Gestão Documental é tema do 4º Fórum de Diretores Administrativos do Estado

O quarto encontro do Fórum de Diretores Administrativos do governo do Estado foi realizado na manhã do dia 06/11, quando foram discutidos os temas mobilidade, compras e gestão documental. Em uma iniciativa da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag), reuniram-se cerca de 70 participantes no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), sob a coordenação do secretário-adjunto de Gestão, Marcelo Alves, com o objetivo de fortalecer os mecanismos de colaboração entre os diretores administrativos e também ampliar o conhecimento dos servidores sobre o trabalho em cada órgão do Estado.

O arquivista Jonas Ferrigolo Melo, do Arquivo Público, em sua apresentação, valorizou a necessidade de uma gestão documental eficiente no Estado a partir dos instrumentos norteadores elaborados pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul, a fim de que os servidores desempenhem suas funções observando as normas arquivísticas, possibilitando a melhoria da gestão de documentos em meio convencional e digital. Também foi apresentado o projeto de ampliação dos instrumentos atualmente em vigor – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – assim como os resultados alcançados pelo SIARQ-RS nos últimos anos, através das assessorias técnicas realizadas.

Equipe do APERS celebra os 30 anos do SIARQ-RS!

Na última sexta-feira, 28 de junho, a equipe de servidores do Arquivo Público comemorou internamente os 30 anos do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ-RS) em uma confraternização com direito a bolo e descontração, celebrando o trabalho feito a tantas mãos ao longo desses anos.

O aniversário do SIARQ ocorreu no mês de junho, mas as ações que marcam seus trinta anos seguirão, tendo como objetivo principal o lançamento de projetos para construção do novo Plano de Classificação de Documentos do Estado e para identificação e inventário de acervos históricos do Poder Executivo Estadual ainda não recolhidos ao APERS. Certamente 2019 ainda trará muitas novidades!

Realizado Curso de Gestão Documental aos Servidores do APERS

     Na última semana, de 03 a 07 de julho, foi realizada mais uma edição do Curso de Gestão Documental, desta vez, destinado aos servidores, estagiários e terceirizados do Arquivo Público do RS, teve como objetivo disseminar o conhecimento sobre as atividades de gestão documental desempenhadas pelo APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

    Durante todas as manhãs, as aulas foram realizadas no Auditório Marcos Justos Tramontini. No primeiro encontro teve a fala da historiadora Clarissa Sommer Alves, onde puderam compreender a importância de patrimônio histórico, memória.

    Nos dias seguintes, o arquivista Jonas Ferrigolo Melo ministrou as aulas que abrangeram gestão documental, conceitos arquivísticos, normativas estaduais e os instrumentos de gestão do SIARQ/RS, aliando sempre exemplos do dia a dia do serviço público e algumas dinâmicas para a interação dos participantes. Além disso, teve destaque a fala sobre a reorganização dos arquivos digitais do APERS salvos na rede, que será executada por todos que os utilizam.

     Para finalizar o curso, no último encontro os servidores realizaram atividades práticas conduzidos pelas arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares; participaram de um exercício onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e preencher os registros para eliminação de documentos.

    A realização do curso, para o Arquivo Público, além de propiciar conhecimento e capacitar para a realização das atividades de gestão documental, foi uma oportunidade de integrar os servidores, estagiários e terceirizados.

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique aqui para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2016

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: esteve no Arquivo Público do Estado (APERS) a servidora Alessandra Baum, da Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), que solicitou orientação para melhorar a organização do arquivo da Agência. Participaram: Alessandra de Zorzi Baum (AGERGS), Cléo Belicio, Iara Gomide, Jonas Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 17: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Ensino e Pesquisa (DIEPE) do Hospital Sanatório Partenon, onde conversaram com as servidoras sobre a necessidade de organização do acervo da Documentação e Memória. Participantes: Soraia Lemos de Siqueira, Tania Regina Cappra (DIEPE), Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 18: a professora Helena Cattani esteve no APERS para se informar sobre procedimentos para realizar a gestão documental no acervo do Colégio Estadual Paula Soares e foi atendida pela arquivista Silvia Soares.

Dia 18: foi realizada a primeira reunião de 2016 do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), que contou com a presença de onze componentes de diferentes Órgãos Executivos, e teve como pauta: a revisão do Regimento Interno do Comitê.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria revisando o preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos, explicando as atividades de gestão documental ao novo estagiário; verificando as dúvidas sobre classificação de processos. Participantes: Angela Maria Gades Silva e Vinicius Vidor Duarte (SEPLAN), Marta Helena de Araújo e Silvia Soares (APERS).

Dia 20: foram recebidas, no APERS, servidoras da Polícia Civil (PC) para orientação sobre o uso de assuntos no PROA. Participaram: Eliete Rodrigues, Deise Bassedone e Francine de Carvalho (PC); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Marta Araújo (APERS).

Dia 25: arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 25: estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), arquivistas do APERS a fim de orientar quanto à ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios. Participaram: Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS), e Michael Abreu Ribeiro, Fernanda Nunes, Larissa Job de Vargas, Luiz Carlos Martins Larratéa, Zenaira Brandão Cauduro, Elieser Elias dos Santos Marques e Denise Wilhelms Ventura (TCE).

Dia 28: arquivistas do APERS estiveram no Instituto Rio-Grandense do Arroz (IRGA) para prestarem orientações sobre possibilidade de microfilmagem do acervo. Participantes: Anabel Schmidt, Caio Pheula, João Alberto Antonio (IRGA); Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

    Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (7) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    Em outubro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e oito (28) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2016

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01, 08 e 22: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários do Sistema.

Dia 08: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), onde prestaram assessoria esclarecendo dúvidas de classificação de processos e, ainda, selecionaram exemplos de documentos para criar exercício de classificação em um curso. Participantes: Samantha Signor (DIPRO), Marta Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 21: os arquivistas Cléo Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos receberam, no APERS, as servidoras do IPHAE, Frineia Zamin e Vivian Fujisawa, para trocarem e nivelarem informações a respeito do acervo documental do Instituto de Educação que foi transferido em razão das obras de restauração na sede da Escola.

Dia 26: servidores participaram de reunião no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) para alinharem assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Lívia Oliveira Job, André Pires de Moraes, Cristina Conceição Carvalho (DAER), Cléo Lopes, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo e Arquivo da Secretaria da Segurança Pública (SSP) e conversaram com as servidoras sobre necessidades para realizar uma mudança de local do Arquivo e sobre a realização das atividades de gestão documental. Participaram Anelise Teitelroit Bueno, Francelle da Silva Neves, Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

    Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (07) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   Ainda em setembro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos sete (7) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2016

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o Arquivo Público do RS (APERS) atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04, 11, 18 e 25: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários do Sistema.

Dia 15: os arquivistas do APERS prestaram assessoria sobre gestão documental aos servidores da Secretaria da Educação (SEDUC), no Instituto de Educação General Flores da Cunha. O APERS foi representado por Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos e a SEDUC por Letícia Koetz Luiz.

Dia 18: na Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com Leocadia Jung e Bruna Assmann da Divisão de Logística sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado RS, que manifestou iniciativa de elaborar seus instrumentos de gestão documental, e neste sentido solicitou apoio e orientação técnica ao Arquivo Público. Participantes: Ana Cristina Wachter e Viro Zimmermann (DPE); Marta Araújo e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 19: servidores da SMARH reuniram-se Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) para tratarem sobre a migração dos prontuários médicos do suporte papel para o eletrônico. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Iara Machado (APERS), Carmen Collman, Fábio Zimmer, Jorge Luiz Santos Pereira, Kleber da Silva Rocha, Marcelo de Araujo Silva, Sidemia Kleber e Antônio Henrique Abraão Ribeiro (DMEST), Flavia Rodrigues Donini Cezar (DIPRO) e Rosilane Rios da Conceição (Comitê Gestor PROA).

