Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Junho 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 05: os servidores da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Aerta Moscon, Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (arquivistas do APERS), Vanessa Vestena (ASJUR), Robert Heunze Junior (GABIN) e Isabel Almeida (DEAPE), estiveram em reunião no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE), para assessorar o Grupo de Trabalho na definição de especificações técnicas de equipamentos para digitalização de acervo de livros tombo do Departamento.

Dia 06: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Thaíse Mazzei, estagiária, para prestarem orientações sobre classificação e avaliação de documentos, para o início das atividades de gestão documental a serem realizadas.

Dia 06: as arquivistas Silvia Soares (APERS) e Samantha Signor (DIPRO) se reuniram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH) para verificar a classificação de processos administrativos, utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo.

Dias 07, 13, 14, 21 e 28: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, quanto à organização do acervo, apresentação e acompanhamento das melhorias na sala de trabalho de microfilmagem.

Dia 08: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram em reunião na Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), para assessorar o Grupo de Trabalho responsável por implantar a gestão documental. Participaram representando a Fundação: Daniela Barcellos e Joannes Soares.

Dias 08, 22 e 29: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 12 e 23: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações aos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa para a realização das atividades na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 13: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Silvia Soares, receberam os servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM), Carlos Eduardo Dorini e Julio Carlos Carvalho para conversarem sobre a minuta de termo de referência para digitalização de acervos da FEPAM e Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e a real necessidade deste serviço, sugerindo a contratação para serviços de gestão documental.

Dias 20 e 27: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Renata Vasconcellos, estiveram reunidos na Sede e no Arquivo da Fundação de Proteção Especial (FPE), com as servidoras Daniela Fernandes e Vera Campos, para prestarem assessoria na Gestão documental no arquivo do Protocolo da FPE.

Dia 22: servidores estiveram reunidos na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para verificar questões a respeito do Termo de Referência para digitalização de documentos da SEMA e FEPAM. Participantes: Rafael Missio, Dionifer Silveira e Hilton Boklis (SPGG); Cléo Belicio e Jonas Melo (APERS).

   Em junho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidas por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, onze (11) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2017

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     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 02: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Wagner Coradine, Thaise Mazzei, para tratarem sobre o início das atividades de gestão documental a serem realizadas na SDR.

Dia 04: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) em reunião com a servidora Lívia Job Benvegnu, onde conversaram sobre classificação e avaliação de documentos utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo e visitaram o Núcleo Administrativo (NAD) onde servidoras mostraram o acervo em avaliação. Participantes: Lívia Job Benvegnu, Jaqueline Lucas da Silva, Maria Helena de Carvalho Lima Cardoso (DAER), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04 e 18: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 09, 19 e 26: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 09: os arquivistas do APERS, Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes, estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), reunidos com Luiz Carlos Martins Larretea, para esclarecerem dúvidas sobre ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios.

Dias 10, 17, 24 e 31: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 16: servidores da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com arquivistas do APERS para dar continuidade à definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: da SES, Bruna Pachla Altiere (1ª CRS – Porto Alegre), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Dinara Monteiro Cezar (19ª CRS – Frederico Westphalen), Eloísa Azambuja Simão (7ª CRS – Bagé), Glauber Costa de Oliveira (4ª CRS – Santa Maria), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marcos Costa (ESP), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Rejane de Carvalho (ESP), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Rosane Teresinha Fontana (1ª CRS – Santo Ângelo) e do APERS Jonas Melo e Silvia Soares.

Dia 22: servidores estiveram reunidos no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) para verificar dúvidas de classificação de documentos: processos referentes a convênios (prestação de contas), documentos de consulta popular, caixas de documentos avulsos transferidas pelos Departamentos. Participantes: Leocádia Nunes Jung e Guilherme Sumariva (SPGG), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Em maio, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique aqui para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10 e 26: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH), localizado na sede complementar do CAFF.

Dia 04: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e a Diretora do APERS Aerta Moscon participaram de reunião na Fundação de Desenvolvimento para os Recursos Humanos (FDRH), para alinharem medidas visando o recolhimento de acervos com guarda permanente para o Arquivo Público. Representando a FDRH participaram as servidoras Odete Maria Rama e Clarissa Garcia Correa Sehnem.

Dias 05, 19 e 26: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria e prestar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dias 06 e 20: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: teve reunião na Divisão de Controle Legal (DCL), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), sobre recolhimento de dossiês de presos e necessidade de aditamento do Termo de Recolhimento para correção de informações. Participantes: Juliana Kiefer Madrid, Sérgio Roberto Silva da Costa (DCL), Aerta Grazzioli Moscon e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 10: arquivistas do APERS estiveram no Arquivo da Seção de Protocolo, da Secretaria de Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e participaram de reunião, com servidores de diferentes setores, sobre melhorias das atividades, recursos e condições de espaço físico. Participantes: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna, Diego Melo Pereira, Ana Léa Dornelles Mendes (SEMA), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 11: na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS, Renata Vasconcellos e Silvia Soares, participaram de reunião com Stephany Amarante Fagundes, do Apoio do Gabinete, para acompanhar as atividades realizadas e prosseguir com os procedimentos de eliminação de documentos, explicando o preenchimento dos formulários e abertura do processo administrativo no Sistema PROA.

