À Divisão de Gestão Documental – DIGED, antiga Divisão de Pesquisa e Projetos – DIPEP, compete a elaboração de diretrizes e normativas arquivísticas relacionadas ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, bem como a orientação e capacitação dos órgãos do Poder Executivo Estadual, com relação a aplicação das normas de gestão documental e dos instrumentos arquivísticos em qualquer suporte documental – convencional ou digital.
Em 2016, os servidores da DIGED desempenharam atividades relacionadas ao SIARQ/RS, assessorando a implementação da gestão documental no Estado, através das assessorias técnicas, realização de Curso de Gestão Documental, aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos, além de realizar estudos e pesquisas na área, como para a elaboração do novo Plano de Classificação de Documentos; em relação ao Sistema PROA, realizando o atendimento de demandas dos órgãos estaduais para atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos, inclusive permanecendo no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.
1. Assessoria Técnica (Reunião presencial)
A equipe da DIGED atuou amplamente em reuniões de assessoria técnica com os órgãos do Poder Executivo e, também de outros poderes, que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, e com aqueles em que se identificou a necessidade de mapeamento de suas atividades, com vistas na composição da lista de Assuntos de processos no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico PROA.
Desta forma, em 2016 foram realizadas 88 reuniões, nos seguintes órgãos: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul – AGERGS, Assembleia Legislativa, Brigada Militar – BM, Casa Civil e Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH, Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas – CORAG, Corpo de Bombeiros Militar – CBM/RS, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem – DAER, Defensoria Pública do Estado – DPE, Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN, Estatuto da Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público do Estado do Rio Grande do Sul – RS-PREV, Fundação de Atendimento Socioeducativo – FASE, Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos – FDRH, Instituto de Previdência do Estado – IPERGS, Instituto Riograndense do Arroz – IRGA, Instituto-Geral de Perícias – IGP/RS, Ministério Público do Rio Grande do Sul – MPRS e Castelo de Pedras Altas, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, Academia da Polícia Civil – ACADEPOL, Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria – 3ª RP, Departamento de Administração Policial – DAP), Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação – SEAPI, Secretaria da Cultura – SEDAC (6ª Coordenadoria Regional de Educação, Coordenação de Serviços e Apoio – CSA Arquivo, Escola Paula Soares), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH (Departamento Administrativo – DEADM, Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador – DMEST, Divisão de Pessoal – DIPES, Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO), Secretaria da Saúde – SES (Hospital Sanatório Partenon / Divisão de Ensino e Pesquisa), Secretaria da Segurança Pública – SSP (Departamento de Inteligência de Segurança Pública – DISP, Divisão de Protocolo e Arquivo), Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação – SOP, Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SEMA (Seção de Protocolo), Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional – SEPLAN (Divisão de Logística – DLOG), Secretaria do Turismo, Fundação Piratini (TVE).
2. Assessoria técnica sobre Gestão Documental (via expediente administrativo, e-mails e telefone)
Durante o ano, diversos órgãos contataram o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; esclarecer questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa e análise, tornando-se, por vezes, propostas de inclusões e alteração para o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2016, foram recebidos e enviados, aproximadamente, quinhentos (500) e-mails na caixa de siarq-apers@smarh.rs.gov.br.
3. Curso de Gestão Documental (Parceria com FDRH e Escola de Governo)
A partir de uma reunião entre servidores do APERS, FDRH e Escola de Governo, ocorrida em junho de 2016, iniciou-se uma parceria entre os órgãos para a construção de um curso sobre gestão documental a ser ministrado pelo APERS, sendo uma das ações estratégicas previstas em seu Plano Plurianual.
Assim, o Curso de Gestão Documental foi elaborado por servidores da DIPAD e DIGED, com o objetivo de divulgar o SIARQ/RS, a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes, sendo que o edital foi divulgado no início de setembro de 2016 para inscrições de servidores que atuam em Arquivos.
As aulas ocorreram de 26 a 29 de setembro, na FDRH, e possibilitaram disseminar a importância do patrimônio histórico e memória, da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos arquivísticos aos participantes. O conteúdo teórico foi intercalado com dinâmicas, exemplos do dia a dia do serviço público e, como conclusão do curso, foram realizados exercícios de classificação e avaliação de documentos, proporcionando uma visão prática alinhada às teorias de gestão documental.