Dia 24: no APERS, os arquivistas Cléo Belicio, Iara Gomide, Marta Araújo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares receberam o Soldado Bombeiro Jorge Luiz, do 1º Comando Regional de Bombeiros – 1CRB, para assessorarem o órgão sobre a situação atual do arquivo onde se encontram os Planos de Prevenção e Proteção Contra Incêndios (PPCI) do município de Porto Alegre.

Dia 25: as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com os arquivistas Anderson Machado e Carlos Alberto dos Santos do Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN-RS) sobre os procedimentos de recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 26: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria explicando os procedimentos para proceder com a eliminação de documentos e abrir o processo no Sistema PROA; esclarecendo as dúvidas de classificação de processos e, ainda, verificando o fluxo de trabalho visando melhoria no andamento das atividades. Participantes: Leocadia Nunes Jung, Angela Maria Gades Silva, Bruna Fonseca Assmann, Rômulo Mérida Campos. (SEPLAN), Marta Helena de Araujo, Silvia Soares (APERS).

Dia 26: servidores da Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC) se reuniram com arquivistas do APERS para conversarem sobre o uso do Sistema PROA. Participantes: Anderson Fraga dos Santos, Carla Andara, Norma Mergel e Sussila Rangel (CIENTEC), Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 30: as arquivistas do APERS Renata Vasconcellos, Marta Araújo e Silvia Soares reuniram-se na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) com os servidores Gladis de Mello Bento, Alexandre Fraga dos Santos, Eva Vilma Soares de Lucca, para prestarem assessoria sobre gestão documental.

Dia 30: no 1º Comando Regional de Bombeiros (1CRB), Iara Gomide e Cléo Belicio, do APERS, foram recebidos pelo bombeiro Sd. Luiz, para assessoria técnica sobre gestão documental.

Dia 31: na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), a arquivista do APERS Viviane de Portella participou de reunião com Ângela Silva, Bruna Assmann e Leocadia Jung da Divisão de Logística sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 31: servidores estaduais estiveram reunidos na Sede Complementar do CAFF para definir a continuidade das atividades (avaliação, transferência e recolhimento) na documentação da Divisão de Pessoal da SMARH e das extintas Caixa Econômica Estadual, Cintea e Conest. Participantes: Aerta Moscon, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio (APERS/SMARH), Samantha Signor, Flávia Cézar (DIPRO/SMARH), Caroline Assmann (DIPES/SMARH) e João Batista Cachapuz (SEFAZ).

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou quatro (04) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e três (43) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos oito (8) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2016

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: realizado um encontro com os servidores da CORAG para apresentação alinhamento e definições dos assuntos utilizados no Sistema PROA. O APERS foi representado por Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo.

Dia 05: realizado um encontro com os servidores da Secretaria do Turismo, Esporte e Lazer para alinhamento e definições dos assuntos utilizados no Sistema PROA. O APERS foi representado por Jonas Melo, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos.

Dia 06: o APERS recebeu em reunião servidores da Assembleia Legislativa do RS, que iniciou um trabalho de elaboração de seus instrumentos de Gestão Documental e neste sentido solicitou apoio e orientação técnica ao Arquivo Público. A Assembleia esteve representa por Débora Soares, Eliane Maciel, Fernando Bolzoni e o APERS por Aerta Moscon, Jonas Mello, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos

Dia 06: na SMARH, as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO) sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 18: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria sobre gestão documental aos servidores da Fundação de Desenvolvimento de Recursos Humanos FDRH. Conversaram sobre a minuta de “Listagem de Eliminação“ elaborada pela FDRH, bem como sobre os procedimentos para eliminação de documentos a serem adotados pela Fundação. Pelo APERS estiveram Maria Cristina Fernandes e Sílvia de Freitas Soares, a FDRH foi representada pelos servidores Job Jesus Osório e Odete Maria Rama

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) prestando assessoria sobre gestão documental, esclarecendo dúvidas quanto a classificação e procedimentos de eliminação. Participantes: Gladis de Mello Bento, Alexandre Fraga dos Santos, Eva Vilma Soares de Lucca e Lúcia Dilélio (SEMA); Maria Cristina Fernandes e Sílvia de Freitas Soares (APERS).

A partir das solicitações de apoio na construção de Tabelas de Temporalidades para os órgãos os técnicos do APERS analisaram e encaminharam orientações no sentido de qualificar as minutas enviadas pela Assembleia Legislativa e Fundação de Atendimento Socioeducativo (FASE).

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou dez (10) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, setenta e cinco (75) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dezessete (17) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2016

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 23 e 30: o arquivista Jonas Ferrigolo Melo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisados os pedidos de excepcionalização no uso do Sistema.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Pedagógico da Secretaria de Educação a fim de padronizar os termos referentes às atividades do Departamento, para uso no Sistema PROA. Emerson Suman Corrêa, Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS)

Dia 15: os arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas e Rodagem (DAER), para prestarem assessoria sobre questões de avaliação e eliminação documental. Participaram pelo DAER Lívia Oliveira Job e pelo APERS Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo.

Dia 15: realizado um encontro com os servidores da Fundação Piratini TVE e Rádio Cultura para alinhamento e definições dos assuntos utilizados no Sistema PROA. O APERS foi representado por Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Iara Gomide Machado.

Dia 20: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria sobre gestão documental aos servidores da Divisão de Protocolo e Arquivo, Secretaria da Segurança Pública (SSP). Orientaram sobre a aplicação da Tabela de Temporalidade, esclareceram dúvidas sobre classificação e explicaram as atividades para eliminar documentos conforme as normativas. Participantes: Luan Kulmann Corrêa, Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 28: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Defensoria Pública do Estado (DPE) para leitura e análise de minuta de resolução, elaborada pela DPE, visando normatizar o uso do Sistema PROA no âmbito da Defensoria. O APERS foi representado por Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata de Vasconcellos.

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou oito (08) processos administrativos  para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, 165 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos 9 e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2016

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 03: os arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria na 1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, onde também estiveram presentes as arquivistas da Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria e do Departamento de Administração Policial. Orientaram sobre aplicação dos instrumentos arquivísticos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, bem como as etapas para proceder a eliminação de documentos. Participaram pelo APERS: Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS); e pela Polícia Civil: Norberto Reichmann Júnior (1ª DP), Maria Jucinara Medeiros Boni (3ª RP Santa Maria) e Priscila Garcia Nunes (DAP).

Dia 05: a arquivista Viviane de Portella participou de reunião com Bianca Pereira Zotti e Leocadia Nunes Jung da Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), sobre os procedimentos de higienização, ordenação e mapeamento de documentos com vistas a recolhimento ao APERS.

Dias 05, 12 e 19: o arquivista Jonas Ferrigolo Melo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde tratam sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 09: o arquivista Jonas Ferrigolo e o Presidente da Associação de Amigos do Arquivo Público, Daniel Teixeira, participaram de uma reunião com os arquivistas do DETRAN para alinhar a doação e o descarte mecânico de documentos que serão eliminados pelo Departamento de Trânsito. O valor arrecadado será repassado à Associação de Amigos do Arquivo Público.