Dia 18: servidoras da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com os arquivistas Jonas Melo e Silvia Soares, para definir os Assuntos para uso no Sistema PROA. Da SES estiveram presente: Cenyra Sanchotene Martini (8ª CRS – Cachoeira do Sul), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Nilce Maria Ferrari (ESP), Patricia Benites (1ª CRS – Porto Alegre), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Silvana Matos Amaro (ESP).

Reunião com servidoras da SES

    Em abril, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos um (01) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 16, 23 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 03, 14 e 24: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH) localizado na sede complementar do CAFF. A documentação está sendo classificada e avaliada conforme PCD e TTD (IN nº 02/2014).

Dia 07: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS e teve como pauta a apresentação de proposta de corte cronológico para documentos do Poder Executivo serem considerados de guarda permanente. Participantes: Daniela Laitano (Casa Civil), Fernanda Delgado Louzada (PGE), Patrícia E. R. Coser (AHRS), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Viviane Portella de Portella, Nôva Brando (APERS). Para ler o Registro de Reunião clique aqui.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Administrativo da Secretaria de Segurança Pública (SSP) e participaram de reunião sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos de seus arquivos. Participantes: a diretora Luciane Bertoletti e a servidora Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 14: a arquivista Silvia de Freitas Soares participou de reunião com os servidores Laurie Fofonka Cunha e Fernando Dreissig de Moraes, na Divisão de Geografia e Cartografia da Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), onde conversaram sobre a destinação de mapas do acervo cartográfico que o órgão não utiliza mais no desempenho de suas atividades.

Arquivo SEDUC acondicionado na Escola Parobé.

Dias 15 e 29: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria. E visitaram arquivo localizado na Escola Parobé.

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Dia 16: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram reunidos no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) com as servidoras Vanessa Vestena e Isabel Almeida para tratarem sobre a digitalização de livros de contratos enfiteuses.

Dia 21: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares participaram da reunião mensal das Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS) e da Escola de Saúde Pública (ESP), Secretaria da Saúde, onde fizeram uma apresentação sobre gestão documental e a relação com a definição de Assuntos no PROA. Estiveram presentes servidores das CRS de: Alegrete, Cachoeira do Sul, Caxias do Sul, Cruz Alta, Erechim, Lajeado, Osório, Palmeira das Missões, Passo Fundo, Porto Alegre, Santa Maria e Santa Rosa.

Dia 22: conversaram sobre a minuta de Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD do Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul, servidores do APERS e IPERGS. Participantes: Carlos Dinarte de Oliveira Keppler (IPERGS), Cléo Lopes, Iara Machado, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Ana Karina Moreira (APERS).

Dia 23: servidoras da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH) estiveram reunidas no Apoio do Gabinete, onde conversaram sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Participaram: Simone Silva Scheeffer, Stephany Amarante Fagundes, Vitória Oliveira (Apoio GABIN), Iara Gomide, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

   Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dez (10) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

  Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Fevereiro 2017

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2015.02.25 SIARQRS

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 06: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos participaram de reunião na Secretaria de Educação. A reunião foi chamada pela servidora Letícia Luiz com a intenção de atualizar as informações referentes a organização do arquivo da SEDUC, bem como retomar o trabalho de orientação sobre classificação e avaliação documental no acervo.

Dias 09, 16 e 23: o arquivista Cléo Belicio participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 13: servidores do APERS estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural, para conversarem sobre a aplicação dos instrumentos de gestão documental e a organização do espaço físico do Arquivo da Secretaria. Participantes: Wagner de Oliveira e Mara Faccini (SDR); Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 14: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes estiveram reunidos com o delegado Daniel Artur Schmitz e com a escrivã Marina Chiele Guerra, na Divisão de Organização e Métodos da Corregedoria Geral da Polícia Civil, com objetivo de iniciar uma discussão a respeito das alterações e ou atualizações necessárias no Provimento COGEPOL Nº 001, 23 de junho 2009.

Dias 15 e 22: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na SEDUC, para realizar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dia 24: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH), onde conversaram sobre necessidades de organização dos documentos da Divisão. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos (APERS), e Caroline Assmann (DIPES).

    Em fevereiro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, treze (13) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Relatórios APERS 2016 – DIGED: Gestão Documental e SIARQ/RS

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À Divisão de Gestão Documental – DIGED, antiga Divisão de Pesquisa e Projetos – DIPEP, compete a elaboração de diretrizes e normativas arquivísticas relacionadas ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, bem como a orientação e capacitação dos órgãos do Poder Executivo Estadual, com relação a aplicação das normas de gestão documental e dos instrumentos arquivísticos em qualquer suporte documental – convencional ou digital.

Em 2016, os servidores da DIGED desempenharam atividades relacionadas ao SIARQ/RS, assessorando a implementação da gestão documental no Estado, através das assessorias técnicas, realização de Curso de Gestão Documental, aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos, além de realizar estudos e pesquisas na área, como para a elaboração do novo Plano de Classificação de Documentos; em relação ao Sistema PROA, realizando o atendimento de demandas dos órgãos estaduais para atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos, inclusive permanecendo no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

1. Assessoria Técnica (Reunião presencial)

A equipe da DIGED atuou amplamente em reuniões de assessoria técnica com os órgãos do Poder Executivo e, também de outros poderes, que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, e com aqueles em que se identificou a necessidade de mapeamento de suas atividades, com vistas na composição da lista de Assuntos de processos no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico PROA.