O primeiro curso foi ministrado pelos servidores: Clarissa Sommer Alves, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares. E participaram 30 servidores públicos de 17 órgãos estaduais: APERS, CEEE-GT, CORAG, DAER, DETRAN, DPE, EGR, FDRH, FEE, IRGA, SDECT, SECOM, SEDUC, SES, SMARH, SOP, TRENSURB.
Com o êxito da parceria e boa avaliação do curso, em outubro de 2016, foi divulgado um segundo Curso de Gestão Documental, com novo edital destinado especificamente a servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos – SMARH. Ao final das inscrições, houve poucos interessados e o curso foi cancelado após reunião entre os servidores do APERS e, posterior reunião com FDRH e Escola de Governo.
4. Apreciação de Listagem de Eliminação de Documentos
Enquanto Órgão Gestor do SIARQ/RS, é competência do APERS aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V. Desta forma, em 2016, esta atividade foi incluída nas rotinas de trabalho dos arquivistas da DIGED, sendo elaborado um Parecer Técnico padrão para preenchimento com a aprovação ou reprovação e treinamentos internos de nivelamento sobre a atividade e uso do Sistema PROA.
Durante o ano, foram recebidas e apreciadas cinquenta e nove (59) Listagens de Eliminação de Documentos, remetidas por expedientes administrativos, sendo que, vinte e quatro (24) listagens foram inicialmente reprovadas e, após verificados os apontamentos do APERS, a maioria dos expedientes retornou com nova Listagem, que foram aprovadas.
Analisando os dados dos órgãos que realizaram os procedimentos para eliminação documental, enviando Listagem de Eliminação ao APERS, verificamos que pertencem à quatro secretarias: Secretaria da Fazenda (1 Listagem), Secretaria dos Transportes (2 Listagens pelo DAER), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (8 Listagens por DETRAN; FDRH; IPERGS; DIPRO/DEADM e DTERS) e Secretaria da Segurança Pública (48 Listagens por Brigada Militar, Polícia Civil e SUSEPE).
5. Atuação na Sala de Gestão e Comitê Gestor do Sistema PROA
Com a publicação do Decreto 52.715, de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do Sistema PROA em 2016. Nas reuniões do Comitê, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo “e-Arq Brasil” e pelo “RDC-Arq”, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
Em conjunto com a PROCERGS, nos meses de fevereiro e março de 2016, o Arquivo Público participou de 02 treinamentos com servidores estaduais de vários órgãos, trabalho que iniciou em 2015, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nesses treinamentos, o APERS apresentou a metodologia desenvolvida para a atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema PROA e informações sobre documentos digitais e gestão de documentos híbridos.
Em 2016, o espaço atribuído ao SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, na implantação e manutenção deste Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, foi consolidado e permanece em ressaltar a importância da gestão documental para documentos digitais. O SIARQ/RS, representado por arquivistas do APERS, esteve presente em 29 reuniões do Comitê Gestor do PROA.
6. Assessoria técnica sobre Sistema PROA (via e-mails e telefone)
No começo de 2016, alguns servidores da DIGED trabalharam exclusivamente com o Sistema PROA na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Governo do Estado. Hoje a atividade está consolidada e, atualmente, todos os servidores do quadro técnico-científico atuam com as demandas de atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema.
Em 21 de junho de 2016, foi realizada a palestra intitulada Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA, no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari, que contou com a participação de, aproximadamente, 140 servidores públicos estaduais.
Durante o ano, foram recebidos e enviados mais de dois mil (2.000) e-mails na caixa de assuntos-proa@smarh.rs.gov.br. E, até dezembro, foram criados e estavam ativos no Sistema PROA 155 Assuntos e 822 Tipos de Assunto, porém a atividade é contínua, em razão de necessidades futuras de criação de assuntos ainda não existentes no Sistema.
7. Atuação no Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS
Em 2015, o então Comitê Consultivo do SIARQ trabalhou na atualização do Decreto do Sistema de Arquivos, publicado em 18 de dezembro de 2015, sob o número 52.808, que dispõe sobre a reorganização o Sistema e dá nova estrutura administrativa: excluindo os Comitês Consultivo e Deliberativo, e criando o Comitê Gestor do SIARQ/RS. Ao mesmo tempo, o Arquivo Público teve mudança em sua administração, ocasionando uma lacuna sem que houvesse portaria de indicação de representantes válida para o funcionamento do Comitê. Por esta razão, e considerando o artigo 3º do Decreto 52.808, foi solicitada nova indicação de representantes (titular e suplente) para o Comitê Gestor do SIARQ/RS, sendo publicada a Portaria SMARH 117/2016, em 27 de setembro de 2016, no D.O.E.