Dia 16: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), onde prestaram assessoria referente ao processo de eliminação de expedientes administrativos. Participantes: Gladis Melo Bento, Antônio Libano Figueiró Netto, Leonardo Baleeiro SantAna, Luiz Carlos Gardino Cardoso (SEMA), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 16: servidores do APERS estiveram reunidos na Secretaria da Saúde (SES) para padronizar os termos referentes às atividades dos setores Assessoria Jurídica, Departamento de Assistência Hospitalar e Ambulatorial no Sistema PROA. Participaram da reunião: Rayssa Pedrassani, Bruno Naundorf, Clarisse da Cunha Lay, Carla Pertile e Ana Paula dos Santos (SES), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 20: estiveram reunidos na Academia de Polícia Civil (ACADEPOL), servidores do Arquivo Público e da Polícia Civil, para verificar as necessidades do órgão e definir Assuntos e Tipos de Assunto para uso no Sistema PROA. Participaram da reunião: Ana Lucia Huster, Ana Maria Baptista, Fátima Rodrigues Leal, Felipe Eduardo Febel Sergio (ACADEPOL), Cléo Belicio Lopes (DAP), Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 23: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Secretaria da Saúde (SES) para padronizar os termos referentes às atividades do Centro de Vigilância em Saúde (CEVS) para uso no Sistema PROA. Participantes: Rayssa Pedrassani de demais servidoras do CEVS (SES), Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 24: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Aerta Grazzioli Moscon, foram até o Arquivo da Divisão de Pessoal da SMARH para dar sequência no projeto de organização do acervo da Divisão. Participaram a diretora Administrativa da SMARH, Fernanda Blehm de Bithencourt e os servidores Cleiton Oliveira dos Santos e Caroline Assmann.

Dia 30: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria no Departamento de Inteligência de Segurança Pública (DISP). Orientaram sobre aplicação dos instrumentos arquivísticos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, bem como as etapas para proceder a eliminação de documentos. Visitaram as instalações do Departamento e orientaram como iniciar o trabalho de seleção dos documentos arquivísticos dos demais materiais armazenados. Participantes: Cristiano de Castro Reschke, Cecilia Koops Tabajara e Joice Kaefer (DISP) e Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo (APERS).

  Em maio, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (07) expedientes administrativos, via Sistema PROA, para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

  Na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, durante o mês, foram recebidos 140 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos 15 e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Relatórios 2015 – DIPEP: Sistema de Arquivos do Estado do RS

     Em 2015, a Divisão de Pesquisas e Projetos – DIPEP esteve focada e dedicada à ações que envolvem o Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, cujo Órgão Gestor é o Arquivo Público do RS. O SIARQ/RS tem como objetivos proteger, preservar, regular o acesso, zelar pelo cumprimentos da legislação referentes à documentação arquivística pública; normatizar o uso de tecnologias que envolvem a gestão documental.

     Durante o ano os servidores desempenharam diversas atividades relacionadas ao Sistema, buscando: a implementação e continuidade da gestão documental do Poder Executivo Estadual, atualização da legislação gaúcha, participação ativa em comitês e grupos de trabalho, em especial sobre o Sistema PROA. Confira a primeira parte do relatório da DIPEP!

• Assessoria técnica (via expediente administrativo, e-mails e telefone): durante o ano os órgãos contatam o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, análise pelos técnicos e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2015 foram recebidos 63 e-mails de diferentes órgãos do Poder Executivo e também Municipais, como: Brigada Militar (BM), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Polícia Civil (PC), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Fundação Municipal de Arte e Cultura de Gravataí (FUNDARC) e Prefeitura Municipal de Esteio.
• Reuniões de assessoria técnica: objetivando maior proximidade aos órgãos executivos que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, em 2015 os servidores da DIPEP atuaram amplamente em reuniões de assessoria técnica, sendo que, com alguns destes órgãos, desenvolveram uma agenda periódica de atendimento. Durante o ano foram realizadas 67 reuniões com os órgãos: Brigada Militar, Companhia Riograndense de Artes Gráficas (CORAG), Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS),  Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), Fundação Estadual de Pesquisa Agropecuária (FEPAGRO), Fundação de Proteção Especial (FPE), Instituto Geral de Perícias (IGP), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Ministério da Saúde, Parque Zoológico, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia para a Criança e o Adolescente Vítima – DECA), PGE, Prefeitura Municipal de Gravataí, Secretaria do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT), Secretaria de Comunicação (SECOM), Secretaria da Educação (SEDUC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria Estadual do Meio Ambiente (SEMA), Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), Secretaria Estadual da Saúde (SES – Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais – DCHE, Hospital Colônia Itapuã – HCI, Farmácia de Medicamentos Especiais – FME, Secretaria-Geral de Governo (SGG), Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH – DIPRO, DIVAN, DMEST, DEORG e DEAPE) e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
• Comitê Consultivo do SIARQ/RS: em 2015 o Comitê Consultivo teve nova composição designada (Portaria nº 101/2015) e a partir de então foram realizadas 4 reuniões no Arquivo Público do RS. Durante os encontros foram pautas de trabalho: a revisão do Decreto nº 47.022/2010 – que reorganiza o SIARQ/RS; inclusive com uma consulta pública, realizada pelo APERS, para receber contribuições; reunião com os arquivistas do Estado para verificar as alterações propostas, que resultaram na minuta de decreto que posteriormente o Comitê Consultivo avaliou e aprovou. Após tramitação do processo administrativo, o novo decreto foi publicado em dezembro no Diário Oficial do Estado: Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015. Também esteve em pauta a metodologia que o SIARQ/RS, enquanto integrante do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, iria adotar para reestruturar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, ação necessária para a efetiva implantação do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos; o estudo e aprovação de alterações no PCD e TTD demandadas por órgãos do Poder Executivo, como: Secretaria da Fazenda, Procuradoria-Geral do Estado, Polícia Civil e Departamento Estadual de Trânsito. O Comitê Consultivo iniciou as tratativas sobre estudo de corte temporal para documentos do Poder Executivo Estadual e, na última reunião, propuseram pautas e cronograma de reuniões para 2016.
• Encontros dos Arquivistas: Com a nova direção do APERS foram retomadas as reuniões com os arquivistas do Poder Executivo Estadual, chamado Encontros dos Arquivistas, cujo objetivo é a interação dos servidores, trocas de experiências sobre assuntos relacionados à gestão documental, legislação arquivística e novas tecnologias. Durante o ano de 2015 foram realizados 4 encontros no Arquivo Público, com a participação, em média, de 22 arquivistas por reunião. Os assuntos debatidos foram: Plano de Ação das atividades do SIARQ/RS, atividades desenvolvidas pelos arquivistas em seus locais de trabalho, revisão do Decreto 47.022, Sistema PROA com apresentações sobre: implantação e classificação documental; metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e, acesso ao ambiente de treinamento para navegação no sistema.

    Aos interessados em contatar o SIARQ/RS para tratar sobre gestão documental, implementação dos instrumentos arquivísticos, colocamo-nos à disposição! Nossos contatos: e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51)3288-9114.

     Na próxima semana publicaremos um relatório específico sobre a participação do Arquivo Público do RS nas atividades do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA, que consiste na participação do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, nos treinamentos da Sala de Gestão PROA e classificação de assuntos e tipos de assuntos no sistema.

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SIARQ/RS atuando na SMARH

     Na tarde de sexta-feira, dia 12, arquivistas da Divisão de Pesquisas e Projetos (DIPEP/APERS) e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM) estiveram reunidos na SMARH, enquanto órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

     A visita técnica serviu para dirimir dúvidas quanto à classificação, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, de expedientes administrativos gerados pela Secretaria, que puderam ser manuseados, lidos e debatidos pelos servidores.

     A atividade faz parte da atuação do SIARQ/RS junto aos órgãos do Poder Executivo, visando o cumprimento da legislação estadual referente à gestão de documentos.