Desta forma, em 2016 foram realizadas 88 reuniões, nos seguintes órgãos: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul – AGERGS, Assembleia Legislativa, Brigada Militar – BM, Casa Civil e Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH, Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas – CORAG, Corpo de Bombeiros Militar – CBM/RS, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem – DAER, Defensoria Pública do Estado – DPE, Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN, Estatuto da Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público do Estado do Rio Grande do Sul – RS-PREV, Fundação de Atendimento Socioeducativo – FASE, Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos – FDRH, Instituto de Previdência do Estado – IPERGS, Instituto Riograndense do Arroz – IRGA, Instituto-Geral de Perícias – IGP/RS, Ministério Público do Rio Grande do Sul – MPRS e Castelo de Pedras Altas, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, Academia da Polícia Civil – ACADEPOL, Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria – 3ª RP, Departamento de Administração Policial – DAP), Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação – SEAPI, Secretaria da Cultura – SEDAC (6ª Coordenadoria Regional de Educação, Coordenação de Serviços e Apoio – CSA Arquivo, Escola Paula Soares), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH (Departamento Administrativo – DEADM, Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador – DMEST, Divisão de Pessoal – DIPES, Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO), Secretaria da Saúde – SES (Hospital Sanatório Partenon / Divisão de Ensino e Pesquisa), Secretaria da Segurança Pública – SSP (Departamento de Inteligência de Segurança Pública – DISP, Divisão de Protocolo e Arquivo), Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação – SOP, Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SEMA (Seção de Protocolo), Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional – SEPLAN (Divisão de Logística – DLOG), Secretaria do Turismo, Fundação Piratini (TVE).

2. Assessoria técnica sobre Gestão Documental (via expediente administrativo, e-mails e telefone)

Durante o ano, diversos órgãos contataram o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; esclarecer questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa e análise, tornando-se, por vezes, propostas de inclusões e alteração para o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2016, foram recebidos e enviados, aproximadamente, quinhentos (500) e-mails na caixa de siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

3. Curso de Gestão Documental (Parceria com FDRH e Escola de Governo)

A partir de uma reunião entre servidores do APERS, FDRH e Escola de Governo, ocorrida em junho de 2016, iniciou-se uma parceria entre os órgãos para a construção de um curso sobre gestão documental a ser ministrado pelo APERS, sendo uma das ações estratégicas previstas em seu Plano Plurianual.

Assim, o Curso de Gestão Documental foi elaborado por servidores da DIPAD e DIGED, com o objetivo de divulgar o SIARQ/RS, a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes, sendo que o edital foi divulgado no início de setembro de 2016 para inscrições de servidores que atuam em Arquivos.

As aulas ocorreram de 26 a 29 de setembro, na FDRH, e possibilitaram disseminar a importância do patrimônio histórico e memória, da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos arquivísticos aos participantes. O conteúdo teórico foi intercalado com dinâmicas, exemplos do dia a dia do serviço público e, como conclusão do curso, foram realizados exercícios de classificação e avaliação de documentos, proporcionando uma visão prática alinhada às teorias de gestão documental.

O primeiro curso foi ministrado pelos servidores: Clarissa Sommer Alves, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares. E participaram 30 servidores públicos de 17 órgãos estaduais: APERS, CEEE-GT, CORAG, DAER, DETRAN, DPE, EGR, FDRH, FEE, IRGA, SDECT, SECOM, SEDUC, SES, SMARH, SOP, TRENSURB.

Com o êxito da parceria e boa avaliação do curso, em outubro de 2016, foi divulgado um segundo Curso de Gestão Documental, com novo edital destinado especificamente a servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos – SMARH. Ao final das inscrições, houve poucos interessados e o curso foi cancelado após reunião entre os servidores do APERS e, posterior reunião com FDRH e Escola de Governo.

4. Apreciação de Listagem de Eliminação de Documentos

Enquanto Órgão Gestor do SIARQ/RS, é competência do APERS aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V. Desta forma, em 2016, esta atividade foi incluída nas rotinas de trabalho dos arquivistas da DIGED, sendo elaborado um Parecer Técnico padrão para preenchimento com a aprovação ou reprovação e treinamentos internos de nivelamento sobre a atividade e uso do Sistema PROA.

Durante o ano, foram recebidas e apreciadas cinquenta e nove (59) Listagens de Eliminação de Documentos, remetidas por expedientes administrativos, sendo que, vinte e quatro (24) listagens foram inicialmente reprovadas e, após verificados os apontamentos do APERS, a maioria dos expedientes retornou com nova Listagem, que foram aprovadas.

Analisando os dados dos órgãos que realizaram os procedimentos para eliminação documental, enviando Listagem de Eliminação ao APERS, verificamos que pertencem à quatro secretarias: Secretaria da Fazenda (1 Listagem), Secretaria dos Transportes (2 Listagens pelo DAER), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (8 Listagens por DETRAN; FDRH; IPERGS; DIPRO/DEADM e DTERS) e Secretaria da Segurança Pública (48 Listagens por Brigada Militar, Polícia Civil e SUSEPE).

