Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), em parceria com a Escola de Governo e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), comunica que estão abertas as inscrições para mais uma edição do Curso de Gestão Documental.

    As inscrições podem ser feitas até 18 de setembro, na página da Escola de Governo, e o candidato deve seguir as orientações do Edital 21/2017, clique para acessar. O curso é destinado a servidores públicos estaduais do Poder Executivo do Rio Grande do Sul e estão disponíveis 40 vagas.

    As aulas são ministradas por servidores do APERS e ocorrem de 25 a 29 de setembro de 2017, sendo que a primeira aula será no auditório do APERS (Rua Riachuelo, 1031), as demais aulas na sede da Escola de Governo / FDRH (Av. Praia de Belas, 1595).

    Entre os objetivos, o curso visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes e a importância em realizar a gestão documental para preservar a história e a memória do Estado e de nossa sociedade.

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Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

Realizado Curso de Gestão Documental aos Servidores do APERS

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     Na última semana, de 03 a 07 de julho, foi realizada mais uma edição do Curso de Gestão Documental, desta vez, destinado aos servidores, estagiários e terceirizados do Arquivo Público do RS, teve como objetivo disseminar o conhecimento sobre as atividades de gestão documental desempenhadas pelo APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

    Durante todas as manhãs, as aulas foram realizadas no Auditório Marcos Justos Tramontini. No primeiro encontro teve a fala da historiadora Clarissa Sommer Alves, onde puderam compreender a importância de patrimônio histórico, memória.

    Nos dias seguintes, o arquivista Jonas Ferrigolo Melo ministrou as aulas que abrangeram gestão documental, conceitos arquivísticos, normativas estaduais e os instrumentos de gestão do SIARQ/RS, aliando sempre exemplos do dia a dia do serviço público e algumas dinâmicas para a interação dos participantes. Além disso, teve destaque a fala sobre a reorganização dos arquivos digitais do APERS salvos na rede, que será executada por todos que os utilizam.

     Para finalizar o curso, no último encontro os servidores realizaram atividades práticas conduzidos pelas arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares; participaram de um exercício onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e preencher os registros para eliminação de documentos.

    A realização do curso, para o Arquivo Público, além de propiciar conhecimento e capacitar para a realização das atividades de gestão documental, foi uma oportunidade de integrar os servidores, estagiários e terceirizados.

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

Disponível Orientações de como proceder com sinistros em acervos documentais

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     O Arquivo Público do RS disponibiliza a publicação Orientações de como proceder com sinistros em acervos documentais (clique aqui para acessar), com o objetivo de auxiliar na recuperação de informações e de acervos de órgãos estaduais, são procedimentos a serem seguidos se ocorrer algum tipo de sinistro.

   O sinistro é conceituado como um acidente, uma catástrofe que acarreta prejuízos ao acervo documental. São considerados sinistros todos os eventos que danifiquem de alguma maneira o acervo, tais como fogo, água, furto e vandalismo. Não deve ser confundido com má conservação ou preservação do acervo e local!

     A publicação apresenta um questionário para a identificação de problemas causados, procedimentos recomendados para o resgate de acervos danificados e relação de instituições que podem auxiliar no tratamento técnico a ser realizado.

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Curso de Gestão Documental: inscrições abertas

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Informamos que estão abertas as inscrições para o Curso de Gestão Documental, promovido pela parceria entre o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) e a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), através da Escola de Governo.

As inscrições podem ser feitas até 17 de março, na página da Escola de Governo, e o candidato deve seguir as orientações do Edital 01/2017, clique para acessar. Estão disponíveis 30 vagas, sendo 15 restritas aos servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos (SMARH) e 15 vagas aos demais servidores.

O curso visa divulgar o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes. As aulas ocorrem de 27 a 31 de março de 2017, sendo que a primeira aula será no auditório do APERS (Rua Riachuelo, 1031), as demais aulas na sede da Escola de Governo (Av. Praia de Belas, 1595).

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