectual, saber e entender as atividades e funções que geraram o documento, atribuindo a ele o código correspondente; e, após, proceder com a classificação física, arquivando e acondicionando de forma adequada.

     Na próxima postagem continuaremos com o tópico Plano de Classificação de Documentos, fazendo uma abordagem mais dinâmica quanto a sua aplicabilidade, descrevendo exemplos e dúvidas de classificação.

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Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 01

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Explorando o SIARQRS

     Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou na última postagem a composição do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008.

     Através das atividades realizadas pelo Arquivo Público do Estado do RS (APERS), órgão gestor do SIARQ/RS, foram construídos diferentes Planos de Classificação de Documentos (PCD) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) em várias Secretarias de Estado. A partir da reunião destes PCD’s e TTD’s, acrescidos de estudos das funções e atividades dos órgãos, foram elaborados instrumentos arquivísticos únicos para a Administração Pública Direta, tornando a sua publicação a mais importante instrução normativa para a gestão documental do Estado.

     Entende-se a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

     O objetivo da gestão documental é assegurar que, de modo eficiente e eficaz, seja garantida a realização dos procedimentos e operações acima referidos, tendo em vista a destinação de documentos.

     Assim, para que os órgãos da Administração Direta coloquem em prática a gestão documental, de acordo com a Instrução Normativa nº 01, os servidores devem fazer uso do PCD e da TTD, classificando e identificando os prazos de guarda dos documentos sob sua custódia, eliminando os documentos que não possuírem valor permanente e recolhendo aqueles que possuírem valor histórico ou permanente ao APERS.

     É importante ressaltar que, utilizando a Instrução Normativa nº 01, os órgãos garantirão acesso às informações, espaço físico para o acondicionamento e, principalmente, uma melhor preservação dos documentos de valor intermediário e permanente, que futuramente contarão a história de nosso Estado.

     Tais instrumentos e procedimentos são apresentados mais detalhadamente na Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008, que tem, como anexos, cada um dos elementos citados nesta postagem.

     Nos próximos posts, explanaremos acerca destes anexos da Instrução Normativa nº 01. Até a próxima!

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

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