5. Atuação na Sala de Gestão e Comitê Gestor do Sistema PROA

Com a publicação do Decreto 52.715, de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do Sistema PROA em 2016. Nas reuniões do Comitê, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo “e-Arq Brasil” e pelo “RDC-Arq”, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Em conjunto com a PROCERGS, nos meses de fevereiro e março de 2016, o Arquivo Público participou de 02 treinamentos com servidores estaduais de vários órgãos, trabalho que iniciou em 2015, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nesses treinamentos, o APERS apresentou a metodologia desenvolvida para a atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema PROA e informações sobre documentos digitais e gestão de documentos híbridos.

Em 2016, o espaço atribuído ao SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, na implantação e manutenção deste Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, foi consolidado e permanece em ressaltar a importância da gestão documental para documentos digitais. O SIARQ/RS, representado por arquivistas do APERS, esteve presente em 29 reuniões do Comitê Gestor do PROA.

6. Assessoria técnica sobre Sistema PROA (via e-mails e telefone)

No começo de 2016, alguns servidores da DIGED trabalharam exclusivamente com o Sistema PROA na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Governo do Estado. Hoje a atividade está consolidada e, atualmente, todos os servidores do quadro técnico-científico atuam com as demandas de atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema.

Em 21 de junho de 2016, foi realizada a palestra intitulada Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA, no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari, que contou com a participação de, aproximadamente, 140 servidores públicos estaduais.

Durante o ano, foram recebidos e enviados mais de dois mil (2.000) e-mails na caixa de assuntos-proa@smarh.rs.gov.br. E, até dezembro, foram criados e estavam ativos no Sistema PROA 155 Assuntos e 822 Tipos de Assunto, porém a atividade é contínua, em razão de necessidades futuras de criação de assuntos ainda não existentes no Sistema.

7. Atuação no Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

Em 2015, o então Comitê Consultivo do SIARQ trabalhou na atualização do Decreto do Sistema de Arquivos, publicado em 18 de dezembro de 2015, sob o número 52.808, que dispõe sobre a reorganização o Sistema e dá nova estrutura administrativa: excluindo os Comitês Consultivo e Deliberativo, e criando o Comitê Gestor do SIARQ/RS. Ao mesmo tempo, o Arquivo Público teve mudança em sua administração, ocasionando uma lacuna sem que houvesse portaria de indicação de representantes válida para o funcionamento do Comitê. Por esta razão, e considerando o artigo 3º do Decreto 52.808, foi solicitada nova indicação de representantes (titular e suplente) para o Comitê Gestor do SIARQ/RS, sendo publicada a Portaria SMARH 117/2016, em 27 de setembro de 2016, no D.O.E.

Sendo assim, somente em setembro as atividades do Comitê Gestor do SIARQ iniciaram, efetivamente. Mas, mesmo sem realizar as reuniões com o Comitê, a equipe do Arquivo Público trabalhou com as pautas de futuras reuniões, tentando agilizar ao máximo as demandas, com a tentativa de tornar as reuniões ágeis na tomada de decisões.

Em 2016 foram realizadas 03 reuniões, com as seguintes pautas de trabalho: apresentação da nova composição do Comitê Gestor e atualização do Regimento Interno; aprovação da Instrução Normativa de Eliminação de Documentos de Arquivo, e apresentação do Projeto de Manual de Redação de Documentos Oficiais.

8. Publicação de normativas no Diário Oficial do Estado

A partir do Decreto nº 52.808, de 18/12/2015 – que reorganiza o SIARQ/RS, em 2016, os servidores iniciaram estudos e elaboraram duas minutas de normativas, que posteriormente, tiveram aprovação pelo Comitê Gestor do SIARQ/RS e foram publicadas no Diário Oficial do Estado – DOE.

São elas: Instrução Normativa nº 01/2016 – estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, publicada no DOE em 16/12/2016; e Resolução Nº 01/2016 e retificação em Resolução Nº 02/2016 – dispõe sobre o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; publicadas no DOE, respectivamente, em 28/12 e 30/12/2016.

9. Encontro dos Arquivistas do Estado do RS

Em 2016, foi realizado um Encontro de Arquivistas, no dia 19 de abril, e contou com a presença de nove servidores. Após a reprodução do filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” os arquivistas debateram sobre sistemas de arquivos.

11. Novo Plano de Classificação de Documentos

A partir da inclusão do SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, responsabilizando-se pela classificação dos processos administrativos, os servidores dessa Divisão passaram a receber uma grande quantidade de solicitações para inclusão de novas funções, séries e atividades no Plano de Classificação de Documentos. Para o atendimento de demanda, a equipe da DIGED, com a colaboração de demais técnicos do APERS, iniciou a elaboração de um novo instrumento que atenda não só às atividades-meio mas também às atividades-fim, estendido aos órgãos da Administração Indireta.

12. Cartilha de Orientação para Tratamento de Sinistros Ocorridos com Documentos de Arquivo

Em razão da publicação da Instrução Normativa 01/2016-SMARH, que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, servidores da Divisão iniciaram a elaboração de uma cartilha com orientações a serem adotadas em caso de sinistros com documentos de arquivo.