     Recordando que, para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, os órgãos podem entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Arquivistas: Maria Cristina, Jonas, Daniele, Iara, Marta, Renata e Silvia

Relatórios 2014 – DIPEP: SIARQ/RS

O Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, reorganizado pelo Decreto 47.022/10, objetiva a preservação, proteção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos órgão da administração pública estadual e tem como órgão gestor do Arquivo Público do RS. Assim, o APERS assessora os órgãos que compõem o Sistema nas atividades de implementação dos instrumentos de gestão documental e coordena as reuniões do seu Comitê Consultivo. Dentre as atividades que realizamos enquanto órgão gestor, destacamos:

• apresentações sobre o SIARQ/RS: foram realizadas 2 apresentações na Secretaria de Meio Ambiente, sendo que uma delas se referia à nova instrução normativa, IN 02/2014, para os servidores do Protocolo e na outra oportunidade foi na Semana do Servidor Público da secretaria, sobre o SIARQ/RS.
• respostas a questionamentos via expediente administrativo, e-mails e telefone: durante o ano de 2014 teve trâmite para o APERS se manifestar, com relação à gestão documental, 1 expediente administrativo oriundo da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), foram retornados 42 e-mails, recebidos em sua maioria pelo e-mail do SIARQ/RS, sendo aproximadamente 50 questões com conteúdos trataram de diferentes assuntos relacionados à gestão documental; questões mais simples de interpretação dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa, discussão interna e até mesmo se tornam propostas de inclusões e alteração para o PCD e TTD, levadas ao Comitê Consultivo do SIARQ/RS, demandados pela: Casa Civil, Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), Companhia Rio-Grandense de Saneamento (CORSAN), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Procuradoria-Geral do Estado (PGE), Polícia Civil, Prefeitura Cachoeirinha, Prefeitura de Canoas, Prefeitura Quaraí, Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SARH), Secretaria da Cultura (SEDAC), Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Secretaria de Agricultura, Pecuária e Agronegócio (SEAPA), Secretaria de Segurança Pública (SSP), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS).
• reuniões Comitê Consultivo: durante o ano de 2014 o Comitê Consultivo do SIARQ/RS se reuniu por quatro vezes, nos meses de maio, junho, julho e agosto. No primeiro encontro os servidores do APERS apresentaram a proposta de trabalho para o ano, aprovada pelos integrantes do Comitê Consultivo, sendo os assuntos: prazos condicionados da TTD; instruções para a Administração Indireta elaborar seus instrumentos de gestão documental; amostragem de documentos; Série 1.1.4; manual de redação/tipologia para o Estado. Nas reuniões seguintes o Comitê Consultivo elaborou e finalizou uma minuta de instrução normativa para a Administração Indireta, referente à estrutura básica para a elaboração de seus instrumentos de gestão documental, que gerou um processo administrativo. Este processo teve trâmites mas não chegou a ser finalizado, ficando pendente para análise da próxima gestão. No momento da criação da minuta, foi realizada uma reunião com arquivistas / documentalista servidores de órgãos da Administração Indireta para que pudessem se manifestar sobre o assunto. Também foram iniciados os estudos para alteração dos prazos condicionados da Subfunção 2.5 Gestão de Recursos Humanos da TTD e foi analisada a questão da Lei 9.504/1997 (que estabelece normas para as eleições) no que se refere a doação, muito comum nos órgãos que realizam a eliminação de documentos que doam o papel para instituições.
• reuniões de assessoria técnica: foram realizadas 20 reuniões de assessoria técnica em diferentes órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado, assim como algumas prefeituras gaúchas. Os órgãos assessorados foram: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), Apoio do Gabinete (SARH), Arquivo Público Municipal de Canoas, Brigada Militar, Departamento de Administração do Patrimônio (DEAPE/SARH), Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN/RS), Divisão de Pessoal (DIPES/SARH), Divisão de Planejamento de Recursos Humanos (DIRHU/DEARH/SARH), Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luiz Roessler (FEPAM), Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul (IPERGS), Prefeitura Municipal de Quaraí, Prefeitura Municipal de Cachoeirinha, Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), Sistema Pró-Cultura (SEDAC), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), Universidade Estadual do Rio Grande do Sul (UERGS), e Universidade Federal do Rio Grande (FURG) sobre a Superintendência do Porto do Rio Grande (SUPRG).

Colocamo-nos a disposição dos interessados em fazer parte do SIARQ/RS e implementar os instrumentos de gestão documental. Sempre que desejar, contate-nos pelo e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 04

     Após as postagens sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, dispostos na Instrução Normativa nº 02/2014, hoje apresentamos outra normativa que instrui sobre a destinação dos documentos de valor permanente.

     Trata-se da Instrução Normativa nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS).

     A Instrução Normativa nº 04 está dividida em seis capítulos apresentando: definições de termos técnicos; responsabilidades do órgão ou entidade produtor dos documentos e do APERS; preparação dos documentos; encaminhamento ao APERS e quanto a órgãos ou entidades extintos.

     Em seu capítulo I, parágrafo único, a normativa estabelece que será entendido como recolhimento a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal estabelecida.

     Nesse sentido, Heloísa Bellotto, renomada estudiosa na área de arquivos, faz uma observação interessante acerca do enlace entre as características administrativas e permanentes dos documentos de arquivo: “[…] os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo guardados orgânica e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmos que se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao passado, já no recinto dos arquivos permanentes”. (BELLOTTO 2004, p. 23).

    Desse modo, devem ser recolhidos ao APERS os documentos classificados, avaliados e com destinação recolhimento, conforme o PCD e a TTD para a Administração Direta do Estado do Rio Grande do Sul.

     Entre as responsabilidades do órgão ou entidade produtor, destaca-se a preparação do acervo, que engloba a higienização dos documentos, e o acondicionamento, que exige um modelo de caixa específico, criado especialmente para se adequar às estantes do APERS, além de garantir a preservação dos documentos.

     Quanto ao APERS, que ao receber os acervos torna-se seu custeador definitivo; cabe preservar os documentos (através do controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, manuseio higienização e acondicionamento); descrever os documentos (conforme as Normas Nacionais de Descrição Arquivística); disponibilizar a documentação (obedecendo à legislação vigente) e desenvolver ações educativas e culturais.

     Além disso o APERS, através do núcleo de Gerenciamento de Acervos, realiza orientações ao órgão ou entidade, faz o acompanhamento das etapas e conferência dos acervos arquivísticos recolhidos.

     Por fim é importante ressaltar que através da utilização das normativas do SIARQ/RS e seus instrumentos arquivísticos, PCD e TTD, garante-se a efetivação da gestão documental na Administração Pública e, através do recolhimento, a guarda dos documentos de valor histórico e permanente.

     Para conferir outras postagens do Explorando o SIARQ/RS, clique aqui.

Arquivos & conceitos: Avaliação documental

Em se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

• redução, ao essencial, da massa documental;
• maior agilidade na recuperação da informação;
• racionalização e economia de custos e espaço;
• melhor aproveitamento dos recursos humanos;
• garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.

Explorando o SIARQ/RS: Eliminação de Documentos

     Nas postagens anteriores foram explicados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos arquivísticos integrantes da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014. A utilização destes instrumentos possibilita a realização de outra atividade fundamental para a gestão documental: a eliminação de documentos. Assim, na postagem de hoje, falaremos sobre os procedimentos, previstos no capítulo 3 da referida normativa, para realizar a eliminação de documentos.

     Concluídas a classificação e a avaliação documental, teremos os documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e podem ser eliminados. A partir disso pode-se dizer que existem quatro etapas para realizar a eliminação. Para ilustrar as atividades foi criado um exemplo fictício de eliminação que apresentamos no decorrer destas etapas.