Sendo assim, somente em setembro as atividades do Comitê Gestor do SIARQ iniciaram, efetivamente. Mas, mesmo sem realizar as reuniões com o Comitê, a equipe do Arquivo Público trabalhou com as pautas de futuras reuniões, tentando agilizar ao máximo as demandas, com a tentativa de tornar as reuniões ágeis na tomada de decisões.
Em 2016 foram realizadas 03 reuniões, com as seguintes pautas de trabalho: apresentação da nova composição do Comitê Gestor e atualização do Regimento Interno; aprovação da Instrução Normativa de Eliminação de Documentos de Arquivo, e apresentação do Projeto de Manual de Redação de Documentos Oficiais.
8. Publicação de normativas no Diário Oficial do Estado
A partir do Decreto nº 52.808, de 18/12/2015 – que reorganiza o SIARQ/RS, em 2016, os servidores iniciaram estudos e elaboraram duas minutas de normativas, que posteriormente, tiveram aprovação pelo Comitê Gestor do SIARQ/RS e foram publicadas no Diário Oficial do Estado – DOE.
São elas: Instrução Normativa nº 01/2016 – estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, publicada no DOE em 16/12/2016; e Resolução Nº 01/2016 e retificação em Resolução Nº 02/2016 – dispõe sobre o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; publicadas no DOE, respectivamente, em 28/12 e 30/12/2016.
9. Encontro dos Arquivistas do Estado do RS
Em 2016, foi realizado um Encontro de Arquivistas, no dia 19 de abril, e contou com a presença de nove servidores. Após a reprodução do filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” os arquivistas debateram sobre sistemas de arquivos.
11. Novo Plano de Classificação de Documentos
A partir da inclusão do SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, responsabilizando-se pela classificação dos processos administrativos, os servidores dessa Divisão passaram a receber uma grande quantidade de solicitações para inclusão de novas funções, séries e atividades no Plano de Classificação de Documentos. Para o atendimento de demanda, a equipe da DIGED, com a colaboração de demais técnicos do APERS, iniciou a elaboração de um novo instrumento que atenda não só às atividades-meio mas também às atividades-fim, estendido aos órgãos da Administração Indireta.
12. Cartilha de Orientação para Tratamento de Sinistros Ocorridos com Documentos de Arquivo
Em razão da publicação da Instrução Normativa 01/2016-SMARH, que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, servidores da Divisão iniciaram a elaboração de uma cartilha com orientações a serem adotadas em caso de sinistros com documentos de arquivo.
13. Cartilhas de Orientação para uso do PROA
Sendo a equipe da Divisão responsável pela classificação dos processos administrativos eletrônicos do Estado, servidores dessa Divisão iniciaram a desenvolver uma série de cartilhas com orientações para a classificação de assuntos do PROA, e a gestão de documentos físicos e híbridos, a partir das dúvidas encaminhadas à DIGED em maior quantidade. Foram temas das cartilhas: empregado e servidor público, pagamentos, documento natodigital, cedência e disposição, diárias; permissão, cessão e concessão de uso, e assinatura eletrônica.
14. Fio de Memória do APERS
Em continuidade aos esforços empreendidos para a conservação da memória institucional do APERS, ao longo do ano de 2016, foram realizadas pesquisas sobre fatos, servidores e atividades desenvolvidas no Arquivo Público, em complemento ao levantamento realizado para a comemoração dos cem anos da instituição.
15. Estudo da Estrutura Administrativa do Estado
Durante o ano, a equipe da Divisão retomou a pesquisa sobre a estrutura administrativa do Estado, a partir de 2006, realizada anteriormente, de 1890 até 2005, para materializar a publicação “Fontes para a História Administrativa do Rio Grande do Sul”.
Integram a Divisão de Gestão Documental: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, a agente administrativa Ana Karina Uberti Moreira e a técnica em assuntos culturais Denise Nauderer Hogetop.
Treinamento no Stor de Arquivo SEDUC
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