13. Cartilhas de Orientação para uso do PROA

Sendo a equipe da Divisão responsável pela classificação dos processos administrativos eletrônicos do Estado, servidores dessa Divisão iniciaram a desenvolver uma série de cartilhas com orientações para a classificação de assuntos do PROA, e a gestão de documentos físicos e híbridos, a partir das dúvidas encaminhadas à DIGED em maior quantidade. Foram temas das cartilhas: empregado e servidor público, pagamentos, documento natodigital, cedência e disposição, diárias; permissão, cessão e concessão de uso, e assinatura eletrônica.

14. Fio de Memória do APERS

Em continuidade aos esforços empreendidos para a conservação da memória institucional do APERS, ao longo do ano de 2016, foram realizadas pesquisas sobre fatos, servidores e atividades desenvolvidas no Arquivo Público, em complemento ao levantamento realizado para a comemoração dos cem anos da instituição.

15. Estudo da Estrutura Administrativa do Estado

Durante o ano, a equipe da Divisão retomou a pesquisa sobre a estrutura administrativa do Estado, a partir de 2006, realizada anteriormente, de 1890 até 2005, para materializar a publicação “Fontes para a História Administrativa do Rio Grande do Sul”.

Integram a Divisão de Gestão Documental: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, a agente administrativa Ana Karina Uberti Moreira e a técnica em assuntos culturais Denise Nauderer Hogetop.

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Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2017

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2015.07.15 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 12, 19, 26 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Sílvia Soares participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH e na Sala de Reuniões do IPE, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 05 e 20: as arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação e avaliação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: servidores do APERS estiveram no Núcleo Regional de Educação em Saúde Coletiva, da Secretaria de Saúde, para conversarem sobre a definição de Assuntos e Tipos de assuntos para usos no Sistema PROA e a relação com instrumentos arquivísticos. Participantes: Patricia Ziani Benites (SES); Cléo Belicio, Denise Hogetop e Silvia Soares (APERS).

Dia 31: arquivistas do APERS estiveram na Procuradoria-Geral do Estado (PGE), verificando dúvidas sobre gestão de pareceres expedidos pela PGE. Participantes: Larissa Teresa Mottin Kochanowski, Silvia Mara Medeiros Titton e Melissa Guimarães Castello (PGE); e Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Em janeiro, o Arquivo Público analisou oito (8) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte (20) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2016

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siarqrs

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 06: realizada reunião na Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação (SOP) sobre gestão documental visando tratar os acervos acumulados no arquivo do Protocolo e Mapoteca. Participantes: Ana Carolina Trois, Ingrid Marta Hagemeister, José Marcelo Mendes Ribeiro (SOP) e Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), verificando as dúvidas sobre classificação de processos administrativos e informando sobre a nova Instrução Normativa nº 01/20016 com procedimentos para eliminação de documentos. Participantes: Angela Maria Gades Silva e Vinicius Vidor Duarte (SEPLAN), Marta Helena de Araújo e Silvia Soares (APERS).

Dia 19: estiveram reunidas na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA), as arquivistas do APERS Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares com a servidora Gladis de Mello Bento, para prestarem assessoria sobre os procedimentos para eliminação de documentos, em atenção à nova Instrução Normativa nº 01/20016.

Em dezembro, o Arquivo Público recebeu e verificou três (3) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (3) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2016

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2015.07.15 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10, 17, 24 e 29: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08 e 29: foram realizadas reuniões do Comitê Gestor do SIARQ/RS, nas quais foram analisados e aprovados: a Instrução Normativa para estabelecer procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual e o Projeto do Manual de Redação Oficial do Estado. Para ler os Registros de reuniões do Comitê Gestor clique aqui.

Dia 18: as arquivistas do APERS Marta Araújo e Silvia Soares reuniram-se na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) com as servidoras Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, para prestarem assessoria sobre os procedimentos para eliminação de documentos.

Dia 21: foi realizada, na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO/SMARH, reunião para alinhamento de orientações aos estagiários, com a finalidade de iniciar o trabalho de avaliação documental no acervo DIPES/SMARH. Participaram: Cléo Lopes e Renata Vasconcellos (APERS), Caroline Assmann (DIPES/SMARH), Samantha Signor, Tiago, Julia e Ederson (DIPRO/SMARH).

Dia 22: foi recebido, no APERS, servidor do Instituto Geral de Perícias – IGP, para orientação sobre avaliação e eliminação de documentos. Participaram: Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo (APERS) e Marcelo Pimentel Severino (IGP).

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação, onde trataram sobre recolhimento e gestão documental. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Viviane Portella (APERS), Júlio Cesar Molina Diógenes, Ana Claudia, Ana Carolina Trois, Ingrid Marta Hagemeister e José Marcelo Mendes Ribeiro (SOP).

Dia 23: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo – FASE, para orientação e esclarecimento de dúvidas sobre o desenvolvimento do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim da FASE. Participaram: José Antonio Matos Reus, Bruno Xavier Selinger, Artur Prati Neto, Françoaris Franco Zaccarias e Idalisa Klug (FASE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 30: os arquivistas do APERS estiveram reunidos na Secretaria de Cultura – SEDAC para orientações e esclarecimentos de dúvidas quanto a utilização do Sistema PROA. Presentes: Márcia Zamberlam, Giovanni Walrich, Rafael Balle, Tiago Fernandes, Izabel Motta, Simone Adriano, Ezequiel Nunes, Wagner Patta (SEDAC), Cléo Lopes, Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Em novembro, o Arquivo Público recebeu e verificou um (1) processo administrativo para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (4) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Comitê Gestor do SIARQ/RS: disponibilização dos registros de reuniões

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     Na última semana, o Comitê Gestor do Sistema Estadual de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS deliberou por disponibilizar os registros de suas reuniões na internet, visando a transparência das atividades e ações realizadas.