     A primeira etapa consiste em registrar o que será eliminado, preenchendo a listagem no formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, Anexo III da IN 02. No cabeçalho do formulário devem ser completados os campos que servem para identificar o órgão, o ano corrente e, também, para numerar a folha. A seguir, na Listagem, consta uma tabela onde devem ser inseridas as informações sobre os documentos passíveis de eliminação. Os campos “Função”, “Subfunção”, “Série/Subsérie” e “Etapa do desenvolvimento da atividade” são os mesmos existentes na TTD, assim devem ser preenchidos com os dados resultantes da classificação e avaliação dos documentos elimináveis.

     O campo “Quantidade (em metros lineares)” serve para inserir a mensuração de cada “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade” dos documentos que serão eliminados (Para saber como mensurar em metros lineares clique aqui.). Em “Datas-limite” identifica-se o período ou o ano a que correspondem a documentação de acordo com “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade”, ressalta-se que esse dado deve ser coerente com o prazo de guarda previsto para a documentação. O campo “Dados complementares” serve para inserir observações ou informações pertinentes aos documentos. Confira o exemplo abaixo:

     Já a segunda etapa consiste em publicizar que o órgão está realizando a eliminação de documentos e isso ocorre com a publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, Anexo IV da IN 02, no Diário Oficial do Estado (DOE). É importante ressaltar que cada órgão deve providenciar a sua publicação.

     O texto do edital também deve ser preenchido com as informações sobre: a secretaria e órgão responsável; a(s) série(s) que constam na listagem de eliminação; e o órgão onde o interessado pode se dirigir em casos de interesse pela documentação. Ao final deve-se completar com a data atual, assim como constar o nome, e o cargo do responsável e o órgão ao qual pertencem os documentos. Após a divulgação no DOE, aguarda-se 45 dias para que a comunidade possa manifestar o seu interesse nos documentos a serem eliminados. Abaixo exemplificamos o texto do edital preenchido e ilustramos a sua publicação no DOE.

    

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     Passados os 45 dias, pode-se realizar a terceira etapa que é a eliminação efetiva dos documentos. Hoje a maioria dos órgãos ou fazem a doação do papel para instituições ou vendem para empresas de reciclagem, pois os documentos precisam ser fragmentados.

     Para registrar esta etapa é necessário completar as informações na parte final do formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”. Neste termo deve-se preencher a data em que saiu a publicação do edital no DOE, identifica-se e assinam o responsável pelo órgão setorial, o servidor que realizou os procedimentos de eliminação e o servidor que acompanhou a fragmentação dos documentos, além de indicarem as respectivas datas. Veja o exemplo abaixo:

     Para finalizar, como quarta etapa, os órgãos devem encaminhar ao Arquivo Público do RS (APERS) uma via do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e uma via da “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, conforme previsto na IN 02.

   Efetuadas todas as atividades descritas, o procedimento de eliminação de documentos está completo, de forma sistemática e transparente e, claro, de acordo com a legislação vigente. Assim ficou fácil, não é mesmo? Em casos de dúvidas o APERS está à disposição para ajudar os órgãos, o contato pode ser feito através do e-mail do SIARQ/RS: siarq-apers@sarh.rs.gov.br . Até a próxima postagem!

     Confira outras postagens sobre o SIARQ/RS clicando aqui.

Arquivos & conceitos: Classificação documental

Para organizarmos um arquivo de maneira padronizada e inteligível aos seus usuários é preciso estabelecer métodos. Em se tratando da organização arquivística de documentos de arquivos, a classificação é o principal procedimento, pois dá suporte a realização dos demais. Basicamente este consiste em uma atividade intelectual, que visa agrupar os documentos de acordo com as funções e atividades do seu produtor.

Gonçalves (1998, p. 12) explica no manual “Como classificar e ordenar documentos de arquivo” que o principal objetivo da classificação é “dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos” e para tanto, identifica e articula os tipos documentais entre si intelectualmente, levando em conta as razões que foram determinantes para a sua elaboração.

Na arquivística alguns autores distinguem os conceitos de classificação e arranjo, sendo o primeiro utilizado para arquivos correntes e o segundo para os procedimentos referentes a documentos de caráter permanente. A materialização da classificação e do arranjo se dá, respectivamente, no plano de classificação e no quadro de arranjo, mas ambos têm por finalidade traduzir de maneira visual as relações orgânicas da documentação e servem como instrumentos de busca ao usuário. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, estes instrumentos devem ser elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do acervo por ela produzido.

Ao pensar a classificação, a primeira tarefa a ser realizada pelo arquivista é o estudo minucioso da instituição produtora, o conhecimento profundo das atividades e funções da mesma para ter a compreensão do contexto de produção dos documentos, visando a construção de um plano de classificação objetivo e estável. De acordo com Gonçalves (1998), um plano de classificação deve ter três qualidades: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Para a autora é fundamental que o plano seja claro e coerente, sem ambiguidades ou sobreposições, devendo ser continuamente aperfeiçoado e atualizado.

Como já comentamos aqui, a intenção do “Arquivos & conceitos” é informar os conceitos básicos das atividades arquivísticas ao público leigo. Mas claro, fica o convite para os arquivistas e demais interessados para debater tais conceitos. Até!

Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição)	Classificação	Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado.	2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo	Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento. O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
		Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
		Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas.	2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado	A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
		Prazo de guarda: 02 anos.
		Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba.	1.2.2 Executar as ações orçamentárias	A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapa “Obtenção de créditos adicionais”. Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
		Prazo de guarda: Enquanto vigente.
		Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria.	2.5.7.4 Conceder a inatividade	O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividade “Revisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida. Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos. Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
		Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
		Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário.	3.3.1 Cumprir a execução penal	A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”. Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
		Prazo de guarda: Enquanto vigente.
		Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial.	3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis	Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”. Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
		Prazo de guarda: 05 anos.
		Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado).	1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado	Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
		Prazo de guarda: Enquanto vigente.
		Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor.	2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário	A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”. Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
		Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
		Prazo de guarda: Enquanto vigente.
		Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

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Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

• Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
• Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
• Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!

Explorando o SIARQ/RS: Tabela de Temporalidade de Documentos

Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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Nova publicação de Instrução Normativa para a gestão documental da Administração Direta do RS: IN nº 02/2014

     O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), vem informar que foi publicada hoje, 22 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 18 a 32).

     Trata-se da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014 (clique aqui para acessá-la), que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Estado.

     Esta Instrução Normativa nº 02/2014 revoga as instruções anteriores, sendo que a partir de agora é a normativa vigente e deve ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de gestão documental.

   Ressalta-se que esta normativa é resultado de atividades do SIARQ/RS, desempenhadas no decorrer de 2012 e 2013, pelos órgãos que o compõe: Órgãos Executivos, Órgão Gestor, Comitê Consultivo e Comitê Deliberativo, que a partir de diferentes formas de atuações possibilitaram a revisão e alteração dos instrumentos arquivísticos. Veja a compilação das alterações neste link.

     O SIARQ/RS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul, o que somente será possível a partir da contribuição de todos os órgãos integrantes do sistema. Estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br .

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 01

     Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou na última postagem a composição do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008.

     Através das atividades realizadas pelo Arquivo Público do Estado do RS (APERS), órgão gestor do SIARQ/RS, foram construídos diferentes Planos de Classificação de Documentos (PCD) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) em várias Secretarias de Estado. A partir da reunião destes PCD’s e TTD’s, acrescidos de estudos das funções e atividades dos órgãos, foram elaborados instrumentos arquivísticos únicos para a Administração Pública Direta, tornando a sua publicação a mais importante instrução normativa para a gestão documental do Estado.

     Entende-se a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

     O objetivo da gestão documental é assegurar que, de modo eficiente e eficaz, seja garantida a realização dos procedimentos e operações acima referidos, tendo em vista a destinação de documentos.

     Assim, para que os órgãos da Administração Direta coloquem em prática a gestão documental, de acordo com a Instrução Normativa nº 01, os servidores devem fazer uso do PCD e da TTD, classificando e identificando os prazos de guarda dos documentos sob sua custódia, eliminando os documentos que não possuírem valor permanente e recolhendo aqueles que possuírem valor histórico ou permanente ao APERS.