    Serão publicados os documentos a partir da reunião do dia 18 de outubro de 2016, que estarão disponíveis na página do Arquivo Público do RS (clique para acessar) e na aba SIARQ/RS aqui em nosso Blog (clique para acessar).

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2016

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2015.07.15 SIARQRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: esteve no Arquivo Público do Estado (APERS) a servidora Alessandra Baum, da Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), que solicitou orientação para melhorar a organização do arquivo da Agência. Participaram: Alessandra de Zorzi Baum (AGERGS), Cléo Belicio, Iara Gomide, Jonas Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 17: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Ensino e Pesquisa (DIEPE) do Hospital Sanatório Partenon, onde conversaram com as servidoras sobre a necessidade de organização do acervo da Documentação e Memória. Participantes: Soraia Lemos de Siqueira, Tania Regina Cappra (DIEPE), Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 18: a professora Helena Cattani esteve no APERS para se informar sobre procedimentos para realizar a gestão documental no acervo do Colégio Estadual Paula Soares e foi atendida pela arquivista Silvia Soares.

Dia 18: foi realizada a primeira reunião de 2016 do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), que contou com a presença de onze componentes de diferentes Órgãos Executivos, e teve como pauta: a revisão do Regimento Interno do Comitê.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria revisando o preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos, explicando as atividades de gestão documental ao novo estagiário; verificando as dúvidas sobre classificação de processos. Participantes: Angela Maria Gades Silva e Vinicius Vidor Duarte (SEPLAN), Marta Helena de Araújo e Silvia Soares (APERS).

Dia 20: foram recebidas, no APERS, servidoras da Polícia Civil (PC) para orientação sobre o uso de assuntos no PROA. Participaram: Eliete Rodrigues, Deise Bassedone e Francine de Carvalho (PC); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Marta Araújo (APERS).

Dia 25: arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 25: estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), arquivistas do APERS a fim de orientar quanto à ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios. Participaram: Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS), e Michael Abreu Ribeiro, Fernanda Nunes, Larissa Job de Vargas, Luiz Carlos Martins Larratéa, Zenaira Brandão Cauduro, Elieser Elias dos Santos Marques e Denise Wilhelms Ventura (TCE).

Dia 28: arquivistas do APERS estiveram no Instituto Rio-Grandense do Arroz (IRGA) para prestarem orientações sobre possibilidade de microfilmagem do acervo. Participantes: Anabel Schmidt, Caio Pheula, João Alberto Antonio (IRGA); Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

    Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (7) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    Em outubro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e oito (28) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Reunião do Comitê Gestor do SIARQ/RS

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siarqrs

     No dia dezoito (18) de outubro, o Arquivo Público do Estado recebeu os novos representantes do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ/RS) nomeados pela Portaria nº 117/2016 (clique para acessar). A primeira reunião contou com a presença de onze (11) componentes dos diferentes órgãos representados no SIARQ/RS, e teve como pauta: a revisão do Regimento Interno do Comitê.

     A próxima reunião está agendada para o dia oito (08) de novembro de 2016, e a fim de contar com a participação dos Órgãos Executivos, a partir desta data serão recebidos participantes externos, os quais poderão propor demandas ao Comitê mediante manifestação prévia à equipe do SIARQ/RS, que pode ser feita pelo telefone (51)3288-9134 ou pelo e-mail: siarq-apers@smarh.rs.gov.br .

Publicada nova legislação que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS: Decreto nº 52.808/2015

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2015.02.25 SIARQRS

Decreto     O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do SIARQ/RS, tem grande satisfação de informar que foi publicado, no Diário Oficial do Estado do dia 21 de dezembro, o novo decreto que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS): Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015.

     Esta nova versão buscou atualizar a legislação estadual referente à gestão de documentos arquivísticos e resultou do trabalho do APERS, Órgãos Executivos, e Comitê Consultivo do SIARQ/RS, que, em suas reuniões, analisou as demandas recebidas dos Órgãos do Poder Executivo e, após consulta pública, finalizou a redação para este instrumento legal, remetendo-o aos trâmites para publicação.

     Ressaltamos que a constante qualificação da legislação arquivística estadual garante a continuidade do desenvolvimento da gestão documental nos órgãos e o fortalecimento do Sistema de Arquivos do Estado.

SIARQ/RS atuando na SMARH

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     Na tarde de sexta-feira, dia 12, arquivistas da Divisão de Pesquisas e Projetos (DIPEP/APERS) e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM) estiveram reunidos na SMARH, enquanto órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

     A visita técnica serviu para dirimir dúvidas quanto à classificação, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, de expedientes administrativos gerados pela Secretaria, que puderam ser manuseados, lidos e debatidos pelos servidores.

     A atividade faz parte da atuação do SIARQ/RS junto aos órgãos do Poder Executivo, visando o cumprimento da legislação estadual referente à gestão de documentos.

     Recordando que, para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, os órgãos podem entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

2015.06.17 SIARQRS atuando na SMARH

Arquivistas: Maria Cristina, Jonas, Daniele, Iara, Marta, Renata e Silvia

Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

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explorando-o-siarqrs

      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição) Classificação    Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado. 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento.
O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas. 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”.
A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
Prazo de guarda: 02 anos.
Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba. 1.2.2 Executar as ações orçamentárias A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapaObtenção de créditos adicionais”.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria. 2.5.7.4 Conceder a inatividade O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividadeRevisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos.
Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário. 3.3.1 Cumprir a execução penal A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”.
Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial. 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”.
Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
Prazo de guarda: 05 anos.
Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado). 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor. 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”.
Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

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Explorando o SIARQ/RS: Tabela de Temporalidade de Documentos

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Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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Explorando o SIARQ/RS: Classificando documentos com o PCD

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Explorando o SIARQRS

     No Explorando o SIARQ/RS anterior nossa postagem trouxe explicações sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado. Hoje a proposta é apresentar alguns exemplos de classificação utilizando o PCD.

     Esclarecemos que os exemplos apresentados foram classificados de acordo com o novo Plano de Classificação, anexo da Instrução Normativa nº 02, publicada em 22/05/2014. (Saiba mais sobre a IN nº 02 clicando aqui).

Documento (Descrição)

Entendimento / Classificação

Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado.

O documento faz o controle de materiais de almoxarifado. Neste caso, a Função a ser verificada é a 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Parte-se então para a Subfunção, neste caso 2.7 Adquirir e gerir insumos, material permanente, de consumo e serviços. Como se refere a controle de material de consumo, a Série é 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo.

Classificação: 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo

Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas.

Esta tipologia se insere na Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Sendo um documento referente a veículos, trata-se da Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Das séries existentes se inclui em 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado.

Classificação: 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado

Processo Administrativo que solicita suplementação de verba.

O assunto deste processo refere-se a verba, ou seja, orçamento. Desta forma, a função correspondente é a 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. Como se trata de uma suplementação e pode alterar um orçamento já previsto, insere-se na Série 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Classificação: 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria.

O assunto deste processo se refere a atividades administrativas e, assim, faz parte da Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública.

Além disso, está relacionado com a área de recursos humanos, ou seja, a subfunção que abrange este assunto é 2.5 Gestão de recursos humanos. Para o Estado, de acordo com o Estatuto do servidor público, a aposentadoria é um direito e vantagem do servidor, inserindo-se assim na Série 2.5.7 Conceder direitos e vantagens. Dentro desta série o processo relativo a aposentadoria faz parte da subsérie 2.5.7.4 Conceder a inatividade.

Classificação: 2.5.7.4 Conceder a inatividade

Prontuário do apenado: dossiê com informações do apeado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário.

Documentos referentes à segurança estão inseridos na Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. Já a subfunção que abrange questões do sistema penitenciário é 3.3 Administrar e executar a política penitenciária do Estado. E a série que classifica o prontuário do apenado é 3.3.1 Cumprir a execução penal.

Classificação: 3.3.1 Cumprir a execução penal

Registro de ocorrência policial.

Esta tipologia pertence à Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. O documento registra atividades exercidas por órgãos da segurança pública, assim faz parte da Subfunção 3.2 Exercer as atividades de Polícia Judiciária e Polícia Ostensiva.Também tem relação com as infrações cometidas ou sofridas pelo cidadão, inserindo-se na Série 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis.

Classificação: 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis

Relatório geral anual (dos órgãos do Estado).

Este documento visa consolidar as ações desenvolvidas pelo órgão. Assim faz parte da Função 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. A subfunção que abrange a atividade de acompanhar as atividades é a 1.2 Promover e acompanhar, com recursos financeiros, as ações do Estado. Como apresenta as ações realizadas ou operacionalizadas, insere-se na Série 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado.

Classificação: 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado

Termo de Responsabilidade por número de Bem Patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor.

 

Neste caso, trata-se de bens mobiliários. Verifica-se a Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Dentre as subfunções, existe uma especifica para patrimônio: 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Analisando que se tratam de móveis, este documento pertence a série 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário.

Classificação: 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário

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     Com estes exemplos, demonstramos como realizar a classificação utilizando o PCD, um dos principais instrumentos arquivísticos. Agora convidamos os arquivistas e servidores da Administração Direta a interagirem com o APERS, órgão gestor do SIARQ/RS, enviando suas dúvidas, questionamentos e contribuições para que possamos formar um canal de diálogo e maior proximidade, debatendo sobre a aplicação deste instrumento.

     No próximo mês trataremos sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, até lá!

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Nova publicação de Instrução Normativa para a gestão documental da Administração Direta do RS: IN nº 02/2014

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     O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), vem informar que foi publicada hoje, 22 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 18 a 32).

     Trata-se da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014 (clique aqui para acessá-la), que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Estado.

     Esta Instrução Normativa nº 02/2014 revoga as instruções anteriores, sendo que a partir de agora é a normativa vigente e deve ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de gestão documental.

   Ressalta-se que esta normativa é resultado de atividades do SIARQ/RS, desempenhadas no decorrer de 2012 e 2013, pelos órgãos que o compõe: Órgãos Executivos, Órgão Gestor, Comitê Consultivo e Comitê Deliberativo, que a partir de diferentes formas de atuações possibilitaram a revisão e alteração dos instrumentos arquivísticos. Veja a compilação das alterações neste link.