     É importante ressaltar que, utilizando a Instrução Normativa nº 01, os órgãos garantirão acesso às informações, espaço físico para o acondicionamento e, principalmente, uma melhor preservação dos documentos de valor intermediário e permanente, que futuramente contarão a história de nosso Estado.

     Tais instrumentos e procedimentos são apresentados mais detalhadamente na Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008, que tem, como anexos, cada um dos elementos citados nesta postagem.

     Nos próximos posts, explanaremos acerca destes anexos da Instrução Normativa nº 01. Até a próxima!

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Composição

    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

• Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

• Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

• Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

• Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

Explorando o SIARQ/RS: instituição e reorganização

     Aqui no blog divulgamos matérias com o objetivo de dar visibilidade as nossas ações. Nesse sentido, você já deve ter lido em alguma postagem sobre o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, do qual o APERS atua como órgão gestor. Mas, o que exatamente é o Sistema de Arquivos? De que modo o APERS está inserido nele? E os outros órgãos do Estado do RS? Quais são os seus objetivos? Qual é a sua finalidade?

     Nessa perspectiva, visando disseminar as informações, anular possíveis dúvidas, possibilitar maior conhecimento e aplicação das normativas e instrumentos arquivísticos existentes, estamos preparando uma série de postagens mensais que tratarão sobre o SIARQ/RS. Desta forma como primeiro post decidimos abordar sobre a sua instituição e reorganização.

     O SIARQ/RS foi criado a partir do Decreto nº 33.200, de 05 de junho de 1989 e sua assinatura aconteceu durante um evento nacional da área de Arquivologia em Porto Alegre, a II Conferência de Arquivos do Brasil.

     De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, conceitua-se Sistema de Arquivos como: “conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns”.

     Pelo decreto percebe-se que havia a preocupação com a normatização e modernização das atividades de arquivo e preservação do patrimônio documental do Estado. Sua estruturação era composta por diferentes órgãos e profissionais, que formavam a Coordenação do SIARQ/RS, além de definir o Órgão Central (Arquivo Público do RS), Órgão Especial (Arquivo Histórico do RS), Órgãos Regionais (Arquivos Intermediários) e Órgãos Setoriais (Arquivos Correntes das Secretarias e Administração Indireta do Estado).

     Ressalta-se ainda que esta iniciativa abriu os caminhos para a entrada de profissionais arquivistas no Estado e iniciaram-se as atividades referentes a construção de instrumentos arquivísticos, como o Plano de Classificação (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) individuais para os órgãos que aderiram ao Sistema.

     Nas duas décadas que se sucederam, o SIARQ/RS desenvolveu as atividades arquivísticas propostas, se disseminou em várias Secretarias, onde foram formadas comissões setoriais de arquivos, realizados levantamentos documentais, elaborados e aplicados PCD e TTD, realizados treinamentos e eventos, foi criada uma página do Sistema no site do APERS, publicadas a Instrução Normativa SARH nº 01 com PCD e TTD para a Administração Pública Direta do Estado e Instrução Normativa SARH nº 04 sobre Recolhimento de acervos ao APERS.

     Mesmo com a progressão do SIARQ/RS, para dar continuidade às ações de gestão documental, verificou-se a necessidade de atualizar sua legislação. Assim, em 25 de fevereiro de 2010 foi publicado o Decreto 47.022 dispondo sobre a reorganização do SIARQ/RS.

     Dentre as alterações da nova normativa podemos destacar seus objetivos, desta vez englobando, além da preservação do acervo documental do Estado, o acesso à informação e o uso de novas tecnologias; o SIARQ/RS passou a ter uma nova estrutura e competências definidas para todo os órgãos componentes. Estes pontos do Decreto 47.022 destacaremos na próxima postagem sobre o SIARQ/RS, fique atento!

Aproveite para ver outras postagens sobre o SIARQ/RS:

– Exposição Virtual: SIARQ/RS 23 anos

– APERS conta histórias: SIARQ/RS

SIARQ/RS: Dados referentes a 2013

     O Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, reorganizado pelo Decreto 47.022/10, objetiva a preservação, proteção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos órgão da administração pública estadual e tem como órgão gestor do Arquivo Público do RS. Assim, o APERS assessora os órgãos que compõe o Sistema nas atividades de implementação dos instrumentos de gestão documental e coordena as reuniões do seu Comitê Consultivo. Dentre as atividades que realizamos enquanto órgão gestor, destacamos:

– apresentações sobre o SIARQ/RS: a equipe técnica realizou duas apresentações sobre o SIARQ/RS nas dependências do APERS para os servidores do Arquivo, Protocolo e Divisão de Controle Legal da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE) e da Casa Civil.

– respostas a questionamentos via expediente administrativo, e-mails e telefone: foram respondidos três experientes administrativos, 44 e-mails que somaram, aproximadamente, 90 questões referentes a: aplicação dos instrumentos de gestão documental (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos), Comissão de Avaliação de Documentos, Comissão Permanente de Gestão de Documentos, espaço físico adequado a guarda de acervos, estrutura SIARQ/RS, formulário de levantamento documental, instrumentos normativos, microfilmagem, organização do acervo do Poder Judiciário, procedimentos para publicização de eliminação no D.O.E, recolhimento de acervo ao APERS, registro de atividades em documentos, seleção de amostragem, SPI (expedientes não cadastrados, eliminação, classificação, juntada de expedientes), e sobre Termo de Adesão ao Sistema. Foram requerentes: Academia de Polícia da Polícia Civil (ACADEPOL), Agência Gaúcha de Desenvolvimento e Promoção do Investimento (AGDI), Biblioteca Pública – SEDAC, Brigada Militar, Centro de Memória Regional do Judiciário de Caxias do Sul, Corregedoria Geral de Polícia da PC, Departamento Administrativo da SEPLAG, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Setor de Microfilmagem da SEDUC, Departamento de Cooperativismo da SDR, Diretoria de Economia e Cultura da SEDAC, Divisão de Protocolo da SARH, Divisão de Protocolo e Arquivo da AL/RS, Fundação de Atendimento Sócio-Educativo do Rio Grande do Sul (FASE), Gabinete do Vice-Governador, Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico – SEDAC, Instituto Estadual do Livro – SEDAC, 12ª Delegacia de Polícia Civil Regional de Santana Livramento, Pró-Cultura – SEDAC, Secretaria da Fazenda, SEHABS, SUSEPE.

– reuniões Comitê Consultivo: coordenamos a realização de três reuniões, nos meses de setembro, outubro e novembro, as quais tiveram como pauta a definição de novos integrantes, discussão sobre os prazos condicionados e alterações na TTD. Além das tratativas para a publicação da nova versão da TTD com as alteração já aprovadas.

– reuniões de assessoria técnica: realizamos treze reunião com órgãos do Estado, tanto administração direta como indireta, as quais tiveram como pauta: assessoria quanto a elaboração e implementação dos instrumentos de gestão documental (PCD e TTD), orientações quanto a: criação de Comissão Setorial de Arquivo (CSA), elaboração de regimento interno e plano de trabalho da CSA, estrutura organizacional do Setor de Arquivo, informações para a realização de treinamento sobre SIARQ/RS, restrições de acesso a acervos e a indexação de documentos permanentes no sistema AAP e sobre o uso de digitalização e/ou microfilmagem. Assim, foram requerentes os seguintes órgãos: ACADEPOL, AGDI, Casa Civil, DAER, Setor de Microfilmagem da SEDUC, Departamento de Cooperativismo da SDR, Divisão de Pessoal da SARH, Divisão de Serviços Complementares da SEAPA, Gabinete de Inteligência e Assuntos Estratégicos da Polícia Civil, e SUSEPE.

     Equipe envolvida com essa atividade: Aerta Moscon, Clarissa Alves, Isabel Almeida, José Araújo, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares, Vanessa Menezes.

    Colocamo-nos a disposição dos interessados em fazer parte do SIARQ/RS e implementar os instrumentos de gestão documental. Sempre que desejar, contate-nos pelo e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

 

Comitê Consultivo do SIARQ/RS – Balanço anual

Na tarde de ontem, 20 de novembro, ocorreu a última reunião deste ano do Comitê Consultivo do SIARQ/RS. Durante as nove reuniões realizadas entre os meses de março e novembro, foram pautados os seguintes assuntos:

– Competências do SIARQ/RS e Comitê Consultivo.

– Atividades de gestão arquivística realizadas pelo APERS.

– Histórico de construção e estrutura dos instrumentos arquivísticos vigentes: PCD e TTD.

– A Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) e a gestão documental.

– Curso de capacitação para servidores da Administração Direta estadual.

– Relação entre o servidor e compreensão do PCD e TTD para aplicação.

– Projeto de Lei 124/2012 do Poder Executivo: os integrantes concordaram em informar ao Comitê Deliberativo para manifestar-se contra o Projeto e para isso formalizaram um Ofício. Atualmente este projeto encontra-se arquivado.

– Exame da Lei 12.682/2012 para conhecimento, ressaltando-se o Artigo 6º sobre a preservação dos documentos originais mesmo que digitalizados.

– Desmaterialização do processo administrativo: representante do DEORG apresentou o projeto que está em construção, sobre a importância da definição de processos de trabalho e criação de macroprocessos.

– Relato de participação do SIARQ/RS na Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais aptos à Descarte (COMINTER) do Poder Judiciário: explanação sobre as atividades feitas pela comissão, criação de critérios para preservação de documentos passíveis de eliminação. Questionamento do interesse da preservação de processos de interesse do Poder Executivo pelo APERS. Questão em deliberação.

– Análise do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): através das demandas recebidas pelo Núcleo de assessoria ao SIARQ/RS foram discutidas as necessidades de inclusão e alteração das séries, subséries, etapas de desenvolvimento da atividade, prazos de guarda e destinação. Os pontos trabalhados foram:

• Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado: necessidade de inclusão sobre o patrimônio imaterial, demandada pelo IPHAE. Após discussão sobre o tema, integrantes do Comitê Consultivo visitaram o Instituto para debater a questão. Nesta oportunidade foi solicitada a definição do fluxo das atividades, ficando combinado que o órgão irá estruturar as etapas que envolvem a gestão do patrimônio imaterial, para que o Comitê possa dar continuidade.
• Série 1.1.4 Implantar e gerenciar programas e projetos: sugestão de inclusão de uma subsérie sobre Registro da vida escolar do aluno (Secretaria da Educação), com prazo de vinte anos e destinação eliminação. Após debate verificou-se a complexidade desta série, não sendo oportuno inserir uma atividade específica. Questão em deliberação.
• Série 3.3.1 Cumprir a execução penal: inclusão das atividades relacionadas ao Pecúlio, sobre pagamento da remuneração do apenado, demandada pela SUSEPE. Após reuniões do Comitê e da participação da arquivista do órgão, definiu-se pela inclusão de uma nova Etapa de desenvolvimento da atividade nesta série.
• Subfunção 3.1 Desenvolver políticas de inteligência e ações preventivas de segurança pública: solicitação da Corregedoria-Geral da Polícia Civil, a partir de processo administrativo, pela inclusão da Série 3.1.4 Controlar e fiscalizar a fabricação, armazenamento, transporte, comércio e emprego de armas, munição, explosivos e produtos químicos agressivos e corrosivos. Após reuniões e visita do Comitê à Divisão de Armas, Munições e Explosivos (DAME) foi possível entender melhor estas atividades e dar andamento para a definição da série, subsérie, etapas de desenvolvimento da atividade, prazos de guarda e destinação para aprovação, faltando apenas o parecer final.
•  Série 2.5.8 Apurar infrações e irregularidades cometidas pelo servidor: necessidade de alterar a série para incluir a atividade referente ao registro das declarações de bens e o controle da variação patrimonial por agente público (Decreto 48.706/2011). Fez-se estudo da legislação existente, discutiu-se a questão do tempo de guarda, controle de acesso a estes documentos e contatou-se o DEARH/SARH para esclarecer dúvidas. O assunto foi definido na última reunião com a alteração da série e inclusão de uma nova etapa de desenvolvimento da atividade.

Acreditamos que os resultados alcançados foram positivos, tendo em vista que as reuniões são mensais para que os integrantes tenham tempo hábil de analisar as demandas propostas em meio as suas outras atividades.

Para 2013 o Núcleo de assessoria ao SIARQ/RS elaborará um planejamento de ações a serem discutidas junto ao Comitê Consultivo. Desta forma os órgãos da Administração Direta do Poder Executivo do RS podem encaminhar suas demandas e sugestões ao Núcleo de assessoria ao SIARQ/RS (siarq-apers@sarh.rs.gov.br).

Saiba mais.

Francelle da Silva Neves, Rita de Cássia Oliveira Coelho, Clarissa de Lourdes Sommer Alves, Vanessa Tavares Menzes, Maria Cristina Kneipp Fernandes, João Ribeiro da Cunha Neto, José Gonçalves de Araújo, Silvia de Freitas Soares, Aline Nascimento Maciel Comasseto, Daniel Martins Ingrácio

APERS conta histórias: SIARQ/RS

     A partir do Decreto 33.200 de 05 de setembro de 1989 foi instituído o Sistema de Arquivos do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com o objetivo de preservar e proteger a documentação produzida pelos órgãos da Administração Pública Estadual. Para tanto, foram criados mecanismos que normatizam as atividades de arquivo e permitem o acesso ao patrimônio arquivístico Estadual, tanto para a administração pública quanto para a comunidade.

     Uma das primeiras propostas do SIARQ/RS foi elaborar os instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. No final da década de 90 foram elaborados instrumentos arquivísticos individuais, considerando a documentação de cada órgão. Em 2000 foi publicado o PCD e TTD únicos, levando em conta as atividades meio de todas as Secretarias de Estado, e no ano de 2008 publicaram-se os instrumentos arquivísticos vigentes. Estes foram elaborados por arquivistas e historiógrafos lotados no Arquivo Público do RS, órgão gestor do SIARQ/RS.

     A aplicação do PCD e da TTD possibilita gestão documental com vistas à eliminação de documentos sem valor, preservando assim, aqueles com valor histórico e cultural. Desta forma ocorre a racionalização dos espaços administrativos e o recolhimento, ao APERS, dos documentos relevantes.

     Nos anos de 2003 e 2004 foram nomeadas Comissões Setoriais de Arquivo nas Secretarias que ainda não compunham o Sistema. Estas comissões foram capacitadas por técnicos do APERS para a realização do censo dos arquivos estaduais e do levantamento da produção documental. Esta capacitação aconteceu no Arquivo Público do RS, teve como objetivo de disseminar o projeto e, consequentemente, motivar os demais colegas a aplicar a Gestão Documental.

     Em 2010, o SIARQ/RS foi reorganizado através do Decreto 47.022 de 25 de fevereiro, sendo composto pelo Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Além de integrar todos os Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual, presta assessoria aos municípios gaúchos interessados.

      O Arquivo Público do RS, como órgão gestor do SIARQ/RS, tem o desafio de motivar o início e a continuidade da gestão documental nos diversos órgãos da administração publica estadual. Isso através da realização de visitas técnicas, capacitações, assessorias, além da constante atualização dos instrumentos arquivísticas. Parte deste trabalho realizado pode ser visualizada através da Exposição Virtual “SIARQ/RS 23 anos”.