     O SIARQ/RS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul, o que somente será possível a partir da contribuição de todos os órgãos integrantes do sistema. Estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br .

Explorando o SIARQ/RS: Plano de Classificação de Documentos

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Explorando o SIARQRS

      No texto anterior falamos sobre a Instrução Normativa nº 01, de 12 de janeiro de 2008, e agora postaremos conteúdos sobre os seus anexos. Neste mês versaremos sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado, destacando alguns conceitos, estruturação e aplicação.

     Para entender a classificação em arquivos, cabe apreciarmos o ponto de vista de Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2012, pág. 85) acerca de alguns conceitos relacionados ao processo classificatório, onde o termo classificação é utilizado para “[…] identificar a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos”; o termo ordenação como “[…] forma de disposição dos tipos documentais dentro das divisões estabelecidas no esquema de classificação” e o termo arquivamento como “[…] ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida”.

     Segundo o autor (pág. 85-86), é possível dividir o processo classificatório em duas partes: uma física e outra intelectual. “A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes estabelecidas). A codificação entra como último elemento dessa parte intelectual. A parte física é representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela classificação e disposto segundo uma ordem definida”.

     É importante lembrar que um plano de classificação de documentos pode ser considerado um instrumento técnico, auxiliar da atividade de Gestão Documental, pois é elaborado a partir do estudo das estruturas e atribuições das instituições, tanto as públicas quanto as privadas; bem como da análise dos documentos por eles produzidos.

     A partir destes entendimentos, passamos a verificar a estruturação do Anexo I, da Instrução Normativa nº 01. O PCD da Administração Direta do Estado apresenta os códigos de classificação das funções, subfunções, séries e subséries, responsáveis pela produção ou acumulação de documentos. Dessa maneira, Função é o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, independentemente da unidade administrativa; Subfunção é o agrupamento das atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função; Série é a sequência de documentos relativos à mesma função/atividade e Subsérie é subdivisão da série, podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade.

     O plano de classificação de documentos, segundo Sousa (2012, pág. 86) deve ser: simples, “para facilitar a sua compreensão”; flexível, “para permitir agregar ou suprimir níveis de classificação” e “não pode ser um fator limitador do esquema de classificação”.

     Nesse sentido, o estabelecimento das classes do PCD da Administração Direta do Estado seguiu um critério funcional, ou seja, as classes correspondem às funções desenvolvidas pela Administração Direta do Estado, dessa forma, caso haja uma alteração na estrutura da Administração Estadual, não será preciso reformular o PCD porque o nexo com o plano será mantido pelas funções e atividades exercidas, e não a estrutura.

     Com relação à aplicação do PCD, no universo do Poder Executivo da Administração Direta Estadual, a atividade de classificação de documentos deve ser entendida como o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e relacioná-los ao esquema de classificação criado pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS: o Arquivo Público do Estado do RS. Ou seja, primeiramente deve-se fazer a classificação intelectual, saber e entender as atividades e funções que geraram o documento, atribuindo a ele o código correspondente; e, após, proceder com a classificação física, arquivando e acondicionando de forma adequada.

     Na próxima postagem continuaremos com o tópico Plano de Classificação de Documentos, fazendo uma abordagem mais dinâmica quanto a sua aplicabilidade, descrevendo exemplos e dúvidas de classificação.

     Clique aqui para ler outras postagens sobre o SIARQ/RS.

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 01

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Explorando o SIARQRS

     Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou na última postagem a composição do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008.

     Através das atividades realizadas pelo Arquivo Público do Estado do RS (APERS), órgão gestor do SIARQ/RS, foram construídos diferentes Planos de Classificação de Documentos (PCD) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) em várias Secretarias de Estado. A partir da reunião destes PCD’s e TTD’s, acrescidos de estudos das funções e atividades dos órgãos, foram elaborados instrumentos arquivísticos únicos para a Administração Pública Direta, tornando a sua publicação a mais importante instrução normativa para a gestão documental do Estado.

     Entende-se a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

     O objetivo da gestão documental é assegurar que, de modo eficiente e eficaz, seja garantida a realização dos procedimentos e operações acima referidos, tendo em vista a destinação de documentos.

     Assim, para que os órgãos da Administração Direta coloquem em prática a gestão documental, de acordo com a Instrução Normativa nº 01, os servidores devem fazer uso do PCD e da TTD, classificando e identificando os prazos de guarda dos documentos sob sua custódia, eliminando os documentos que não possuírem valor permanente e recolhendo aqueles que possuírem valor histórico ou permanente ao APERS.

     É importante ressaltar que, utilizando a Instrução Normativa nº 01, os órgãos garantirão acesso às informações, espaço físico para o acondicionamento e, principalmente, uma melhor preservação dos documentos de valor intermediário e permanente, que futuramente contarão a história de nosso Estado.

     Tais instrumentos e procedimentos são apresentados mais detalhadamente na Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008, que tem, como anexos, cada um dos elementos citados nesta postagem.

     Nos próximos posts, explanaremos acerca destes anexos da Instrução Normativa nº 01. Até a próxima!

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Explorando o SIARQ/RS: Composição

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Explorando o SIARQRS    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

  • Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

  • Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

  • Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

  • Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

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