Exposição Virtual: SIARQ/RS 23 anos

   Em 05 de junho de 1989 foi assinado o Decreto nº 33.200 instituindo o Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.

  Nesses 23 anos o Arquivo Público do RS, como órgão gestor do SIARQ/RS, juntamente com as Secretarias de Estado, executaram inúmeras atividades que desenvolvem a gestão documental na administração pública estadual.

  Como forma de dar visibilidade ao trabalho desempenhado, realizamos a Exposição Virtual “SIARQ/RS 23 anos” onde selecionamos exemplares de documentos: relatórios, formulários, projetos, pareceres técnicos, instrumentos normativos e fotografias que contam sua história através dos anos. (Para acessar as normativas e instrumentos arquivísticos vigentes do SIARQ/RS clique aqui.).

   Confira abaixo!

Decreto 33.200/89: Institui o Sistema de Arquivos do Estado do RS

Informativo sobre o SIARQ/RS

Formulário 1ª Censo de Arquivos Municipais (1989)

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Conferência Nacional de Arquivos Públicos (1989)

Nomeação 1ª Comissão Setorial de Avaliação (1990)

Livro de atas do SIARQ/RS (1989)

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Presidente CSA solicita informações sobre SIARQ (1990)

Relatório visita técnica à Brigada Militar (1992)

Relatório mensal de atividades (1992)

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Relatório visita técnica à Sec do Planejamento e da Administração

Processo encaminhando relatório da Sec de Planejamento e Obras (1992)

Relatório visita técnica à Sec Especial de Comunicação Social (1992)

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Relatório visita técnica à Sec dos Transportes (1992)

Projeto do SIARQ da Sec do Planejamento e da Administração

Of Encaminha proposta para criação do SIARQ da Assembleia Legislativa do RS

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Equipe cadastrando processos do judiciario (1994)

Equipe cadastrando processos do judiciario (1994)

Relatório de atividades para desenvolvimento de TTD (1995)

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Conceitos básicos de Arquivologia (1996)

Formulário mapeamento da situaçao dos Arquivos Municipais (1996)

I Encontro de Arquivos Municipais (1996)

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I Encontro de Arquivos Municipais (1996)

Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Públicos (1996)

Assessoria Município de Gramado (1996)

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Relatório de visita técnica ao Arquivo Municipal de Cacequi (1996)

Ata reunião sobre os procedimentos de assessoria aos municípios

Relatório anual atividades da Comissão Central de Avaliação

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Processo solicita criação da IN e RI da CCA

II Encontro de Arquivos Municipais (1998)

II Encontro de Arquivos Municipais (1998)

_______________________________________________________

Relatorio II Encontro de Arquivos Municipais (1998)

TTD Sec Agricultura (1999)

Memorando relatando assessoria à Sec Trabalho, Cidadania e Assitencia Social (2000)

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Carta justificando criação do site do SIARQ/RS (2001)

Memorando solicitando reunião para apresentação do projeto de criação do site do SIARQ/RS (2001)

Oficio relatando preocupação quanto aos cuidados dispensados aos arquivos

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Orientações para avaliação e destinação de documentos (2001)

Notícia no Jornal Diário da Manhã de Pelotas sobre Curso de Política Estadual de Arquivos e Legislação Arquivística (2001)

Notícia no Jornal Diário da Manhã de Pelotas sobre Curso de Política Estadual de Arquivos e Legislação Arquivística (2001)

________________________________________________

Memorando sobre assessoria a Secretaria (2001)

Relatório reunião assessoria SES (2001)

Plano de destinação de documentos (2001)

_______________________________________________

Formulário Censo de Arquivos do Estado (2003)

Ata Fórum de discussão sobre Arquivos (2003)

Parecer sobre o Arquivo Geral da Sec do Trabalho, Cidadania e Assistencia Social (2003)

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Instrução Normativa 06/2003 que dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos da Policia Civil (2003)

Projeto 2° Censo de Arquivos Municipais (2003)

Formulário 2° Censo de Arquivos Municipios (2003)

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Registro de reunião sobre assessoria à SUSEPE (2004)

Certificado participação de treinamento para o Censo de Arquivos Municipais (2004)

Ofício encaminhando Termo de Adesão ao SIARQ/RS (2004)

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Termo de adesão ao SIAR/RS (2004)

Parecer técnico sobre o Arquivo Histórico Particular Hugo Daros (2004)

Registro de reunião sobre levantamento da produção documental da SUSEPE (2004)

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Experiência SUSEPE

Registro de reunião de apresentação do SIARQ/RS aos diretores da SARH (2004)

Registro de reunião de assessoria à SEMA (2004)

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Registro de acompanhamento de atividades na SEMA

Registro de reunião com diretores e Comissão Central de Avaliação da SOPS (2004)

Registro de reunião com a Comissão Setorial de Arquivos o e dirigentes da DPE

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Cronograma Treinamento Censo Arquivos Municipais (2004)

Of solicitando informações para complementar Censo de Arquivos Municipais (2005)

Criação do Arquivo Central da SARH

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Reunião Comissão Setorial de Arquivos SARH (2005)

Reunião Comissão Setorial de Arquivos SARH (2005)

Reunião Comissão Setorial de Arquivos SARH (2005)

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Registro de reunião sobre o PCD da DPE (2005)

Programa de implantação de Arquivos Públicos Municipais (2006)

Ata de reunião da Comissão Setorial de Arquivos da PGE para análise dos decretos e da TTD do SIARQ/RS (2006)

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Memorando do TCE sobre avaliação os Decretos do SIARQ/RS (2006)

Ata de reunião com a CSA da Sec da Coordenação e Planejamento para análise do PCD e TTD (2006)

Manual implantação PCD e TTD (2007)

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Apresentação PCD e TTD no audiório da SARH

Apresentaçao PCD e TTD no audiório da SARH

Apresentação PCD e TTD no audiório da SARH

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Apresentaçao PCD e TTD no audiório da SARH

Apresentaçao PCD e TTD no audiório da SARH

Oficio informando sobre a situação arquivística da Sec de Planejamento e Gestão (2007)

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IN 01/08 Dispõe sobre o PCD e a TTD (2008)

Projeto de Implantação da IN01/2008 (2008)

IN 04/2009 Estabelece procedimento de recolhimento de documentos (2009)

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Decreto 47.022 Reorganiza SIARQ (2010)

Portaria designando Comitê Consultivo SIARQ/RS (2011)

Relatório da situação dos arquivos dos órgãos da adm direta do Estado situados em POA (2011)

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Orientações para mensuração de documentos (2011)

Orientações para a preservação de documentos (2012)

Reunião do Comitê Consultivo do SIARQ/RS

     Na tarde desta terça-feira realizou-se, no Arquivo Público do RS, a segunda reunião da atual composição do Comitê Consultivo do SIARQ/RS, com a participação de 14 membros. Este Comitê Consultivo é formado por servidores de diferentes órgãos, sendo que a atual composição foi designada pela Portaria 096/2011.

     Esta reunião teve como pauta os instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos. Foram apresentadas pelos representantes do APERS as definições, histórico da elaboração, atual estrutura, forma de utilização dos instrumentos e, a partir disto, iniciaram-se as discussões que visam sua atualização e aprimoramento. Assim na próxima reunião, 15 de maio, será discutido o Plano de Classificação de Documentos.

     Conheça os atos legais que normatizam o Comitê Consultivo:

Decreto nº 47.022 / 2010 – Reorganiza o SIARQ/RS

Regimento Interno do Comitê Consultivo do SIARQ/RS